30 perguntas para fazer ao seu próximo provedor de serviços de e-mail

Os remetentes precisam de provedores de serviços de e-mail (ESPs), assim como os abacates precisam de torradas.

Afinal, os ESPs ajudam os remetentes a criar designs melhores, gerenciar suas listas de assinantes, manter a conformidade legal e medir os resultados com mais eficiência.

Mas é normal que suas necessidades mudem com o tempo à medida que seu programa de e-mail evolui.

Se você está enfrentando obstáculos com seu provedor de serviços de e-mail (ESP) atual devido ao aumento do volume de envio, aumento nos fluxos de e-mail, falta de funcionalidade ou uma experiência de suporte ruim, talvez seja hora de romper com seu ESP e procurar outro lugar.

Oprimido com o pensamento de fazer compras ao redor? Você não está sozinho.

Com centenas de ESPs no mercado, todos oferecendo serviços e funcionalidades exclusivos, pode se tornar rapidamente uma tarefa assustadora.

Ao entrevistar opções em potencial, é importante garantir que os recursos e funcionalidades oferecidos atendam às suas necessidades atuais e forneçam a você o suporte para expandir seu programa ao longo do tempo.

Felizmente, você não precisa de um sexto sentido para escolher o ESP certo. Siga esta lista de perguntas ao entrevistar potenciais parceiros de ESP para encontrar o ajuste certo.

Gerenciamento de lista

Mesmo os remetentes mais inteligentes são tão bons quanto a qualidade de suas listas.

Os ESPs oferecem uma variedade de recursos focados em ajudar os remetentes a manter uma lista limpa e engajada. Algumas perguntas a serem feitas em torno deste tópico são:

• Você permite personalização?
• Como você oferece suporte aos centros de preferência do cliente?
• Você pode atender às solicitações dos assinantes para reduzir a frequência de envios?
• Você permite que os remetentes personalizem a experiência de desativação?
• Você permite que os remetentes gerenciem e personalizem sua página de inscrição?
• Poderíamos implementar regras de supressão exclusivas para cada provedor de caixa de correio? Ou as regras se aplicam a todos os provedores de mailbox?
• Podemos reduzir a frequência de envio para nossos assinantes vencidos?
• Podemos ter a flexibilidade de habilitar um opt-in único ou duplo?
• Temos controle sobre como os saltos suaves e duros são tratados? Podemos optar por enviar para endereços que acreditamos terem sido falsamente rejeitados?

Recursos de relatórios

Os recursos de relatório de um ESP podem diferir muito em todos os aspectos. Para evitar que sua equipe fique sobrecarregada com informações (ou não tenha informações suficientes ), é importante decidir quais pontos de dados você e sua equipe precisam absolutamente e quais são apenas 'bom ter'.

Fazer as perguntas abaixo ajudará você a ter uma ideia do que esperar dos recursos de relatórios de um ESP:

• Como ficaria meu painel ao analisar o desempenho da campanha?
• Como você exibe as aberturas? Você exclui as aberturas de proteção de privacidade de e-mail (MPP) da Apple ou essas informações incluem todas as aberturas reais e de pixel?
• Você fornece relatórios de dados em tempo real?
• Como vemos nossos saltos suaves e duros? Temos acesso a códigos de devolução e motivos?
• Você oferece rastreamento de cliques e conversões de sites?
• Você compartilhará o número de e-mails enviados, entregues e não entregues?
• Você tem a capacidade de relatar os encaminhamentos?
• Como poderemos acessar os dados relacionados aos nossos cancelamentos de assinatura e reclamações?
• Quais ciclos de feedback você configura para seus IPs?
• Existe algum requisito para ser integrado a um sistema de CRM específico?
• Como você lida com informações de identificação pessoal (PII) e questões de privacidade de dados?

Envio e agendamento de e-mail

Revise seus processos de envio atuais e destaque as áreas que devem permanecer consistentes durante a migração de um provedor de serviços de e-mail. Por exemplo, se você depende muito de testes A/B ou agendamento de implantações, certifique-se de que esses recursos estejam prontamente disponíveis e fáceis de usar.

As perguntas a serem feitas aqui incluem:

• Você pode nos guiar pela experiência de configurar jornadas?
• Você permite que os e-mails sejam limitados por várias horas ou dias?
• Você alinha com as configurações de conexão e taxa de transferência mencionadas aqui ?
• Podemos agendar envios para datas/horários futuros?
• Você apoia o uso de conteúdo dinâmico?
• Você permite testes de divisão A/B? Se sim, você poderia nos explicar como você configuraria isso?
• Você suporta emails acionados com base em vários métodos de atividade (ou inatividade)?

