Dyrektywa Quick Fix: wszystko, co musisz wiedzieć o nowej dyrektywie europejskiej

Bez papieru : to modne hasło dotyczące procesów związanych z dokumentami i komunikacją z klientami. Dotyczy to wszystkich sektorów, abranża bankowo-finansowanie jest wyjątkiem.

Można powiedzieć, że w tej branży kwestie są jeszcze delikatniejsze i bardziej istotne, a postępy są coraz szybsze.

W związku z tym istniejąaktualizacje, które są ściśle aktualne i które z pewnością będą miały istotny wpływ na dłuższą metę.

Mamy tu na myśli dyrektywę (UE) 2021/338 (pełny tekst tutaj), znaną jako „szybka naprawa”,która jest częścią bardziej ogólnej (i długo oczekiwanej)reformy dyrektywy MiFID II(Rynki instrumentów finansowych Dyrektywa).

Dyrektywa w sprawie rynków instrumentów finansowych reguluje rynki finansowe w Unii Europejskiej. Weszła ona w życie po raz pierwszy w 2018 r. To nie przypadek, że prace nad dyrektywą Quick Fix rozpoczęły się w 2021 r. W czasach Covida dopiero zaczynaliśmy widziećświatło w tunelu.Z jednej strony możliwość uruchomienia procedur cyfrowych stała się pilniejsza niż kiedykolwiek wcześniej, począwszy od dematerializacji dokumentów. Jednocześnie konieczne byłoograniczenie niektórych przestarzałych obciążeń biurokratycznych i dążenie do pełnej i dojrzałej cyfryzacji,aby wspierać pierwsze trwałe oznaki ożywienia gospodarczego.

Co zatem zawiera dyrektywa Quick Fix?

Zaczniemy od przyjrzenia się kluczowym elementom.

Następnie przejdziemy do zaplanowanego harmonogramu realizacji (praktycznie jesteśmy już na pierwszych kamieniach milowych).

Na koniec zawęzimy naszą uwagę do konkretnej kwestii poruszonej w dyrektywie: usługi ERDS (elektronicznych usług doręczeń rejestrowanych) służących do komunikacji z inwestorami. Czym oni są? Jakie korzyści i możliwości dają?

Dyrektywa Quick Fix – co zawiera

Włoska implementacja dyrektywy Quick Fix (która dotyczy wszystkich krajów UE) datuje się od Dekretu Legislacyjnego nr 31 z dnia 10 marca 2023 r. (opublikowanego w Dzienniku Urzędowym z dnia 24 marca 2023 r.).

W grę wchodzi wiele obszarów.

Jednak najważniejsze zmiany wprowadzone w tej aktualizacji dotyczą sposobu, w jaki pośrednicy finansowi są zobowiązani do ujawniania informacji swoim klientom.

Słowa kluczowe to: uproszczenie, cyfryzacja, elastyczność i bezpieczeństwo.

W praktyce: wszelkie informacje dotyczące usług inwestycyjnych świadczonych przez banki i pośredników finansowych mogą i powinny być udostępniane klientom w formie elektronicznej (z wyjątkiem szczególnych przypadków).

Jaka zatem komunikacja stanie się cyfrowa dzięki dyrektywie Quick Fix?

– Ujawnienia przedumowne dotyczące usług inwestycyjnych

– Ujawnienia przed pojedynczymi transakcjami na instrumentach finansowych

– Ujawnienia wynikające z poszczególnych transakcji

– Okresowe raportowanie

Co to oznacza dla firm i jakie korzyści niesie ze sobą, biorąc pod uwagę te zmiany?

Powiedzmy sobie jasno: mówimy o dużym zestawie zalet i korzyści, które systematycznie się wzmacniają.

To korzyści związane z odejściem od dokumentów papierowych na rzecz cyfrowych.

Więc:

– Oszczędność czasu i pieniędzy (zarówno dla firmy, jak i klienta)

– Niezwykła łatwość udostępniania (wystarczy pomyśleć o obciążeniach i kosztach związanych z drukowaniem i wysyłaniem korespondencji)

– Poprawiłem wydajność, nawet jeśli chodzi o wyszukiwanie pojedynczych danych w komunikacji(proces ten jest oczywiście powolny i uciążliwy w przypadku dokumentów papierowych)

–Mniejszy wpływ na środowisko (aspekt, na którym skupia się coraz większy segment klientów)

– Drastycznie zmniejszone ryzyko utraty, zużycia, błędów kompilacji i wszelkiego rodzaju manipulacji

– Większa przejrzystość

– Zwiększone bezpieczeństwo i poufnośćtransmisji i przechowywania – absolutnie kluczowy punkt, jeśli chodzi o bankowość i finanse

–Zwiększona ochrona w przypadku sporów prawnych

(W szczególności te dwa ostatnie punkty mają wiele wspólnego z tematem ERDS, na którym skupimy się wkrótce poniżej.)

Tutaj jest także ważne uściślenie: wytyczne zawarte w dyrektywie Quick Fix mają zastosowanie do wszystkich typów klientów, od „detalicznych”, przez „klientów profesjonalnych”, po „uprawnionych kontrahentów”. Uważaj jednak na te wyróżniki:

– W przypadku klientów profesjonalnych i uprawnionych kontrahentów przejście na ustalenia dotyczące ujawniania informacji w formie elektronicznej następuje automatycznie

– Z drugiej strony klienci detaliczni mogą skorzystać z „opt-in”, decydując się na dalsze otrzymywanie komunikatów w formie papierowej (która zawsze musi być dostarczana bezpłatnie).

