Co to są odrzucone wiadomości e-mail? I jak nadawcy mogą je ograniczyć?

Kiedy wysyłasz wiadomość e-mail i jest ona zwracana z miękkim lub twardym odbiciem (więcej na ten temat później), musisz podjąć natychmiastowe kroki, aby zapewnić, że dostarczalność wiadomości e-mail nie ucierpi. Chociaż kilka z tych e-maili nie obniży zbytnio Twoich wyników, mogą one nadal wyrządzić trwałe szkody Twojej marce, jeśli nie zdiagnozujesz problemu.

Aby poprawić dostarczalność i upewnić się, że każdy wysłany e-mail trafia bezpiecznie do skrzynki odbiorczej, zbadajmy, co powoduje odrzucanie e-maili — i kroki, które możesz natychmiast podjąć, aby zmniejszyć współczynnik odrzuceń e-maili.

Co to są odesłane e-maile?

„Odesłana” wiadomość e-mail oznacza, że ​​wiadomość nie mogła zostać dostarczona do zamierzonego odbiorcy. Otrzymasz powiadomienie, że Twój e-mail został odesłany wkrótce po jego wysłaniu i powinieneś natychmiast ocenić, czy jest to trwały problem, czy też coś, co można łatwo naprawić.

Istnieją dwa specyficzne typy: twarde odbicia i miękkie odbicia.

Twarde odbicie

E-mail z twardym odesłaniem wskazuje na stały problem, co oznacza, że ​​adres, na który próbujesz wysłać, albo nie istnieje, albo nie możesz na niego wysyłać e-maili (co jest oznaką znacznie większego problemu).

Jeśli po wysłaniu wiadomości e-mail otrzymasz twarde odrzucenie, usuń adres z zasięgu. Jeśli nadal będziesz wysyłać e-maile na ten adres, osłabisz ogólną dostarczalność e-maili i reputację nadawcy.

Miękkie odbicie

Miękkie odesłanie wiadomości e-mail jest jednak tymczasowym problemem, który można naprawić. Oznacza to, że adres e-mail docelowego odbiorcy istnieje, ale występuje problem z jego skrzynką pocztową lub Twoją wiadomością, który należy naprawić, zanim wiadomość e-mail zostanie w pełni dostarczona.

Co powoduje odbijanie e-maili?

W niektórych przypadkach powiadomienie o odrzuceniu wiadomości e-mail zawiera szczegółowe informacje, dlaczego wiadomość nie została dostarczona. W przeciwnym razie musisz samodzielnie zdiagnozować problem.

Mocne odbicie może wystąpić, jeśli:

• Adres odbiorcy jest błędnie napisany
• Domena odbiorcy nie istnieje
• Twoja wiadomość została zablokowana przez serwer odbierający

Jeśli nie widzisz literówki w adresie odbiorcy i masz pewność, że domena istnieje, być może e-mail został odesłany pozornie.

Miękkie odbicie może wystąpić, jeśli:

• Serwer e-mail odbiorcy jest obecnie wyłączony lub przeciążony
• Wysyłasz e-mail lub rozmiar pliku, który jest za duży
• Skrzynka pocztowa odbiorcy jest pełna

Miękkie odbicie może rozwiązać się samoistnie, ponieważ wiadomość wciąż próbuje się dostarczyć. W przeciwnym razie będziesz musiał zmniejszyć rozmiar pliku e-mail, aby przezwyciężyć miękkie odbicie.

Czy odbijanie e-maili wpływa na dostarczalność?

Liczba odrzuconych wiadomości e-mail ostatecznie szkodzi reputacji nadawcy. Jeśli nie zostaną zaznaczone, spowoduje to, że więcej Twoich wiadomości trafi do spamu lub zostanie całkowicie zablokowane.

O ile regularnie nie wysyłasz wiadomości z dużym rozmiarem pliku, e-maile z miękkim odesłaniem nie stanowią poważnego powodu do niepokoju. E-maile mocno odesłane wymagają jednak natychmiastowego działania, ponieważ pozostawione bez odpowiedzi mogą poważnie zaszkodzić reputacji nadawcy i możliwości dostarczania.

Jak obliczyć współczynnik odrzuceń?

Możesz obliczyć współczynnik odrzuceń e-maili, dzieląc liczbę otrzymanych odrzuconych e-maili przez całkowitą liczbę wysłanych e-maili, a następnie mnożąc tę ​​liczbę przez 100. W ten sposób uzyskasz procentowy współczynnik odrzuceń.

Na przykład, jeśli wysłałeś 300 e-maili, a 15 zostało odrzuconych, to masz 5-procentowy współczynnik odrzuceń (obliczony za pomocą (15/300) x 100).

Większość narzędzi do marketingu e-mailowego i narzędzi do dostarczania wiadomości e-mail automatycznie oblicza współczynnik odrzuceń w miarę angażowania się w działania informacyjne i śledzi współczynnik odrzuceń w czasie. Jest to niezwykle pomocne w szybkim identyfikowaniu potencjalnego problemu ze strategią.

