Como proteger e aproveitar sua única fonte de verdade

Lembra-se de jogar Telephone (também conhecido como Whisper Down the Lane) quando criança?

É aí que você sussurra uma frase no ouvido de alguém que sussurra para outra pessoa e ela continua até chegar ao fim da linha. A última pessoa então anuncia o que ouviu para ver se é semelhante ao original. Alerta de spoiler: quase nunca foi o mesmo. Em alguns casos, o resultado final seria tão diferente que seria completamente irreconhecível do material de origem.

É comum ouvir o sistema de gerenciamento de ativos digitais (DAM) de uma empresa ser chamado de “fonte única de verdade” para todos os seus ativos. Deve ser sua primeira e única parada quando você precisar da versão atual e aprovada de um ativo. Mas o que acontece quando você baixa esse ativo e depois o carrega em um ou mais sistemas ou sites separados? Se esse ativo for atualizado, como você atualiza as cópias em todos os outros locais?

Depois é muito fácil acabar numa situação semelhante à que acontece em Telefone.

Quanto mais o ativo e seus metadados se afastarem do DAM, maior será a probabilidade de ele estar desatualizado. Cada vez que você pega um ativo do seu DAM e o carrega manualmente em outro sistema, você apresenta um risco. Os metadados podem ser inseridos incorretamente ou cair completamente, os nomes dos arquivos podem ser alterados. Sem isso, você perde qualquer registro do que está sendo feito com esse ativo em termos de quando, onde e por quem. Quanto mais difícil for acompanhar, menor será a consistência no gerenciamento de sua marca.

Aprofunde-se: Metadados DAM: Por que menos é mais

Carregar o mesmo ativo em vários locais não é apenas arriscado, é ineficiente. Cada upload é uma tarefa redundante. O tempo do funcionário é melhor gasto em trabalhos que agreguem mais valor. Lembre-se de que o espaço de armazenamento não é ilimitado e não é gratuito. Mais cópias podem gerar mais despesas com mais capacidade de armazenamento.

Nenhuma DAM é uma ilha

Uma forma importante de minimizar riscos, manter a consistência do conteúdo, criar eficiências e aumentar o ROI geral do seu DAM é integrá-lo a outras ferramentas e sistemas.

Você tem alguma dessas ferramentas que está (ou deveria estar) utilizando ativos do seu DAM?

• Plataforma de gerenciamento de marca.
• Sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS).
• Sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM).
• Sistema de gerenciamento de risco empresarial (ERM).
• Automação de marketing.
• Sistema de gerenciamento de informações de produtos (PIM).
• Ferramentas de gerenciamento de mídia social.

Você sabe o quão bem eles estão integrados ao seu DAM? Se não, você deveria.

Não limite suas integrações a sistemas e ferramentas posteriores ao seu DAM. Sim, você deseja que o DAM envie esse ativo final aprovado diretamente para quantos lugares forem necessários, mas o que há antes dele? Quais fluxos de trabalho existem em torno dos processos de criação, colaboração e aprovação de conteúdo? Além disso, considere estes sistemas e ferramentas como possíveis candidatos à integração:

• Software de design e/ou ferramentas de criação de documentos
• Software de gerenciamento de projetos

E quanto à análise? Ter uma maneira integrada e automatizada de rastrear seus ativos depois que eles saem do DAM pode mostrar como está o desempenho do seu marketing em tempo real e permitir que você atribua um valor tangível aos seus ativos. Seu DAM provavelmente tem a capacidade de informar quantas vezes um ativo foi baixado, mas quantas vezes ele foi usado depois disso? Quantos olhos viram e onde? Quanto mais visibilidade você tiver sobre quando, onde e como um ativo está sendo usado, mais eficaz você poderá ser na elaboração de sua estratégia digital e na busca de eficiência ao reutilizar conteúdo de sucesso.

Desenhando o mapa

Depois de identificar os sistemas e ferramentas que deseja integrar ao seu DAM, por onde começar?

Sugiro focar nos metadados. O esquema de metadados em seu DAM está definido e em ordem, mas como ele fica nos outros sistemas com os quais você fará integração? Alinhar metadados em todos os seus sistemas não é apenas uma prática recomendada para governança de dados e suporte à integridade de metadados, mas também é essencial para uma conexão tranquila entre sistemas. Se seus metadados não estiverem alinhados em seus sistemas, é equivalente a reunir um grupo de pessoas que falam idiomas diferentes em uma sala e esperar que elas se comuniquem imediatamente e de maneira integrada. Claro, eles acabarão descobrindo, mas será um caminho longo e acidentado até então.

Se você está se preparando para integrar seu DAM a outro sistema, você deve se perguntar o seguinte sobre metadados:

• Se os ativos estiverem chegando ao DAM a partir de um sistema ou ferramenta upstream, quais metadados virão com eles? Existem metadados adicionados no DAM que poderiam ou deveriam ser adicionados nesse sistema de fluxo upstream?
• Depois que o ativo chega ao DAM, que metadados adicionais podem precisar ser adicionados a ele?
• Para cada sistema downstream com o qual você está se integrando, quais metadados precisam acompanhar o ativo? Quais campos precisam ser mapeados do DAM para o sistema downstream?

Depois de definir quais campos de metadados serão mapeados em seus sistemas, você desejará alinhar os nomes dos campos e quaisquer vocabulários controlados anexados a esses campos. Ter um sistema que usa um termo específico associado à sua marca e outro sistema que usa a sigla desse termo é uma receita para confusão. Faça com que todos falem a mesma língua.

Dando-lhe espaço para crescer

Integrar seu DAM não é apenas bom ter, é uma necessidade. O DAM é sua única fonte de verdade, seu local central para todos os seus ativos finais aprovados, prontos para ajudá-lo a promover a mensagem de sua marca para o mundo. As integrações ajudam você a gerenciar e controlar essas mensagens para manter a consistência da voz da sua marca. Eles também melhoram a eficiência e minimizam riscos, automatizando tarefas manuais e redundantes e promovendo a reutilização de conteúdo existente, dando aos membros da equipe mais tempo para dedicarem-se a trabalhos valiosos e criativos.