6 wskazówek dotyczących lepszej kontroli kosztów w branży IT

Ponieważ większość sektorów nadal doświadcza zmian cyfrowych, sposób, w jaki firmy podchodzą do zarządzania kosztami, przechodzi radykalną zmianę. Firmy nie przedkładają już kosztów nad wszystko inne. Nowy rodzaj kontroli kosztów to strategia hybrydowa kładąca nacisk na zarządzanie kosztami i wzrost.

Podczas gdy większość organizacji nie znosi przekraczania budżetu, sama redukcja kosztów już nie wystarcza. Jeśli organizacje chcą maksymalizować przychody, poprawiać budżety i zapewniać długoterminową stabilność finansową, muszą zamiast tego nadać priorytet kontekstowi.

Kontrola kosztów to szacowanie wydatków na planowanie i korygowanie budżetu. Wszystkie koszty muszą być śledzone, a firmy muszą zarządzać wydatkami, aby uwzględnić zmiany i precyzyjne prognozy kosztów.

Firmy muszą utrzymywać odpowiednie metody kontroli kosztów. Porozmawiajmy o kontroli kosztów i jej licznych składnikach.

Co to jest kontrola kosztów?

Cost Control to minimalizacja wydatków firmy poprzez zarządzanie i analizę danych finansowych. Firmy mogą opracowywać bardziej precyzyjne i oparte na faktach szacunki, zbierając skonsolidowane wydatki, identyfikując obszary, w których mogą zminimalizować koszty, i wskazując przekroczenia wydatków.

Poprawa interakcji z dostawcami może przynieść Twojej organizacji znaczne oszczędności. Nic więc dziwnego, że te dwa cele zazwyczaj idą w parze, aby utrzymać kontrolę kosztów. Uproszczenie renegocjacji umów blokujących ceny to jedna strategia, nawiązywanie długoterminowych relacji z dostawcami i konsumentami to inna strategia, a tworzenie wzajemnie korzystnej współpracy to jeszcze inna.

Ostatecznie celem kontroli kosztów jest zapewnienie Twojej firmie solidnej struktury zaprojektowanej w celu poprawy widoczności i utrzymania kontroli nad wydatkami.

Polecane dla Ciebie: Jak wykorzystać SEO do zwiększenia świadomości marki firmy?

Dlaczego kontrola kosztów jest ważna?

Firmy mogą podzielić harmonogramy projektów na komponenty i fazy. Większość kierowników projektów rozdziela całkowity budżet na każdy element w oparciu o jego wymagania. Wysiłki mające na celu kontrolę kosztów przynoszą następujące korzyści:

• Gdy wydatki nadmiernie rosną, monitoruj postępy i KPI (kluczowe wskaźniki wydajności) oraz wdrażaj działania naprawcze.
• Utrzymanie przewidywanych marż zysku.
• Ustal jasne oczekiwania i unikaj rozszerzania zakresu.
• Osiągnij otwartość wobec kierownictwa, wyborców i klientów.
• Generuj przydatne wskaźniki do przyszłego zarządzania projektami.

Dokonywanie ważnych wyborów, takich jak kogo zatrudnić, co zbudować i ile czasu poświęcić na każdy aspekt projektu, jest niemożliwe bez solidnego planu finansowego. Dobrze utrzymany budżet, zgodny z zasadami biznesowymi organizacji, wskazuje, w jakim kierunku zmierza projekt i gdzie się zakończy. W tym przypadku wydajność projektu jest ściśle związana z jego budżetowaniem.

Rozróżnienia między kontrolą kosztów a redukcją kosztów są następujące:

Kontrola kosztów odnosi się do utrzymywania wydatków w ustalonych granicach. Redukcja kosztów to proces obniżania kosztów jednostkowych poprzez zastosowanie innowacyjnych technik wytwarzania, które nie pogarszają jakości produktu.

W przeciwieństwie do redukcji kosztów, kontrola kosztów nie uczestniczy w standardowym utrzymaniu jakości.

6 wskazówek dla lepszej kontroli kosztów w branży IT

Należy zawsze pamiętać o cięciu wydatków, które nie są wymagane. Jednak głównym celem wielu CIO jest i powinno być zapewnienie firmie przewagi konkurencyjnej w zakresie technologii. Poniżej przedstawiono sześć różnych podejść do obniżania kosztów w branży IT. Umożliwia to departamentom dystrybucję większej części ich budżetów na zakup innowacyjnych technologii, które pomagają firmom się rozwijać.

