6 erros mais comuns a evitar ao organizar um evento corporativo

Tudo tem que estar alinhado para que o seu evento corporativo seja um sucesso e todos saiam felizes por ter tido um bom dia, mas isso não acontece por acaso.

Há muito planejamento e reflexão que devem ser feitos para garantir que seu evento ocorra sem problemas e também ajuda se você puder evitar alguns dos erros clássicos que podem facilmente desviar as coisas dos trilhos.

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Aqui está uma olhada em alguns dos erros comuns que podem estragar o dia se você não for cuidadoso para ter certeza de não sofrer um destino semelhante com seu próprio evento corporativo.

1. Qual é o objetivo do seu evento?

Se o seu evento corporativo está sendo organizado sem um objetivo claramente definido, corre o risco de ser um verdadeiro não-evento.

É muito importante que você saiba o que deseja obter do evento e tenha algumas metas e objetivos claros.

Saber exatamente o que você deseja obter com o evento ajudará a moldar seu processo de planejamento e lhe dará a melhor oportunidade de colocar tudo em prática para atingir esses objetivos.

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Além de definir claramente seus objetivos em relação ao evento em si, é uma boa ideia definir alguns objetivos mensuráveis ​​que permitirão avaliar o sucesso do evento posteriormente.

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2. Escolher o local errado

Um dos maiores erros que você pode cometer é escolher um local inadequado para o seu evento.

Existem várias maneiras de errar, como escolher um local muito grande para o número de participantes ou selecionar um local que não tenha boas redes de transporte, o que significa que as taxas de comparecimento serão prejudicadas se for difícil chegar ao.

Você pode conferir este site para ter uma ideia dos principais locais corporativos e por que eles funcionam.

Crie uma lista de verificação de recursos e opções que você deseja em seu local e use essa lista como um modelo para escolher um lugar que marque o maior número possível de caixas.

O tipo de coisas que você provavelmente vai querer procurar são boas instalações de catering, um PA adequado e configuração de mídia digital para permitir que você torne sua apresentação memorável por todos os motivos certos, além de verificar se o tamanho do seu local é o ideal para o número previsto de pessoas presentes.

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3. O número certo em sua equipe

Você não quer que os delegados se queixem de que não podem tomar uma bebida ou sintam que foram deixados à própria sorte porque não há pessoal suficiente para dar a volta por cima.

Se o seu evento corporativo estiver com falta de pessoal, pode ser um desastre em potencial e pode facilmente estragar qualquer boa impressão que você causar com sua apresentação ou lançamento de produto.

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Se você tiver apenas uma pequena equipe de pessoas trabalhando para você, pode ser necessário contratar alguns funcionários extras para o dia.

Os custos com pessoal podem ser um fardo financeiro e pode ser tentador manter os números baixos para economizar dinheiro, mas isso pode ser uma falsa economia se sua equipe se esforçar para lidar com todas as coisas que precisam fazer no dia.

4. Preparado para qualquer eventualidade

Você sempre terá esperança de que seu evento seja um grande sucesso e que tudo corra conforme planejado no dia, mas não é incomum que certas coisas dêem errado e circunstâncias imprevistas possam rapidamente jogar tudo no caos.

Não precisa ser assim, e o mais inteligente a fazer é aceitar que algo pode não sair conforme o planejado e falar sobre alguns cenários possíveis antes do evento em si.

Se sua equipe estiver preparada para o inesperado e todos souberem como pode ser o plano B, isso pode ajudar a responder com mais facilidade a cenários negativos e desafiadores.

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Delineie um plano de contingência viável e certifique-se de que sua equipe esteja bem treinada com o que fazer a seguir quando algo não sair como planejado.

5. Uma boa linha de comunicação

Da mesma forma que ter um plano de contingência, outro aspecto importante do planejamento de eventos que muitas vezes é negligenciado é a necessidade de uma comunicação clara entre todas as partes envolvidas na organização do evento.

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Um evento corporativo requer diálogo aberto e comunicação regular com todas as pessoas relevantes e empresas externas que fazem parte do processo.

Se você estiver usando catering externo ou contando com fornecedores externos, por exemplo, é vital que sua equipe de planejamento esteja em comunicação regular com quaisquer fontes externas para que todos saibam exatamente o que se espera deles e em que tipo de cronograma eles estão trabalhando.

6. Delegados confusos

Continuando no assunto de boas linhas de comunicação, não se esqueça de que seus delegados precisam de orientação sobre o evento e você deseja que eles encontrem seu evento facilmente assim que chegarem ao prédio.

O objetivo deve ser fornecer aos participantes muitas informações sobre como chegar ao evento em si e o que você não quer sofrer quando chegarem lá é a falta de sinalização clara.

Entre no prédio como se você fosse um delegado de antemão e certifique-se de exibir sinalização adequada que ajude todos a chegarem onde precisam estar com o mínimo de barulho.

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Tenha cuidado, pois você realmente não quer bombardear as pessoas com muita informação e muitos sinais e instruções ao redor do prédio podem facilmente confundir e frustrar as pessoas.

Se você está assumindo o papel de gerente de eventos, sem dúvida apreciará que é um trabalho que vem com muita responsabilidade, mas se você planejar meticulosamente e evitar alguns dos erros mais comuns, não há razão para que você não possa aproveitar. um dia bem sucedido.

Reserve bastante tempo para organizar seu evento corporativo e criar uma lista de verificação e um plano com os quais você possa trabalhar e compartilhar com outras pessoas.