8 sposobów usprawnienia procesu płacowego

Proces płacowy może być wyzwaniem dla każdej firmy i łatwo ugrzęznąć w administracyjnej stronie rzeczy. Każdy właściciel firmy wie, jak ważne jest upewnienie się, że płaci pracownikom prawidłowo i na czas. Ale przy tak wielu różnych przepisach, wymogach związanych z formalnościami i implikacjami podatkowymi nic dziwnego, dlaczego proces płacowy może stać się tak uciążliwy.

Bycie na bieżąco z tymi przepisami i zmianami może oznaczać dużo dodatkowej pracy dla zespołu płacowego. Kluczem do zapewnienia sprawnego procesu płacowego dla Twojej firmy lub firmy jest poprawa efektywności na każdym poziomie. Oto osiem sposobów, aby upewnić się, że lista płac działa w najlepszy sposób dla potrzeb Twojej firmy.

1. Kontroluj swoje koszty

Płace to jeden z najdroższych aspektów prowadzenia firmy. Kontrolowanie tych kosztów przy jednoczesnym zapewnieniu, że wypłaty pracowników są zawsze wypłacane na czas, może być trudne, ale istnieje wiele sposobów na zmniejszenie wydatków na przetwarzanie listy płac. Właściciele firm, którzy efektywniej zarządzają listą płac, często dostrzegają znaczne oszczędności w czasie. Na początek przeanalizuj koszty przypadające na pracownika i dział, aby zidentyfikować obszary, w których koszty nie są równo dzielone.

Prowadź dokładny arkusz kalkulacyjny zawierający wszystkie wydatki na wynagrodzenia, w tym świadczenia i premie dla każdego pracownika, aby określić, ile wydajesz na każdą przepracowaną godzinę. Wykorzystaj dane zebrane w analizie kosztów, aby stworzyć plan, który pomoże utrzymać kontrolę nad przyszłymi opłatami za przetwarzanie listy płac, przy jednoczesnym utrzymaniu poziomu produktywności wśród pracowników dotrzymujących terminów. Dowiedz się również, za co płacisz w swoim systemie przetwarzania listy płac i ile to kosztuje za transakcję.

Wybierz najlepsze oprogramowanie płacowe z przejrzystymi opłatami, abyś dokładnie wiedział, na co przeznaczany jest każdy dolar. Jeśli na Twoich fakturach są jakieś ukryte lub niejasne opłaty, natychmiast skontaktuj się ze swoim dostawcą, ponieważ może to świadczyć o niedoświadczonej lub nieuczciwej usłudze płacowej. Upewnij się, że rozumiesz strukturę kosztów przed podpisaniem jakiejkolwiek umowy i poproś o wyjaśnienia, jeśli to konieczne, aby upewnić się, że później nie będzie żadnych niespodziewanych rachunków.

Polecane dla Ciebie: Jak firmy wykorzystują Business Intelligence do optymalizacji swoich procesów?

2. Usprawnienie procesu pozyskiwania danych

Upewnienie się, że wszyscy mają dostęp do wszystkich swoich danych, ułatwia im podejmowanie działań i wprowadzanie zmian. Jeśli korzystasz z arkuszy kalkulacyjnych, rozważ utworzenie kopii wzorcowej, którą udostępnisz swojemu zespołowi. W ten sposób mogą dodawać nowe informacje i edytować istniejące dane bez aktualizowania wielu plików lub wysyłania wiadomości e-mail tam iz powrotem. Stwórz harmonogram obsługi działań płacowych, aby mieć pewność, że Twój zespół przestrzega tego samego procesu za każdym razem, gdy musi zaktualizować dane lub wprowadzić zmiany.

Na przykład stwórz standardowe procedury operacyjne (SOP) dotyczące częstotliwości przeglądania akt z pracownikami, przeprowadzania audytów stawek płac itp., aby każdy znał swoje obowiązki na każdym etapie procesu. Wybierz opcję automatycznego zbierania danych, aby usprawnić listę płac i uniknąć błędów, które mogą wystąpić przy ręcznym przetwarzaniu lub arkuszach kalkulacyjnych. Dzięki poprawnym danym płacowym możesz śledzić i aktualizować takie rzeczy, jak przepracowany czas, stawki płac oparte na stanowiskach lub poziomach doświadczenia, podwyżki dla pracowników, którzy pracują w Twojej firmie od dłuższego czasu itp.

