Jak organizować zdalne spotkania, które nie tracą czasu?

Zapewnienie punktualności i skuteczności spotkań może stanowić wyzwanie w środowisku biurowym. W zdalnym otoczeniu istnieją dodatkowe wyzwania, takie jak zawodne platformy konferencyjne i niejasne „włączenie lub wyłączenie kamery?” etykieta. W Exposure Ninja działamy zdalnie od 2012 roku i rozrosliśmy się do zespołu 100 Ninja. W tym czasie udoskonaliliśmy nasze konfiguracje spotkań zdalnych, aby zapewnić produktywne spotkania, które pozostają skoncentrowane.

Oto siedem naszych najważniejszych wskazówek dotyczących organizowania zdalnych spotkań, które nie tracą czasu.

1. Ustaw oczekiwania

Podobnie jak w przypadku spotkań osobistych, osoby spóźnione i rozpraszające mogą zakłócić przebieg spotkania. Pierwszym krokiem do wspaniałych spotkań, które nie tracą czasu, jest upewnienie się, że oczekiwania Twojego zespołu są określone od samego początku.

Najszybszym sposobem na rozpoczęcie tego jest zarezerwowanie spotkania w ich kalendarzach z określoną godziną, lokalizacją (np. Skype) i listą zaproszonych. W Exposure Ninja korzystamy z Kalendarza Google, który synchronizuje się z kalendarzami każdego Ninja, aby upewnić się, że nie dostaną podwójnej rezerwacji.

Początek spotkania to świetny czas na ustalenie „podstawowych zasad”. Powinny one obejmować takie rzeczy, jak korzystanie z telefonów komórkowych, komunikatorów i e-maili. Najlepiej byłoby, gdyby wszyscy w zespole wyciszyli wszystkie swoje powiadomienia na czas spotkania. Nie zawsze jest to możliwe, ale zapewnia znacznie bardziej skoncentrowaną rozmowę z mniejszą liczbą przerw.

Powinieneś także ustalić oczekiwania sprzętowe. Jeśli prowadzisz odprawę, dobrym pomysłem jest poproszenie zespołu o tymczasowe wyciszenie mikrofonów, chyba że ma pytanie. Wyklucza to możliwość szczekania psów i pisania odgłosów zakłócających przekaz mówcy.

2. Podziel się agendą z wyprzedzeniem

Udostępnienie agendy przed spotkaniem daje każdemu czas na przygotowanie się, a także pomaga przeprowadzić niezbędną kontrolę. To sprawdzenie, czy spotkanie jest naprawdę potrzebne. Jeśli starasz się ułożyć agendę, istnieje duże prawdopodobieństwo, że spotkanie może w ogóle nie być potrzebne.

Twój program pozwoli Ci również w łatwy sposób przywrócić spotkanie na właściwy tor, jeśli odciągniesz się od centrum rozmowy. Podobnie jak w przypadku fizycznego spotkania, łatwo jest powiedzieć coś w stylu: „Myślę, że zaczynamy zbaczać z właściwej ścieżki. Włóżmy w to szpilkę i wróćmy do niej później”.

3. Korzystaj z niezawodnej platformy

Istnieje wiele różnych opcji połączeń, a wybór takiej, która jest niezawodna i dobrze dopasowana do Twojego celu, ma kluczowe znaczenie. Nie ma nic gorszego niż połączenie, które ciągle się kończy lub musi zostać przerwane z powodu słabej łączności!

Jeśli chcesz odtworzyć rozmowy, które możesz prowadzić z klientem przez telefon biurowy, aplikacja taka jak Yay lub 8×8 może być potężna. Oferują one funkcje nagrywania rozmów i można je skonfigurować tak, aby wykonywać i odbierać połączenia przy użyciu numeru biurowego. Są one łatwą usługą dla Twoich klientów, ponieważ jak zwykle otrzymają połączenie bezpośrednio na swój numer — nie muszą nic pobierać ani robić, zanim będą mogli z nich skorzystać.

W przypadku spotkań, w których kamery są bardziej odpowiednie — lub jeśli chcesz udostępniać ekran — istnieje szeroki wybór platform. Niektóre z naszych ulubionych to Google Hangouts, Skype i Zoom.

Google Hangouts bezproblemowo synchronizuje się z Kalendarzem Google. Możesz udostępniać swój ekran i jest też opcja napisów dla osób niedosłyszących lub mających problemy ze słyszeniem w hałaśliwym otoczeniu.

Skype to dobrze znana platforma do wideokonferencji z kilkoma świetnymi wbudowanymi funkcjami, takimi jak rejestrator ekranu i udostępnianie ekranu. Skype służy również jako komunikator do wysyłania szybkich wiadomości lub upewniania się, że wszyscy są gotowi przed rozpoczęciem rozmowy. Jednak w przypadku dużej liczby osób może to być trudne, ponieważ stabilność czasami staje się nieco niestabilna.

