O guia definitivo para escolher um sistema de rastreamento de candidatos

Contratar e reter as pessoas certas é o fator mais importante para a realização bem-sucedida dos objetivos estratégicos de uma empresa.

A escolha do sistema certo de rastreamento de candidatos , também conhecido como ATS, é fundamental para contratar os funcionários mais talentosos e impacta diretamente sua capacidade de concretizar seus objetivos estratégicos.

Jim Collins articulou isso da seguinte forma:

“…Eu teria uma prioridade acima de todas as outras: adquirir o maior número possível das melhores pessoas… a maior restrição ao sucesso da minha organização é a capacidade de conseguir e manter um número suficiente das pessoas certas.”

A razão é que os ganhos de produtividade decorrentes de funcionários de alto desempenho são enormes. De acordo com a McKinsey, os de alto desempenho são até 8 vezes mais produtivos do que os de desempenho médio.

Este guia o ajudará a compreender os diferentes benefícios que os sistemas de rastreamento de candidatos oferecem. Ele explicará os principais recursos comuns dos sistemas e identificará os principais benefícios que cada recurso oferece para que você possa escolher o que melhor se adapta às suas necessidades.

Quais são os benefícios de um sistema de rastreamento de candidatos?

Os benefícios de um sistema de rastreamento de candidatos geralmente podem ser categorizados nas três categorias abaixo.

Destes, a maior precisão na contratação facilmente se torna o principal benefício, pois afeta a capacidade de recrutar funcionários de alto desempenho, e incríveis 82% das empresas não acreditam que atualmente recrutam pessoas altamente talentosas.

Maior precisão de contratação

Os sistemas de rastreamento de candidatos mais avançados tecnologicamente oferecem recursos de avaliação de talentos para ajudá-lo a prever o desempenho futuro de um candidato. Isso melhora significativamente a precisão da contratação, permitindo identificar e selecionar melhor os melhores funcionários.

Maior velocidade de contratação

Os sistemas de rastreamento de candidatos automatizam uma série de processos de recrutamento para que você possa reduzir o tempo de contratação, garantindo o preenchimento das vagas abertas com mais rapidez e que os candidatos possam ser informados sobre a decisão de contratação com mais rapidez.

Custos de contratação mais baixos

A automação de processos também ajuda a reduzir o custo geral de recrutamento.

Além disso, muitos sistemas de rastreamento de candidatos também oferecem a capacidade de selecionar ou filtrar candidatos. Esses recursos geralmente eliminam mais de 50% dos candidatos com base no trabalho e/ou experiência educacional. Isto reduz significativamente o tempo gasto na leitura de currículos e, portanto, diminui o custo de recrutamento.

Quais são os diferentes tipos de sistemas de rastreamento de candidatos?

Muitos sistemas de rastreamento de candidatos oferecem uma longa lista de recursos que podem ser difíceis de entender ou comparar entre diferentes fornecedores de sistemas. Isso pode dificultar a escolha do software sem fazer demonstrações demoradas de vários sistemas.

Então, como você escolhe com segurança o melhor sistema para o seu negócio?

Concentre-se na precisão da contratação

Esses fornecedores têm sua própria solução de avaliação de talentos desenvolvida especificamente como parte natural do sistema de rastreamento de candidatos.

Observe que esses sistemas oferecem muitos recursos de automação de processos, mas muitas vezes não tantos quanto as duas categorias abaixo.

Foco na automação de processos

Esta é a maioria de todos os sistemas de rastreamento de candidatos. Esses sistemas possuem muitos recursos com foco no aumento da velocidade de contratação e na redução dos custos de contratação. No entanto, normalmente há poucos ou nenhum recurso para ajudar a aumentar a precisão da contratação.

Automação de processos e integrações de avaliação de talentos

Esses provedores também lidam bem com a automação de processos, mas gastaram tempo construindo integrações com provedores terceirizados de avaliação de talentos.

Se o fornecedor de avaliação de talentos for um fornecedor de qualidade, isso pode ajudar a melhorar a precisão da contratação. Porém, por se tratar de uma integração de terceiros, a experiência do usuário pode ser impactada, e normalmente a avaliação de talentos só será aplicada aos candidatos pré-selecionados no final do processo de recrutamento.

