O que é um formulário 990?: um guia para organizações sem fins lucrativos

Sua organização sem fins lucrativos pode ter um status de isenção de impostos. Infelizmente, isso não o poupará de um arquivamento anual com o Internal Revenue Service (IRS). As organizações sem fins lucrativos são obrigadas a enviar um Formulário 990 anual para permanecer em situação regular. Continue lendo para saber tudo o que você precisa saber para arquivar seu Formulário 990.

Embora os arquivamentos do IRS muitas vezes evoquem imagens de documentos excessivamente complexos e jargão confuso, preencher um Formulário 990 para sua organização sem fins lucrativos não precisa ser oneroso. Abaixo, abordaremos todos os conceitos básicos que você precisa saber sobre 990 formulários para organizações sem fins lucrativos, incluindo:

• Tipos de formulários 990 para organizações sem fins lucrativos
• Por que um formulário 990 é importante?
• Prazo do Formulário 990
• Como fazer um arquivo eletrônico

O que é um formulário 990?

Resumindo, um Formulário 990 é um documento informativo que destaca a missão, os programas, as finanças e as realizações da sua organização sem fins lucrativos no ano passado. É um arquivo publicamente disponível que o IRS usa para garantir que você cumpra as leis que regulam seu status de isenção de impostos. Como é algo quase (vamos abordar as poucas exceções abaixo) que todas as organizações de caridade sem fins lucrativos devem preencher, você deve se familiarizar com o preenchimento de um formulário 990 assim que iniciar sua organização sem fins lucrativos. O processo pode parecer um pouco tedioso, mas é fundamental para manter a confiança do público em organizações de caridade.

O diretor executivo de uma organização sem fins lucrativos geralmente é responsável por preencher um formulário 990, embora outras equipes de finanças e operações possam contribuir com o esforço. Também é uma boa ideia exigir que seu conselho sem fins lucrativos revise e aprove seu formulário 990 antes de enviá-lo ao IRS. Ter um contador ou alguém familiarizado com os regulamentos do IRS em seu conselho pode ajudar a garantir um envio completo e preciso.

Tipos de formulários 990 para organizações sem fins lucrativos

Existem quatro tipos de formulários 990 para organizações sem fins lucrativos. O que você precisa arquivar depende principalmente de suas receitas e ativos brutos totais. No entanto, se o seu tipo de organização isenta for uma fundação privada, isso também afetará o formulário que você usa. Além disso, existem alguns tipos sem fins lucrativos que estão isentos de preencher um formulário 990, como igrejas.

Abaixo estão os requisitos básicos para cada tipo de formulário 990. Para obter detalhes adicionais, certifique-se sempre de revisar as informações mais atuais no site do IRS.

1. Formulário 990-N (cartão postal eletrônico)

O Formulário 990-N é uma opção de arquivamento para organizações sem fins lucrativos menores com receitas brutas de US$ 50.000 ou menos. É o mais simples dos formulários, com apenas oito perguntas. Você precisará estar preparado com informações como:

• Nome da organização sem fins lucrativos
• Endereço
• Número de identificação do empregador (EIN)
• Nome do oficial principal e informações de contato
• Confirmação de recibos de impostos inferiores a US $ 50.000

Organizações sem fins lucrativos qualificadas para enviar o Formulário 990-N podem optar por enviar um Formulário 990-EZ ou Formulário 990, mas devem garantir que os documentos estejam completos e enviados dentro do prazo. Uma razão pela qual você pode se voluntariar para selecionar essa opção é criar um registro público mais detalhado das operações de sua organização sem fins lucrativos para aumentar a responsabilidade dos doadores.

Existem algumas organizações que não são elegíveis para apresentar o Formulário 990-N, incluindo fundações privadas, organizações de apoio da Seção 509(a)(3) e organizações da seção 527 (políticas) do IRC. Se você tiver dúvidas sobre sua elegibilidade para o Formulário 990-N, poderá consultar as perguntas frequentes do IRS para este formulário.

