Precisão do inventário: 5 práticas recomendadas para melhorá-la

A precisão do inventário mede a diferença de estoque entre seus registros eletrônicos e seu estoque físico. Normalmente, você compara o número de estoque registrado em seu sistema de gerenciamento de estoque e o que está realmente disponível em seu depósito ou loja.

Por exemplo, se você registrar 100 itens em seu software, mas contar apenas 80 unidades em seu almoxarifado, sua precisão de estoque será de 80%.

A precisão do inventário é uma métrica crucial para as empresas de varejo. Se bem gerenciado, ele pode controlar a qualidade do estoque, evitando falta de estoque, escassez e encolhimento, além de proporcionar uma experiência positiva ao cliente.

Vamos explorar seus benefícios para sua empresa:

Fornecer uma melhor compreensão do seu negócio

O status preciso do estoque oferece um conhecimento mais profundo de quais e quantos produtos você precisa em mãos para atender às demandas dos clientes. Isso ajuda a evitar excesso ou falta de estoque. Com o número correto de produtos disponíveis, você pode garantir que seus clientes possam fazer e receber pedidos adequadamente. Haverá menos preocupação com a escassez ou com muitos estoques mortos nas prateleiras.

Economize tempo e dinheiro

A precisão do inventário ajuda a minimizar o tempo de contagem e procura de produtos. Quando seu estoque é rastreado corretamente, incluindo o que foi pedido e o que resta em estoque, você precisará de menos recontagem de estoque. Um software de gerenciamento de estoque pode atualizar o estoque em tempo real e mostrar exatamente o que você tem no momento, sem verificar manualmente.

Além disso, o inventário preciso informa sobre os produtos que estão vendendo bem e não. Portanto, você pode decidir parar de reabastecer os itens de venda lenta e impulsionar as vendas para o restante. Isso ajuda você a economizar espaço valioso em seu depósito e reduzir os custos de manutenção de estoque. Além disso, conhecer os produtos mais vendidos fornece informações sobre um plano adicional para estocar ou fabricar esses itens.

Aumente a eficiência e a produtividade

Ter um inventário preciso permite que seus funcionários façam seu trabalho com mais facilidade e rapidez. Graças aos leitores de código de barras e a um sistema de gerenciamento de estoque, eles sabem exatamente onde encontrar um produto no depósito. Sua equipe pode escanear o código de barras do item ao pegá-lo, em vez de anotá-lo manualmente. Isso agiliza o trabalho e torna o processo mais eficiente. Ao reduzir o trabalho manual, você também minimiza os erros humanos e aloca seu pessoal para se concentrar em tarefas mais importantes.

Melhorar a experiência e fidelização do cliente

A precisão do inventário pode contribuir para a satisfação e fidelidade do cliente. Se você puder exibir a disponibilidade correta do produto, os clientes não solicitarão itens fora de estoque, por exemplo. O processo de atendimento do pedido também será mais tranquilo com o envio mais rápido. Isso deixa uma boa impressão nos clientes e aumenta as compras repetidas. Pelo contrário, o estoque impreciso pode levar a pedidos não atendidos ou oportunidades de venda perdidas se os clientes não souberem que você ainda tem o produto que desejam.

Aqui está a fórmula de precisão percentual a ser calculada para o seu estoque:

Precisão do inventário = (itens contados / itens registrados) * 100

Comece contando as unidades de um SKU que você tem em estoque. Em seguida, divida esse número pelo valor registrado em seu sistema de gerenciamento de estoque desse mesmo SKU e multiplique por 100.

Por exemplo, você contou 1.000 unidades em seu depósito. Seus registros eletrônicos mostram que você tem 1.200. Isso significa que sua taxa de precisão de estoque é: (1000/1200)*100 = 83,33%.

Lembre-se de que a fórmula só estará correta se você tiver uma contagem de estoque confiável. Existem 2 métodos de contagem de estoque para fornecer entradas para cálculo: uma contagem física de estoque ou avaliação de estoque.

Contagem de inventário físico

Uma contagem de inventário físico refere-se à contagem manual de seu estoque. Para evitar erros humanos, você deve ter 2 equipes separadas para contar cada SKU e comparar seus resultados. Divida seu armazém em zonas designadas. Cada equipe se revezará na contagem do estoque localizado apenas naquela zona. Se as 2 equipes chegarem ao mesmo número, registre-o. Se não, faça uma recontagem até que cheguem a um consenso.

A contagem de estoque físico funciona melhor para marcas com menos SKUs, pois grandes volumes de estoque levarão muito mais tempo para serem contabilizados.

Avaliação de estoque

Outra abordagem para medir a precisão do estoque é usar a avaliação do estoque. É o valor monetário do seu estoque não vendido no momento do relatório.

