Zrób więcej za mniej dzięki usprawnieniu stosu technologii

Widzimy powtarzający się problem w obecnej przestrzeni biznesowej: nadęte stosy technologii biznesowych. W dzisiejszych niepewnych ekonomicznie czasach firmy korzystają z wielu aplikacji i oprogramowania, aby lepiej kontrolować swoje operacje i wyniki. Jest jednak problem wynikający z takiego zachowania: pracownicy spędzają więcej czasu na wyszukiwaniu informacji, plików i technologii potrzebnych do określonych zadań niż na pracy. Oprócz tego, że jest nieefektywne pod względem czasu i zasobów, rodzi to problemy: silosowanie danych, niejasne przypisanie i zmęczenie pracowników.

Jeśli brzmi to dziwnie znajomo, jest jedna strategia, którą możesz rozważyć: uproszczenie stosu technologii. Choć może to zabrzmieć nieintuicyjnie, może to wygenerować wyższą produktywność i efektywność zespołu.

Skąd więc wiesz, że nadszedł czas, aby uprościć swoje operacje, przyjmując wszechstronne narzędzie w swojej firmie? Mamy kilka spostrzeżeń na ten temat, które mogą pomóc w podjęciu decyzji i opracowaniu skutecznego planu działania.

Najważniejsze oznaki, że potrzebujesz aktualizacji oprogramowania

Problem polega na tym, że żadne oprogramowanie nie jest idealne. W większości przypadków do uzupełnienia posiadanych funkcji oprogramowania potrzebne są inne narzędzia. Jednak długotrwałe problemy techniczne mogą mieć negatywny wpływ na wydajność i koszty. To powiedziawszy, sprawdź te znaki, aby ocenić, czy masz nieefektywny stos technologii.

• Oprogramowanie z nakładającymi się funkcjami.
• Wyciszonych danych, które utrudniają dostarczanie wielokanałowej obsługi klienta, którą chcesz zapewnić.
• Problemy z integracją, takie jak powtarzające się błędy lub ciągłe naprawianie nowych błędów.
• Problemy ze skalowaniem.
• Naruszenia danych lub zagrożenia bezpieczeństwa.
• Niskie morale zespołu ze względu na dużą liczbę narzędzi i oprogramowania, których muszą rutynowo używać.

A ponieważ to, co może działać u konkurencji, może nie działać u Ciebie, naprawienie wszystkich powyższych problemów może być zniechęcające. Oto kroki, które należy wykonać, aby zrobić więcej przy mniejszej ilości oprogramowania.

Zidentyfikuj swoje problemy techniczne

Zamawianie wersji demonstracyjnych dla różnych programów może wyglądać na dobry pomysł, ale nie powiedzie się, jeśli nie będziesz świadomy ograniczeń i potrzeb swojego oprogramowania.

Zacznij od utworzenia spisu wszystkich technologii, których obecnie używasz w swojej organizacji. Najlepszym miejscem do rozpoczęcia identyfikowania ograniczeń i potrzeb oprogramowania jest sprawdzenie, czy dwa lub więcej narzędzi z funkcjami się pokrywa.

• Czy powielasz procesy w co najmniej dwóch narzędziach?
• Jak radzisz sobie z danymi generowanymi przez Twoje narzędzia?
• Czy wykorzystujesz w pełni potencjał każdego elementu technologii, czy też mógłbyś z niego zrezygnować, aby obniżyć koszty?
• Czy widzisz korzyści reklamowane przez każde narzędzie?

Aby odpowiedzieć na wszystkie te pytania, należy przeprowadzić szczere dyskusje i wywiady z wewnętrznymi interesariuszami we wszystkich działach. Oto kilka pomocnych pytań, które należy zadać podczas procesu, oprócz tych wymienionych powyżej:

• Czy stos technologii, który posiadasz, negatywnie wpłynął na ich codzienną rutynę?
• Ile czasu spędza się na zbieraniu i czyszczeniu danych zamiast na proaktywnym ich wykorzystywaniu?
• Wyzwania indywidualne i działowe można rozwiązać, eliminując element techniczny i przyjmując inny.