1. Zmniejsz koszty licencjonowania oprogramowania

Według sondażu przeprowadzonego przez Computer Weekly, 50% decydentów IT w firmach czuło się zmuszonych do przyjęcia podejścia chmurowego zaproponowanego przez dostawcę. Konieczne jest ponowne postrzeganie tych interakcji transakcyjnych jako partnerstwa, aby iść naprzód. Rozważ użycie rozwiązania do zarządzania zasobami oprogramowania (SAM) w celu obniżenia kosztów, jeśli dostawca nie zezwala na takie partnerstwo. Musisz kontynuować współpracę z dostawcą, ponieważ zapewnia on produkt najlepiej odpowiadający Twoim wymaganiom.

Jochen Hagenlocher z Novartis zauważył w 2017 roku na konferencji zorganizowanej przez ITAM Review, że „90% audytów można uniknąć dzięki inteligentnym kontraktom, zarządzaniu relacjami lub wcześniejszym zakupom”.

Zachęcił korporacyjnych CIO IT do zwalczania wszelkich prób uruchomienia tych skryptów, ponieważ stanowią one zagrożenie dla bezpieczeństwa i mogą zaszkodzić delikatnemu sprzętowi IT przedsiębiorstwa. Dostawcy oprogramowania czasami próbują uruchomić swoje pisma w sieciach swoich klientów, aby wykryć nadużycie oprogramowania.

Ponadto zasugerował zwrócenie się do dostawców oprogramowania z żądaniem podpisania umowy o nieograniczonej odpowiedzialności. Wymagałoby to od nich poniesienia całkowitej odpowiedzialności za wszelkie szkody, jakie mogą spowodować ich skrypty. Zmniejszając całkowitą liczbę używanych licencji, można zaoszczędzić pieniądze na kosztach utrzymania.

Silne umiejętności zarządzania licencjami na oprogramowanie to jedna z najdoskonalszych metod, dzięki którym firma może zminimalizować wydatki na zmarnowane oprogramowanie i kary prawne, których można uniknąć. To jeden z najbardziej akceptowalnych sposobów. Zarządzanie zasobami oprogramowania (SAM) obejmuje termin „zarządzanie licencjami na oprogramowanie”, zwany także „SLM”.

Obejmuje maksymalizację, rejestrowanie i zarządzanie całkowitymi kosztami technologii informacyjnej. Przeczytaj więcej na Zluri, aby lepiej zrozumieć SLM. Wszystkie licencje na oprogramowanie organizacji są monitorowane i utrzymywane za pomocą systemu zarządzania licencjami na oprogramowanie (SLM).

Może Ci się spodobać: Kompletny przewodnik po migracji danych do chmury dla firm.

2. Zmniejsz złożoność przechowywania

Dla firm może być wygodnie współpracować tylko z jednym dostawcą dla wszystkich ich potrzeb. Ale takie postępowanie często powoduje wzrost kosztów dla firmy. Zamiast tego, aby obniżyć koszty i ulepszyć korporacyjny plan IT, wiele firm współpracuje z wieloma różnymi dostawcami na różnych innych platformach. Firmy mogą również wybrać produkt, który zapewnia optymalną wydajność dla każdego celu, łącząc bazę swoich dostawców.

Zdecydowana większość dzisiejszych biznesowych organizacji IT korzysta z połączenia pamięci masowej w chmurze publicznej i prywatnej oraz konwencjonalnych metod przechowywania. Złożoność wynikająca z zarządzania szeroką gamą towarów i systemów może prowadzić do znacznych obciążeń finansowych. Jednym ze sposobów rozwiązania tego problemu jest wykorzystanie silnika metadanych do łączenia różnych systemów pamięci masowej. Może to również prowadzić do znacznych oszczędności kosztów.

Dzięki wirtualizacji mechanizm metadanych izoluje ścieżkę danych od ścieżki metadanych. Dzięki temu możliwe jest podłączenie kilku rodzajów pamięci masowej do jednej globalnej przestrzeni nazw. Wiąże się to z włączeniem pamięci masowej w chmurze jako dodatkowej warstwy przechowywania danych. Dzięki temu biznesowe zespoły IT mogą przypisywać dane cele, ustalając kryteria wydajności i zachowania danych, jak stwierdził David Flynn, Chief Technology Officer of Primary Data.

Pozwala również ocenić, czy cele te są osiągane, i stanowi alternatywę dla automatycznego przesyłania danych w celu zachowania zgodności. Obejmuje to warstwowanie danych na wielu urządzeniach pamięci masowej w celu spełnienia kryteriów wydajności, kosztów lub niezawodności.

3. Wirtualizuj bazy danych

Współdzielenie zasobów fizycznych to jeden ze sposobów na obniżenie kosztów i poprawę wydajności IT w biznesie, a wirtualizacja baz danych to jeden ze sposobów wykorzystania tej możliwości. Oprócz tego istnieje możliwość, że może to zwiększyć elastyczność i produktywność.