Para este método, você pega o valor de seu estoque real. Você pode usar leitores de código de barras para adicionar rapidamente o valor do estoque disponível. Em seguida, divida-o pelo valor do estoque exibido em seu sistema de gerenciamento de estoque e você terá o mesmo resultado.

Continue com o mesmo exemplo, se você contar 1.000 unidades em um depósito com valor de US$ 5 cada, seu estoque total valerá US$ 5.000. Seu sistema de gerenciamento de estoque registra 1.200 unidades, o que significa um valor de US$ 6.000. Tomando a divisão, sua taxa de precisão de estoque é (5.000/6.000)*100 = 83,33%.

O método de avaliação de estoque é mais útil para grandes empresas com grandes volumes de estoque. Como eles não podem usar a contagem manual, que é menos prática ou demorada para grandes armazéns.

As discrepâncias de estoque podem causar muitos problemas para sua cadeia de suprimentos. Seu site pode apresentar o status errado de disponibilidade do produto, e os clientes podem solicitar um produto que não existe em seu estoque.

Antes de entrar nas soluções, você deve conhecer os fatores que desencadeiam essas imprecisões em primeiro lugar.

Perda de inventário não documentada

A perda de estoque, ou redução de estoque, ocorre quando há menos produtos em estoque do que no saldo registrado. Existem muitas razões para isso, como roubo e erros de contabilidade ou danos durante a entrega.

Se você tiver um item danificado que não pode ser vendido, exclua-o de sua contagem física e anule-o em seu software. Caso contrário, se essas perdas não forem documentadas, sua contagem física não se alinhará com seu estoque registrado.

A melhor maneira de evitar esse tipo de discrepância é documentar as perdas imediatamente à medida que ocorrem. Assim, você pode acompanhar seu estoque e buscar soluções para essas perdas.

Erros com atendimento de pedidos de fornecedores

Quando você faz uma ordem de compra (PO) de seu fornecedor, quaisquer erros que surjam durante o atendimento podem causar imprecisão em seu estoque. Por exemplo, você pode registrar seu estoque antes de receber a remessa. Se houver um atraso do fornecedor, seus clientes não poderão receber os produtos no prazo e você terá que corrigir esses erros dispendiosos.

Portanto, você deve trabalhar com fornecedores confiáveis ​​em quem possa confiar para assumir a responsabilidade por seus erros. Além disso, você pode solicitar um e-mail para confirmação de atendimento para verificar novamente se há erros antes que o fornecedor envie sua ordem de compra.

Armazéns desorganizados

Muitos armazéns compartilham o mesmo problema de desorganização. Quando você tem um grande número de itens, é mais fácil perdê-los sem um sistema de gerenciamento de estoque para armazenamento. Um armazém desorganizado faz com que os produtos se percam ou não sejam rastreados corretamente.

Se um item for colocado no lugar errado ou tiver uma etiqueta incorreta, isso criará uma inconsistência entre suas contagens físicas e seus registros de estoque. Isso custa suas vendas porque os produtos que não podem ser encontrados ficarão nas prateleiras e se tornarão obsoletos.

Portanto, é crucial organizar seus armazéns e escolher os locais. Organize caixas e paletes uniformes e defina um padrão de rotulagem de estoque para seus selecionadores e equipes de contagem seguirem.

devoluções mal administradas

Outro desafio que cria um inventário impreciso são as devoluções mal administradas. As mercadorias devolvidas podem ser codificadas incorretamente e causar registros de estoque falsos quando forem restauradas em seu depósito. Por exemplo, um produto danificado é erroneamente marcado como “disponível” e se torna um “estoque fantasma”. Isso significa que seu sistema de inventário mostra que uma mercadoria específica está disponível, mas não está.

Para lidar com devoluções mal administradas, você deve aplicar um processo de devolução mais suave e automatizar tarefas sempre que possível para reduzir erros humanos em seus registros de estoque. Além disso, treine seus funcionários para lidar com devoluções corretamente: aplique os códigos corretos antes de colocar os itens de volta no estoque.

Uma pesquisa do Laboratório de RFID da Auburn University revela que a precisão média do estoque para os varejistas dos EUA é de 65%. Isso significa que mais de um terço do tempo, um varejista médio não sabe onde um determinado produto está ou se está em estoque.
No entanto, 65% não é uma boa referência. A taxa ideal é de 100%, o que deixa muito espaço para melhorias. Aproximando-se desse valor, você reduzirá o tempo perdido ao reconciliar suas contagens de inventário com seus registros de inventário.

Normalmente, quanto mais vendas você fizer, maior a probabilidade de discrepâncias de estoque. Portanto, para administrar sua loja com eficiência, você deve criar métodos que controlem o estoque com precisão, especialmente importante à medida que sua empresa cresce.

