Znaczenie kompleksowej struktury systemu zarządzania zgodnością

System zarządzania zgodnością gwarantuje, że Twoja organizacja przestrzega wewnętrznych standardów i zewnętrznych przepisów. Pomaga zminimalizować ryzyko braku zgodności, a na dłuższą metę może nawet zaoszczędzić pieniądze Twojej firmy.

Kompleksowa struktura systemu zarządzania zgodnością, zaprojektowana zgodnie z wytycznymi doradcy ds. usług zgodności z cyberbezpieczeństwem, może pomóc Twojej organizacji w zabezpieczeniu danych klientów przez cały rok. Oto kilka najważniejszych kroków do stworzenia takiego systemu:

Ocena ryzyka

Wraz z mnożeniem się globalnych przepisów i rosnącymi oczekiwaniami interesariuszy organizacje stają w obliczu większego niż kiedykolwiek ryzyka związanego ze zgodnością. Dlatego muszą mieć kompleksową strukturę systemu zarządzania zgodnością, która koncentruje się na kompleksowym zarządzaniu ESG, cybernetyką, ryzykiem stron trzecich i innymi rodzajami ryzyka.

Oceny ryzyka są punktem wyjścia do działań ograniczających ryzyko i powinny koncentrować się na znalezieniu możliwych zagrożeń, które mogą mieć wpływ na aktywa korporacyjne. Aby to zrobić, ważne jest, aby identyfikować i oceniać pojawiające się zagrożenia. Należą do nich systemy informatyczne, infrastruktura fizyczna, operacje biznesowe i reputacja firmy.

Ocena ryzyka powinna również uwzględniać, ile czasu lub pieniędzy firma może stracić, jeśli dopuści się do urzeczywistnienia zidentyfikowanych zagrożeń. Ta metryka pomaga określić, czy ryzyko jest znaczące, czy nie. Instytucje z solidnym CMS zazwyczaj regularnie przeprowadzają kompleksowe oceny ryzyka, a częstotliwość tych ocen wzrasta wraz ze wzrostem złożoności i wielkości instytucji. Wyniki tych ocen są wykorzystywane do planowania i monitorowania operacyjnego. Proces oceny ryzyka powinien być ciągłym, dynamicznym wysiłkiem angażującym Zarząd, kierownictwo wyższego szczebla i audyt wewnętrzny.

Monitorowanie

W miarę jak środowisko ryzyka staje się coraz bardziej złożone, a dyrektywy dotyczące zgodności stają się coraz bardziej wymagające, firmy zdają sobie sprawę, że do spełnienia rosnących wymagań regulacyjnych konieczne będzie więcej niż wcześniejsze operacje zarządzania zgodnością. Podczas gdy wiele firm spieszy się z przyjęciem nowych technologii i przekształceniem swoich wewnętrznych struktur, holistyczne podejście do zarządzania ryzykiem jest konieczne, aby zapewnić sukces.

Istotnym elementem każdego skutecznego systemu zarządzania zgodnością jest proces monitorowania. Jest to funkcja, która weryfikuje, czy organizacja przestrzega wszystkich wewnętrznych i zewnętrznych regulacji. Solidny program monitorowania sam zidentyfikuje i usunie niedociągnięcia oraz zostanie zaprojektowany w celu zapewnienia zgodności ze wszystkimi odpowiednimi normami.

Firmy, które zbierają, przetwarzają, przesyłają lub przechowują dane kart kredytowych, muszą przestrzegać innych standardów branżowych, aby zminimalizować ryzyko naruszenia bezpieczeństwa, które może skutkować wysokimi grzywnami ze strony banków lub podmiotów przetwarzających płatności. W takich przypadkach niezwykle ważne jest, aby wszyscy pracownicy organizacji byli w pełni zdolni, wykwalifikowani i odpowiednio zmotywowani do zarządzania tymi zagrożeniami i ich ograniczania. Ponadto personel wyższego szczebla ds. zgodności powinien otrzymać odpowiednie uprawnienia i niezależność od kierowników linii biznesowych, aby skutecznie wykonywać swoje funkcje.

