Poruszanie się po księgowości organizacji non-profit: najlepsze praktyki i wskazówki

Księgowość może nie być najbardziej efektowną częścią każdej firmy, w tym organizacji non-profit, ale odgrywa kluczową rolę w utrzymaniu sprawnego działania organizacji.

Od zgodności po zarządzanie finansami, księgowość zapewnia systemy i informacje potrzebne do kontrolowania finansów organizacji non-profit.

Jednak zrozumienie i ocena danych finansowych może wydawać się zniechęcające na początku — ale nie musi tak być. Nasz przewodnik szczegółowo opisuje, w jaki sposób możesz zadbać o wszystkie swoje potrzeby księgowe i utrzymać kondycję finansową swojej organizacji non-profit w perspektywie długoterminowej.

5 sposobów, w jakie księgowość organizacji non-profit porównuje się z księgowością nastawioną na zysk

Firmy nastawione na zysk mają ugruntowane praktyki księgowe, które być może już znasz. Istnieje wiele podobieństw między tymi procesami i wytycznymi, których organizacje non-profit muszą przestrzegać w rachunkowości. Należy jednak pamiętać o kilku kluczowych różnicach.

1. Podatki: Zatwierdzone organizacje non-profit są zwolnione z podatku w urzędzie skarbowym (IRS), w przeciwieństwie do firm nastawionych na zysk, które muszą płacić podatek dochodowy za pracowników.
2. Sprawozdania finansowe: Zamiast bilansu prowadzonego przez firmy nastawione na zysk, organizacje non-profit muszą prowadzić zestawienie sytuacji finansowej. Ponadto organizacje non-profit przechowują oświadczenie o działalności zamiast rachunku zysków i strat, jak firmy nastawione na zysk.
3. Kapitał własny a aktywa netto : gdy firma nastawiona na zysk ma nadwyżkę, pieniądze te trafiają do akcjonariuszy jako kapitał własny. W przypadku organizacji non-profit pieniądze te są przeznaczane na aktywa netto organizacji.
4. Zarządzanie: Prywatny właściciel (lub akcjonariusze publiczni) zazwyczaj prowadzi działalność nastawioną na zysk. W przypadku organizacji non-profit nadzór nad nimi sprawuje rada dyrektorów organizacji non-profit. Wpływa to na strukturę sprawozdawczości i odpowiedzialności w rachunkowości.
5. Przychody: Dochód dla firmy nastawionej na zysk pochodzi ze sprzedaży towarów i usług. W ramach organizacji non-profit przychody te pochodzą głównie ze zbierania funduszy i zarządzania dotacjami.

Najlepsze praktyki rachunkowości organizacji non-profit

Każda organizacja non-profit jest inna i wymaga niestandardowego podejścia do księgowości. Istnieje jednak kilka podstawowych kroków, które powinny wykonać wszystkie organizacje charytatywne w sektorze non-profit. Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym profesjonalistą, czy dopiero zaczynasz, oto kilka sugestii, jak najlepiej wykorzystać księgowość organizacji non-profit.

1. Ustal budżet

Budżet to Twój plan finansowy. Tutaj uwzględniasz przewidywane przychody i wydatki na nadchodzący rok na podstawie wyników z poprzedniego roku. Pomaga to w informowaniu zespołu o ćwiczeniach prognostycznych i planach wydatków. Pamiętaj też o zaplanowaniu sytuacji awaryjnych.

Trzymaj się budżetu tak blisko, jak to możliwe. Poświęć trochę czasu na przeglądanie go co miesiąc, aby ocenić swoje postępy i dokonać zmian w razie potrzeby. Budżet operacyjny Twojej organizacji powinien służyć jako przewodnik, ale bardzo ważne jest również, aby każdy dział miał budżet operacyjny, który wspiera większe cele Twojej organizacji non-profit.

2. Wybierz oprogramowanie księgowe

Odpowiednie narzędzie cyfrowe może pomóc w bardziej niezawodnym śledzeniu finansów. Przy wielu dostępnych opcjach poświęć trochę czasu, aby wybrać tę, która najlepiej odpowiada Twoim unikalnym potrzebom, doświadczeniu i budżetowi. Na przykład QuickBooks i FreshBooks to dwa powszechnie używane rozwiązania księgowe.

Najlepszy system księgowy organizacji non-profit pomoże Ci:

• Zarządzaj systemem kronikowania
• Połącz się ze swoim kontem bankowym
• Twórz budżety i zarządzaj nimi
• Oblicz przepływ gotówki
• Generuj raporty i sprawozdania finansowe

3. Zbuduj zespół księgowy

Każda organizacja non-profit powinna mieć kogoś odpowiedzialnego za finanse jej organizacji. Może to być pojedyncza osoba, taka jak dyrektor finansowy, lub cały zespół, w zależności od wielkości i złożoności Twojej organizacji.

Nie potrzebujesz w swoim zespole biegłych rewidentów (CPA), ale to z pewnością pomaga. Najważniejsze jest zatrudnienie kogoś, kto rozumie język ogólnie przyjętych zasad rachunkowości (GAAP) i jest w stanie rutynowo sporządzać dokładne raporty finansowe. Członek zarządu dobrze zorientowany w księgowości jest również atutem Twojego zespołu.

