Outsourcing usług wprowadzania danych produktów w handlu elektronicznym: wyzwania i rozwiązania

W erze cyfrowej handel elektroniczny stał się istotną częścią wielu firm, umożliwiając im dotarcie do szerszej publiczności i zwiększenie sprzedaży. Jednak zarządzanie wprowadzaniem danych produktów w handlu elektronicznym może być czasochłonne i żmudne. Dlatego wiele firm zleca to zadanie zewnętrznym dostawcom. Outsourcing usług wprowadzania danych o produktach w handlu elektronicznym może przynieść wiele korzyści, takich jak oszczędności i zwiększona wydajność, ale może również wiązać się z kilkoma wyzwaniami.

W tym artykule przyjrzymy się niektórym typowym wyzwaniom, przed którymi stoją firmy podczas outsourcingu usług wprowadzania danych produktów w handlu elektronicznym, i przedstawimy rozwiązania, które pozwolą im przezwyciężyć.

1. Znalezienie godnego zaufania dostawcy

Proces outsourcingu staje się łatwy, gdy wynajmujesz usługę, która jest warta twojego czasu i pieniędzy. Niestety jako sprzedawca możesz skończyć wybierając niewłaściwą firmę z powodu braku odpowiednich informacji. Może to być szczególnie trudne w kontaktach z nowymi dostawcami, ponieważ sprzedawca może nie mieć wcześniejszego doświadczenia ani wiedzy na temat praktyk biznesowych dostawcy.

Obejmuje to ich praktyki biznesowe, reputację i stabilność finansową, co utrudnia ocenę ich wiarygodności. Sprzedawca może nie być świadomy historii dostawcy lub jakości jego produktów lub usług, co może zwiększyć ryzyko prowadzenia z nim interesów.

Rozwiązanie — Przeprowadź głębokie badania

Przed outsourcingiem do dowolnego dostawcy usług należy przeprowadzić badania i ocenić czynniki, takie jak historia firmy, jej reputacja na rynku, liczba i rozmiar zrealizowanych projektów, dostępność najnowocześniejszych technologii itp. odpowiemy na wszystkie Twoje pytania dotyczące wartości firmy jako partnera dla Twojego biznesu. Co więcej, jeśli nadal masz problemy z podejmowaniem decyzji, zawsze możesz poprosić o rekomendacje innych renomowanych firm na rynku.

2. Obawy dotyczące bezpieczeństwa i prywatności

Outsourcing operacji biznesowych obejmuje zapewnienie dostępu do aktywów firmy, w tym poufnych informacji i własności intelektualnej. Na przykład, jeśli jesteś sprzedawcą wielokanałowym zarejestrowanym w Amazon, Shopify i eBay, musisz podać dane identyfikacyjne sprzedawcy firmie outsourcingowej, aby wystawić produkt.

Tego rodzaju wrażliwe informacje muszą być chronione za wszelką cenę. Ponadto istnieje większe prawdopodobieństwo naruszenia ochrony danych, jeśli systemy firmy outsourcingowej nie są dobrze chronione za pomocą niezbędnych środków.

Rozwiązanie — postępuj zgodnie z odpowiednimi protokołami bezpieczeństwa

Sprzedawca powinien podpisać NDA (Umowę o zachowaniu poufności) z partnerem outsourcingowym, aby chronić swoje dane przed wyciekiem lub niewłaściwym wykorzystaniem. Ponadto sprzedawcy mogą wykorzystywać technologię blockchain do poprawy bezpieczeństwa i prywatności danych. Technologia Blockchain zapewnia zdecentralizowany, odporny na manipulacje zapis wszystkich transakcji danych, co utrudnia nieautoryzowanym użytkownikom dostęp do poufnych informacji lub ich modyfikację. Technologia ta może również umożliwiać bezpieczne udostępnianie danych peer-to-peer pomiędzy sprzedawcą a partnerem, zmniejszając potrzebę pośredników oraz zwiększając efektywność i bezpieczeństwo procesu outsourcingu.