Raportowanie

Bycie na bieżąco ze zmianami regulacyjnymi może wymagać czasu i wysiłku. System, który umożliwia usprawnienie procesów zgodności i zintegrowanie ich z operacjami biznesowymi, może pomóc zmniejszyć to obciążenie. Kompleksowe narzędzie GRC może również pomóc w tworzeniu automatycznych raportów i alertów, które ułatwiają monitorowanie.

Upewnij się, że masz system komunikacji z pracownikami i zachęcaj do regularnej komunikacji dwukierunkowej. Obejmuje to zapewnienie pracownikom mechanizmu zgłaszania problemów ze zgodnością, nieetycznego zachowania lub oszustwa bez obawy przed odwetem. Im lepiej twoi pracownicy rozumieją znaczenie zarządzania zgodnością, tym bardziej będą zaangażowani.

Inwestycja w kompleksowy system zarządzania zgodnością pomaga pozostać po właściwej stronie organów regulacyjnych, mieć stabilne działy finansowe i budować solidną reputację firmy. Ponadto nieprzestrzeganie przepisów może skutkować wysokimi grzywnami, karami i opłatami prawnymi. Unikaj tych kosztów dzięki systemowi, który monitoruje i śledzi poziomy ryzyka, stan zgodności i zagrożenia. W ten sposób zawsze będziesz gotowy na badanie lub przegląd celu.

Szkolenie

Każda organizacja musi posiadać kompleksowy system zarządzania zgodnością. Kompletna struktura pomaga zapewnić, że przestrzegane są zasady i że firma nie jest narażona na ryzyko naruszenia danych lub innych naruszeń. Jest to szczególnie prawdziwe, ponieważ fala cyfrowa niesie ze sobą nowe zagrożenia, którymi należy się zająć i które należy uwzględnić.

Aby firma miała skuteczny system zarządzania zgodnością, powinien on obejmować przywództwo z różnych działów i obszarów firmy. Następnie ci przywódcy powinni zapewnić, że polityka jest wdrażana i egzekwowana. Obejmuje to szkolenie, które wykracza poza wymagania zasad i zapewnia, że ​​zespół jest na bieżąco z wszelkimi zmianami zasad.

Standardy zgodności z przepisami stają się coraz bardziej złożone i surowe. Nieprzestrzeganie może prowadzić do kar prawnych, strat finansowych i nadszarpnięcia reputacji. Kompleksowe systemy zgodności zapewniają, że firma jest zawsze na bieżąco ze standardami branżowymi i może rozwiązywać potencjalne problemy, zanim staną się one pełnowymiarowymi zagrożeniami.

naprawa

Kompleksowe ramy systemu zarządzania zgodnością obejmują element naprawczy w celu korygowania naruszeń i słabych punktów zidentyfikowanych podczas monitorowania i audytów. Solidny CMS zachęci pracowników do dwukierunkowej komunikacji, umożliwiając im zgłaszanie pytań lub wątpliwości bez obawy o odwet.

Pomaga to zapobiegać „mentalności silosu”, w której określone działy nie komunikują się skutecznie lub nie przestrzegają protokołu zgłaszania problemów, co może przyczynić się do naruszeń i ryzyka regulacyjnego. Dobry CMS będzie również monitorował skargi konsumentów w celu zidentyfikowania problemów związanych z potencjalną szkodą dla konsumentów lub innymi niedociągnięciami lub naruszeniami zarządzania ryzykiem zgodności, a następnie podejmie odpowiednie działania zaradcze.

Skuteczne zarządzanie wieloma zgodnościami z przepisami oraz zasadami i procedurami korporacyjnymi w skoordynowany sposób stanowi wyzwanie dla organizacji. Scentralizowane, zautomatyzowane rozwiązanie do zarządzania zgodnością incydentów może stanowić jeden punkt odniesienia do monitorowania i śledzenia incydentów w całej organizacji. Zapewnia to bardziej holistyczne spojrzenie na zgodność Twojego przedsiębiorstwa, eliminując silniejsze procesy i ułatwiając zarządowi wykazanie zgodności z przepisami i standardami niezawodności. Może to pomóc uniknąć kosztownych kar i działań prawnych.