Audyty organizacji non-profit: przewodnik po zapewnianiu odpowiedzialności finansowej

Audyty organizacji non-profit mogą wydawać się zastraszające, ale są o wiele mniej przerażające, niż myślisz. Po pierwsze, Urząd Skarbowy (IRS) rzadko ma powód do przeprowadzania audytu Twojej organizacji — ponieważ jesteś organizacją non-profit i nie płacisz podatków.

Oznacza to, że masz większą kontrolę nad tym, kiedy, gdzie i jak przeprowadzasz niezależne audyty. Czasami przepisy stanowe i federalne wymagają audytu organizacji non-profit, ale nie zawsze tak jest. I nawet jeśli nie masz prawnego obowiązku przeprowadzenia audytu, badanie finansowe może nadal stanowić ogromny impuls dla Twojej organizacji.

Poniżej przedstawimy wszystko, co musisz wiedzieć o audytach organizacji non-profit. Zagłębimy się w to, co to jest, dlaczego są ważne, jakie są różne rodzaje audytów, jak wybrać odpowiedniego audytora i nie tylko.

Czym są niezależne audyty organizacji non-profit?

Niezależny audyt organizacji non-profit obejmuje badanie dokumentacji finansowej organizacji, praktyk księgowych, kontroli wewnętrznych, transakcji i sprawozdań finansowych. Audytor lub firma audytorska zazwyczaj przeprowadza to dla Twojej organizacji non-profit.

Typowe powody, dla których możesz przeprowadzić audyt organizacji non-profit, to poprawa sytuacji finansowej organizacji charytatywnej, przejrzystości, odpowiedzialności i praktyk księgowych. Krótko mówiąc, pomaga śledzić darowizny i wydatki oraz zapewnia brak nadużyć za zamkniętymi drzwiami.

Darczyńcy muszą zaufać organizacji, zanim przekażą jednorazowy prezent lub powtarzające się fundusze, a niezależny audyt zapewnia im to bardzo potrzebne zapewnienie.

Jednak nie wszystkie audyty organizacji non-profit są dobrowolne.

Istnieje kilka sytuacji, w których organizacja non-profit może być zobowiązana do przeprowadzenia audytu. Na przykład twój stan może nałożyć wymagania audytu, jeśli twoje dochody i wydatki przekroczą określony próg. A niektóre dotacje dla organizacji non-profit wymagają zadowalającego audytu, zanim Twoja organizacja non-profit będzie mogła otrzymać fundusze.

Warunki audytu dla organizacji non-profit, które warto znać

Zanim zagłębimy się zbytnio w audyt, przejdźmy do tej samej strony na temat kilku typowych terminów audytu. Prawdopodobnie zobaczysz (lub usłyszysz) te terminy używane podczas wyboru i pracy z audytorem, więc najlepiej jest się przygotować przed poddaniem się przeglądowi finansowemu:

• Regulamin: Non-profit regulamin (znany również jako statut organizacji) wyjaśnia, w jaki sposób działa Twoja organizacja non-profit. Są to zbiory zasad, procesów, wytycznych i klauzul.
• Uzgadnianie: Uzgadnianie oznacza ustanowienie porozumienia między różnymi źródłami informacji, takimi jak transakcje bankowe z zestawieniem finansowym.
• Kontrole wewnętrzne : Kontrole wewnętrzne to zasady i procedury zapewniające wiarygodność i spójność sprawozdań finansowych, takie jak obserwacje zapasów, systemy kontroli haseł i oprogramowanie księgowe.
• Zapytanie ofertowe (RFP): Zapytanie ofertowe to dokument, który wysyłasz do potencjalnych audytorów i firm w celu określenia odpowiedniego dopasowania dla Twojej organizacji charytatywnej.
• Dostarczone przez klienta (PBC): PBC to lista wysyłana przez audytorów do Twojej organizacji z prośbą o dostęp do określonych dokumentów i informacji.
• Oświadczenia: Oświadczenia to zasady ustanowione przez Radę Standardów Rachunkowości Finansowej (FASB) i Rządową Radę Standardów Rachunkowości (GASB), które określają zasady sprawozdawczości zewnętrznej i ujawniania informacji.
• Ogólnie przyjęte zasady rachunkowości ( GAAP ): GAAP zawiera zasady ustalania kosztów, przychodów, dopasowywania i ujawniania informacji.
• Certified Public Accountant ( CPA ): CPA to osoba posiadająca licencję na świadczenie usług księgowych dla społeczeństwa.
• Bez zastrzeżeń: Bez zastrzeżeń to opinia audytora, że ​​sprawozdanie finansowe jest zgodne z GAAP.

