7 maiores vantagens de usar um software de contabilidade online

Você calcula o tempo que investe na gestão do departamento contábil da sua empresa? A contabilidade para pequenas empresas pode se tornar complexa e um processo demorado. Com o crescimento das empresas, os padrões contábeis também se tornaram difíceis e cansativos. Como outros operadores de negócios, você deve ter mantido uma planilha para rastrear suas finanças e transações contábeis. Isso é bom para começar, mas à medida que sua empresa se desenvolve, isso se torna um desafio, pois a contabilidade manual pode ser imprecisa e demorada.

Entendendo o software de contabilidade

O software de contabilidade ajuda a automatizar as etapas do ciclo contábil enquanto você pode investir seu tempo em coisas mais importantes. O software é capaz de categorizar transações finais e registrá-las. Ele também permite que você pague contas às vezes, compartilhe faturas de clientes, opere relatórios padrão por meio da plataforma e gerencie folhas de pagamento.

Existem vários softwares de contabilidade, dependendo dos tipos de negócios que você administra. Grandes empresas ou negócios usam software personalizado ou software ERP (planejamento de recursos empresariais), enquanto outros podem usar serviços financeiros modernos ou integradores de sistemas de tecnologia de informação. Eles mantêm o procedimento contábil funcionando sem problemas. No mundo da digitalização, o desenvolvimento de software tornou-se uma parte crítica dos negócios modernos. Essas empresas estão invariavelmente procurando maneiras renovadas de adquirir soluções de desenvolvimento de software personalizadas.

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Principais vantagens de usar um software de contabilidade online

O software de contabilidade em nuvem ou o software de contabilidade personalizado é uma ferramenta on-line para ajudar contadores, contadores ou gerentes de negócios a automatizar ou gerenciar transações contábeis para qualquer empresa. O software de contabilidade ajuda você a automatizar tarefas dentro do procedimento contábil. Considerando as startups, o preço dos pacotes de software de contabilidade e o processo necessário para configurá-los podem ser assustadores.

Se você estiver fazendo uma entrada de dados ou diário, o processo pode ser automatizado usando o software. Cada vez que você faz um pagamento na conta bancária da sua empresa, ele pode ser facilmente automatizado por software. Ao segui-los, você deve saber que existem certas vantagens associadas ao software de contabilidade. Entre estes, os principais estão listados abaixo.

1. Colaboração fácil

Com a contabilidade na nuvem, suas colaborações se tornam mais fáceis. Você se lembra de quando precisava fazer edições em sua planilha com mais frequência, como era difícil a contabilidade manual? Depois disso, você precisava salvá-lo em uma unidade USB externa e repassá-lo aos seus respectivos colegas. Um método tão demorado, agitado e desatualizado de rastrear transações financeiras. Bem, esses tempos já se foram.

Com o software de contabilidade em nuvem, tornou-se mais fácil e conveniente para todos acessar a contabilidade em tempo real e processar dados financeiros. Isso só precisa que seus funcionários façam login em seus computadores e executem suas tarefas ali mesmo. Isso economiza tempo e esforço e permite que vários usuários operem com dados contábeis semelhantes. Além disso, o software de contabilidade online permite operar com vários níveis em diferentes usuários. Você pode personalizar as permissões dessa maneira, definindo um padrão de contabilidade ou recursos de contabilidade que um usuário deve executar.

2. A automação economiza tempo

Assim como a instalação de qualquer outro software, a configuração do software de contabilidade também requer tempo e esforço. Mas, novamente, isso se torna um investimento único, pois economiza seu tempo em uma noção de longo prazo. Pense na carga de trabalho de um contador ou contador, o tempo e a energia que eles investem na contabilidade manual são realmente agitados e complicados. Parte do trabalho até se torna repetitivo. Por exemplo, fazer faturas de vendas, enviar lembretes de pagamento atrasado e rastrear transações são trabalhos repetitivos que precisam ser executados manualmente.

Todo esse trabalho pode ser eliminado com a incorporação de um software de contabilidade. Ele não apenas erradica o trabalho manual, mas também economiza muito tempo, pois a maioria das etapas envolvidas em um ciclo contábil pode ser coberta pelo software.

“Para iniciantes, você pode começar criando entradas de diário, seguidas pela integração direta de sua conta bancária com seu software. Isso ajudará você a manter um registro oportuno de cada pagamento feito ou recebido, pois seria atualizado automaticamente no diário.” – conforme sugerido por Peter Lee em um de seus recentes comunicados à imprensa. Peter é o atual CEO da Info-Tech e tem vasta experiência em software empresarial.

Você também pode desfrutar de coisas como relatórios financeiros automáticos, não baixar arquivos CSV ou configurar pagamentos automatizados de comerciantes. Mas você precisa ter em mente que nem todos os softwares fornecem o mesmo nível de automação. Faça uma pesquisa de mercado adequada e obtenha o melhor software de contabilidade para sua empresa que atenda às suas preferências.