Combinando sistemas de rastreamento de candidatos ao seu negócio

A escolha de um sistema de rastreamento de candidatos deve ser baseada no que é mais importante para ajudar sua empresa a cumprir seus objetivos estratégicos.

Embora os objetivos estratégicos sejam diferentes de empresa para empresa, existem alguns pontos em comum em torno do que a maioria das empresas deve focar com base no tamanho da empresa.

Iniciantes

As start-ups geralmente aumentam a sua base de pessoal de forma relativamente mais rápida do que as empresas maiores. Todos os membros da equipe (incluindo os novos contratados) devem ter desempenho e estar altamente motivados, pois a equipe é pequena e ágil e os recursos são limitados.

Além disso, eles podem ou não ter um departamento de RH. Portanto, os benefícios da automação de processos são relativamente poucos, e o aumento da precisão nas contratações é, de longe, o benefício estratégico de maior impacto.

Pequenas e médias empresas (SMBs)

As pequenas e médias empresas também aumentam rapidamente a sua base de pessoal, embora não tão rapidamente como as start-ups. Estas empresas normalmente têm parte da sua equipa de RH dedicada ao recrutamento.

A precisão na contratação normalmente ainda é o benefício de maior impacto no alcance dos objetivos estratégicos, mas a economia de custos com a automação também começa a se tornar significativa.

Empreendimentos

As grandes empresas normalmente crescem a uma taxa muito menor do que as pequenas empresas. Além disso, devido à grande dimensão das organizações em geral, as suas equipas de recrutamento também tendem a ser grandes e as poupanças provenientes da automatização de processos podem ser significativas.

Conseqüentemente, essas empresas são as que mais se beneficiam da automação de processos e da economia de custos. No entanto, aumentar a precisão das contratações ainda é extremamente importante para essas empresas.  

Recursos de um sistema de rastreamento de candidatos para cada etapa do ciclo de contratação

Os muitos recursos que os sistemas de rastreamento de candidatos oferecem podem ser categorizados com base na parte do ciclo de contratação que eles abordam. Abaixo, descrevemos quais benefícios cada categoria de recurso oferece.

Ferramentas de terceirização

Os sistemas de rastreamento de candidatos oferecem uma variedade de recursos de sourcing diferentes. No entanto, o denominador comum de todos os recursos é que eles ajudam a atrair e encontrar mais candidatos com mais rapidez.

Ou seja, aumenta o número de candidatos e permite preencher as vagas em aberto com mais rapidez. Isto encurta o ciclo de recrutamento e, portanto, reduz o custo do recrutamento geral.

Não leva necessariamente a melhores decisões de contratação sem ser combinado com ferramentas adequadas para identificar e selecionar os melhores desempenhos entre os candidatos contratados.

Os recursos comuns de sourcing incluem:

1. Integração do quadro de empregos

Este recurso permite que você publique uma vaga em vários painéis de empregos diretamente por meio do sistema de rastreamento de candidatos.

Isso significa que você não precisa inserir manualmente os detalhes da vaga em cada quadro de empregos e que sua vaga é facilmente mostrada a um grande número de candidatos em potencial. É essencialmente uma maneira rápida de aumentar o número de candidatos.

2. Páginas de carreira

As páginas de carreiras podem ser oferecidas como um serviço para que as empresas que não as possuem possam se beneficiar de duas vantagens significativas:

• Employer branding: as páginas de carreira são uma das principais ferramentas para levar seu a marca do empregador para o próximo nível e parecer mais profissional para potenciais candidatos de alta qualidade.
• Integração automática: Dado que o seu sistema de rastreamento de candidatos cria a página de carreiras, todos os recursos estarão automaticamente disponíveis para rastrear e gerenciar os candidatos provenientes da página de carreiras.

3. Funcionalidade aprimorada de pesquisa de candidatos

Os recursos permitem que você pesquise candidatos adequados diretamente de seu sistema de rastreamento de candidatos. Existem dois benefícios principais:

• Pesquise todos os candidatos públicos: O sistema de rastreamento de candidatos permitirá que você pesquise milhões de perfis públicos de candidatos, combinando os dados de vários bancos de dados de candidatos públicos e gratuitos.
• Pesquisa e classificação aprimoradas: O sistema pode oferecer melhor funcionalidade de pesquisa e classificação do que a disponível nos bancos de dados originais. Além disso, alguns softwares se integram à IA para fornecer uma interface fácil de usar para classificar e filtrar candidatos.    

