Aktualizacja do komunikacji VoIP: 6 niezbędnych funkcji każdego solidnego systemu telefonicznego dla małych firm

Przejście na systemy telefoniczne Voice over Internet Protocol (VoIP) dla małych firm ma wiele zalet, więc decyzja o tym, czy dokonać zmiany, jest łatwa dla większości właścicieli firm.

Dzisiaj praca zdalna stała się nieodłączną częścią naszego życia, a systemy telefonów biznesowych oparte na chmurze pomagają właścicielom firm w utrzymaniu komunikacji między pracownikami niezależnie od ich lokalizacji. System ten jest znacznie tańszy i elastyczny w użyciu niż tradycyjne systemy telefoniczne z przestarzałymi systemami PBX. Korzystając z systemów telefonicznych opartych na chmurze, możesz skoncentrować się na swoich celach biznesowych i pozwolić profesjonalistom zająć się Twoimi systemami komunikacyjnymi.

Jednak wybór odpowiedniego dostawcy może być wyzwaniem. Dokonanie świadomego wyboru wymaga dokładnej analizy tego, jakie funkcje oferuje każdy usługodawca, ile te funkcje kosztują i jak skalowalne są systemy. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się o sześciu najważniejszych funkcjach VoIP, na które właściciele małych firm powinni zwrócić uwagę przy wyborze usługi telefonicznej.

POWIĄZANY POST: MOŻLIWOŚCI MAŁEGO BIZNESU, KTÓRE WARTO SPRAWDZIĆ W 2019 R.

PRZECZYTAJ TAKŻE: 7 PROSTYCH NARZĘDZI, KTÓRE WZMOCNIĄ MARKETING W 2019 ROKU

Automatyczny asystent

Ta funkcja umożliwia właścicielom małych firm obniżenie kosztów związanych z zatrudnianiem recepcjonistek na pełny etat. Podobnie jak recepcjonistka, funkcja automatycznej sekretarki wita dzwoniących, ekranuje połączenia i wykorzystuje komunikaty głosowe, aby kierować połączenia do odpowiedniego członka zespołu. Asystenci samochodowi pomagają zaspokoić potrzeby telefoniczne małych firm, ale także obniżają koszty operacyjne i podnoszą oceny zadowolenia klientów.

Pamiętaj jednak, że większość klientów i klientów nie chce utknąć w niekończących się komunikatach głosowych. Skonfiguruj automatyczną sekretarkę, aby zadała kilka możliwych pytań, aby upewnić się, że połączenie zostanie przekazane do właściwego pracownika. Pozwoli to zaoszczędzić czas i zasoby bez obniżania wskaźników zadowolenia klientów.

Niezależnie od tego, czy chodzi o poprawę zadowolenia klientów, zwiększenie produktywności, czy też zaoszczędzenie pieniędzy, organizacje nie zawsze mają możliwość wykonania wszystkich tych czynności jednocześnie. Ale wraz z postępem technologii i najlepszą usługą VoIP stało się to możliwe dzięki nowoczesnemu systemowi telefonicznemu, który może obsługiwać VoIP lub Voice over Internet Protocol.

PRZECZYTAJ TAKŻE: 10 KROKÓW DO NAPISANIA 10-STRONOWEJ PRACY NAUKOWEJ NA UCZELNI

Transkrypcja głosu na e-mail

Rozwój małej firmy wymaga zarówno czasu, jak i energii, więc niewielu właścicieli firm i pracowników ma czas na sprawdzanie poczty głosowej tak często, jak powinni. Właśnie tam pojawia się transkrypcja głosu na e-mail. Ta funkcja automatycznie konwertuje wiadomości na tekst i przekazuje je do skrzynek odbiorczych pracowników.

Skrócenie czasu, jaki pracownicy muszą spędzać na słuchaniu poczty głosowej i wściekłym ręcznym wpisywaniu imion i nazwisk oraz informacji kontaktowych, to nie jedyna zaleta transkrypcji głosu na e-mail. Pozwala również pracownikom uporządkować wiadomości. Po przekonwertowaniu ich na formę wiadomości e-mail pracownicy mogą przechowywać, organizować, przeszukiwać i usuwać te wiadomości według potrzeb, co nie byłoby możliwe, gdyby utknęli w trakcie słuchania tradycyjnej poczty głosowej.

PRZECZYTAJ TAKŻE: LISTA NAJLEPSZYCH EUROPEJSKICH AKCELERATORÓW STARTUPÓW

Zdalne rozszerzenia

Nazywana również zdalnymi numerami wewnętrznymi lub numerami wirtualnymi, ta funkcja systemów VoIP umożliwia właścicielom firm przekazywanie połączeń na telefony komórkowe. Gdy ktoś zadzwoni na zdalny numer wewnętrzny i nikt nie odbierze, system przekieruje połączenie do systemu poczty głosowej niezależnego od osobistej poczty głosowej pracownika. Chociaż wszystkie małe firmy mogą odnieść korzyści z posiadania wirtualnych rozszerzeń, ta funkcja jest jeszcze bardziej korzystna dla firm zatrudniających zdalnych pracowników.

Wygląda to bardziej profesjonalnie, jeśli firmy mają tylko jeden numer, pod który mogą dzwonić ich klienci, klienci i współpracownicy, zamiast osobnego numeru dla każdego pracownika. Poza tym niewielu pracowników chce używać swoich telefonów osobistych do prowadzenia spraw firmowych. Wirtualne rozszerzenia pozwalają właścicielom firm uniknąć wydatków związanych z zakupem osobnego telefonu dla każdego pracownika.