3. Acessibilidade universal de dados

Esta é a vantagem mais óbvia de usar um software de contabilidade online em relação a um método de contabilidade tradicional ou manual. Ele permite que você acesse seus dados em qualquer lugar, a qualquer hora e de qualquer meio que você deseja operar. Seu software de contabilidade on-line pode ser usado em qualquer dispositivo móvel, PC, laptop ou tablet. Tudo o que você precisa é de um dispositivo conectado à internet.

Uma empresa tem muitas vantagens, seja de qualquer tamanho. Por exemplo, as faturas podem ser criadas e enviadas diretamente do dispositivo. Gerar, revisar ou baixar relatórios e demonstrativos financeiros é possível com um clique. Seu contador ficará aliviado, pois não precisa preparar o registro três dias antes de sua mesa, ele pode fazê-lo instantaneamente com sistemas informatizados, basta fazer login na plataforma e navegar até encontrar a seção financeira e baixar o extrato que você está procurando para.

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4. Maior precisão na contabilidade

O software de contabilidade permite que você deseje adeus aos erros que costuma cometer ao fazer a contabilidade manual. A contabilidade online garante que todos os seus registros sejam devidamente organizados e mantidos com precisão. Você se lembra de como perdia seu tempo calculando suas transações financeiras e não entendia por que o balanço não batia? Aqui, a precisão é devidamente cuidada e seus tempos difíceis são eliminados.

O software de contabilidade em nuvem equilibra suas novas entradas de diário e, caso algo dê errado, ele destacará o erro em potencial e o corrigirá. O melhor é que você é notificado sobre todas as ações que o software de contabilidade executa para você. Este é um exemplo vivo de como o software de contabilidade ajuda você a manter a precisão dos dados e mantém seus registros financeiros atualizados corretamente.

Qualquer erro associado à atualização dos dados também pode ser evitado pelo software de contabilidade. Se você estiver trabalhando em uma planilha que foi alterada muito antes, mas a versão atualizada nunca apareceu em sua planilha, seria uma perda de tempo e energia. Com o software de contabilidade, isso é eliminado. Para resumir, garante que todos os seus registros e transações financeiras sejam mantidos com precisão e organização adequada.

5. Segurança aprimorada

As plataformas online estão relacionadas a inseguranças e ameaças cibernéticas indesejadas, mas a contabilidade em nuvem é um desses softwares que garante que todos os seus dados estejam protegidos e protegidos. Suas informações são cobertas e protegidas com criptografias e algoritmos de ponta que são quase impossíveis de quebrar. Armazenar seus registros online com o software é muito mais seguro do que armazená-los nas prateleiras do escritório.

Uma das melhores coisas é que os dados não são apenas mantidos seguros e protegidos, mas também são sincronizados regularmente para que você não perca nenhum dado novo. Os sistemas de contabilidade baseados em desktop precisavam de backups regulares, ao contrário de um sistema de contabilidade em nuvem, que nunca armazena dados em um disco rígido. Os discos rígidos podem ser delicados e facilmente destruídos ou corrompidos, tornando-os inutilizáveis. Isso resulta em planos de recuperação de desastres que são altamente caros e demorados.

O sistema de contabilidade online assume todas as responsabilidades de você e as executa com diligência. Você não precisa fazer backup de seus dados aqui, o sistema faz isso para você.

6. Economia e economia de custos

A primeira pergunta que surge depois de ler o título é como o software pago é econômico e econômico? Você tem a resposta para isso. O software de contabilidade on-line economiza tempo e energia, conforme mencionado anteriormente. Em média, economiza 300 horas regulares para o seu negócio em um ano. Para ser mais preciso, desperdício de tempo, incluindo trabalho repetitivo, criação manual de registros financeiros e relatórios, correção de erros contábeis e muito mais.

Se você observar os custos com eficiência, um software de contabilidade custa entre US$ 10 e US$ 50 por mês, portanto, ele se paga economizando ainda mais. Se você comparar o software de contabilidade on-line com o ERP, você mesmo verá a relação custo-benefício. É uma das melhores maneiras de economizar os fundos da sua empresa e utilizá-los para fins melhores.

7. Maior profissionalismo

Depois que sua empresa começa a progredir, você começa a receber solicitações de respostas financeiras externamente. Para atender a essas solicitações, você precisa de profissionalismo em sua abordagem. Ao negociar com investidores, você não pode oferecer a eles uma demonstração financeira não profissional. O software de contabilidade faz isso por você, ele informatiza seus registros financeiros e prepara uma declaração bem elaborada, formatada e profissional para você. Esses formatos são padronizados e são apresentados em um formato fácil de baixar.

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Conclusão

Em conclusão, para eliminar problemas financeiros e contábeis, as empresas incorporam software de contabilidade para tornar seus dados mais precisos e transformá-los em uma abordagem mais fácil. É aí que entra a importância do software de contabilidade. À medida que o negócio progride, você descobre a necessidade de criar mais faturas, criar demonstrativos financeiros e criar novos lançamentos contábeis. Assim, para improvisar e agir, as empresas modernas passam a utilizar softwares de contabilidade como forma de administrar sua contabilidade. Existem muitas vantagens associadas ao software de contabilidade, algumas das quais são abordadas no artigo.