Agora que você conhece a métrica de precisão de estoque, sua importância e desafios, vamos explorar como melhorar a precisão de estoque para sua marca.

1. Invista em um sistema de gerenciamento de estoque

Um sistema de gerenciamento de estoque de alta tecnologia possui automação e muitos recursos para garantir que seu estoque seja registrado com precisão:

• Facilite a contagem de inventário físico com leitura de código de barras: o código de barras ajuda a rastrear itens entre milhares de SKUs. Você pode criar etiquetas de código de barras com atributos personalizados, gerenciar sua lista de códigos de barras em uma exibição e obter informações do produto por meio da leitura do código de barras. Isso ajuda sua equipe a classificar, encontrar locais e contar produtos com mais facilidade.
• Visibilidade em tempo real de sua transferência de estoque: Juntamente com os rótulos dos produtos, o movimento do estoque pode ser atualizado em tempo real após a digitalização. Você pode saber exatamente onde seus produtos estão em todos os estágios de sua cadeia de suprimentos. Assim, você pode rastrear SKUs durante todo o ciclo de vida do produto, seja ele apenas entregue de um fornecedor, colocado em um depósito, movido para uma loja ou vendido. Essa visibilidade permite rastrear seu inventário até cada unidade, garantindo assim que seu inventário seja sempre preciso.
• Um sistema confiável de gerenciamento de estoque ajudará você a escalar de forma sustentável. Certifique-se de que seu software pode lidar com um grande escopo de negócios com recursos mais avançados, se você deseja expandir. Caso contrário, você deve procurar um sistema de gerenciamento de estoque ou ERP melhor e mais conectado.

2. Padronize os tamanhos de caixas e paletes para armazenamento

Como mencionado acima, um armazém organizado é um fator vital que afeta a precisão do seu estoque. Caixas e paletes padronizados são os principais elementos de um armazém bem organizado. Com dimensões padrão, você pode agilizar seus fluxos de trabalho de depósito com um processo eficiente de movimentação de estoque.

Além disso, otimizar o armazenamento do depósito também ajuda a registrar o estoque com mais precisão. Quando seus produtos são organizados em caixas ou paletes padrão, é muito mais fácil classificar, contar e rastrear esses itens. Portanto, seus relatórios também são mais precisos e alinhados com seus registros de estoque.

3. Trabalhe com um parceiro de atendimento

Em vez de armazenar seu próprio estoque, você pode fazer parceria com uma empresa 3PL para cuidar das atividades de armazenamento e atendimento de pedidos. A empresa de atendimento pode armazenar seu estoque em seu depósito e gerenciá-lo para você. Eles também lidam com a coleta, embalagem e envio de produtos para seus clientes.

Graças ao seu sistema completo de gerenciamento de estoque, um 3PL pode economizar mais tempo e recursos do que você mesmo. Ao terceirizar a logística para profissionais, você pode se concentrar em outras tarefas para expandir seus negócios.

4. Implemente a contagem cíclica

A contagem cíclica é um procedimento de auditoria perpétua para o estoque, no qual você conta uma pequena parte do estoque todos os dias. Todo o seu inventário será contado de forma rotativa.

Ao adotar um programa de contagem cíclica, você pode desfrutar de uma maior taxa de precisão. Dessa forma, quaisquer erros descobertos durante essas pequenas contagens ajudarão você a restringir onde verificar as discrepâncias. Assim, você pode rapidamente detectar e resolver problemas imediatamente para ajustar seus registros de inventário de acordo.

5. Realize auditorias regulares de inventário

As auditorias de estoque comparam seus níveis de estoque físico com seus registros financeiros atuais para confirmar a exatidão de sua contabilidade. Se você tiver um grande volume de estoque, poderá contratar um auditor terceirizado.

Ao contrário da contagem cíclica, que ocorre continuamente e em tempo real, as auditorias periódicas ocorrem em horários específicos, como mensal, trimestral ou anual. Quanto mais frequentemente você conduzir uma auditoria, mais precisão você terá. Auditorias regulares ajudam a identificar o encolhimento do estoque, como itens perdidos ou danificados, antes que causem problemas.

O estoque preciso é crucial para simplificar o processo de gerenciamento de estoque. Isso ajuda a evitar faltas e excesso de estoque e reduzir os custos operacionais. Esperamos que as 5 práticas recomendadas para precisão de inventário tenham fornecido a você o conhecimento certo para impulsionar seus fluxos de trabalho de gerenciamento de inventário. Um inventário altamente preciso irá informá-lo com uma melhor previsão de demanda e contribuir para uma maior satisfação do cliente.