Nie jest to pełny słownik terminów związanych z audytem i księgowością, ale warto od niego zacząć. Terminologia ma kluczowe znaczenie w rachunkowości, więc nie bój się sprawdzić terminu, jeśli nie masz pewności, co on oznacza. W razie wątpliwości sprawdź to.

5 rodzajów audytów organizacji non-profit

Masz kilka możliwości uzyskania niezależnego audytu dla swojej organizacji non-profit. Omówimy różne typy:

1. Audyt wewnętrzny

Audyty wewnętrzne są lepsze niż nic, ale niekoniecznie zwiększają publiczną przejrzystość i odpowiedzialność — ponieważ wewnętrzny zespół może być źródłem problemu.

Jednak audyty wewnętrzne mogą być dla Twojej organizacji skutecznym sposobem identyfikowania możliwości doskonalenia. Możesz znaleźć lepsze sposoby sporządzania raportów finansowych lub identyfikowania cennych oszczędności. Audyt wewnętrzny to szansa, aby zrobić krok wstecz, zobaczyć szerszy obraz i przyjrzeć się historii i trajektorii Twojej organizacji non-profit.

Zespół programistów Twojej organizacji wyznacza komitet audytu do przeprowadzania audytów wewnętrznych.

2. Audyt zewnętrzny

Audyty zewnętrzne są zazwyczaj najbardziej niezawodną opcją audytu dla organizacji non-profit. Audytorzy lub firmy audytorskie przyjrzą się Twoim sprawozdaniom finansowym, kontroli wewnętrznej i najlepszym praktykom, aby znaleźć obszary wymagające poprawy.

Posiadanie perspektywy osoby trzeciej (ktoś, kto zapłacił za przeprowadzenie audytu) oznacza, że ​​otrzymasz obiektywną poradę od kogoś, kto jest mniej podatny na wpływ związków lub emocji. Dostarczą ci praktycznych zaleceń i poinformują, kiedy musisz zmienić określoną praktykę.

3. Audyt zgodności

Audyty zgodności badają przestrzeganie przez Twoją organizację praw federalnych, stanowych i lokalnych. Jest to mniej audyt finansowy (choć zwykle obejmuje to do pewnego stopnia), a bardziej sprawdzenie wymagań dotyczących zgodności i przestrzegania ustalonych regulaminów.

4. Audyt finansowy

Audyty finansowe dotyczą przede wszystkim sprawozdań finansowych Twojej organizacji non-profit, aby znaleźć możliwości ulepszeń. Audytor może zasugerować sposoby obniżenia kosztów lub zalecić zmianę niektórych kontroli wewnętrznych.

Na przykład użytkownicy twojego oprogramowania księgowego mogą nie przestrzegać najlepszych praktyk dotyczących haseł lub uprawnienia dostępu mogą być zbyt luźne w całej organizacji.

5. Audyt operacyjny

Audyty operacyjne przyglądają się systemom Twojej organizacji non-profit, aby znaleźć luki i możliwości. Oto kilka funkcji, które audytorzy zazwyczaj badają:

• Zasoby ludzkie
• Technologia informacyjna
• System operacyjny
• Sprzęt komputerowy
• Oprogramowanie
• Wydajność

Audytorzy przedstawią zalecenia, które zwiększą efektywność Twojej organizacji i pomogą osiągnąć cele finansowe.

Dlaczego audyty organizacji non-profit są ważne?

Nie masz prawnego obowiązku audytu swojej organizacji non-profit? Chociaż jest to w porządku, nadal możesz rozważyć zrobienie jednego. Audyty zapewniają korzyści daleko wykraczające poza zgodność i pola wyboru.

Oto kilka powodów, dla których warto skontrolować organizację non-profit:

• Zapewnij odpowiedzialność: Regularne audyty zachęcają do stosowania najlepszych praktyk i ciągłej odpowiedzialności. Osoby odpowiedzialne za Twoje finanse i operacje biznesowe wiedzą, że mają obowiązek być na bieżąco i być uczciwym.
• Zwiększ przejrzystość organizacji non-profit : darczyńcy, inwestorzy, pożyczkodawcy i partnerzy chcą zaufać Twojej organizacji non-profit. Audyt Twojej organizacji pomaga udowodnić jej zasadność i wiarygodność.
• Zidentyfikuj możliwości: Audyty dają Ci możliwość cofnięcia się o krok od codziennych drobiazgów i znalezienia opcji poprawy Twojej działalności i kondycji finansowej.
• Kwalifikuj się do dotacji: niektórzy fundatorzy grantów wymagają audytów, aby upewnić się, że Twoja organizacja non-profit jest godna zaufania, działa zgodnie z prawem i ma doświadczenie finansowe.
• Przestrzegaj lokalnych przepisów: Niektóre władze stanowe i lokalne wymagają od Twojej organizacji przeprowadzenia audytu finansowego, jeśli Twoje przychody lub wydatki przekroczą określony próg.

