10 narzędzi do pracy zdalnej zwiększających produktywność w Twojej organizacji non-profit

Pandemia COVID-19 zapoczątkowała masowe przejście do pracy zdalnej i oczekuje się, że telepraca będzie trwać znacznie dłużej niż punkt, w którym można złagodzić dystans społeczny. W rzeczywistości 99% pracowników twierdzi, że wolałoby pracować zdalnie, przynajmniej w niepełnym wymiarze godzin, przez resztę swojej kariery.

Podczas gdy liderzy organizacji non-profit mogą się zastanawiać, czy ciągła praca zdalna wpłynie negatywnie na produktywność, 77% pracowników zdalnych twierdzi, że czuje się bardziej produktywnie w domu niż w ruchliwym środowisku biurowym. Dzięki odpowiednim narzędziom do pracy zdalnej i wsparciu Twoja organizacja non-profit może wzmocnić pozytywną kulturę pracy z domu, która zapewnia produktywność pracowników.

Dostępnych jest kilka platform internetowych, które pomagają profesjonalistom non-profit, w tym narzędzia do pracy zdalnej do wspólnego zarządzania projektami, komunikacji zespołowej, planowania spotkań, zwiększonej koncentracji i redukcji stresu.

Poniżej udostępniamy 10 narzędzi do pracy zdalnej, które mogą zwiększyć produktywność Twojego zespołu w tym okresie pracy zdalnej i poza nią. W każdym przypadku wyjaśniamy, co robi narzędzie, w jaki sposób Twoja organizacja non-profit może z niego korzystać i jak pasuje do wspierania skutecznej komunikacji cyfrowej. Większość tych zasobów jest bezpłatna lub oferuje zniżki dla organizacji non-profit.

1. MURAL

Podczas burzy mózgów nad pomysłami na ważne wydarzenie, takie jak nadchodząca kampania, spotkania osobiste pozwalają zespołowi sporządzać plany na tablicy i wykorzystywać inne wskazówki wizualne do prowadzenia dyskusji. MURAL to cyfrowa przestrzeń robocza, która pozwala Twojemu zespołowi na zdalne prowadzenie tego rodzaju wizualnej współpracy.

Twój zespół może korzystać z tablicy MURAL, aby zapisywać pomysły na cyfrowych karteczkach samoprzylepnych, ustalać priorytety zadań według pilności i ważności, tworzyć diagramy, aby nakreślić strategię marketingową i wiele więcej. Jest to kreatywne narzędzie do współpracy, które może być szczególnie przydatne dla członków zespołu, którzy lepiej myślą i uczą się wizualnie.

Organizacje non-profit oznaczone jako 501(c)3, których roczny budżet operacyjny wynosi mniej niż 20 milionów USD, mogą kwalifikować się do bezpłatnego miejsca pracy MURAL. Inne organizacje non-profit nadal mogą otrzymać 50% zniżki na dowolny plan MURAL.

2. Google dla Organizacji Non-Profit

Google dla Organizacji Non-Profit oferuje różne zasoby do użytku organizacji, w tym YouTube Giving, Google Ad Grants oraz Google Earth i Mapy. Jedną z jego funkcji, która jest szczególnie pomocna w pracy zdalnej, jest dostęp do G Suite, który obejmuje aplikacje biznesowe, takie jak Gmail i Dysk Google, Dokumenty, Kalendarz i Meet. Jest to łatwe w użyciu, kompleksowe rozwiązanie dla podstawowych potrzeb Twojego zespołu w zakresie planowania, komunikacji i rozwoju produktu.

Google oferuje trzy zniżkowe plany dla organizacji non-profit, które wahają się od 0 do 8 USD na użytkownika miesięcznie. Różne plany różnią się pod względem przechowywania w chmurze, rozmiaru wideokonferencji, funkcji bezpieczeństwa i ogólnych funkcji.

3. Asany

Asana to narzędzie do zarządzania projektami, które może pomóc Twojemu zespołowi zdalnemu śledzić wszystkie szczegóły dotyczące wykonania zadania. Możesz na przykład użyć tego narzędzia, aby zmapować swój plan marketingowy Giving Tuesday, w tym kiedy wyślesz które e-maile, i przydzielić każde z powiązanych podzadań do odpowiedniego członka zespołu, aby wykonał je w uzgodnionym terminie.

