Um guia de 5 etapas para descontinuar as ferramentas Martech sem interromper as operações

A auditoria regular de sua pilha de martech deve fazer parte do processo de sua organização. Durante uma auditoria, você provavelmente identificará algumas ferramentas que podem ser desativadas por vários motivos.

Talvez sua empresa tenha passado por uma fusão ou aquisição e você tenha ferramentas duplicadas que executam a mesma função. Talvez outras ferramentas em sua pilha possam ter adicionado funcionalidade, tornando uma ferramenta redundante. Ou a ferramenta simplesmente não é utilizada o suficiente para justificar o custo.

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Seja qual for o motivo, identificar quais ferramentas podem ser retiradas é uma parte crítica de uma auditoria martech. Mas o que acontece depois que você toma essa decisão? Como aposentar uma ferramenta sem causar alvoroço entre os usuários ou quebrar automações?

A desativação do software martech requer um processo de planejamento completo e uma execução limpa. Aqui estão cinco passos a seguir.

Passo 1: Identifique as integrações do sistema e as dependências do processo

Para evitar a interrupção de suas operações, é fundamental identificar quais outros sistemas e processos dependem da ferramenta que você pretende desativar. Se você trabalha para uma grande organização e a ferramenta já existe há muitos anos, isso pode ser mais difícil do que parece. Se sua organização não foi minuciosa sobre a documentação, outros sistemas podem usar chamadas de API ou exportações de dados da ferramenta sem que você saiba.

Ainda mais desafiador do que identificar integrações sistêmicas é especificar processos manuais que existem fora da ferramenta, mas são dependentes dela. Por exemplo, um relatório é enviado da ferramenta que uma equipe diferente está copiando/colando manualmente em outro sistema. Esses tipos de soluções manuais acontecem com mais frequência do que você imagina.

Comece a conversar com todos e qualquer pessoa na organização que tenha uma conexão com a ferramenta. Se possível, encontre as pessoas envolvidas na implementação inicial da ferramenta. Eles podem ter o conhecimento institucional necessário para entender totalmente os impactos posteriores da desativação da ferramenta.

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Etapa 2: avaliar as necessidades de migração de dados

Pode ser necessário contabilizar a migração significativa de dados como parte do processo de desativação. Setores altamente regulamentados, como serviços financeiros ou saúde, têm períodos obrigatórios de retenção de dados (às vezes até sete anos!).

Documente quais dados precisam ser migrados e determine para onde esses dados precisam ir. Se você estiver migrando de uma plataforma semelhante para outra, por exemplo, um sistema de automação de marketing, poderá migrar os dados de sua ferramenta antiga para a nova. Pergunte ao seu novo fornecedor como outros clientes lidaram com suas necessidades de migração de dados. Eles podem oferecer serviços profissionais ou indicar à sua equipe de TI uma documentação sólida para as práticas recomendadas que eles observaram com outros clientes.

Mas o que acontece se você aposentar uma ferramenta e não for substituí-la? Para onde devem ir esses dados? Trabalhe com seus parceiros de TI para elaborar um plano. Os dados podem ser armazenados em um site do SharePoint ou em um novo banco de dados. A melhor solução considerará o quão acessíveis esses dados precisam ser e quem precisa acessá-los.

Se os dados precisarem ser acessados ​​apenas raramente, pode ser suficiente armazená-los em um banco de dados que alguém da equipe de tecnologia possa extrair uma vez na lua azul. No entanto, se usuários não técnicos, como profissionais de marketing ou vendedores, precisarem acessar os dados históricos regularmente, você precisará de uma solução mais amigável.

Etapa 3: identificar o momento certo para se aposentar e criar um plano de projeto

Depois de avaliar sua pilha de martech, você deve identificar o momento certo para aposentar a ferramenta. Isso pode ser baseado em vários fatores, como o final de um contrato, a conclusão de um projeto ou o final de um ano fiscal. Seja qual for o motivo, certifique-se de que o momento não interromperá suas operações.

Depois de definir a data-alvo de aposentadoria, é hora de criar seu plano de projeto. Considerando todos os sistemas downstream afetados e as necessidades de migração de dados das Etapas 1 e 2. Você deve ter todas as informações necessárias para criar um plano de projeto retroativo a partir da data de desativação pretendida.

O que acontece se o trabalho do projeto para desacoplar sistemas ou migrar dados fizer com que você ultrapasse a data prevista? Se sua data-alvo foi baseada em um contrato, negocie com o fornecedor para ver se você pode estender o contrato mês a mês para ter o tempo necessário para executar totalmente seu plano, em vez de ficar preso a uma renovação anual.

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Passo 4: Desenvolva um plano de comunicação

A comunicação é vital ao aposentar uma ferramenta martech. Identifique todos que precisam ser incluídos, como funcionários, parceiros de agência e, às vezes, clientes externos. Avise-os com antecedência e seja transparente sobre os motivos da desativação da ferramenta. Você também deve comunicar seu plano de migração de dados para uma nova ferramenta e qual suporte estará disponível durante a transição.

Se você estiver desativando uma ferramenta e substituindo-a por outra, concentre suas comunicações nos benefícios que a nova ferramenta oferece. Compartilhe o plano de treinamento para que os usuários saibam que receberão suporte para ajudá-los a aprender a nova ferramenta.

Tente fazer com que as ferramentas se sobreponham por um período específico para que os usuários tenham uma aterrissagem suave, onde possam começar a aprender a nova ferramenta enquanto ainda têm a rede de segurança de fazer as coisas da maneira antiga se estiverem com um prazo difícil e lutando com o nova ferramenta.

Ao desativar uma ferramenta que não será substituída, converse com os usuários para entender os recursos e funcionalidades dos quais eles dependem e trabalhe para criar um plano que aborde como essas necessidades podem ser atendidas por meio de outras ferramentas ou processos.

Passo 5: Retire a ferramenta martech e venda as vitórias

Depois de migrar seus dados de sua ferramenta antiga e treinar os funcionários para usar uma nova, é hora de se aposentar. O período após a desativação da ferramenta é crucial para a comunicação. Certifique-se de comunicar às partes interessadas os “ganhos” da aposentadoria.

Qual é a taxa de adoção dos usuários para a nova ferramenta? Quais vitórias em vendas ou feedback positivo sobre a experiência do cliente você ouviu sobre a nova ferramenta? Quantos dias se passaram desde que a ferramenta foi desativada sem erros ou interrupções nas operações? Quais novos investimentos foram feitos com a economia de custos com a desativação da ferramenta?

Todas essas são questões-chave que podem ser usadas como ponto de partida para lembrar as partes interessadas do motivo pelo qual a ferramenta foi desativada em primeiro lugar.

Aposentando ferramentas antigas para uma pilha martech mais eficaz

Estudos mostraram que as organizações de marketing usam até 91 serviços de nuvem de marketing, e o excesso de ferramentas pode reduzir a produtividade. Para muitos profissionais de marketing, “menos é mais” e aposentar ferramentas duplicadas ou subutilizadas pode ser a arma secreta de uma equipe.

Quando feito corretamente com um plano forte, a retirada de soluções resultará em uma pilha de martech mais enxuta, barata e eficaz.