10 najlepszych programów do wirtualnych pokojów danych

Ważne pliki są koniecznością w każdej branży. Ludzie zapisują kluczowe szczegóły, łączą arkusze kalkulacyjne i tworzą pliki, które są integralną częścią struktury firmy. Wszystkie te dokumenty muszą być gdzieś przechowywane. Do niedawna firmy korzystały z fizycznych pokojów danych do przechowywania najważniejszych plików firmowych.

Dlaczego warto wybrać usługę wirtualnego pokoju danych?

Fizyczne pokoje danych nie są najbezpieczniejszym miejscem przechowywania dokumentów; ludzie często popełniają błędy. Podczas zarządzania bardzo wrażliwymi dokumentami taka sytuacja jest nieunikniona. Nie mówiąc już o dodatkowych kosztach związanych z wynajmem lokalu i zatrudnieniem personelu.

Dlatego wymyślono wirtualne pokoje danych. W połączeniu z najnowszymi osiągnięciami w zakresie bezpieczeństwa i szyfrowaniem na poziomie bankowym oprogramowanie do wirtualnego pokoju danych jest najlepszym możliwym wyborem do przechowywania dokumentów.

„Korzystanie z tego narzędzia ma zalety niezależnie od branży lub wielkości firmy. Tradycyjne programy do przechowywania i udostępniania plików mają ograniczone możliwości. Prognozy dotyczące tła i krytycznych potrzeb biznesowych sprawiają, że twórcy cyfrowych pokojów danych są najbardziej zaawansowani technologicznie”. – jak ilustruje Dataroom-providers.org w jednym z ostatnich wpisów na blogu.

Ale jakie główne cechy powinien mieć wirtualny pokój danych i jakich jest 10 najlepszych dostawców pokojów danych dostępnych na rynku?

10 rzeczy do rozważenia przed wyborem dostawcy wirtualnego pokoju danych

Polecane dla Ciebie: Jak sieci Peer-to-Peer Proxy zapewniają uczciwość dużych zbiorów danych?

1. Dla kogo będzie Virtual Data Room?

Zanim wybierzesz dostawcę wirtualnego pokoju danych, musisz zadać sobie pytanie, jakie rodzaje zastosowań oprogramowanie będzie miało dla Twojej firmy. Czy Twoi współpracownicy mają wystarczającą wiedzę technologiczną, aby korzystać z tego rodzaju technologii, czy też szkolenie ich będzie dodatkowym wydatkiem?

Przyjrzyj się swoim aktualnym potrzebom i spróbuj zadać sobie pytania dotyczące przestrzeni dyskowej, budżetu oraz osób, które będą mogły korzystać z nowego oprogramowania wprowadzonego w Twojej firmie.

2. Na co najbardziej nie możesz się doczekać?

Czy jest jakaś konkretna funkcja, którą chciałbyś mieć w wirtualnym pokoju danych, która znacznie uprzyjemniłaby życie w firmie? A może chcesz mieć mniej funkcji, bo nie chcesz przepłacać za produkt?

To wszystko są realne pytania, które powinieneś sobie zadać przed wyborem wirtualnego pokoju danych.

3. Czy problemem są pieniądze?

Zanim jeszcze zapoznasz się z ofertą branży, musisz spojrzeć na bilans i zadać sobie pytanie, czy w ogóle wystarczy pieniędzy, aby zastosować to dodatkowe oprogramowanie w swoich kontaktach biznesowych.

Cena wirtualnego pokoju danych różni się znacznie w zależności od dostawcy, więc powinno być możliwe znalezienie rozwiązania, które zarówno odpowiada Twoim potrzebom, jak i nie nadwyręża Twojego budżetu.

4. Bezpieczeństwo

Ponieważ przestrzeń jest przeznaczona do przechowywania najważniejszych plików Twojej firmy, powinna charakteryzować się niesamowitymi zabezpieczeniami. Przeczytaj o certyfikacji, którą posiada usługa i o dostępnych narzędziach do zarządzania bezpieczeństwem.