3. Dowiedz się, czego naprawdę potrzebują inne działy

Jednym z największych błędów popełnianych przez firmy, gdy próbują usprawnić proces płacowy, jest brak konsultacji z innymi działami, zwłaszcza z księgowością. Jeśli Twoje działy biznesowe nie mają dostępu do tego, czego potrzebują w dowolnym momencie, nigdy nie możesz oczekiwać, że proces płacowy przebiegnie bez żadnych problemów. Dowiedz się, czego naprawdę potrzebują inne działy, i postaraj się szybko dostarczyć im potrzebne informacje.

Na przykład, jeśli masz prosty model biznesowy, w którym dział księgowości musi znać tylko całkowitą liczbę godzin przepracowanych przez każdego pracownika, nie ma potrzeby tworzenia wpisu w dzienniku księgowym. Jeśli jednak istnieją pewne zapisy związane z listą płac, których należy dokonać, aby prawidłowo złożyć sprawozdanie finansowe i podatki Twojej firmy, upewnij się, że są one dokonywane w księgowości. Dostarczając każdemu działowi potrzebnych informacji, możesz usprawnić proces płacowy.

4. Bardziej efektywnie zarządzaj automatyczną rejestracją listy płac

Rejestrowanie pracowników na liście płac ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że ​​ich wypłaty są dostarczane na czas i we właściwej wysokości. Jednak gdy pracodawcy mają dużą liczbę pracowników do zarejestrowania listy płac, wykonanie tego zadania może zająć kilka godzin. To nieefektywne wykorzystanie cennych zasobów firmy stwarza duże ryzyko błędu ludzkiego przy zaangażowaniu tak wielu różnych osób. Zamiast tego pracodawcy powinni zautomatyzować proces rejestracji.

Rozważ włączenie tego do zautomatyzowanego rozwiązania onboardingowego, które może również rejestrować nowych pracowników w HR i innych usługach firmowych, takich jak świadczenia lub podatki od wynagrodzeń. Należy również włączyć automatyczne korekty, gdy zmienia się status pracownika, na przykład gdy awansuje lub przechodzi między działami. Automatyzacja rejestracji w liście płac to duży krok w kierunku usprawnienia całego procesu i sprawienia, by Twoje wypłaty przebiegały płynniej bez żadnej dodatkowej technologii.

Może ci się spodobać: Zarządzanie reputacją biznesową — definitywny przewodnik.

5. Wykorzystaj nowe technologie biznesowe

Innym skutecznym sposobem usprawnienia procesu płacowego jest zastosowanie nowych technologii biznesowych. W ten sposób można zautomatyzować wiele zadań i ułatwić pracownikom i kierownikom działów obsługę wielu projektów jednocześnie. Możesz to zrobić, korzystając z systemów online, które umożliwiają szybkie gromadzenie danych, a także automatyzację procesów płatniczych, takich jak raportowanie i fakturowanie.

Rozważ niektóre z tych opcji:

• Zautomatyzuj mierzenie czasu pracy za pomocą aplikacji do rejestrowania czasu pracy lub zamów na urządzeniach fabrycznie załadowane karty czasu pracy pracowników, do których pracownicy mają dostęp samodzielnie. Takie rozwiązanie nie wymaga ręcznego obliczania przepracowanych godzin i znaczników czasu, dzięki czemu jest to prosty proces.
• Zainwestuj w to, co może pomóc w tworzeniu faktur i wysyłaniu ich drogą elektroniczną, skracając czas poświęcany na zadania administracyjne, takie jak rozliczanie klientów lub wystawianie listy płac.
• Pozwól pracownikom zarządzać własnymi wnioskami o urlop i raportami wydatków za pomocą internetowej platformy współpracy. W ten sposób mogą w razie potrzeby składać wnioski i śledzić wydatki w czasie rzeczywistym.
• Korzystaj z automatycznych powiadomień, aby wszyscy byli na bieżąco, jeśli chodzi o wprowadzanie zmian, składanie wniosków urlopowych lub sprawdzanie wydatków.

Inwestując w technologię biznesową, upewnij się, że maksymalnie ją wykorzystasz, szkoląc pracowników w zakresie korzystania z każdego narzędzia. Dzięki temu wszyscy będą korzystać z tych systemów, aby zmaksymalizować korzyści i zminimalizować czas poświęcany na wprowadzanie danych lub badanie problemów.