Triagem e classificação automatizada de currículos

A maioria dos sistemas de rastreamento de candidatos filtra ou exclui candidatos com base em critérios de triagem predefinidos. O sistema normalmente seleciona mais de 50% dos seus candidatos.

Isso é feito combinando a funcionalidade de triagem com análise de currículo ou outra funcionalidade que permite identificar o trabalho e a experiência educacional de um candidato.

Os benefícios são a rapidez e a redução dos custos de recrutamento, uma vez que os recrutadores só precisam de ler os currículos dos candidatos que cumpram os critérios.

No entanto, os recrutadores devem ter cuidado com os critérios que utilizam para selecionar os candidatos. Por exemplo, os critérios de seleção baseados na formação educacional muitas vezes não estão correlacionados com o desempenho do candidato. Se forem mal utilizados, os critérios poderão introduzir preconceitos inconscientes , o que pode reduzir o conjunto de talentos disponíveis e levar a decisões de contratação abaixo da média.

Os recursos de triagem comuns incluem:

1. Triagem

A capacidade de rejeitar candidatos antes que eles se tornem parte ativa do recrutamento com base em critérios predefinidos. Normalmente, esses critérios seriam baseados na experiência profissional ou na formação educacional.

2. Análise automatizada de currículo

O sistema identifica e disponibiliza prontamente as partes principais de um currículo. Por exemplo, a experiência profissional do candidato e qual é o grau de escolaridade mais elevado. O recurso normalmente é combinado com triagem.

Acompanhamento e gerenciamento de candidatos

Esses recursos permitem essencialmente armazenar todos os dados dos candidatos em um sistema e usar esses dados para gerenciar os candidatos durante todo o ciclo de contratação. É a espinha dorsal de qualquer sistema de rastreamento de candidatos.

Os benefícios não são apenas rapidez e custos de recrutamento mais baixos. Esses recursos permitem essencialmente que você realize um recrutamento mais profissional.

Os recursos comuns de rastreamento e gerenciamento de candidatos incluem:

1. Rastreamento de dados e status

Um sistema de rastreamento de candidatos deve coletar e disponibilizar prontamente os dados dos candidatos relacionados ao recrutamento. Além disso, o sistema de rastreamento de candidatos deve atribuir um status a cada candidato que permita rastrear em que ponto do processo de recrutamento o candidato se encontra.

2. Comunicação automatizada com candidatos

Você pode automatizar a comunicação com os candidatos com base nas melhores práticas. Isso inclui e-mails de rejeição automática, e-mails de solicitação de entrevista e outras comunicações relacionadas à contratação.

3. Portal do candidato

Um portal onde os candidatos podem fazer login e ver o status da inscrição em tempo real.

Além disso, esses portais podem oferecer benefícios adicionais aos candidatos, como dicas para entrevistas, guias de currículo e informações semelhantes. Isto melhora ainda mais a experiência do candidato no processo de recrutamento.

Guias de entrevista estruturados e assistência

Esses recursos ajudam você a fornecer uma entrevista profissional e estruturada que permite comparar candidatos de igual para igual.

Os recursos vão desde guias de entrevista e relatórios até software de vídeo que automatiza o processo de entrevista:

1. Guias de entrevista

Guias que fornecem uma estrutura comum e profissional para a entrevista. Garante que todos os candidatos sejam entrevistados de forma semelhante, para que possam ser comparados de forma justa.

2. Relatórios de entrevistas

Trata-se essencialmente de guias de entrevista atualizados para incluir informações adicionais valiosas para avaliar os candidatos. Isso inclui dados importantes do currículo, perguntas personalizadas da entrevista com candidatos e dados de avaliação de talentos.

3. Software de entrevista em vídeo

Esse recurso permite que a entrevista seja realizada por meio de um software de entrevista em vídeo conectado ao sistema de rastreamento de candidatos. O software normalmente permite que o recrutador pré-grave a entrevista, incluindo todas as perguntas da entrevista. Todos os candidatos respondem às perguntas pré-gravadas em formato de vídeo.