5. Zarządzanie uprawnieniami

Wbudowane funkcje bezpieczeństwa są ważne dla integralności wirtualnego pokoju danych, ale możliwość decydowania, czy można zezwolić komuś na dostęp do określonych plików, dodaje kolejną warstwę do ochrony wirtualnego pokoju danych. Nie tylko pomaga kontrolować, kto co widzi, ale także wspiera udostępnianie dokumentów podmiotom zewnętrznym.

6. Analityka

Ilość czasu spędzonego na pracy nad plikiem i wiele innych statystyk jest dostępnych w oprogramowaniu do wirtualnego pokoju danych. Dzięki temu, że znajduje się w całkowicie cyfrowym środowisku, możesz śledzić wszystkie małe wydarzenia, które dzieją się w przestrzeni.

7. Zobacz, co tam jest

Poszukaj trochę, znajdź to, co jest dla Ciebie dostępne, i skorzystaj z naszej listy, aby zobaczyć 10 najlepszych dostawców wirtualnych pokojów danych w tej branży. Przyjrzyj się ich opisom, przeczytaj ich funkcje i podejmij rozsądną decyzję dotyczącą liczby narzędzi, których faktycznie będziesz używać, oraz rodzaju stosowanych przez nie zabezpieczeń.

8. Spójrz na to, co mówią inni

Przejrzenie komentarzy na temat produktu i przeczytanie recenzji to tylko kolejny krok w procesie znalezienia wirtualnego pokoju danych, który zaspokoi wszystkie Twoje potrzeby. Niezwykle ważni są ludzie, którzy faktycznie używają produktu i przedstawiają swój punkt widzenia w tej sprawie. Ilustruje to rzeczywiste przypadki użycia produktu, którego możesz potrzebować.

9. Porozmawiaj bezpośrednio z dostawcą

Chociaż możesz odpowiedzieć na większość tych pytań poprzez własne badania, mogą istnieć takie, na które może odpowiedzieć tylko bezpośrednio dostawca. Aby dowiedzieć się, czy oferta jest zgodna z Twoim celem biznesowym, skontaktuj się z nimi bezpośrednio i porozmawiaj o ich rozwiązaniu. Doświadczysz wtedy jakości ich wsparcia i tego, jak traktują swoich potencjalnych klientów. Wiele można się dowiedzieć z prostej rozmowy telefonicznej.

10. Skorzystaj z bezpłatnej wersji próbnej

Prawie wszyscy dostawcy wirtualnych pokojów danych dają potencjalnym klientom bezpłatną wersję próbną. Oprócz przeczytania wszystkich dostępnych materiałów i rozmowy z obsługą klienta, możesz zyskać jeszcze więcej na samodzielnym wypróbowaniu produktu. Sprawdź, czy dostawca, do którego kierujesz swoją firmę, ma taką możliwość.

Może Cię zainteresować: Najlepsze praktyki dotyczące prywatności w Internecie: Jak chronić swoje dane cyfrowe?

10 najlepszych opcji oprogramowania do wirtualnego pokoju danych

Po udzieleniu odpowiedzi na te pytania i długim zastanowieniu się nad tym, czego oczekujesz od dostawcy wirtualnego pokoju danych, masz do wyboru wiele różnych rozwiązań programowych. Porównanie pokojów danych to coś, co musisz zrobić, zanim wybierzesz rozwiązanie pasujące do potrzeb Twojej firmy.

Aby ułatwić Ci życie, wybraliśmy 10 najlepszych dostawców wirtualnych pokojów danych do umieszczenia na naszej liście.

1. Ideały

Rozwiązanie do wirtualnych danych dostarczane przez iDeals jest skierowane do osób, które chcą zintegrować swój przepływ pracy ze środowiskiem wirtualnego pokoju danych. Korzystając z wielu narzędzi do zarządzania dostępnych dla klientów usługi, mogą oni nie tylko dostosowywać przestrzeń, ale także tworzyć szczegółowe raporty w przystępnym interfejsie oprogramowania.

2. Sypialnie

Wysoce konfigurowalny charakter tego wirtualnego pokoju danych znajduje odzwierciedlenie w jego cenach. Im mniej narzędzi potrzebujesz, tym mniej płacisz. Drooms z siedzibą w Niemczech zapewnia swoim użytkownikom wysokiej jakości narzędzie za rozsądną cenę. Jeśli modułowość jest ważna dla Twojej firmy, byłoby to idealne wirtualne pomieszczenie danych do rozważenia.