Dopasuj każde narzędzie do celu

W obecnym środowisku biznesowym firmy postrzegają wszystkie pojawiające się technologie jako całkiem błyszczące obiekty, które należy przyjąć. Ale to zachęca do nadmiernych wydatków na oprogramowanie, a nowe narzędzie może nawet nie mieć funkcji, których potrzebujesz na koniec dnia. Lub, co gorsza, może mieć funkcje, które w większości pokrywają się z twoim obecnym oprogramowaniem. Przyjrzyj się celom i celom swojej firmy, aby upewnić się, że skutecznie usprawniłeś stos technologii. Czy próbujesz przyciągnąć więcej potencjalnych klientów, aby je pielęgnować, czy generowanie większej sprzedaży jest najwyższym priorytetem? Następnie spróbuj znaleźć narzędzie, które może spełnić większość z tych celów. Im mniej technologii potrzebujesz do zorganizowania operacji wewnętrznych, tym większy sukces odniesie Twoja firma.

Wszystko kręci się wokół danych

Może to zabrzmieć banalnie, ale Twoje dane to największy kapitał Twojej firmy. Aby zapewnić współpracę między działami i wdrażanie oprogramowania, należy również upewnić się, że dane są pomyślnie gromadzone, dokładne i widoczne we wszystkich działach w ramach tego samego interfejsu. Potrzebne jest więc oprogramowanie, które integruje dane z różnych narzędzi specyficznych dla działów. W dłuższej perspektywie pomoże to zapewnić, że wszyscy pracownicy mają takie samo podejście do klienta, a co ważniejsze, że potrzeby i oczekiwania klientów zostaną pomyślnie spełnione dzięki technologii, z której korzystasz.

Zidentyfikuj oprogramowanie, które prawidłowo traktuje Twoje dane i wzbogacaj je o informacje zewnętrzne, aby uzyskać pełny obraz Twoich klientów. Oto kilka przydatnych pytań podczas rozmów z różnymi dostawcami:

• W jaki sposób dane klientów są gromadzone i zarządzane?
• Jak wygląda proces zgłaszania anomalii danych?
• Jak obsługiwane są dane pochodzące z innego oprogramowania wewnętrznego?
• Czy jest zintegrowany z podstawowymi systemami?
• Czy narzędzie jest zgodne z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa danych?
• Czy platforma posiada wszystkie niezbędne certyfikaty bezpieczeństwa danych?

Sprawy adopcyjne

Po zidentyfikowaniu idealnego dostawcy i narzędzia należy zaplanować strategię wdrożenia i wdrożenia. W tym miejscu dyskutuje się o jakości dostawcy. Wdrażanie i wdrażanie oprogramowania zależy od gotowości dostawcy do zakasania rękawów i zaangażowania się. Współpraca z odpowiednim dostawcą pomoże również Twoim zespołom zebrać entuzjazm niezbędny do przeprowadzenia znaczącej zmiany.

• Przeczytaj poniżej, aby poznać kilka sposobów zapewnienia bezstresowego procesu wdrażania i wdrażania:
• Porozmawiaj ze swoimi dostawcami, czy oferują usługi konsultingowe przed i po wdrożeniu.
• Dowiedz się, jaki jest konkretny proces wdrażania.
• Identyfikuj dostawców z solidnymi programami wdrażania i zasobami, takimi jak bazy wiedzy.
• Zautomatyzuj jak najwięcej procesów, aby zwiększyć wskaźniki adopcji.
• Ustal wewnętrzne wskaźniki sukcesu i protokoły śledzenia, aby ocenić proces wdrażania i wdrażania.

Monitoruj wyniki i dostosuj strategię

Po zakończeniu fazy wdrożenia należy monitorować przebieg procesu wdrażania. Idealnie byłoby zacząć od stopniowego wdrażania w zespołach jednego narzędzia na raz, aby uniknąć zmęczenia oprogramowania. W razie potrzeby przeprowadź szkolenie, a gdy już to zrobisz, możesz zacząć przyglądać się swoim KPI. Porównaj wydajność każdego narzędzia ze wstępnie zdefiniowanymi wskaźnikami KPI i oceń swój sukces.

Wiele firm jest zaskoczonych, gdy dowiadują się, że mogą osiągnąć lepsze wyniki, jeśli zidentyfikują jedno rozwiązanie programowe, które działa na poziomie wielu działów. Jednak po obniżeniu kosztów i czasu poświęcanego na powielanie oprogramowania i funkcji można od razu zauważyć wzrost produktywności, zadowolenia klientów i wyższe wskaźniki sukcesu klientów.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak zrobić więcej za mniej? Pobierz nasz Przewodnik dla kupujących CRM 2023 i przekonaj się sam!