Wskazówki, które pomogą Ci zmniejszyć współczynnik odrzuceń e-maili

Co możesz zrobić, aby obniżyć współczynnik odrzuceń e-maili? Na szczęście dość łatwo jest przechwycić e-maile, zanim zostaną odrzucone (lub naprawić je, jeśli tak się stanie), postępując zgodnie z tymi wskazówkami:

1. Uwierzytelnij swój adres e-mail

Pierwszym krokiem do poprawy dostarczalności wiadomości e-mail jest uwierzytelnienie wiadomości e-mail. Istnieją trzy określone standardy uwierzytelniania poczty e-mail, które należy wdrożyć:

• Zasady dotyczące nadawcy (SPF)
• Identyfikowana poczta DomainKeys (DKIM)
• Uwierzytelnianie wiadomości w oparciu o domenę, raportowanie i zgodność (DMARC)

W tandemie, każdy z nich poprawi bezpieczeństwo poczty e-mail i ograniczy szanse na wykorzystanie poczty e-mail w atakach typu phishing i fałszowanie.

2. Zweryfikuj swoją domenę e-mail

Zanim wyślesz e-mailową kampanię marketingową, sprawdź, czy domeny e-mailowe Twoich odbiorców istnieją. Zespoły popełniają wiele typowych błędów, takich jak mylenie adresu .ai z adresem .com lub używanie skrótu firmy, gdy domena e-mail jest jej pełną nazwą.

Rozważ wdrożenie narzędzia do sprawdzania, czy domena poczty e-mail istnieje, zanim wyślesz wiadomość e-mail. Lub ręcznie przejrzyj listę kontaktów i utwórz dokument identyfikujący domeny, które są często nieprawidłowo używane, takie jak @dell.com vs @dellinc.com vs @delltechnologies.com.

3. Unikaj wysyłania e-maili przypominających spam

Jeśli Twoje e-maile brzmią jak spam, odbiorcy oznaczą je jako spam. Używaj jasnego i zrozumiałego języka dla odbiorców. Unikaj używania języka, który jest zbyt sprzedażowy, i staraj się nie polegać na typowych wyzwalaczach spamu, takich jak „za darmo” lub „działaj teraz!”

4. Śledź dostarczalność swoich e-maili

Twoja dostarczalność jest głównym sygnałem stanu Twojego programu pocztowego.

Jeśli masz słabą dostarczalność poczty e-mail i nie poprawisz swoich praktyk, możesz całkowicie zablokować możliwość wysyłania wiadomości i będziesz musiał całkowicie przebudować swoją infrastrukturę — ​​czego nikt nie chce robić.

Monitoruj dostarczalność wiadomości e-mail, a jeśli współczynnik odrzuceń zacznie znacznie rosnąć, wstrzymaj wszelkie działania informacyjne, dopóki nie zrozumiesz, na czym polega problem.

5. Bądź konsekwentny w swojej aktywności e-mailowej

Twoi klienci rejestrują się, aby otrzymywać od Ciebie e-maile, ponieważ chcą otrzymywać od Ciebie wiadomości. Bądź konsekwentny w swoich działaniach informacyjnych (ale nie nazbyt agresywnie), aby kupujący pamiętali Twoją markę i powody, dla których robią u Ciebie zakupy.

Jeśli wysyłasz e-maile tylko w szczytowych sezonach zakupowych, Twoi klienci mogli zapomnieć o Twojej marce poza sezonem. Tak więc, gdy spróbujesz wysłać do nich ponownie, Twoje wiadomości będą wyglądać na niechciane, co spowoduje, że anulują subskrypcję lub oznaczą Cię jako spam.

6. Upewnij się, że Twoja lista e-mail jest oparta na uprawnieniach

Aby zmniejszyć liczbę rezygnacji z subskrypcji i skarg dotyczących spamu, ważne jest, aby upewnić się, że wszyscy na Twojej liście kontaktów wyrazili wyraźną zgodę na otrzymywanie Twoich e-maili.

Świetnym sposobem na zapewnienie zgody jest podwójne potwierdzenie zgody. Dzieje się tak, gdy nowy subskrybent otrzymuje wiadomość e-mail z prośbą o potwierdzenie subskrypcji przed dalszym otrzymywaniem wiadomości e-mail od Twojej marki.

7. Utrzymuj dobrą higienę listy e-mailowej

Poprawa higieny list e-mailowych to najlepszy sposób na zwiększenie dostarczalności i zapobieganie odbijaniu się e-maili. Aby poprawić higienę listy, regularnie czyść dane CRM, aby potwierdzić, że wpisy są dokładne i nie ma zduplikowanych rekordów. Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail z twardym odesłaniem, natychmiast usuń ją ze swoich list. Właściwa higiena listy pomoże Ci również uniknąć wysyłania wiadomości do pułapek spamowych.

Pożegnaj się z odsyłanymi e-mailami

Odesłane e-maile mogą mieć poważny wpływ na dostarczalność. Pamiętaj, aby postępować zgodnie z tymi wskazówkami, aby ich uniknąć, poprawić dostarczalność i chronić swoje zyski.

Chcesz dowiedzieć się, jak jeszcze możesz poprawić dostarczalność? Zapoznaj się z naszym przewodnikiem po higienie list, aby dowiedzieć się, jakie są typowe przyczyny słabej higieny list, jak obniżają one wydajność Twojej poczty e-mail, oraz poznać najlepsze praktyki, które pomogą Ci zostać najlepszym nadawcą w swojej klasie.