Jednorazowe pojedyncze audyty to świetny początek, ale regularne audyty przeprowadzaj co roku. Postaraj się zrobić je na koniec roku przed złożeniem zeznań podatkowych.

Wyjaśnienie procesu audytu organizacji non-profit

Proces audytu może się nieznacznie różnić w zależności od audytora, ale oto przybliżony przegląd tego, jak wygląda ten proces:

1. Zapytanie ofertowe: wyślij zapytanie ofertowe do audytorów i firm audytorskich, aby poznać ich koszty, dostępność i harmonogram.
2. Spotkanie wstępne: Spotkaj się ze swoim audytorem, aby omówić oczekiwania, ważne elementy i ramy czasowe. Twój audytor sporządzi listę plików, dokumentów i personelu, do którego będzie potrzebować dostępu, aby rozpocząć audyt.
3. Zbieranie pozycji: Zbierz wymagane sprawozdania finansowe i osoby, z którymi audytor będzie musiał porozmawiać podczas audytu. Dokładnie sprawdź nazwy użytkowników i hasła, aby upewnić się, że Twój audytor ma dostęp do Twoich systemów i oprogramowania księgowego.
4. Rozpoczęcie pracy w terenie: Daj audytorowi miejsce na zbadanie Twojej organizacji, przejrzenie kluczowych dokumentów i rozmowę z personelem.
5. Wyniki i zalecenia: poproś swojego audytora, aby zebrał swoje ustalenia i zalecenia w raporcie z audytu, który przedstawi Twojej organizacji.
6. Działanie: Natychmiast podejmij działania zgodnie z zaleceniami audytora.

Jak wybrać odpowiedniego audytora dla swojej organizacji non-profit

Audytor, którego wybierzesz, będzie miał duży wpływ na jakość i wykonalność Twojego audytu. Dokonaj zatem należytej staranności przy wyborze jednej z nich — skup się na znalezieniu odpowiedniej firmy, która będzie pasować do Twojego przypadku użycia.

Oto kilka rzeczy, którym warto się przyjrzeć:

• Opłaty: dowiedz się o spodziewanych kosztach i upewnij się, że mieszczą się one w Twoim budżecie.
• Oś czasu: Potwierdź, że harmonogram audytora może uwzględniać Twoją oś czasu i dostępność.
• Ekspertyza: Zbadaj doświadczenie audytora, aby upewnić się, że ma on doświadczenie i wiedzę w pracy ze zwolnionymi z podatku organizacjami non-profit i organizacjami charytatywnymi.
• Relacje: ustal, czy możesz nawiązać otwartą linię komunikacji ze swoim audytorem. Jeśli nie czujesz, że związek jest odpowiedni, przejdź do innego kandydata. Nie musicie być najlepszymi przyjaciółmi, ale powinniście umieć prowadzić pozytywne, szczere i pełne szacunku rozmowy.
• Polecenia : Poproś o listę innych organizacji non-profit, które współpracowały z firmą audytorską. Skontaktuj się z nimi, aby dowiedzieć się więcej o ich doświadczeniach i sprawdzić, czy poleciliby audytorów.

Zorganizuj się dzięki kompleksowej platformie pozyskiwania funduszy

Kompleksowa platforma zbierania funduszy Classy oferuje ujednolicone narzędzia do przekazywania darowizn, które pomagają zoptymalizować proces darowizny. W rzeczywistości 95% klientów Classy rok po roku wybiera naszą platformę ze względu na rozwiązania najwyższej jakości .

Nasze niezawodne oprogramowanie do zarządzania darowiznami chroni dane darczyńców i usprawnia raportowanie i analizę darowizn, aby zapewnić dokładność i oszczędność czasu dla wszystkich zaangażowanych osób.

Poproś o demo , aby zobaczyć na własne oczy. Jeden z naszych ekspertów Classy skontaktuje się z Tobą, aby zaplanować praktyczną prezentację platformy i zademonstrować, w jaki sposób nasze wiodące w branży rozwiązanie może pomóc Twojej organizacji non-profit osiągnąć jej cele.