3. Linki wewnętrzne

Jeśli szukasz narzędzia wykorzystującego najnowszą technologię w przestrzeni wirtualnego data roomu, Intralinks jest miejscem, w którym je znajdziesz. Wykorzystując funkcje sztucznej inteligencji do wspomagania procesu zarządzania plikami, ten dostawca wirtualnych pokojów danych oferuje doskonałe wsparcie przy wszelkiego rodzaju transakcjach biznesowych. A dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji uzyskasz również wiele danych statystycznych, które inaczej byś przegapił.

4. Serwis danych

Transakcje o dowolnej złożoności można rozwiązać za pomocą produktu Datasite. Stworzony przez Merrill Corporation, łączy się ze wszystkimi innymi usługami oferowanymi przez firmę, takimi jak doradztwo, zarządzanie treścią i wszystkim, co może pomóc w prowadzeniu działalności biznesowej firmy.

5. Salon sprzedaży

Dealroom to jedno z droższych rozwiązań wirtualnego pokoju danych. Jednak ze względu na cenę klienci mogą korzystać z rozbudowanych narzędzi i zajmować się każdą częścią transakcji fuzji i przejęć. Twórcy tego wirtualnego pokoju danych przeprowadzą Cię przez cały proces od początku do końca, upewniając się, że wszystkie pliki są bezpieczne i dostępne tylko dla osób, które tego potrzebują.

6. Zdigitalizuj

Małe firmy mogą nie być w stanie opłacić planów wirtualnego pokoju danych w większych firmach. Ale mogliby sobie pozwolić na plan Digify. To rozwiązanie to podstawowy wirtualny pokój, który pomaga startupom, a mniejszym firmom zadbać o bezpieczeństwo plików. A jeśli istnieje potrzeba udostępnienia plików stronie trzeciej, jest to również możliwe.

7. Ansarada

Jeden z innych wirtualnych pokojów danych wykorzystuje już sztuczną inteligencję w swoim oprogramowaniu. Dzięki rozbudowanym narzędziom, od zarządzania plikami po tworzenie raportów, Ansarada jest w stanie stworzyć środowisko dla transakcji fuzji i przejęć. Ogromnym plusem tego rozwiązania jest przystępny interfejs. Dzięki temu nawet mniej obeznani użytkownicy tego rozwiązania mogą z niego korzystać.

8. Citrix

Citrix specjalizuje się we wspomaganiu już ustalonego przepływu pracy w firmie. Dzięki ich oprogramowaniu zarządzanie przepływem plików jest naprawdę łatwe. Możesz dodać niezbędny poziom bezpieczeństwa wymagany w transakcjach fuzji i przejęć.

9. Bezpieczne Dokumenty

Kolejny wirtualny pokój danych zorientowany na małą firmę i jednostkę z podstawową funkcjonalnością, ale za odpowiednią cenę. SecureDocs może zapewnić Ci podstawowe narzędzia do zawierania transakcji w bezpiecznej, ale także dostępnej przestrzeni. Przystępność cenowa jest ważnym czynnikiem na wczesnych etapach działalności i SecureDocs jest tego świadomy.

10. Firmex

Firma Firmex słynie ze stosowania specjalnych środków bezpieczeństwa w swoich usługach wirtualnego pokoju danych. Dzięki szczegółowemu podejściu zarówno do bezpieczeństwa, jak i potrzeb swoich klientów, stworzyli oprogramowanie, które jest w stanie zaspokoić nawet najbardziej wygórowane potrzeby biznesowe.

Może Cię również zainteresować: Ocena danych w badaniach: dokładność, precyzja i rodzaje błędów.

Wniosek

Wirtualne pokoje danych to narzędzia ułatwiające zarządzanie i organizowanie plików ważnych dla operacji biznesowych. W przeciwieństwie do starych, fizycznych data roomów, to wirtualne środowisko pozwala na znacznie większą elastyczność w zakresie cen oraz zwiększony współczynnik bezpieczeństwa i dostępności. Postępowanie zgodnie z naszą listą i sprawdzanie dostawców doprowadzi Cię do rozwiązania, którego potrzebuje Twoja firma.