3. Różnice językowe i kulturowe

Gdy firma zleca swoją pracę na zewnątrz, istnieje prawdopodobieństwo, że nie znajdzie firmy w swojej lokalizacji. A jeśli zdecydujesz się na outsourcing do obcego kraju, będziesz musiał poradzić sobie z różnicami kulturowymi i językowymi, które mogą tworzyć bariery komunikacyjne. Na przykład trudno będzie dokładnie przekazać informacje techniczne partnerowi, który może nie mówić płynnie po angielsku, co może skutkować błędami i opóźnieniami. Różnice kulturowe mogą również wpływać na jakość pracy, ponieważ różne kultury mają różną etykę pracy i standardy.

Rozwiązanie — ustandaryzuj swój proces komunikacji

Aby poradzić sobie z taką sytuacją, musisz zapewnić dostęp do pracowników/personelu wewnętrznego, którzy mówią tym samym językiem co kraj outsourcingu, lub możesz też wybrać wspólny język, taki jak angielski, aby wypełnić lukę komunikacyjną. Sprzedający może nawet zatrudnić profesjonalnego tłumacza z doświadczeniem w branżach i kulturach obu stron. Co więcej, możesz uzgodnić kanały komunikacji, które działają najlepiej dla obu stron, takie jak e-mail, telefon czy wideokonferencje. Upewnij się, że obie strony rozumieją oczekiwania dotyczące czasu reakcji i częstotliwości komunikacji.

4. Kwestie kontroli projektu

W przypadku outsourcingu projektu lub działu sprawowanie takiego samego poziomu kontroli, jaki miałbyś nad zespołem wewnętrznym, może być trudne. Ten brak kontroli może prowadzić do problemów z jakością, ponieważ niektórzy dostawcy outsourcingu mogą przedkładać rentowność nad jakość, co może negatywnie wpłynąć na jakość usług. Co więcej, brak kontroli może również utrudnić wdrażanie zmian w produktach i usługach Twojej firmy za pomocą zewnętrznego zespołu. Może to zmniejszyć elastyczność i produktywność Twojej firmy, ponieważ przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian może być konieczne przejście przez szereg kanałów komunikacji i zatwierdzeń.

Rozwiązanie — poszukaj doświadczonego usługodawcy

Aby poradzić sobie z tym problemem, musisz znaleźć firmę z wieloletnim doświadczeniem w tej samej dziedzinie, co Twoje wymagania/potrzeby. Firmy te mają szczególną wiedzę i nastawienie na współpracę z klientem, który dopiero zaczyna realizować zadania outsourcingowe. Bez wątpienia będą Cię na bieżąco informować o postępie procesu. Stworzy to wrażenie, że masz znaczący wpływ na projekt.

Co więcej, możesz również skorzystać z katalogów online, rekomendacji od kontaktów branżowych i stowarzyszeń zawodowych, aby znaleźć wiarygodnego dostawcę usług outsourcingowych. Ważne jest również przeprowadzanie kontroli przeszłości i należytej staranności potencjalnych dostawców, w tym przeglądanie ich umów i umów o poziomie usług, aby upewnić się, że spełniają wymagane standardy i oczekiwania.

5. Nieoczekiwane i ukryte opłaty

Nieoczekiwane i ukryte opłaty oznaczają opłaty za dodatkowe usługi lub funkcje, które nie zostały pierwotnie omówione ani wymienione w dokumencie. Dzieje się tak z powodu braku przejrzystości, co prowadzi do trudności w budżetowaniu i planowaniu wydatków. Dostawcy mogą stosować różne struktury płatności, takie jak stawki godzinowe, stawki stałe lub płatności za kamień milowy, co może zwiększyć zamieszanie podczas porównywania cen i budżetowania usługi. Opłaty za przeliczenie waluty mogą również wzrosnąć w przypadku outsourcingu do dostawcy w innym kraju.

Rozwiązanie — Zachowaj pisemne oczekiwania między Tobą a dostawcą

Aby sprostać tym wyzwaniom, ważne jest, aby ustalić jasne oczekiwania z dostawcą i mieć pisemną umowę, która określa wszystkie związane z tym usługi i koszty. Ponadto ważne jest, aby przeprowadzić due diligence i dokładnie zbadać potencjalnych dostawców, aby upewnić się, że cieszą się reputacją przejrzystych i uczciwych w zakresie swoich struktur cenowych. Podejmując te kroki, kupujący mogą uniknąć nieoczekiwanych i ukrytych opłat oraz mieć pewność, że otrzymują usługę, której potrzebują, po uczciwej cenie.