Warto nawiązać współpracę z wyspecjalizowanym księgowym non-profit lub większą zewnętrzną firmą księgową, aby pomóc w uzgodnieniach i audytach. Ich obiektywność i specjalizacja w rachunkowości będą stanowić główną premię. Ponieważ jednak istnieje niezliczona ilość firm księgowych, najlepiej wybrać taką, która podziela Twoje wartości i ma doświadczenie w pracy z organizacjami non-profit.

4. Śledź swoje rekordy

Mamy nadzieję, że śledzisz wszystkie transakcje finansowe swojej organizacji non-profit, w tym wydatki, faktury i rachunki. Pomaga to upewnić się, że wewnętrzne zapisy są zgodne z bilansem, co znacznie ułatwi coroczny audyt organizacji non-profit.

Najlepiej zapisać te dane cyfrowo w oprogramowaniu księgowym, ale przechowywanie dokumentów papierowych przez krótki czas jest pomocne, aby zweryfikować, czy wszystko jest w porządku. Właściwe prowadzenie dokumentacji ma kluczowe znaczenie dla prawidłowej księgowości i przestrzegania przepisów IRS i organizacji non-profit.

5. Regularnie uzgadniaj swoje konta

Uzgadnianie rachunków oznacza porównywanie wyciągów bankowych z wewnętrznymi zapisami księgowymi. Uzgodnienie bankowe to praktyka polegająca na porównywaniu zapisów z faktycznym stanem konta bankowego Twojej organizacji w celu upewnienia się, że te zapisy są zgodne.

Ten proces pomaga wychwycić wszelkie błędy i rozbieżności lub może potencjalnie wykryć oszustwo w przypadku jakichkolwiek podejrzanych działań w Twojej organizacji. Uchroni Cię to również przed pozostawaniem w tyle za swoimi wysiłkami księgowymi.

Można uzgadniać wiele kont, w tym przepływ środków pieniężnych (co obejmuje przeglądanie płatności do i z organizacji), należności, zobowiązania i listę płac personelu. Wszystkie te konta są niezbędne do dokładnego raportowania finansowego w Twojej organizacji.

6. Przeprowadź roczny audyt finansowy

Audyt to formalne badanie dokumentacji finansowej, które może ujawnić wszelkie potencjalne problemy i zapewnić przestrzeganie przepisów. Możesz być w stanie przeprowadzić audyt wewnętrznie lub być może będziesz musiał zatrudnić firmę zewnętrzną do przeprowadzenia audytu, w zależności od wielkości i budżetu.

To nie tylko niedopatrzenie ze strony IRS, ale zdrowa, regularna praktyka, która zapewnia, że ​​księgowość organizacji non-profit jest dobrze prowadzona. Wyniki tego pojedynczego audytu mogą znaleźć się w rocznym raporcie organizacji non-profit i uprościć proces pozyskiwania funduszy.

Terminologia rachunkowości organizacji non-profit, którą warto znać

Księgowość może być procesem wysoce technicznym i pełnym żargonu. Dlatego zrozumienie odpowiednich kluczowych terminów jest kluczowym krokiem w kierunku lepszej księgowości organizacji non-profit. Oto lista niektórych z najczęstszych zwrotów, które musisz znać:

• Należności : pieniądze należne organizacji lub, w przypadku organizacji non-profit , funduszowi darowizn.
• Zobowiązania : Kwota należna innym osobom za usługi lub towary otrzymane przez organizację non-profit.
• Plan kont : Lista kont, z których wysyłane są lub odbierane pieniądze. Są one zazwyczaj wymienione jako aktywa, pasywa, aktywa netto, przychody i wydatki.
• Przepływy pieniężne : sposób, w jaki pieniądze wpływają i wypływają z organizacji, a zwłaszcza ile płynnej gotówki znajduje się w danej chwili. Zwykle jest to wykazywane w rachunku przepływów pieniężnych.
• Aktywa: wartość wszystkiego, co posiada Twoja organizacja non-profit, w tym gotówka, towary, inwestycje, własność intelektualna lub własność fizyczna.
• Zobowiązania : Suma zobowiązań Twojej organizacji, w tym wszelkie długi.
• Amortyzacja: utrata wartości w czasie posiadanych aktywów.
• Oświadczenie o działalności : podsumowanie przychodów i wydatków organizacji non-profit w okresie sprawozdawczym. Jest to podobne do rachunku zysków i strat nastawionego na zysk.
• Rachunkowość funduszy : zalecana forma księgowania dla organizacji non-profit, ponieważ rozdziela pieniądze na osobne konta dla różnych działań, takich jak programowanie, marketing, administracja i zbieranie funduszy.
• GAAP : ogólnie przyjęte zasady rachunkowości to standardy rachunkowości w Stanach Zjednoczonych.

Kontroluj księgowość swojej organizacji non-profit, aby zebrać więcej na swoją misję

Właściwa księgowość jest niezbędna dla każdej organizacji z sektora non-profit, niezależnie od jej misji czy wielkości. Przestrzeganie prawidłowych procedur księgowych nie jest trudne, ale wymaga wykształconego zespołu i skoncentrowanych wysiłków, aby pozostać na właściwej drodze.

Jest to jeden z głównych powodów, dla których Classy stawia na solidne i przejrzyste raportowanie w swoim systemie. Dostęp do tych raportów bezpośrednio na platformie darowizn znacznie ułatwia zarządzanie wewnętrznymi procesami księgowymi.

Wykonaj poniższe czynności, aby zapoznać się z najlepszymi praktykami w zakresie księgowości organizacji non-profit, aby Twoja organizacja działała zgodnie z przepisami i działała bez zakłóceń.