Wydarzenia nie podlegają negocjacjom. Jak pasują do Twojej strategii marketingowej?

Amerykańskie Stowarzyszenie Badań Edukacyjnych (AERA) organizuje jedną z największych konferencji w USA, obejmującą ponad 650 sesji odbywających się w 6 hotelach i transmitowanych na żywo dla wirtualnych uczestników.

Frekwencja na nich idzie w tysiące! Liderzy branży pochwalili organizatorów za zapewnienie płynnej obsługi ostatniej konferencji na Twitterze (obecnie X).

Obecnie AERA jest wzorowym organizatorem konferencji, ale nie jest już wyjątkiem. W ciągu ostatniej dekady obserwowałem, jak tysiące organizacji osiągnęło taki stopień skali, pragmatycznie traktując wydarzenia jako kluczowy element swoich strategii marketingowych.

Sezon konferencyjny już się rozpoczął, a marketerzy zajmujący się wydarzeniami są zajęci przygotowaniami na obecność swoich zespołów sprzedażowych. To idealny moment, aby to przeczytać, abyś mógł ocenić, czy Twoje niekończące się skany identyfikatorów mają związek z wynikami biznesowymi, czy też marnujesz pieniądze w imię gry marketingowej.

Dlaczego wydarzenia powinny być częścią Twojego planu marketingowego B2B?

Wydarzenia są drogie, ale stanowią niezbędną inwestycję, ponieważ przyciągają potencjalnych klientów i nakręcają biznes. Jednak pokazanie wpływu wydarzeń nie zawsze jest proste. Potencjalni klienci, których zdobywasz podczas wydarzeń, mogą nie zostać natychmiastowo lub wcale przekonwertowani. Czy to oznacza, że ​​są one stratą Twojego wysiłku?

Tak. Jeśli robisz to jako przypadkowy akt marketingowy.

Twoim problemem jest brak dostosowania wydarzeń do ogólnych biznesowych wskaźników KPI. Od tego zaczynam pracę z klientami, którzy chcą zorganizować nowe wydarzenie.

W ciągu ostatnich kilku lat byłem świadkiem, jak nasi klienci traktowali wydarzenia jako sposób na budowanie społeczności i wzmacnianie relacji z klientami, a nie tylko jako szansę na zwiększenie sprzedaży. Jeśli chcesz wydobyć ze swoich wydarzeń wszystko, co możliwe, zaplanuj ocenę świadomości marki, danych behawioralnych i informacji zwrotnych prosto z ust potencjalnych klientów.

Zwiększ swoją sprzedaż

Marketerzy zajmujący się marketingiem wydarzeń powinni podejmować skalkulowane ryzyko w swoich strategiach marketingu wydarzeń, aby zoptymalizować zyski. Świadomość aktualnego krajobrazu wydarzeń i chęć dostosowania się pomagają osiągnąć pozytywne rezultaty.

Jeden z naszych klientów, Harbour Wholesale, zdecydował się na odważny krok i zmienił swoje tradycyjne, osobiste targi na wirtualne. Obawiali się jednak utraty zaufania dostawców i utraty sprzedaży, a jeszcze większym wyzwaniem było nakłonienie sprzedawców detalicznych do wzięcia udziału w targach.

Zmiana formatu wydarzenia to duży krok naprzód i podziwiam firmy, które ją podejmują i wykorzystują po drodze technologię. Na szczęście dla Harbor Food ta zmiana strategii pomogła zwiększyć sprzedaż o 35% w porównaniu z ostatnim wydarzeniem odbywającym się osobiście.

źródło: vFairs

Nie tylko to, udało im się także:

• Rozszerzaj ich zasięg i dostępność ponad barierami geograficznymi
• Generuj namacalne magnesy leadowe
• Oszczędzaj koszty obiektów fizycznych i koszty logistyki
• Angażuj się bardziej dzięki grywalizacji i funkcjom sieciowym

Zbieraj dane własne

Słońce zachodzi nad plikami cookie stron trzecich, a gromadzenie danych zmierza ku przyszłości bez plików cookie, co zapewnia lepszą obsługę klientów i prywatność danych. To wyzwanie dla nas, marketerów. Bez śledzenia danych w wielu lokalizacjach i korzystania z usług stron trzecich pozostaje nam poszukiwanie rozwiązań pozwalających na:

• Luki w wiedzy o konsumentach
• Niepowodzenie w pozycjonowaniu produktów i usług
• Niekompletne pętle sprzężenia zwrotnego

Na tym etapie marketerzy trzymają się danych pochodzących z pierwszej ręki jak ratunku. Organizacja wydarzeń to świetny sposób na przechwytywanie danych od uczestników, którzy są już klientami lub którzy wiedzą, z jakimi problemami się borykają, a teraz badają rozwiązania produktowe.