Kwalifikujące się organizacje non-profit mogą ubiegać się o 50% zniżki na Asana Premium lub Asana Business.

4. Bazgroły

Znalezienie terminów spotkań, które są odpowiednie dla wszystkich, może być już trudne podczas wspólnej pracy w biurze, ale może stać się jeszcze trudniejsze podczas pracy w różnych strefach czasowych i za pośrednictwem komunikacji cyfrowej. Doodle upraszcza proces planowania, umożliwiając odpytywanie członków zespołu o różne potencjalne terminy spotkań. Może to być szczególnie przydatne przy planowaniu spotkań z lokalnymi partnerami lub wolontariuszami, którzy mogą znajdować się poza wspólnym kalendarzem organizacji non-profit.

Wersja Doodle, która pozwala tworzyć podstawowe ankiety do planowania, jest bezpłatna. Firma oferuje również 14-dniowy bezpłatny okres próbny, aby poznać opcje premium.

5. luz

Slack pomaga Twojemu zespołowi komunikować się w bardziej zorganizowany sposób poza pocztą e-mail, tworząc różne kanały czatu na różne tematy. Na przykład możesz mieć kanał poświęcony planowaniu Dawanie we wtorek, w którym wszyscy członkowie zespołu mogą zadawać pytania i dostarczać aktualizacje dotyczące tego tematu.

Możesz także korzystać z mniej formalnych kanałów, które pomogą stworzyć atmosferę rozmów „wokół dystrybutora wody”, nawet gdy jesteś daleko. Na tych kanałach Twój zespół może udostępniać osobiste aktualności, urocze zdjęcia zwierzaków, ulubione przepisy na pieczenie w kwarantannie i nie tylko.

Organizacje non-profit mające 250 lub mniej członków mogą uzyskać bezpłatne uaktualnienie w ramach planu standardowego Slack, a te z więcej niż 250 członkami mogą otrzymać 85% zniżki. Organizacje non-profit mogą również kwalifikować się do 85% zniżki na plan Plus. Ponadto organizacje walczące z COVID-19 mogą poprosić o trzy bezpłatne miesiące planu Standard lub Plus Slack.

6. Todoist

Todoist to najlepsza lista rzeczy do zrobienia, która pozwala podzielić duże zadania na podzadania, którymi można zarządzać. Narzędzie zasugeruje terminy w oparciu o istniejące obciążenie pracą i możesz oznaczyć zadania kolorami według projektu i poziomu pilności.

Jest to szczególnie przydatne do tworzenia i przypisywania zadań w czasie rzeczywistym podczas zdalnych spotkań zespołu. Podczas omawiania nadchodzącej kampanii pracownicy mogą dodawać zadania i podzadania wynikające z dyskusji, aby upewnić się, że spotkanie jest produktywne i że wychodzisz z jasnymi kolejnymi krokami.

Organizacje non-profit mogą ubiegać się o 50% zniżki na subskrypcje Todoist Business. Firma zapewnia również wskazówki dotyczące korzystania z Todoist, aby uniknąć wypalenia się organizacji non-profit i oferuje gotowe do użycia szablony Todoist dla planów spotkań organizacji non-profit, kalendarzy w mediach społecznościowych i postów na blogach.

7. Kombinezon

Nadążanie za wieloma kontami w mediach społecznościowych może być czasochłonnym procesem. Organizacje non-profit mogą to usprawnić, używając narzędzia takiego jak Hootsuite. Hootsuite umożliwia planowanie, tworzenie i planowanie działań marketingowych w mediach społecznościowych w jednym miejscu.

Pozwala to na łatwiejsze publikowanie na różnych platformach i pozwala Twojemu zespołowi planować publikowanie postów w mediach społecznościowych w najbardziej optymalnym czasie, jednocześnie zapewniając pracownikom elastyczność w ich osobistych i roboczych harmonogramach. Hootsuite ułatwia również zespołowi tworzenie procesu przeglądu i zatwierdzania postów przed ich opublikowaniem.

Firma oferuje 50% zniżki dla organizacji non-profit, a także zapewnia edukację dla organizacji non-profit, które chcą poprawić swoje umiejętności w zakresie mediów społecznościowych.