6. Bądź na bieżąco z nowymi zmianami legislacyjnymi

Powinieneś również zrozumieć wpływ nowych przepisów na Twoją firmę i sposób, w jaki wpływają one na płace. Upewnij się, że wiesz o nadchodzących zmianach, aby nie zostać w tyle, gdy tylko wejdą w życie. Przepisy federalne i stanowe zazwyczaj zapewniają firmom określony czas na dostosowanie się do zmian. Jednak chcesz jak najszybciej podjąć działania. Nie chcesz przecież nadrabiać zaległości, gdy nadejdzie termin.

Upewnij się, że wszystkie nowe zmiany są wdrażane w odpowiednim czasie. Należy pamiętać, że zapewnienie sprawnego procesu płacowego wymaga zachowania zgodności z przepisami. Wszelkie zakłócenia w istniejących procesach spowodowane brakiem zgodności mogą łatwo wykoleić cały proces płacowy, a nawet narazić Cię na ryzyko audytu. Ponadto ważne jest, aby wszyscy pracownicy byli również informowani o zmianach. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli nastąpiły jakiekolwiek zmiany w ich stawce wynagrodzenia lub potrąceniach w ramach nowego ustawodawstwa.

7. Zintegruj listę płac z innymi funkcjami biznesowymi

Innym sposobem na usprawnienie procesu płacowego jest zintegrowanie go z innymi funkcjami biznesowymi. Możesz to zrobić za pomocą oprogramowania lub usługi, które mają ulepszone integracje, takie jak Xero, FreshBooks i inne. Większość popularnych programów księgowych jest teraz dostarczana ze zintegrowanymi usługami płacowymi, które umożliwiają importowanie danych finansowych z tych programów do systemu płacowego, dzięki czemu nie trzeba wprowadzać danych ręcznie.

Pozwala to na dokładniejszy proces płacowy, zmniejszając ryzyko błędu ludzkiego i ułatwiając składanie podatków na koniec roku. Integracja listy płac z innymi funkcjami biznesowymi może pomóc zredukować czas i wysiłek wymagany do wykonania zadań związanych z listą płac, dając więcej czasu na inne obowiązki. Na przykład, jeśli jesteś właścicielem małej firmy, zintegrowany proces pozwoli Ci skoncentrować się na rozwoju firmy, a jednocześnie mieć pewność, że Twoja lista płac jest wypłacana dokładnie i szybko.

8. Uzyskaj pomoc, której potrzebujesz, kiedy jej potrzebujesz

Czasami możesz napotkać problemy z płacami, których nie jesteś w stanie rozwiązać samodzielnie. Na przykład, jeśli nastąpi złożona zmiana prawa podatkowego lub IRS ma pytania dotyczące czegoś w podatkach od wynagrodzeń, najlepiej będzie, jeśli zwrócisz się o pomoc do eksperta. Ekspertem tym może być specjalista ds. zasobów ludzkich lub księgowy, który ma doświadczenie w przetwarzaniu listy płac. Nie chcesz, aby Twoja firma ucierpiała, ponieważ nie możesz od razu rozwiązać problemu. Tutaj przyda się pomoc kogoś z większą wiedzą.

Może Cię również zainteresować: Jak wykorzystać LinkedIn do generowania większej liczby potencjalnych klientów dla swojej firmy?

Zarządzanie procesem płacowym powinno być łatwe

Mając na uwadze te wskazówki, Twój proces płacowy powinien być łatwiejszy i wydajniejszy. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na outsourcing, czy też zajmiesz się tym we własnym zakresie, powinieneś być w stanie szybciej wykonać listę płac. Pamiętaj, że outsourcing nie oznacza przekazania odpowiedzialności za zgodność HR i kulturę firmy. Upewnij się więc, że zleceniodawca jest również w stanie sprostać zadaniu w tych kwestiach. Korzyści płynące z usprawnionego procesu są oczywiste, podobnie jak czas i wysiłek włożony w jego uruchomienie.

Poświęć więc trochę czasu na zrozumienie, czego potrzebujesz i jakie są priorytety Twojej firmy. Tylko wtedy możesz wdrożyć najbardziej efektywny proces.