W rzeczywistości nasz własny zespół ds. produktu poświęcił znaczną ilość czasu na stworzenie lepszych systemów śledzenia i raportowania zdarzeń w ciągu ostatnich kilku kwartałów, co jest bezpośrednią odpowiedzią na rosnące zapotrzebowanie naszych klientów na więcej statystyk i danych z ich wydarzeń.

Dzięki odpowiedniej technologii zdarzeń eliminujesz ręczne gromadzenie danych i zwiększasz wydajność przepływów pracy, ułatwiając śledzenie i analizowanie danych w wielu punktach kontaktu.

Ukierunkowane treści dla podobnie myślących odbiorców

Niedawno współpracowaliśmy z Metaschool, startupem Web3 składającym się z 13 członków zespołu. Metaschool chciała udostępnić swój program szerszemu gronu twórców stron internetowych. Było to ogromne przedsięwzięcie, dlatego postanowiono stworzyć wirtualne obozy szkoleniowe, aby wszyscy byli w kontakcie.

Od konfiguracji strony docelowej po automatyzację kampanii e-mailowych, wszystko zostało zaimplementowane w ramach platformy vFairs. Frekwencja na obozach kodowania wzrosła o 60%, a liczba uczestników rosła w stałym tempie 35% na sesję przez 11 miesięcy. Wydarzenie okazało się ogromnym sukcesem i rozpoczęło się, gdy zarejestrowało się 20 programistów, a 300 tylko czekało na rejestrację. Metaschool była w stanie poszerzyć zasięg swojego programu, pozostając wiernym swojej wizji i dostarczając wartość uczestnikom.

Ich sukces wynika z tego, że musisz tworzyć treści dostosowane do brzmienia Twojej docelowej publiczności. Wydarzenia to potężne narzędzie do dostarczania dostosowanych treści. Dzięki starannemu planowaniu możesz organizować dające do myślenia przemówienia, sesje interaktywne i specjalistyczne warsztaty, które przynoszą prawdziwą wartość dla odbiorców.

Spotykaj się z obecnymi klientami i nawiązuj kontakt z potencjalnymi

Marki łączą pielęgnowanie istniejących relacji i tworzenie nowych. Na szczęście wydarzenia okazały się potężnymi narzędziami do nawiązywania kontaktu zarówno z obecnymi klientami, jak i potencjalnymi klientami w celu kształtowania przyszłego wzrostu.

Wydarzenia to teraz platformy celebrujące cenione relacje i wykazujące ciągłe zaangażowanie. Zapraszając obecnych klientów na wydarzenia zaprojektowane zgodnie z ich zainteresowaniami i potrzebami, wzmacniasz swoją lojalność wobec nich.

W vFairs organizujemy coroczną konferencję użytkowników o nazwie DiscoverNext, która koncentruje się na zagadnieniach z zakresu technologii eventowej. Jest otwarte dla obecnych i potencjalnych klientów, a w zeszłym roku na wydarzenie zarejestrowało się 550 osób. Na podstawie średniej ceny wydarzenia wirtualnego wygenerowaliśmy 13-krotny zwrot z inwestycji.

Wydarzenia stanowią również idealne miejsce do zaprezentowania produktów i usług nowym odbiorcom. Potencjalni klienci będą angażować się podczas dedykowanych sesji, warsztatów i interakcji odpowiadających ich unikalnym zainteresowaniom. Taka personalizacja gwarantuje, że odejdą z pozytywnym postrzeganiem Twojej marki.

Rola badań i strategii w planowaniu wydarzeń

Wydarzenia są korzystne. Ale nie możesz po prostu przyjść i oczekiwać natychmiastowych rezultatów. Widziałem firmy organizujące wydarzenia tylko dlatego, że wydawało mi się to słuszne dla ich firmy. Kiedy uzyskują fatalne wyniki, są zdezorientowani, co poszło nie tak. Najwyraźniej przeskoczyli krok lub dwa, co doprowadziło do tego wyniku.

