Jak kierownicy projektów mogą wydajnie pracować zdalnie

Rewolucja w pracy zdalnej jest na horyzoncie i widzimy, że coraz więcej firm przechodzi na częściowe lub całkowite modele pracy zdalnej, ale praca w domu stwarza zarówno wyzwania, jak i możliwości. Każda firma, a nawet poszczególne zespoły w tych firmach, są inne i skorzystają z unikalnych metod pracy, praktyk i narzędzi do pracy zdalnej. Osoby zajmujące stanowiska związane z zarządzaniem projektami muszą skrupulatnie planować, utrzymywać porządek, skutecznie komunikować się i zarządzać swoim czasem, ale czy to wszystko można zrobić zdalnie?

W Exposure Ninja jesteśmy całkowitymi zwolennikami pracy zdalnej i od ponad ośmiu lat korzystamy z modelu w 100% zdalnego. Poprosiliśmy naszych mistrzów komunikacji — naszych kierowników projektów — którzy są na pierwszej linii każdego dnia, dbając o zadowolenie klientów i tworząc niesamowite wyniki, o najlepsze wskazówki dotyczące efektywnej pracy zdalnej.

1. Produktywna komunikacja: strzeż się komunikatorów internetowych

Duża część roli Project Managera skupia się na komunikacji, czy to informowaniu zespołów wewnętrznych o żądaniach klientów i nowych projektach, czy też aktualizowaniu klientów o postępach ich kampanii. Skuteczna komunikacja to nie tylko klarowność przekazu czy budowanie dobrych relacji; chodzi również o ustalenie priorytetów, kiedy, co i ile informacji udostępniasz zarówno klientowi, jak i zespołom.

Jeśli pracujesz zdalnie, większość komunikacji wewnętrznej prawdopodobnie odbywa się za pośrednictwem poczty e-mail i komunikatora internetowego. Mogą być fantastyczne do utrzymywania kontaktu z zespołami i być na bieżąco z postępami ich pracy, jeśli są używane prawidłowo. Jednak szczególnie platformy do obsługi wiadomości błyskawicznych mogą szybko zmienić się z efektywnego narzędzia w rozpraszający, wysysający czas, który dominuje w Twoim dniu.

Podczas komunikowania się za pomocą wiadomości, a nie osobiście lub przez telefon, przejrzystość komunikacji jest jeszcze ważniejsza. Warto wziąć pod uwagę ton i częstotliwość wiadomości — poeksperymentuj z kondensacją opinii klientów w cotygodniowej aktualizacji, aby uniknąć spamowania kanałów grupowych i zastanów się, czy połączenie jest bardziej (lub mniej) skuteczne w przypadku informacji, które chcesz przekazać.

Jeśli nie masz czasu na działanie wiadomości, które przychodzą, nie otwieraj ich! Jeśli nie możesz się oprzeć, szybko zanotuj wiadomość, oceń jej pilność i wróć do zadania. Używamy Slacka, który w wygodny sposób ustawia przypomnienia o otrzymanych wiadomościach, dzięki czemu możesz na nie zareagować za godzinę, jutro lub w przyszłym tygodniu. Warto też uśpić powiadomienia, gdy wykonujesz określone zadanie lub prowadzisz rozmowę. Nie tylko zapobiegnie to pojawianiu się powiadomień, które będą rozpraszać Cię i kusić do zameldowania, ale także zasygnalizować współpracownikom, że aktualnie nie możesz rozmawiać na czacie. Ustawienie regularnych odstępów czasu, kiedy sprawdzasz wiadomości i nadrabiasz zaległości — nawet umieszczając je w kalendarzu — może zwiększyć Twoją produktywność, pozwalając Ci skupić się na innych zadaniach bez ryzyka pominięcia ważnych aktualizacji.

2. Planowanie dnia: praca w blokach

Jedną z ogromnych zalet pracy zdalnej jest elastyczność w planowaniu dnia i być może rozpoczęcie lub zakończenie nieco wcześniej lub później niż w biurze. Chociaż dla niektórych może to być świetne, dla innych wyłączenie może być trudne. Bardzo łatwo jest przeniknąć dzień pracy do wieczoru, gdy po kolacji sprawdzasz kilka e-maili, odpowiadasz na niepilne żądanie (nawet jeśli zajmuje ci to tylko kilka minut) lub pracujesz dłużej niż zwykle, ponieważ nie ma trzeba dojeżdżać.

Uważne zaplanowanie tygodnia może pomóc w wyłączeniu się i zwiększeniu produktywności. Wielu naszych kierowników projektów (PM) dzieli swój czas na bloki, z których każdy jest poświęcony innemu klientowi lub zadaniu. Przydatne może być również umożliwienie nieuniknionych, ale nieprzewidywalnych zadań, które pojawią się w ciągu tygodnia, dodając bufor po obu stronach bloków czasowych lub tworząc dodatkowe bloki na nieoczekiwane prośby, co pozwoli ci trzymać się harmonogramu nawet kiedy pojawiają się problemy z ostatniej chwili, które wymagają Twojej uwagi. Zablokowanie określonych przedziałów czasu to świetny sposób na maksymalne wydłużenie tygodnia pracy i daje pewność, że poświęcisz wystarczająco dużo czasu każdemu klientowi lub projektowi.