Avaliação de talentos para seleção

Os testes de avaliação de talentos ajudarão a fornecer uma imagem holística da capacidade do candidato para ter sucesso na função, avaliando as habilidades interpessoais e técnicas do candidato. Isso ajuda os recrutadores a selecionar os melhores funcionários, o que é um fator-chave para o desempenho de uma organização.

Pode até ajudar na transição da contratação tradicional para a contratação baseada em habilidades , que atualmente é o foco principal de muitas organizações.

Para quantificar o impacto no desempenho, a McKinsey comparou a produtividade do 1% com melhor desempenho com o 1% com pior desempenho e descobriu que são 12 vezes mais produtivo em empregos de média complexidade.

A maior precisão na contratação será alcançada quando a avaliação de talentos for administrada a todos os candidatos e não apenas a alguns candidatos selecionados. Muitas vezes, isso exigirá que o teste de avaliação de talentos seja nativo do sistema de rastreamento de candidatos e não por meio de integração de terceiros.

1. Avaliação de talentos de habilidades interpessoais

As habilidades interpessoais podem ser atribuídas a traços de personalidade e comportamento desejados, o que significa que testes de personalidade podem ser usados ​​para avaliar a adequação de um candidato.

O impacto na precisão da contratação dependerá de:

• Estrutura de teste: É importante escolher um tipo de teste que tenha aplicação comprovada em contratações. O teste de personalidade Big 5 (também conhecido como teste OCEAN) se destaca nesse aspecto, pois foi amplamente pesquisado em contexto de contratação e é utilizado para contratação de executivos.
• Genérico versus específico de função: a maioria dos testes de personalidade são genéricos, o que significa que o mesmo teste é usado para todas as funções. Embora esses testes ajudem a melhorar a precisão da contratação, é possível usar testes de personalidade onde o conteúdo e/ou pontuação do teste é personalizado para a função específica.

2. Avaliação de talentos difíceis

Hard skills são as habilidades práticas necessárias para ter sucesso na função. Se o teste de habilidades técnicas correto for oferecido e administrado corretamente, poderá melhorar significativamente a precisão da contratação.

O impacto na precisão da contratação depende do seguinte:

• Conteúdo do teste: Os tópicos abordados no teste de habilidades estão diretamente relacionados aos requisitos reais do cargo para o qual você está contratando? Quanto melhor o link, melhor será a precisão da contratação.
• Validade do teste: O teste deve ter sido criado por um especialista no assunto e validado por um psicólogo organizacional. Fornecedores de testes sérios podem documentar que um psicólogo validou o teste.

Recomendações finais

Como descobrimos, a essência do recrutamento não consiste apenas na automatização de processos, mas muito mais na precisão na aquisição de talentos.

Embora a automatização de processos desempenhe um papel vital na redução da carga administrativa manual, não pode ofuscar a missão principal do recrutamento: encontrar o candidato ideal com a combinação adequada de competências técnicas e sociais.

Um sistema de rastreamento de candidatos não apenas facilita o processo de recrutamento, mas também melhora muito a qualidade de suas contratações. A escolha do melhor sistema depende principalmente de sua capacidade de identificar e atender às necessidades exclusivas de cada função e candidato.

Sistemas superiores aproveitam o poder da inclusão e da avaliação holística de talentos e não apenas da análise de currículos. Isso ajuda a compreender profundamente as habilidades necessárias para o trabalho e a alinhar os candidatos que se encaixam perfeitamente.

A ascensão do trabalho remoto, da economia gig e da diversidade de forças de trabalho implica que as competências interpessoais – adaptabilidade, comunicação, colaboração – são mais críticas do que nunca. Um sistema eficaz de rastreamento de candidatos prioriza essas habilidades, garantindo que as organizações obtenham indivíduos completos que não apenas se encaixem em uma função, mas que melhorem a dinâmica mais ampla da equipe.

Ao embarcar na busca pela solução de software ideal, é fundamental lembrar que o cerne do recrutamento não é a automação; é o potencial humano.

A aquisição de talentos é uma habilidade especial. Descubra como você pode construir uma estratégia eficaz de aquisição de talentos.