Outsourcing usług księgowych dla małych firm: ostateczny przewodnik

W dzisiejszych czasach outsourcing usług księgowych dla małych firm stał się powszechną praktyką. Czemu?

Dzieje się tak, ponieważ właściciele firm mogą uzyskać dostęp do wyszkolonego i kompetentnego wirtualnego zespołu księgowego po niższych kosztach. Co ważniejsze, zewnętrzni księgowi mogą pomóc Twojej małej firmie szybciej się rozwijać i działać lepiej, pozwalając Ci skupić się na podstawowych funkcjach biznesowych.

Jest jednak kilka rzeczy, na które należy zwrócić uwagę przed zatrudnieniem zespołu oferującego outsourcing usług księgowych i księgowych . Dobrym pomysłem jest również uporządkowanie usług księgowych, które chcesz zlecić na zewnątrz.

W związku z tym przyjrzyjmy się zaletom outsourcingu usług księgowych, kiedy byłby to dobry moment, aby to zrobić, o czym należy pamiętać przed outsourcingiem i jakie usługi można zlecić na zewnątrz.

Outsourcing usług księgowych

Zlecanie usług księgowych i księgowych na zewnątrz oznacza zatrudnienie osoby trzeciej do wykonywania zadań księgowych.

Zatrudniony przez Ciebie zespół zewnętrzny może współpracować z Twoim wewnętrznym personelem. Alternatywnie mogą również oferować usługi księgowe 360 ​​stopni, dzięki czemu możesz ich zatrudnić bez zatrudniania pracowników do tej pracy.

Kiedy należy rozważyć outsourcing usług księgowych i księgowych?

Outsourcing usług księgowych dla małych firm może wydawać się dobrą opcją, gdy:

• Twoja mała firma nie może znaleźć odpowiedniego kandydata do zatrudnienia na pełen etat po przystępnych kosztach.
• Twoi pracownicy zatrudnieni w pełnym wymiarze godzin są na zwolnieniu chorobowym, wyjeżdżają na wakacje lub biorą urlop z dowolnego powodu.
• Twoja firma rozwija się i szuka możliwości skalowania usług księgowych i księgowych.

5 korzyści z outsourcingu usług księgowych dla małych firm

Dlaczego warto zlecać usługi księgowe i podatkowe ?

Oto niektóre z korzyści, których możesz doświadczyć po outsourcingu:

1. Oszczędza czas

Wraz z rozwojem firmy , będziesz tracić mniej czasu na skalowanie działalności, a więcej na koncentrację na przychodach i wydatkach.

Zamiast tego możesz skupić swój czas, wysiłek i zasoby na tworzeniu i wdrażaniu strategii biznesowych poprzez outsourcing księgowości, księgowości i innych zadań administracyjnych.

Ta praktyka nie tylko przyniesie większe przychody, ale także pomoże w budowaniu silniejszych relacji z klientami.

2. Dostęp do wiedzy specjalistycznej

Kolejną zaletą outsourcingu usług księgowych dla małych firm jest możliwość zatrudnienia profesjonalisty o wysokim poziomie wiedzy w tej dziedzinie. Aby pozostać aktualnym i wyprzedzić wyścig, firmy księgowe i księgowe zlecane na zewnątrz stale podnoszą swoje umiejętności i kwalifikacje.

Ponadto outsourcing tej usługi otwiera drogę do zespołu ekspertów specjalizujących się w księgowości. Możesz mieć pewność, że Twoje zadania księgowe i księgowe są w kompetentnych i niezawodnych rękach.

3. Minimalizuje koszty

Wiele firm popełnia błąd myśląc, że usługi outsourcingowe będą wiązać się z dodatkowymi, a co za tym idzie, niepotrzebnymi kosztami. Tak jednak nie jest.

Outsourcing usług księgowych pozwala zredukować wydatki bez obniżania jakości obsługi. Dodatkowo możesz zaoszczędzić pieniądze w inny sposób zapłacone na pensje, materiały biurowe, świadczenia i podatki dla pracowników zatrudnionych w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin.

Co więcej, zatrudnianie personelu wewnętrznego to ciężka praca, pochłaniająca Twoje koszty i zasoby.

Dlatego zatrudnienie zewnętrznego zespołu księgowego jest często bardziej opłacalne niż zatrudnianie pracowników wewnętrznych do tej samej pracy.

4. Mniej szans na oszustwo

Małe i średnie firmy prawdopodobnie mają tylko jedną osobę na czele swoich zadań księgowych. Ślepo ufają temu pracownikowi bez żadnej odpowiedzialności lub kontroli wewnętrznej. Może to zwiększyć szanse na pisanie fałszywych wydatków lub manipulowanie księgami.

Z drugiej strony zewnętrzne usługi księgowe pozwalają wielu osobom przeglądać raporty i księgi transakcji, zmniejszając ryzyko oszustwa.

5. Większa szansa na skalowanie rachunkowości

Jeśli do księgowości Twojej firmy zostanie przydzielona tylko jedna osoba, niedługo poczuje się ona przeciążona pracą. W takim przypadku prawdopodobieństwo wykrycia przez pracownika anomalii w księgach może być niewielkie.