Zoom jest usługą płatną, ale dostępna jest fantastyczna darmowa wersja, która umożliwia prowadzenie spotkań do 45 minut. Dostępna jest również funkcja nagrywania spotkań oraz opcje udostępniania ekranu. Jest to bardzo stabilna platforma i może obsługiwać dużą liczbę osób.

4. Użyj kamer

Spotkania „Camera on” oferują tak wiele korzyści dla wydajności, ale także z perspektywy budowania zespołu. Posiadanie wszystkich z włączonymi kamerami pomaga uniknąć rozmów nad sobą, ponieważ werbalne wskazówki, że ktoś ma mówić, są takie same, jak podczas spotkania twarzą w twarz. Z wyłączonymi kamerami może być wiele przeprosin za rozmawianie ze sobą — marnowanie czasu na poza tym efektywnym spotkaniu, nie wspominając już o zawstydzaniu.

Włączenie kamer pomaga ocenić reakcje zespołu podczas ogłoszeń i, oczywiście, pomaga wszystkim zobaczyć, jak się mówi! Łatwo jest natknąć się na coś innego niż zamierzony. Pomaga w tym możliwość zobaczenia twarzy wszystkich osób.

Ogólnie rzecz biorąc, najlepszą rzeczą do zrobienia jest poinformowanie zespołu, na które spotkania powinien być przed kamerą, aby mógł się przygotować z wyprzedzeniem. Zazwyczaj zalecamy, aby niektóre spotkania były rozmowami wideo — ale nigdy też na to nie nalegamy, ponieważ niektórzy członkowie zespołu mogą czuć się nieswojo.

5. Wyznacz następnego mówcę

Naprawdę prostą wskazówką dotyczącą utrzymywania terminów spotkań jest upewnienie się, że kierujesz swoje pytanie do konkretnej osoby. Pozostawianie zawieszonego pytania może skutkować ciszą, ponieważ nie możesz polegać na zwykłych wizualnych wskazówkach, aby zwrócić się do osoby. Podczas spotkania twarzą w twarz możesz spojrzeć na osobę, od której oczekujesz odpowiedzi. Na ekranie nie zawsze jest jasne, na kogo patrzysz — możesz patrzeć na swojego kolegę w rogu ekranu, ale wszyscy inni po prostu spoglądają w dół! Proste: „Czy to możliwe? Jak myślisz, Andy” może wyeliminować niepotrzebną niepewność i bezczynność.

Dostań się na szczyt Google za darmo

Pobierz bezpłatną kopię naszej bestsellerowej książki,

" Jak dostać się na szczyt Google "

Pobierz moją bezpłatną kopię

6. Zachęcaj do bezpieczeństwa psychologicznego

Spotkania mogą czasem zostać przerwane przez najgłośniejsze głosy w pomieszczeniu. Ten problem nie różni się w przypadku spotkań zdalnych, chociaż możesz pomóc niektórym członkom zespołu poczuć się pewniej podczas interakcji online.

Punkt bezpieczeństwa psychicznego osiąga się w zespole, gdy wszyscy czują się komfortowo wnosząc swój wkład, a wszyscy członkowie zespołu są szanowani. Aby to ułatwić, możesz zachęcić różnych członków zespołu do równego wkładu, wyznaczając następną osobę, z którą chcesz się usłyszeć. W biurze możesz używać wskazówek wizualnych. Tak samo jest w Internecie, ale być może będziesz musiał trochę popracować.

Bezpieczeństwo psychologiczne pomaga zebrać myśli wszystkich podczas spotkania, ograniczając przyznane punkty po spotkaniu. Posiadanie go jako jednej z rzeczy, które chcesz ułatwić, pomaga również dostrzec „worki z piaskiem”. Worek z piaskiem to moment, w którym członek zespołu zaczyna powtarzać swoje punkty lub zejść z tematu i wycofuje spotkanie z toru. Równomierne rozłożenie składek pomoże Ci utrzymać przebieg spotkań i wzmocni Twój zespół.

7. Nie bądź zbyt bezwzględny

Utrzymywanie terminów spotkań i ograniczanie straconego czasu to świetna sprawa, ale uważaj, aby nie być zbyt bezwzględnym. Praca zdalna może skrócić czas poświęcony na budowanie zespołu, a odrobina czasu na interakcję społeczną jest ważna. Poświęcenie kilku minut na początku lub na końcu rozmowy, aby nadrobić zaległości wieczorem lub w weekend, może pomóc w utrzymaniu więzi w zespole.

Jeśli dostosowujesz się do pracy zdalnej i znajdujesz sposoby, aby pomóc swojemu zespołowi rozwijać się w środowisku zdalnym, Exposure Ninja oferuje firmom bezpłatne zdalne seminarium internetowe i rozmowę konsultacyjną, aby rozpocząć. Zaprojektowaliśmy nasze szkolenie i doradztwo w zakresie rewolucji pracy zdalnej, aby pominąć trudne lekcje samodzielnego robienia tego i jak najszybciej dotrzeć do miejsca, w którym musisz być.

Zacznij już dziś, rezerwując bezpłatną konsultację z Ninja.