2. Formulário 990-EZ

O Formulário 990-EZ é uma opção de arquivamento para organizações sem fins lucrativos de pequeno e médio porte com receitas brutas inferiores a US$ 200.000 e ativos totais inferiores a US$ 500.000. É uma versão mais simples do formulário padrão 990 para organizações sem fins lucrativos, com cerca de quatro páginas. Requer informações complementares quando comparado ao Formulário 990-N, como:

• Detalhes do financiamento do subsídio
• Planilhas de balanço
• Realizações do programa

Novamente, as organizações sem fins lucrativos que se qualificam para o Formulário 990-EZ podem optar por enviar o Formulário 990 mais detalhado, se quiserem.

3. Formulário 990

O Formulário 990 é a opção de arquivamento padrão para organizações sem fins lucrativos. Esta versão mais detalhada tem cerca de oito páginas. É obrigatório para organizações sem fins lucrativos com receitas brutas maiores ou iguais a US$ 200.000 ou ativos totais maiores ou iguais a US$ 500.000.

O formulário padrão 990 pede mais informações. Além das solicitações do Formulário 990-EZ, você deve estar preparado para fornecer detalhes como:

• Registros financeiros completos
• Revisão anual das atividades
• Resumo da sua missão e história

4. Formulário 990-PF

O Formulário 990-PF é obrigatório para todas as organizações isentas de impostos designadas como fundações privadas, independentemente de sua situação financeira. Uma fundação privada é uma entidade legal estabelecida para doações de caridade. Todo o seu financiamento vem de um doador individual, patrocinador corporativo ou família, e não de angariação de fundos públicos de fontes externas. O financiador da fundação privada recebe benefícios fiscais por suas doações.

As fundações privadas devem usar o Formulário 990-PF para informar sobre seus ativos, curadores, diretores, doações, filantropia e outras atividades financeiras. Eles não precisam enviar nenhum dos outros 990 formulários para organizações sem fins lucrativos além deste.

Por que um formulário 990 é importante?

O preenchimento de um formulário 990 a cada ano fiscal para organizações sem fins lucrativos é uma tarefa importante do ponto de vista operacional. Também é importante para estabelecer e fortalecer relacionamentos com seus doadores e outras partes interessadas.

Operacionalmente, você deve preencher seu formulário 990 a tempo para:

• Cumprir com os regulamentos e requisitos do IRS: as organizações sem fins lucrativos são legalmente obrigadas a enviar um formulário fiscal 990.
• Mantenha seu status de isenção de impostos: o IRS revogará seu status de isenção de impostos após três anos consecutivos de não preencher um formulário de imposto 990.
• Evite multas: formulários 990 atrasados ​​ou ausentes enfrentam uma multa de US$ 20 por cada dia de atraso, até US$ 10.000 ou 5% de suas receitas brutas anuais.

Do ponto de vista dos relacionamentos, o preenchimento do formulário 990 é importante para:

• Financiadores de subsídios e patrocinadores corporativos: Muitos pedidos de subsídios e oportunidades de patrocínio corporativo pedem que você inclua uma cópia do seu formulário 990. Ter registros 990 incompletos, ausentes ou atrasados ​​pode colocá-lo em desvantagem ao buscar esses tipos de financiamento para sua organização sem fins lucrativos.
• Transparência e confiança pública: Os 990 formulários que as organizações sem fins lucrativos arquivam a cada ano fiscal são documentos disponíveis publicamente. Eles permitem que qualquer pessoa tenha um vislumbre de suas operações. Isso não apenas infunde maior confiança das partes interessadas em sua organização sem fins lucrativos, mas também trabalha para cultivar o apoio geral do público e a confiança nas organizações de caridade.
• Decisões informadas dos doadores: Ao revisar seu formulário 990, os doadores podem ter uma visão mais clara de suas finanças para influenciar as decisões sobre suas doações. Eles podem ver quais programas são mais eficazes ou onde seu financiamento pode ter o maior impacto. Mais importante ainda, eles verão que você está atendendo aos seus requisitos de relatórios e podem confiar no investimento deles.
• Identidade da marca: o preenchimento no prazo do seu formulário 990 mostra que você é uma organização sem fins lucrativos que cuida bem de suas operações - nutrir uma identidade de marca que é sinônimo de operações eficientes e eficazes sinaliza para seus doadores que você tratará seus presentes com atenção semelhante .