Jednak dzięki dedykowanemu zespołowi księgowych będziesz mieć większe szanse na wykrycie anomalii ze względu na ich wiedzę w zakresie najlepszych praktyk księgowych.

Poza tym zespół zewnętrzny będzie miał wystarczającą dostępność i siłę roboczą, aby łatwo skalować Twoje usługi, bez żadnych opóźnień.

Czego szukać w outsourcingu usług księgowych

Zdecydowałeś się więc na outsourcing usług księgowych dla małych firm. Świetny!

Następnym krokiem jest wybór firmy, która będzie dobrze pasować do Twoich celów i etyki pracy. Innymi słowy, ich jakość wykonania musi być zgodna z Twoimi celami.

Jednocześnie tylko wtedy, gdy wykażą się profesjonalizmem i zbudują zaufanie, możesz na nich polegać w zakresie dbania o Twoje księgi rachunkowe.

Jak jednak wybrać odpowiednią firmę księgową? Oto kilka pytań, które należy sobie zadać przed zarejestrowaniem się w zewnętrznej usłudze księgowej:

• Potrzebujesz podstawowych usług księgowych i księgowych, takich jak ręczne zapisy księgowe lub księgowość finansowa? A może potrzebujesz dodatkowych usług, takich jak biegi płacowe lub usługi rozliczania podatków? (więcej na ten temat poniżej)
• Jaki schemat płatności stosuje zewnętrzna firma księgowa - naliczanie co miesiąc, za godzinę lub w inny sposób?
• Jaki jest Twój miesięczny budżet na księgowość i księgowość?
• Czy firma, którą chcesz zatrudnić, ma odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie? Czy w przeszłości zapewniali niezmiennie wysokiej jakości wyniki?
• Czy firma świadcząca usługi księgowe synchronizuje się z Twoim preferowanym oprogramowaniem księgowym, takim jak Xero, QuickBooks, Wave lub FreshBooks?
• Czy są wystarczająco elastyczne, aby dostosować się do zmieniających się wymagań w przyszłości?
• Czy zachowują prywatność i bezpieczeństwo danych podczas obsługi danych księgowych i finansowych swoich klientów?

Jakie usługi księgowe możesz zlecić na zewnątrz?

Usługi księgowe i księgowe, które możesz zlecić na zewnątrz, obejmują między innymi:

• Rachunkowość na koniec roku

Wiąże się to z przygotowywaniem raportów rocznych, które mają być prezentowane na walnych zgromadzeniach i wysyłane do akcjonariuszy. Mówiąc dokładniej, może być konieczne zebranie sprawozdań finansowych i rachunków, dostosowanie wpisów i zaplanowanie budżetu na następny rok.

Dla większości firm koniec roku finansowego jest najbardziej pracowitym okresem w roku. Dlatego outsourcing rocznych wymagań księgowych może pomóc w uniknięciu wąskich gardeł w ostatniej chwili.

• Lista płac

Być może będziesz musiał przygotować zestawienia wynagrodzeń pracowników, obliczyć wypłaty premii i wypłacić prowizje. Zlecając usługi administracji płacowej, możesz mieć pewność, że nigdy nie przegapisz zgodności z przepisami podatkowymi ani terminu wypłaty wynagrodzeń.

• Przygotowywanie deklaracji podatkowych

Zewnętrzna firma księgowa może przygotować Twoje rozliczenia podatkowe, okresowe i inne. Mogą również ułatwić przetwarzanie i planowanie podatków, kwartalne zwroty i składanie wielu dokumentów.

• Zarządzanie księgą

Możesz zminimalizować ryzyko zaciągnięcia długów klientów poprzez outsourcing usług księgowych dla małych firm. W szczególności wirtualna firma księgowa może pomóc w zarządzaniu księgą sprzedaży krótko- lub terminowo.

Zarządzanie księgą w pełnym zakresie może również znaleźć się w ich programie. Ponieważ korzystają z najnowszych narzędzi i oprogramowania do zarządzania księgami, mogą zapewnić Twojej firmie najwyższej jakości usługi księgowe.

• Audyt wewnętrzny

Outsourcing wymagań dotyczących audytu wewnętrznego otwiera drzwi do najwyższej klasy usług konfiguracji funkcji audytu wewnętrznego.

Kiedy zatrudniasz konsultantów audytu wewnętrznego z zewnątrz, mogą oni również pomóc w tworzeniu podręczników procedur i zasad, strategicznych przeglądach wydajności i dokładnych przeglądach poprawy wydajności.

• Zarządzanie przepływami pieniężnymi

Możesz polegać na zewnętrznej firmie świadczącej usługi księgowe, która najpierw zrozumie Twoją prognozowaną sprzedaż i wydatki. Następnie zidentyfikują problematyczne obszary, analizując zobowiązania, należności, politykę kredytową, zapasy i inne składniki.