6. Różnice w strefach czasowych

Podczas pracy z firmą outsourcingową jednym z głównych wyzwań, jakie możesz napotkać, są różnice stref czasowych. Może to powodować kilka trudności, takich jak koordynacja harmonogramów i spotkań między dwiema stronami. Może to skutkować opóźnieniami i straconymi szansami na współpracę. Ponadto komunikacja staje się również trudniejsza ze względu na ograniczone okno nakładania się godzin pracy. Może to spowodować wydłużenie czasu reakcji i utrudnić szybkie rozwiązywanie problemów.

Rozwiązanie — uzgodnij harmonogram komunikacji

Aby sprostać tym wyzwaniom, ważne jest ustanowienie jasnych kanałów komunikacji, określenie oczekiwań dotyczących czasu reakcji i czasu realizacji oraz zaplanowanie spotkań i rozmów z wyprzedzeniem, aby zapewnić udział wszystkich stron. Możesz wybrać wspólny czas dla stron i użyć różnych narzędzi do wideokonferencji do komunikacji. Na przykład narzędzia do współpracy, takie jak Slack lub Microsoft Teams, mogą ułatwić komunikację w czasie rzeczywistym i zapewnić, że wszyscy są na tej samej stronie.

7. Słaby transfer wiedzy

Słaby transfer wiedzy może prowadzić do wielu problemów dla obu stron, w tym niekompletnej dokumentacji i niespełnionych oczekiwań. Z perspektywy klienta słaby transfer wiedzy może być frustrujący i czasochłonny. Jeśli dostawca (Ty) nie prowadzi jasnej i szczegółowej dokumentacji, zrozumienie funkcji i skryptów projektu po zakończeniu współpracy może być trudne. Z drugiej strony, z punktu widzenia dostawcy (twojego) dziedziczenie trwającego projektu bez przejrzystej procedury transferu wiedzy może być przytłaczające i skutkować niespełnieniem oczekiwań klienta.

Rozwiązanie — Stwórz przejrzysty i obszerny plan dokumentacji

Aby sprostać tym wyzwaniom, musisz podać szczegółowe informacje na temat funkcji projektu, technologii i logiki kodu. Dokumentacja ta powinna być wystarczająco szczegółowa, aby dostawca outsourcingu mógł łatwo zrozumieć wymagania i specyfikacje projektu. Jeśli dokumentacja nie wystarczy, zorganizuj rozmowy lub spotkania z firmą outsourcingową, ekspertami ds. wprowadzania danych lub ich przełożonymi, aby omówić ukryte pułapki i odpowiedzieć na wszystkie pytania. Pomoże to uniknąć nieporozumień i nietrafionych oczekiwań, co ostatecznie doprowadzi do udanego projektu outsourcingowego.

Wniosek

Każda organizacja napotyka różnego rodzaju wyzwania, gdy zatrudnia firmę outsourcingową i współpracuje z nią. Ważne jest to, jak radzisz sobie z problemami. Zawsze istnieje proste rozwiązanie takiego problemu – Komunikacja .

Jasna i otwarta komunikacja może pomóc wypełnić wszelkie luki, które mogą istnieć między obiema stronami, i ułatwić współpracę w celu znalezienia rozwiązań dla wyzwań. Utrzymując regularną komunikację i aktualizacje, obie strony mogą być na bieżąco informowane o postępach, wcześnie identyfikować potencjalne problemy i współpracować, aby je rozwiązać.

Ponadto komunikacja może pomóc w ustaleniu jasnych oczekiwań, celów i standardów jakości od samego początku, zapewniając, że obie strony są po tej samej stronie i są dostosowane do osiągnięcia wspólnych celów.

Chociaż wybór usługi wprowadzania produktów e-commerce może wiązać się z różnymi rodzajami wyzwań, kluczem jest proaktywne podejście do nich z nastawieniem zorientowanym na rozwiązania, wykorzystując jasną i otwartą komunikację jako narzędzie do wspierania współpracy i budowania silniejszych relacji roboczych.