Wreszcie, utrzymanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym podczas pracy zdalnej może być wyzwaniem dla najlepszych z nas. Spróbuj zaplanować „lżejsze” zadania administracyjne na ostatnie 30 minut swojego dnia — może to pomóc Ci się zrelaksować. Jeśli jesteś kierownikiem projektu, prawdopodobnie uwielbiasz listy i planowanie, więc spróbuj zapisywać na telefonie lub notatniku wszystko, co przychodzi ci do głowy wieczorem, zamiast wracać do laptopa, aby to zrobić. Wielu naszych PM Ninja uważa, że ​​blokowanie czasu na jakieś ćwiczenia lub hobby bezpośrednio po pracy to świetny sposób na przejście w przestój i ciężką przerwę pod koniec dnia pracy.

3. Kierowanie wirtualnymi spotkaniami: wszystko w przygotowaniu

Podczas pracy zdalnej spotkania zdarzają się rzadziej niż w biurze — może to pomóc osobom fizycznym i firmom naprawdę rozważyć cel i wartość ich spotkań oraz upewnić się, że są one tak wydajne, jak to tylko możliwe. Staramy się trzymać 30-minutowych przedziałów czasowych, aby uniknąć otwartych, długich dyskusji, które mogłyby skrócić się do połowy czasu — wszyscy znamy spotkania, które ciągną się i schodzą poza tory, wraz ze starą zasadą, która działa rozszerza się, aby wypełnić dostępny czas. Jeśli prowadzisz rozmowę, postaraj się ograniczyć ilość small talków, które mają miejsce na początku. Ważne jest, aby nadrobić zaległości z klientami i członkami zespołu, ale po minucie lub dwóch delikatnie przypomnij uczestnikom o celu rozmowy i rozpocznij realizację swojego programu.

Aby upewnić się, że spotkania są produktywne, przed rozmową udostępnij swoje notatki lub agendę innym uczestnikom, wyjaśnij cel spotkania i zachęć innych do odpowiedniego przygotowania się przed spotkaniem. Niezależnie od tego, czy korzystasz z oprogramowania do wideokonferencji, Skype'a czy telefonu komórkowego, upewnij się, że masz kopię zapasową. Wszyscy byliśmy tam, gdy problemy techniczne zakłócały rozmowę w najgorszym możliwym momencie, ale jeśli zdarzy się to podczas rozmowy z klientem, jest to nie tylko nieprofesjonalne, ale może też marnować czas. Przed spotkaniem sprawdź, czy Twój mikrofon działa i czy możesz uzyskać dostęp do dowolnej wirtualnej sali konferencyjnej, z której możesz korzystać. Na wszelki wypadek miej zawsze pod ręką numer telefonu klienta.

4. Konfigurowanie stacji roboczej: warte wysiłku

Niezależnie od tego, czy pracujesz w domu przez dzień, tydzień, czy w nieskończoność, przygotowanie przestrzeni do pracy jest niezbędne. Jako kierownik projektu prawdopodobnie wykonujesz wiele rozmów w ciągu tygodnia, więc dobrej jakości kamera i mikrofon są niezbędne. Zastanów się (i sprawdź!) swoje otoczenie przed dołączeniem do rozmów — wszyscy widzieliśmy, jak praca zdalna zawodzi, gdy spodnie leżą na podłodze lub nieuczciwe dzieci wędrują do pokoju… Jeśli to możliwe, stwórz wydzieloną przestrzeń do pracy, która jest bezpłatna od bałaganu i rozproszeń. Dzięki temu będziesz mógł się skoncentrować i łatwiej przełączać się między pracą a czasem osobistym.

Ostatecznie większość prac biurowych można wykonać równie wydajnie, jeśli nie wydajniej, zdalnie. Umiejętności wymagane do skutecznego zarządzania projektami pozostają takie same, a osoby przyciągane do zarządzania projektami są zorganizowane i niezależne, co jest idealnymi cechami nie tylko do przetrwania, ale także do prosperowania podczas pracy zdalnej.

Jeśli zmagasz się z przejściem z biura do domu, rewolucja pracy zdalnej może pomóc Ci się dostosować, zapewniając wszystkie narzędzia, techniki i sztuczki, których używają nasi Project Managerowie, aby skutecznie zarządzać swoimi zespołami i pracować z klientami. Przełącz się z biura na zdalne dzięki Exposure Ninja i spraw, aby relacje z klientami i współpracownikami były lepsze niż kiedykolwiek.