To zadanie pomoże im przewidzieć wszystkie wpływy i wypływy gotówki dla Twojej firmy w określonym czasie. Z kolei te prognozy przepływów pieniężnych mogą pomóc w pozyskiwaniu funduszy, budżetowaniu i planowaniu biznesowym.

• Doradztwo w zakresie wyceny

Musisz pamiętać o najlepszych praktykach wyceny, aby spełnić złożone wymagania dotyczące sprawozdawczości podatkowej i finansowej Twojej firmy. Ponownie wykonanie tego zadania może nie być dla Ciebie możliwe z powodu braku czasu.

Zewnętrzny zespół doradczy w zakresie wyceny oferuje wysokiej jakości usługi wyceny wartości niematerialnych, własności intelektualnej, podatków i całej firmy. Mogą również zapewnić wycenę między innymi instrumentów pochodnych, wynagrodzeń w formie akcji i nagród kapitałowych.

• Księgowość w Excelu

Należy pamiętać, że rozwiązania księgowe nigdy nie są uniwersalne. Różne firmy będą miały różne ilości danych finansowych. W związku z tym wewnętrzny kierownik ds. księgowości może mieć trudności z wykonywaniem ręcznych wpisów w programie Excel lub prawidłowym wyświetlaniem danych w programie Excel.

Outsourcing tej pracy zapewnia uzyskanie spersonalizowanych rozwiązań, takich jak integracja skoroszytu z zewnętrznymi źródłami danych.

Importowanie danych z Excela do oprogramowania w chmurze i automatyzacja ręcznej, powtarzalnej pracy poprzez tworzenie makr to codzienne zadania dla zewnętrznych księgowych Excela.

• Sprawozdawczość finansowa

Raporty finansowe dają wgląd w wyniki firmy w danym roku finansowym. Dlatego analizy i raportowanie stały się dziś kluczowymi zadaniami dla firm.

Musisz przygotowywać i analizować rachunki zysków i strat, bilanse, zestawienia rachunków bankowych, rachunki przepływów pieniężnych, raporty z analizy biznesowej i raporty z analizy operacyjnej. Ze względu na brak czasu możesz zlecić te zadania zewnętrznemu zespołowi ekspertów.

Outsourcing zadań związanych ze sprawozdawczością finansową może również zapewnić dostęp do usług premiowych. Mogą one obejmować przygotowywanie raportów podatkowych, raportów sprzedaży i raportów zakupów.

• Przetwarzanie faktury

Aby usprawnić działalność biznesową, należy wziąć pod uwagę liczbę faktur obsługiwanych miesięcznie, liczbę osób zaangażowanych w przetwarzanie faktur, czas przetwarzania faktur i inne kluczowe wskaźniki.

Jednak może się zdarzyć, że wydasz tysiące dolarów rocznie tylko na rozwiązywanie problemów związanych z dopasowywaniem faktur do odpowiednich zamówień zakupu, odpowiadaniem na zapytania dostawców lub innymi błędami w przetwarzaniu faktur.

Zamiast tego zewnętrzny zespół księgowy może pomóc w weryfikacji danych faktur, skanowaniu faktur papierowych, rejestrowaniu transakcji, tworzeniu pokwitowań dla faktur od dostawców i nie tylko.

• Uzgadnianie kont

Ta usługa pomaga potwierdzić, czy rzeczywiste saldo konta jest zgodne z odpowiednim wyciągiem bankowym.

Zewnętrzny zespół uzgadniania kont zweryfikuje dokładność każdego konta, identyfikując błędy i niespójności oraz odpowiednio korygując saldo końcowe.

Na koniec zespół przekaże Ci pełny raport uzgodnienia zawierający zaległe pozycje, wyjątki i zapłacone czeki.

• Ręczny wpis do dziennika

Właściciel małej firmy może nie mieć wymaganego personelu do wykonywania ręcznych zapisów księgowych. Zewnętrzny zespół ręcznych zapisów księgowych może dokładnie wprowadzać transakcje księgowe do ksiąg rachunkowych.

Oprócz ograniczenia błędów w tego typu pracy, mogą zaproponować ulepszenia dotyczące wątpliwych lub problematycznych wpisów do dziennika.

Na wynos

Prowadzenie ksiąg rachunkowych i księgowość to kluczowe funkcje dla każdej firmy, ale są też złożone. Te prace wymagają nie tylko czasu, ale także wiedzy eksperckiej. Bez odpowiedniego doświadczenia w księgowości i księgowości może się zdarzyć kilka błędów, a zanim się zorientujesz, Twoja firma może nawet zbankrutować.

Outsourcing usług księgowych dla małych firm przynosi jednak znaczne korzyści. Należą do nich opłacalność, skalowanie ilości zadań oraz elastyczność umów i kontraktów.

Aby skorzystać z tych i innych korzyści, skontaktuj się z dedykowanymi ekspertami ds. rachunkowości w MyTasker. Oprócz prowadzenia rachunków, mogą one poprawić przepływ środków pieniężnych, przekształcić funkcje finansowe i pomóc w rozwoju Twojej firmy.