Na przykład programiści mogą zapisać obraz bazy danych, zainicjować cykl testowy, zidentyfikować i naprawić problemy, a następnie powrócić do pierwotnego obrazu bazy danych w celu przeprowadzenia dodatkowych testów. Aby rozpocząć, należy wirtualizować swoje bazy danych przy mniejszym zagrożeniu, takie jak rozwojowe i produkcyjne bazy danych LDAP. Stamtąd będziesz obsługiwać zwirtualizowane bazy danych, które mogą wydawać się bardziej skomplikowane. Mimo to elastyczność i poprawa produktywności, które zapewnia, pomagają w redukcji kosztów i przewyższają wszelkie wady w wielu firmach zajmujących się technologią informatyczną dla przedsiębiorstw.

4. Kontroluj koszty chmury

Według corocznej ankiety RightScale State of the Cloud firmy wyrzucają około 35% kapitału, który wydają na usługi w chmurze. Co powoduje, że tak się dzieje? Użytkownicy zaczną obracać zasoby, ale potem o nich zapomną. Do tego dochodzi brak widoczności. Działy często kategoryzują chmurę i nikt nie śledzi ogólnej kwoty wydanej na chmurę.

Ponadto instancjom chmurowym dostarczana jest nadmierna ilość zasobów. RightScale informuje, że 39% całkowitego kosztu instancji dotyczy maszyn wirtualnych (VM) działających z mniej niż 40% pojemności procesora i pamięci.

Narzędzie do zarządzania kosztami w chmurze jest opcją dla Twojej firmy, jeśli nie ma wystarczającego wglądu w kwotę pieniędzy wydawanych na usługi w chmurze.

5. Zmniejsz wydatki, korzystając z usług zarządzanych

Uzyskanie pomocy dostawcy usług zarządzanych (MSP) może czasami być korzystne dla firm pod względem oszczędności kosztów.

Jest to szczególnie prawdziwe, gdy dział IT firmy nie posiada wyspecjalizowanej siły roboczej wymaganej w określonych obszarach, takich jak administracja siecią. Korzystanie z usług MSP jest również opłacalnym rozwiązaniem dla firm, które nie mają wystarczającej ilości pracy, aby uzasadnić zatrudnienie profesjonalisty do jej obsługi w niepełnym wymiarze godzin.

Zgodnie z corocznym raportem Trends in Managed Services sporządzonym przez CompTIA, głównym czynnikiem motywującym do współpracy z MSP dla 56% organizacji zatrudniających 100 lub więcej pracowników i 47% firm zatrudniających mniej niż 100 pracowników jest zwiększenie wydajności i niezawodności.

Może Cię również zainteresować: Firmowe zapory ogniowe: czy to naprawdę dobry pomysł?

6. Zbuduj go we właściwy sposób od samego początku

Pomysł, że powinieneś DRIFT (Zrób to dobrze za pierwszym razem) może wydawać się prosty. Ale aby była naprawdę skuteczna, musi być zakorzeniona w kulturze Twojej firmy. Zrobienie tego dobrze za pierwszym razem może być o wiele trudniejsze niż kiedykolwiek w dzisiejszych czasach, kiedy wszyscy oczekują, że wszystko zostało zrobione wczoraj. Wydaje się, że przyspieszenie projektu może zaoszczędzić pieniądze w krótkim okresie. Ale na dłuższą metę prowadzi to firmy do strat finansowych.

Jeśli chodzi o kodowanie lub programowanie, zachęcanie do korzystania ze skrótów zamiast stosowania standardowych praktyk, takich jak testowanie przez użytkownika i przegląd kodu, może w przyszłości prowadzić do kosztownych trudności, gdy kluczowa aplikacja biznesowa ulegnie awarii. Typowy koszt przestoju w organizacji średniej wielkości to ponad 5600 USD za minutę. Sytuacja będzie się pogarszać, ponieważ coraz więcej obiektów zostanie podłączonych do Internetu (IoT).

Wykonywanie zadań zgodnie z najlepszymi praktykami nie tylko zatrzymuje przestoje, ale także zmniejsza dług technologiczny i uwalnia czas programistów, aby mogli skoncentrować się na inicjatywach, które pozwolą zaoszczędzić pieniądze i przyniosą większe dochody.

 Ten artykuł został napisany przez Fatemę Aliasgar. Fatema jest pisarką i redaktorką z Bombaju w Indiach. Ma 7 lat doświadczenia w pisaniu blogów i artykułów. W wolnym czasie lubi czytać literaturę faktu i grać z dziećmi w gry planszowe.