Wywołanie przesiewowe

Filtrowanie połączeń umożliwia właścicielom firm i pracownikom sprawdzenie numeru dzwoniącego przed odebraniem, aby mogli wybrać sposób obsługi połączenia. Wykracza to jednak poza tradycyjny identyfikator dzwoniącego. Filtrowanie połączeń pozwala pracownikom, którzy odbierają prywatne połączenia w pracy, przekierować połączenia na telefony komórkowe, podczas gdy inni, którzy są przekonani, że otrzymują połączenia telemarketingowe, mogą je po prostu rozłączyć.

Najlepsze narzędzia do sprawdzania połączeń VoIP dla małych firm można również skonfigurować tak, aby wyświetlały więcej niż tylko numer. Ta funkcja pozwoli również pracownikowi sprawdzić nazwisko dzwoniącego, a jeśli firma posiada system zarządzania relacjami z klientami (CRM), może również pobrać dane klientów na miejscu. Możesz sprawdzić ciekawe wskazówki dotyczące SMS-ów i krótkich kodów oraz jak identyfikować połączenia i wiadomości spamowe na https://shortcodes.org/.

PRZECZYTAJ TAKŻE: 5 KORZYŚCI Z POSIADANIA DOBRZE ZAPROJEKTOWANEGO LOGO BIZNESOWEGO

Wideokonferencje

Niektóre firmy regularnie korzystają z wideokonferencji, aby utrzymywać kontakt ze swoimi zdalnymi pracownikami, podczas gdy inne używają ich tylko w rzadkich przypadkach, aby zaplanować wirtualne spotkania z odległymi współpracownikami biznesowymi. Coraz większą popularnością wśród konsumentów cieszą się również rozmowy wideo. W zależności od danych demograficznych klientów niektóre firmy mogą odnieść korzyści z możliwości nawiązywania połączeń wideo ze swoimi klientami.

Większość rozmów z klientami i współpracownikami biznesowymi można przeprowadzić przez telefon, ale takie sprawy, jak negocjacje lub rozwiązywanie drażliwych kwestii, najlepiej przeprowadzać za pomocą wideokonferencji. Ponadto wideokonferencje umożliwiają pracownikom zdalnym lub osobom przebywającym poza biurem w interesach pełne uczestnictwo w najważniejszych spotkaniach, dzięki czemu nie muszą się martwić, czy coś ich ominie.

PRZECZYTAJ TAKŻE: JAK ROZPOCZĄĆ DZIAŁALNOŚĆ Z DRUKOWANIEM 3D

Konfigurowalna muzyka wstrzymania

Niewielu klientów lub klientów lubi być zawieszonych, ale czasami jest to konieczne. Dzisiejsi właściciele firm nie muszą wybierać między standardową muzyką w czasie oczekiwania, która jest tandetna i powtarzalna, a pozostawianiem klientów w całkowitej ciszy. Zamiast tego ci, którzy korzystają z systemów VoIP, mogą ustawić niestandardowe melodie, które odzwierciedlają unikalne osobowości ich firm lub zaspokajają to, co ich zdaniem klienci mogą chcieć usłyszeć.

To może wydawać się niewielkie, ale tak nie jest. Właściwa muzyka do trzymania poprawi wskaźniki zadowolenia klientów, ułatwiając przekształcenie przeciętnych klientów w lojalnych entuzjastów marki i zapobiegając potencjalnym katastrofom w obsłudze klienta. Ponadto większość dzwoniących będzie bardziej przyjazna w stosunku do recepcjonistek i pracowników oraz bardziej otwarta na ich oferty, jeśli nie spędzili ostatnich 15 minut słuchając typowej muzyki z windy.

PRZECZYTAJ TAKŻE: 7 KROKÓW DO STWORZENIA KOMUNIKATU PRASOWEGO, KTÓRY BĘDZIE PROMOWAŁ KOLEJNE PRZEDSIĘWZIĘCIE TWOJEJ FIRMY

Dolna linia

Sześć opisanych powyżej funkcji to tylko kilka z wielu dostępnych dla właścicieli małych firm, którzy przechodzą na systemy telefoniczne VoIP. Inne godne uwagi funkcje obejmują faksowanie elektroniczne, wybieranie numerów wewnętrznych, powtarzanie wybierania, funkcje zdalnego biura, sekwencyjne dzwonienie, wybieranie trójstronne, wyznaczanie tras i harmonogramów w oparciu o czas i wiele innych.

Problemem większości właścicieli małych firm nie jest podjęcie decyzji o instalacji systemu telefonicznego VoIP. Zmiana ma tak wiele zalet, że większość właścicieli firm uważa ją za łatwą decyzję. Wyzwanie pojawia się, gdy ci właściciele muszą ocenić swoje opcje.

Zapewnienie, że dostawca oferuje dostęp do wszystkich funkcji wymienionych powyżej i innych niezbędnych funkcji, takich jak blokowanie połączeń i wybieranie numerów wewnętrznych, jest pierwszym krokiem w kierunku wyboru znakomitego dostawcy. Właściciele firm nie powinni jednak na tym poprzestać. Powinni również szukać firmy, która oferuje wyjątkową obsługę klienta, konkurencyjne ceny, doskonałą reputację i rozwiązania dostosowane do potrzeb właścicieli małych firm, aby mogli pozostać przy tej samej usłudze telefonicznej VoIP, gdy ich firma się rozwija.