Melhores práticas para gerenciamento eficiente de contas a receber

Quando você inicia um negócio, espera obter o maior número possível de clientes. Quanto mais clientes, mais rápido seu negócio crescerá. No entanto, nem todo cliente com quem você trabalha está sempre em condições de pagar por produtos ou serviços imediatamente.

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Como empresário, você tem o poder de decidir como pode ajudar esses clientes. Por exemplo, você pode optar por reservar os produtos que deseja e entregá-los assim que pagar por eles integralmente. Por outro lado, você pode decidir oferecer ajuda por meio da opção de contas a receber. Mas o sucesso das contas a receber depende de como você as gerencia.

Este post define o gerenciamento de contas a receber e discute algumas práticas que você pode fazer para melhorar sua eficiência. Continue lendo para saber mais.

O que é gestão de contas a receber

Antes de definir o que é gerenciamento de contas a receber, é melhor você entender o que é contas a receber.

Contas a receber é o dinheiro que seus clientes devem a você após a compra de seus produtos ou serviços em um plano de pagamento ou crédito comercial. Como empresário, você deve acompanhar esse dinheiro para evitar perdas. O processo de acompanhamento do dinheiro que seus clientes devem a você é chamado de gerenciamento de contas a receber.

Além de evitar perdas, as contas a receber ajudam em:

• Formando um relacionamento de clientes felizes;
• Pagamentos pontuais; e
• Alta liquidez em seu negócio.

Esses benefícios são alcançados com o gerenciamento adequado de contas a receber. A má gestão de contas a receber pode resultar em:

• Perda de receita;
• Desperdiçando o tempo da equipe;
• Fluxo de caixa fraco; e
• Erros contábeis.

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Práticas recomendadas para gerenciar efetivamente as contas a receber da sua empresa

Abaixo estão algumas práticas que você pode realizar para garantir uma gestão eficiente de contas a receber:

1. Avalie o histórico de crédito de seus clientes

Você não pode confiar em ninguém para quem vende seus produtos ou serviços nos negócios. Infelizmente, isso significa que nem todos se qualificam para contas a receber. Então, você pode se perguntar como escolherá os clientes em quem confiar e quais não. Uma maneira de ajudá-lo a decidir é verificar o histórico de crédito e financeiro de seu cliente.

É aconselhável que você ofereça opções de contas a receber para clientes em boa situação financeira. Isso significa que esses clientes têm uma fonte de renda constante, então não seria um problema para eles fazerem seus pagamentos mensais ou semanais. Enquanto isso, seu histórico de crédito mostrará se eles pagam suas dívidas em dia ou não.

2. Atualize para Cobrança e Pagamento Eletrônicos

Com o desenvolvimento que está ocorrendo, o uso de papel diminuiu significativamente. Por exemplo, o envio de cartas avançou para o envio de e-mails. Além disso, as empresas agora preferem armazenar seus dados digitalmente em espaços como a nuvem, em vez de armazená-los em arquivos em papel. Portanto, seria melhor se você também considerasse fazê-lo eletronicamente em relação ao gerenciamento de contas a receber.

O faturamento e o pagamento eletrônico são vantajosos para o seu negócio porque:

• Facilita a manutenção de registros em termos da quantia que os clientes lhe devem;
• É fácil acompanhar os registros financeiros de seus clientes sobre se eles estão fazendo seus pagamentos conforme o esperado; e
• Minimiza o risco de erro humano.

Além disso, fazer as coisas eletronicamente facilita o trabalho de seus clientes. Por exemplo, você pode enviar faturas para seus clientes. Essas faturas podem conter links que os clientes podem usar para fazer seus pagamentos. Em troca, este sistema atualizará automaticamente os registros de pagamento em seu nome.

3. Deixe seu processo de cobrança claro

Ter um processo direto não é benéfico para você, mas também para as pessoas com quem você trabalha. Você pode fazer isso documentando os processos envolvidos no gerenciamento de contas a receber.

Alguns dos fatores que você pode querer incluir em seu processo são:

• Datas para envio de faturas. Devem ser enviados a tempo para servir de lembrete aos clientes e dar-lhes tempo suficiente para se prepararem financeiramente;
• Quais informações devem ser incluídas nas faturas. Por exemplo, você pode incluir os números dos pedidos das compras feitas e o endereço;
• O contato de cobrança para seus clientes ;
• Detalhes de pagamento para cada cliente ; e
• Procedimento de cobrança a seguir para os clientes que têm pagamentos em atraso .

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4. Oferecer penalidades e incentivos

Como se diz, as pessoas são diferentes. Isso significa que os clientes com os quais você lida não podem ser os mesmos. Por exemplo, alguns levam os prazos a sério e não gostariam de ofendê-lo. Por outro lado, alguns sempre têm um motivo para o atraso no pagamento. Nos negócios, você deve encontrar maneiras de evitar lidar com o último.

Uma das maneiras de fazer isso é definir incentivos e penalidades. Caso em questão, você pode considerar oferecer incentivos aos clientes que sempre fazem seus pagamentos em dia, dando-lhes um desconto. Isso incentivará muitos clientes a sempre fazerem seus pagamentos antes do prazo, pois desejam gastar menos.

Enquanto isso, as penalidades são usadas em clientes com pagamentos em atraso. Por exemplo, você pode definir uma porcentagem do valor que os clientes devem pagar quando estão atrasados. Isso reduzirá os pagamentos em atraso, pois ninguém gosta de pagar dinheiro extra. Além disso, esse método é melhor porque as ligações e e-mails de acompanhamento nem sempre funcionam sempre.

5. Tenha várias opções de pagamento

No mundo de hoje, existem muitas opções de pagamento que você pode usar para o seu negócio. Oferecer várias opções de pagamento para seus clientes é melhor pelos seguintes motivos:

• Você reduzirá as chances de pagamentos atrasados ​​se estiver usando uma opção de pagamento e ela falhar quando seus clientes quiserem usá-la.
• As pessoas têm preferências diferentes. Várias opções de pagamento permitirão que os clientes usem a opção com a qual se sentem confortáveis. Alguns clientes preferem fazer pagamentos usando o método banco a banco. Em contraste, outros acham mais fácil usar as opções.

No entanto, ajudaria se você não oferecesse nenhuma opção de pagamento. Você deve considerar três fatores principais ao selecionar as opções de pagamento que seus clientes usarão. Eles estão:

• Segurança;
• Velocidade; e
• Conveniência

6. Cronograma de Análise de Contas a Receber

É normal analisar o desempenho do seu negócio, e as contas a receber não são exceção. Você pode optar por revisar suas contas a receber semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente. Essas revisões ajudarão você a saber quais partes estão funcionando bem e quais precisam ser aprimoradas. Além disso, você pode analisar outros assuntos, como:

• Contas com muitos dias e grandes valores vencidos;
• Clientes inacessíveis e que encontram formas de lidar com eles;
• Se é uma boa ideia manter oferecendo opção de contas a receber aos clientes; e
• Chegar a decisões de gestão que serão úteis para o negócio.

Resumindo

Vários clientes entram em sua empresa e esperam que você trabalhe com eles. Alguns desses clientes podem não ter o valor necessário para adquirir seus serviços ou produtos. Uma maneira de trabalhar com esses clientes é por meio de contas a receber. No entanto, as contas a receber serão úteis nessa situação, dependendo de como você a gerencia.

Se você está no mercado e procura maneiras de gerenciar contas a receber, está no lugar certo. Você pode usar esse recurso para aprender práticas de gerenciamento eficiente de contas a receber. Tudo de bom para o seu negócio.