No final do dia, um formulário 990 pode ajudar sua organização sem fins lucrativos a receber doações. Ao atender aos seus requisitos operacionais, você sinaliza aos seus doadores que administra uma organização em que eles podem confiar. Você pode até considerar hospedar seu formulário 990 mais recente em seu site, onde os doadores podem fazer uma revisão rápida à medida que aprendem mais sobre seu trabalho.

Prazo do Formulário 990

O prazo para o formulário 990 dependerá do ano fiscal da sua organização sem fins lucrativos. As organizações sem fins lucrativos devem apresentar seu formulário 990 até o décimo quinto dia do quinto mês após o final do ano fiscal. Por exemplo, se o ano fiscal da sua organização sem fins lucrativos segue o ano civil, seu formulário 990 vence em 15 de maio.

Se estiver se aproximando do prazo e você achar que não terá capacidade para preencher seu formulário 990 a tempo, você pode solicitar uma extensão de seis meses usando o Formulário 8868. No entanto, o Formulário 990-N está isento de ser elegível para uma extensão.

Lembre-se de que é importante cumprir o prazo do formulário 990 para evitar penalidades e demonstrar sua confiabilidade aos seus apoiadores.

Como fazer um arquivo eletrônico

Desde a aprovação do Taxpayer First Act de 2019, as organizações sem fins lucrativos são obrigadas a enviar seu formulário 990 eletronicamente. A maneira mais fácil de fazer isso é selecionar uma solução de software fiscal sem fins lucrativos. Uma solução de software fiscal voltada para organizações sem fins lucrativos pode:

• Orientar você por todas as etapas necessárias para preencher um formulário 990 e preencher as partes corretas do formulário com as informações fornecidas
• Armazene com segurança e permita que você acesse facilmente dados de anos anteriores para envios mais rápidos de 990 formulários e manutenção de registros mais organizada
• Minimize o erro humano para envios mais precisos, completos e oportunos à organização de arquivamento

Existem várias soluções de software que você pode escolher. Ao revisar suas opções, considere:

• Quão intuitivo é o software ou se há uma curva de aprendizado íngreme
• Que nível de suporte ao cliente você pode esperar
• Se o software é compatível com dispositivos móveis e pode ser acessado por todos os membros da equipe que precisarão dele
• Se o preço se encaixa no seu orçamento atual
• Como o software pode se integrar a outros aplicativos ou programas que você usa, como seus sites de doação, para obter facilmente dados relevantes para seu formulário 990

Algumas das soluções de software fiscal sem fins lucrativos mais bem avaliadas incluem:

• Arquivo 990
• Lei Fiscal
• Aplos
• ExpressTaxExempt

Entenda o que é um formulário 990 para operações sem fins lucrativos tranquilas e maior transparência

Então, o que um formulário 990 fará pela sua organização sem fins lucrativos? Preencher um formulário 990 para sua organização isenta de impostos pode inicialmente parecer mais uma tarefa para empilhar em sua equipe já ocupada. No entanto, você pode usar o processo para ajudar sua equipe a ver como esse requisito do IRS se encaixa em seu plano maior de cultivo de doadores.

Um formulário 990 para organizações sem fins lucrativos não apenas permite que você mantenha seu status de isenção de impostos, mas também incentiva o apoio público a organizações de caridade e traz transparência às suas operações. Esses elementos mostram aos doadores que seus investimentos em seu trabalho serão bem utilizados. Quanto mais as organizações sem fins lucrativos seguirem essas diretrizes de relatórios anuais, mais os doadores verão o setor sem fins lucrativos de forma favorável e doarão de forma mais generosa.