Criativo e teste

Alguns remetentes confiam nos ESPs para fornecer certas ferramentas de teste de conteúdo criativo e de e-mail antes das implantações ao vivo. Se isso for verdade para o seu programa, você deve garantir que um ESP ofereça um conjunto competitivo de ferramentas criativas para ajudar seus e-mails a fazer sucesso.

As perguntas a serem feitas aqui incluem:

• Você permite que emails de teste sejam enviados para um pequeno grupo de teste antes da implantação ao vivo?
• Podemos criar e editar criativos de e-mail diretamente na interface do usuário?
• Você oferece modelos de e-mail gratuitos e personalizáveis?

Sua equipe e suporte

Serviço rápido e eficiente separa ótimos ESPs de opções que são apenas OK Ao avaliar um ESP, reserve um tempo para fazer perguntas sobre como é a experiência do cliente e como eles lidam com solicitações de suporte.

Seja por meio de um modelo de autoatendimento ou de serviço completo, cada provedor de serviços de e-mail deve fornecer detalhes para garantir que você receba o suporte necessário.

As perguntas a serem feitas aqui incluem:

• Você vai ajudar no aquecimento IP? Como?
• Terei um representante dedicado para perguntas ou enviarei perguntas por meio de um ticket?
• Qual é o tempo de retorno do seu ticket de suporte?
• Teremos uma equipe dedicada à entregabilidade?
• Quantos usuários terão acesso à interface do ESP?

Infraestrutura de e-mail

A infraestrutura pode ter um enorme impacto na capacidade de entrega de um remetente. Portanto, é fundamental saber se você precisará fazer alguma alteração na infraestrutura atual do seu programa.

As respostas do seu ESP devem ajudá-lo a se sentir confortável com quaisquer mudanças que você possa ter que fazer se seguir em frente.

As perguntas a serem feitas aqui incluem:

• Você oferece IPs dedicados e compartilhados? Existem limitações para ambos?
• Você suporta DMARC, DKIM e SPF?
• Você gerencia os ciclos de feedback de reclamações? Se sim, quais são?
• Você implanta alertas se houver um problema com um determinado loop de feedback de reclamação ou autenticação?

Você conseguiu o ESP perfeito — e agora?

Você pode riscar oficialmente 'encontrar um novo ESP' da sua lista de tarefas. Mas isso é apenas metade da batalha. Sua próxima etapa é gerenciar uma migração de IP bem-sucedida.

Isso inclui estabelecer um plano de aquecimento para seu programa que proteja seu domínio e reputação de IP. Siga estas dicas para ajudar a garantir uma migração bem-sucedida:

1. Comece pequeno! Crie um plano de aquecimento que comece com um pequeno volume de envio diário e cresça lentamente. Você vai querer evitar a migração de todo o seu volume de envio em um curto período de tempo. Isso pode parecer spam para provedores de caixa de correio.
2. Foco no engajamento. Seus assinantes mais engajados são o segmento perfeito para usar ao aquecer seus novos IPs. Quanto mais engajamento você conseguir nesses novos IPs, mais confiantes os provedores de caixa de correio se sentirão em entregar seus e-mails na caixa de entrada.
3. Seja flexível. Se você começar a ver o posicionamento de spam em seus novos IPs, diminua seu plano de aquecimento para o provedor de caixa de correio em questão e veja se eles têm um recurso de postmaster para ajudar a solucionar problemas de posicionamento de spam.

Conclusão

Lembre-se: sua escolha de provedor de serviços de e-mail pode posicionar seu programa para sucesso e crescimento contínuos ou se tornar um grande obstáculo.

Use essas perguntas para garantir que você tenha o ESP certo e para iniciar seu novo relacionamento com uma nota positiva.

Encontrar um novo ESP e gerenciar uma migração bem-sucedida é um processo demorado, mas será recompensador quando feito corretamente.

Uma última dica? É importante ter sua capacidade de entrega de e-mail em boas condições para que você possa aproveitar ao máximo tudo o que seu novo ESP tem a oferecer.

Para dominar os prós e contras da capacidade de entrega de e-mail, confira nosso “ Guia de 5 minutos para entregar um e- mail ”.