Dyrektywa Quick Fix – plan działania

Zatem dzięki dyrektywie Quick Fix przejście od ujawniania informacji w formie papierowej do elektronicznej zostało przyspieszone w formie ogólnej zmiany paradygmatu, która wskazuje na komunikację i przepływ dokumentów bez dokumentów papierowych.

Jakie są ramy czasowe?

– Pierwszy krok mamy już za sobą: do 6 sierpnia banki i pośrednicy finansowi musieli poinformować swoich klientów detalicznych o specyfice nowych procesów, które wprowadza dyrektywa.Uwaga: dotyczy to obecnych klientów na dzień 8 kwietnia 2023 r.

– Kliencimają 8 tygodni od otrzymania powiadomienia na skorzystanie z ewentualnej zgody, decydując się na pozostanie w systemie poczty elektronicznej.Jeżeli ta opcja nie zostanie wykorzystana, automatycznie przełączą się w tryb elektroniczny.

–W przypadku nowych klientów (tzn. tych, którzy zostali klientami po 8 kwietnia 2023 r.) informację o przejściu należy przekazać przy najbliższej okazji, a w każdym razie nie później niż 120 dni od wejścia przepisu w życie.

ERDS w ramach dyrektywy Quick Fix

Najpierw zacznijmy od rozwikłania akronimu: czym jest ERDS?

Usługi Elektronicznej Rejestrowanej Doręczenia, w skrócie ERDS, są opisane w europejskim rozporządzeniu eIDAS jako usługi, które „umożliwiają przesyłanie danych pomiędzy stronami trzecimi drogą elektroniczną i dostarczają dowodów dotyczących przetwarzania przesyłanych danych, w tym dowodu, że dane zostały wysłane i otrzymane i chronić przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub nieupoważnionej modyfikacji.”

Mówiąc dokładniej, istnieją zarówno ERDS , jak i QERDS(kwalifikowane usługi elektronicznego rejestrowanego doręczenia), które są określone w art. 43 i 44 rozporządzenia eIDAS.

Nie będziemy w tej chwili rozwodzić się nad różnymi aspektami operacyjnymi i regulacyjnymi. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w tym poście na naszym blogu.

Chcemy jednak podkreślić centralny aspekt.

Dzięki nowej dyrektywie Quick Fix ERDS stają się kluczowym i niezbędnym narzędziem dla pośredników.

Dlaczego?

To bardzo proste: ponieważ przekształcają komunikację, do której jesteśmy przyzwyczajeni (np. zwykłe e-maile, ale także SMS-y) na zarejestrowane adresy, które mogą potwierdzać dostarczenie i otrzymanie wiadomości (nawet w przypadku wielu odbiorców).

Inaczej mówiąc: komunikaty te przekształcane są w dowody z dokumentów o zwiększonej wartości prawnej.

Korzyści i możliwości usług ERDS firmy Doxee

Doxee oferuje trzy różne rodzaje rozwiązań w zakresie elektronicznego doręczenia rejestrowanego:

– Certyfikowane e-maile , które potwierdzają treść wiadomości, dokładny czas ich wysłania do skrzynki pocztowej odbiorcy i czas ich otrzymania.

– Certyfikowane wiadomości SMS : świetny sposób na wysyłanie certyfikowanych wiadomości w trybie bardzo znajomym i natychmiastowym dla odbiorców.

– e-Recepcja : narzędzie do poświadczania doręczenia i otwarcia dokumentów poprzez wystawienie dokumentu potwierdzającego.W praktyce odbiorca otrzymuje e-mail lub SMS zawierający link dostępowy do przeznaczonych dla niego dokumentów. Ten krok umożliwia zebranie i śledzenie dostępu odbiorcy do dokumentów poprzez spersonalizowany link. W rezultacie nadawca otrzymuje dokument potwierdzający, że dokument został wysłany, odebrany i otwarty.

Oczywiście pierwsze i najbardziej bezpośrednie korzyści wynikające z przyjęcia usług dostawy elektronicznej dotyczą wszystkich aspektów, o których wspomnieliśmy już powyżej w odniesieniu do komunikacji elektronicznej:oszczędności kosztów i czasu , zwiększonego bezpieczeństwa,poufnościoraz wartości prawnej i dowodowej.

Uważaj jednak! To nie wszystko. Są tylko bezpośrednie korzyści.

Być może jeszcze ważniejsze są pośrednie możliwości i korzyści , jakie otwierają się po wdrożeniu usług dostawy elektronicznej.

Takie możliwości i korzyści wiążą się z koncepcją, o której organizacje muszą pamiętać: integracją .

O czym gadamy?

Mówimy o integracji systemów rejestrowanych dostaw ze wszystkimi mechanizmami i procesami, które charakteryzują dojrzały cyfrowo biznes.

To holistyczna wizja, która ma na celu przede wszystkim poprawę User Experience , które w ten sposób staje się bardziej płynne, inteligentne i idące z duchem czasu.

Wiemy też, jak ważne jest doświadczenie użytkownika w kontekście lojalności i obniżenia współczynnika rezygnacji.

Mało tego, przechodząc na elektroniczny, wielokanałowy system komunikacji i archiwizacji bez dokumentów papierowych, zyskujesz dostęp do bezcennej skarbnicy danych o swoich klientach.

Opierając się na narzędziach rejestrowanej dostawy elektronicznej, takich jak Doxee's, możesz łatwo i kompleksowo zarządzać tą ogromną ilością informacji.

Końcowy krok zostaje szybko określony: doskonalenie wiedzy swoich klientów oznacza możliwość ciągłego doskonalenia swojej komunikacji, czyniąc ją coraz bardziej dostosowaną do odbiorców, a tym samym coraz bardziej efektywną i spersonalizowaną.

To prawdziwe pozytywne koło, które wykracza daleko poza zwykłe przestrzeganie przepisów.