4 etapas para uma pesquisa DAM mais rápida: Criando uma convenção de nomenclatura de arquivo

Uma convenção de nomenclatura de arquivo é um padrão necessário para a implementação de gerenciamento de ativos digitais (DAM) porque realiza várias coisas. Convenções de nomenclatura:

• Funcionalidade de pesquisa do Power DAM fornecendo termos de pesquisa em nomes que não requerem marcação adicional.
• Simplifique os processos de fluxo de trabalho automatizados fornecendo dicas de texto direcionais indicando “onde” os arquivos devem ser armazenados na taxonomia DAM.
• Indique informações básicas sobre o que está dentro de um arquivo para qualquer usuário dentro da organização sem precisar inspecioná-lo manualmente.

Abaixo estão quatro etapas que uma equipe DAM pode seguir para implementar sua própria convenção de nomenclatura de arquivo e permitir a ingestão rápida e precisa e a capacidade de localização de ativos DAM.

1. Entenda como tornar a busca mais rápida em seu DAM

Saiba mais sobre a classificação de documentos

Costuma-se dizer que a forma mais elevada de lisonja é o roubo, mas vamos chamá-lo de “empréstimo”. Procure grupos que precisam incorporar documentos complexos em pesquisa corporativa simplificada, incluindo:

• Os bibliotecários (Harvard tem um guia maravilhoso sobre o assunto).
• Os arquivistas (como os das Nações Unidas).
• Organismos científicos (como a International Standards Organization).

Mesmo uma olhada em exemplos de convenções lhe dará uma ideia. Seus documentos serão muito mais fáceis de dividir e conquistar.

Treine você mesmo

Fique por dentro de como criar facetas de pesquisa, atalhos, links, tags úteis e fluxos de trabalho automatizados em seu DAM que irão acelerar a ingestão e o arquivamento. A maioria desses processos são fáceis de aprender. Quando o tempo permitir, crie documentos explicativos, folhas únicas e vídeos para sua equipe para garantir que todos estejam preparados para um DAM otimizado.

Vá mais fundo: Tags vs. metadados em DAM: Qual é a diferença?

2. Entenda como as coisas são criadas

Saiba como os gerentes de projeto criam nomes/números para projetos e arquivos

As equipes criativas geralmente são organizadas por departamentos solicitantes, com gerentes de projeto atribuídos a cada um e provedores qualificados às vezes atendendo a vários departamentos conforme as necessidades aumentam e diminuem.

• Quais são as funções das datas, tipos de ativos e outras informações que eles colocam nos nomes dos arquivos atualmente?
• Por que uma determinada parte do nome vem primeiro, meio ou último?

Os gerentes de projeto terão muitas informações sobre como os arquivos geralmente são nomeados.

Colete nomes e acrônimos atuais

Não há necessidade de reinventar a roda – e por que você iria querer? Os acrônimos existentes podem ser revisados ​​quanto ao tamanho e para garantir que não se sobreponham.

À medida que você revisa a lista, provavelmente se destacarão maneiras de encurtar e distinguir os nomes mais usados ​​daqueles usados ​​com menos frequência. Verifique com os gerentes de projeto enquanto você está compilando e escolha seus cérebros para outros que podem ser usados ​​com menos frequência.

3. Entenda como as coisas são usadas

Reúna-se com as principais partes interessadas

Comece pelas unidades organizacionais que solicitam ativos da produção. Em seguida, peça a um voluntário para servir como contato DAM. Esses contatos podem explicar o que acontece quando recebem seus ativos.

Por exemplo, sites de marcas exibem a maioria dos ativos digitais e existem restrições de plataforma e convenções de processos de negócios para sua disposição.

Limite-se aos requisitos obrigatórios

O departamento de Winnow precisa reunindo pontos em comum. Incentive as partes interessadas a fazerem sacrifícios, concentrando-se no que é realmente a informação mais importante. Que elementos de nomenclatura eles podem prescindir ou aprender a conviver, em prol de uma convenção harmonizada que seja sensata em toda a organização mais ampla?

Por exemplo, a disposição de marketing digital de nossa empresa levou a decisões sobre quais elementos aparecem quando . A data de publicação, por exemplo, aparece primeiro porque afeta como os ativos do site são exibidos programaticamente. Esta data era menos importante para outros departamentos, mas uma variável chave para o marketing, o maior requisitante da produção.

Vá mais fundo: estrutura de governança DAM definida e explicada

4. Apresente a nova convenção da forma mais simples possível

Facilite a nomenclatura com um gerador de nome de arquivo

Incorpore a nomenclatura de arquivos em suas ferramentas de gerenciamento de projeto e seu DAM para que sejam propagados para outras plataformas SaaS e para a organização mais ampla. Um gerador de nomes de arquivos pode ser criado no Microsoft Excel ou no Google Sheets usando fórmulas de texto. O nome do arquivo pode então ser copiado para uma ferramenta como o Adobe Illustrator quando um arquivo é salvo.

Um gerador de nomes também ajuda os membros da equipe a aprender o ritmo da convenção de nomenclatura. Certifique-se de que haja também uma lista principal que explique a nomenclatura e liste todas as siglas.

Treine em pequenos grupos

Nossa equipe desenvolveu uma convenção final de nomenclatura de arquivo durante várias ligações com os líderes das partes interessadas. Ao longo das chamadas, a equipe ficou mais confortável com o DAM, sua funcionalidade de pesquisa e como a convenção ajudaria a pesquisa a funcionar mais rápido a longo prazo.

Depois que a convenção foi finalizada, essas partes interessadas realizaram sessões de treinamento conosco e com suas equipes individuais. As sessões foram muito aprimoradas por causa daquela líder de torcida que se sentiu confortável com a convenção e entendeu por que ela estava sendo lançada.

Lembre-se de se adaptar à medida que as necessidades mudam

Sua convenção de nomenclatura diminuirá à medida que os usuários aprenderem maneiras de simplificar os elementos nos nomes — tipos de ativos, números de projetos, fornecedores, unidades organizacionais, tamanhos, para onde os ativos são enviados, datas e muito mais. As equipes que usam “o novo normal” farão com que seus conhecimentos e os de outros funcionários individuais sejam “incorporados” em ativos para que possam ser facilmente encontrados novamente.

Em breve, eles sugerirão mudanças para otimizar os nomes dos arquivos, introduzindo novas e melhores siglas e outros elementos que tornarão o processo de nomenclatura mais fácil e rápido para todos.

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