8. Pomofokus

Podczas pracy zdalnej możesz łatwo rozpraszać się mediami społecznościowymi, wiadomościami lub innymi rzeczami, które dzieją się w Twoim domu. Pomofocus to narzędzie zakorzenione w Technice Pomodoro.

Ta technika to metoda zarządzania czasem, która obejmuje 25-minutowe fragmenty skoncentrowanej pracy nad określonym zadaniem. Po każdej z trzech pierwszych 25-minutowych sesji robisz pięciominutową przerwę. Po czwartej robisz dłuższą 15-30 minutową przerwę, zanim zaczniesz wracać do pierwszej. Powtarzasz to, aż zadanie zostanie ukończone.

Technika Pomodoro ma na celu promowanie koncentracji, tworzenie poczucia pilności i unikanie zmęczenia psychicznego. Może to być przydatny sposób na przetrwanie dnia pracy zdalnej, a szczególnie pomocny w pracy nad dużymi projektami, które wymagają głębokiego skupienia, takimi jak wnioski o dotacje lub raport roczny.

Pomofocus to darmowy, prosty licznik czasu online do wdrażania Techniki Pomodoro poprzez śledzenie sesji roboczych i przerw. Możesz także wymienić zadania, na których będziesz się koncentrować, bezpośrednio na stronie.

9. Przestrzeń nad głową

Zespoły non-profit ciężko pracują, aby ich misje stały się rzeczywistością. Personel może stawić czoła stresowi, wypaleniu i zmęczeniu współczuciem. Szczególnie podczas pracy zdalnej, gdzie jest mniej okazji do nawiązywania kontaktów międzyludzkich, aby ograniczyć ten stres, niezwykle ważne jest włączenie dbałości o siebie do kultury pracy. Headspace to narzędzie do medytacji i uważności, które może pomóc Twojemu zespołowi w radzeniu sobie ze stresem.

Firma stwierdziła, że ​​30 dni używania narzędzia obniża stres o 32%, a zaledwie cztery sesje zmniejszają wypalenie o 14%. W ten sposób ta praktyka uważności zwiększa produktywność w procesie. Cztery tygodnie z Headspace mogą zwiększyć skupienie o 14%, a pojedyncza sesja może zmniejszyć rozproszenie o 22%.

Headspace oferuje bezpłatne zasoby i trzy medytacje z przewodnikiem, aby pomóc pracownikom radzić sobie z COVID-19 i stresem związanym z pracą zdalną. Firma oferuje również stałe usługi promowania i śledzenia uważności w Twojej organizacji non-profit.

10. Uważne przeglądanie

Mając więcej czasu spędzanego w domu i przed ekranami, łatwo można rozproszyć się w mediach społecznościowych lub witrynach z wiadomościami. Uważne przeglądanie to proste rozszerzenie przeglądarki Chrome, które delikatnie przerywa, zanim przejdziesz do wybranych witryn, na których chcesz bardziej uważać na spędzanie czasu, takich jak Facebook czy Twitter.

Narzędzie wyświetli zdjęcie i zapyta na przykład „Czy na pewno chcesz spędzić czas na facebook.com?” Możesz wybrać „tak”, co spowoduje przekierowanie do witryny i ponowne zapytanie za 10 minut, lub poświęć tę chwilę, aby świadomie powrócić do innej czynności. Narzędzie można dostosować tak, aby przypominało Ci o działaniach, które według Ciebie wolisz wykonywać, niż odwiedzać tę witrynę.

To narzędzie jest bezpłatne dla wszystkich użytkowników, nie śledzi Twojej aktywności i ma kod typu open source. Może to być przydatny sposób, aby być bardziej uważnym na „przewijanie zagłady”, ustalać limity czasu na przerwy w pracy i nie rozpraszać się nadmiernie przez media społecznościowe.

Wykorzystaj narzędzia pracy zdalnej, aby skoncentrować się na zespole

Duże przejście na pracę zdalną w tym roku daje możliwość poprawy kultury pracy organizacji non-profit przy jednoczesnym zwiększeniu produktywności zespołu. Chociaż te zmiany mogą stanowić wyzwanie, wykorzystanie dostępnych narzędzi produktywności i pracy zdalnej oraz rabatów dla organizacji non-profit może pomóc w organizowaniu, motywowaniu i koncentrowaniu zespołu podczas dostosowywania się do nowego środowiska.