Potrzebujesz solidnego planu, którego sercem są odpowiednie badania. Zapewnia wgląd w trendy i sposób, w jaki konkurenci organizują swoje wydarzenia.

Kiedy inwestujesz w dogłębne badania, zauważyłem pozytywny wpływ na kilka aspektów:

Pomaga określić grupę docelową

Kompleksowe profilowanie odbiorców stanowi podstawę planowania wydarzeń. Podział odbiorców docelowych na odrębne grupy pozwala na tworzenie spersonalizowanych doświadczeń, zwiększając prawdopodobieństwo zaangażowania. Odnosząc się do bolesnych punktów odbiorców poprzez treść wydarzenia, pozycjonujesz swoje wydarzenie jako sposób na znalezienie rozwiązania ich wyzwań.

Zdecyduj o formatach i treści

Znajomość szczegółów dotyczących grupy docelowej ma ogromny wpływ na treść, format, plan promocyjny i układ wydarzenia. Możesz wybierać pomiędzy wydarzeniami stacjonarnymi, wirtualnymi i hybrydowymi, aby zaspokoić wymagania określonej grupy odbiorców. Na przykład, jeśli Twoi odbiorcy znajdują się na całym świecie, a podróż nie jest opcją dla całej grupy, wydarzenie hybrydowe lub wirtualne może być lepszą opcją niż osobiste.

Odpowiednie badania pozwalają także na strategiczny dobór formatów sesji i dodanie elementów interaktywnych w celu wzmocnienia efektu. Na przykład podczas prowadzenia wykładu dodaj okrągłe stoły i dyskusje panelowe, aby zaangażować publiczność na innym poziomie.

Logistyka badań

Podczas gdy treść i zaangażowanie są kluczowe, logistyka stanowi kręgosłup, który spaja Twoje wydarzenie. Sprawdzenie lokalizacji gwarantuje, że wybrana przestrzeń będzie odpowiadać tematowi i rozmiarowi wydarzenia. Możesz współpracować z dostawcami, dostawcami i sponsorami poprzez badania, aby zapewnić bezproblemową realizację wydarzenia. Pozwala to również na podejmowanie świadomych decyzji dotyczących podziału budżetu i osiąganie celów wydarzenia.

Wracając do Amerykańskiego Stowarzyszenia Badań Edukacyjnych, zorganizowanie ponad 650 sesji przy ponad 100 sesjach odbywających się jednocześnie było ogromnym przedsięwzięciem z logistycznego punktu widzenia. W ich przypadku sprawdziło się to, w jaki sposób włączyli technologię obsługi wydarzeń, aby dostosować się do frekwencji. Uczestnicy tworzyli spersonalizowane programy i śledzili sesje, w których chcieli wziąć udział. Pozwoliło im to przebić się przez hałas ponad 100 sesji odbywających się jednocześnie.

Bardziej fascynujący jest szum, jaki wywołały ich konferencje. Ludzie dzielili się swoimi doświadczeniami na Twitterze (obecnie X). Zasadniczo płynne doświadczenie czyni cuda dla organizatorów wydarzeń, wystawców i uczestników.

Podejmuj decyzje dotyczące wydarzenia w oparciu o dane

Zdefiniowanie mierzalnych wskaźników KPI zgodnych z celami wydarzenia pomoże Ci lepiej przeanalizować wydajność. Badając rozwiązania technologiczne, możesz wybrać narzędzia, które umożliwią zbieranie i analizę danych w czasie rzeczywistym podczas wydarzenia. Analiza po wydarzeniu oparta na wnikliwych danych pomaga zidentyfikować obszary wymagające poprawy i udoskonalić strategie przyszłych wydarzeń.

Zapewnij sukces dzięki danym w trakcie wydarzenia i po nim

Ludzie słyną z tego, że szczęście prowadzi do sukcesu, ale ja się z tym nie zgadzam.

Dziś jesteśmy wyposażeni w tak wiele danych, historii sukcesu i solidnych przykładów, że nie musimy zgadywać i strzelać w ciemno.

Osoby zajmujące się marketingiem wydarzeń zawsze robią coś, co przyciąga moją uwagę. Przed wydarzeniami i po nich jestem zasypywany e-mailami – wszyscy to robimy. Ale te, które się wyróżniają, naprawdę opierają się na spersonalizowanych spostrzeżeniach. Robią dodatkowy krok, aby zrozumieć, co zrobiłem, a czego nie zrobiłem podczas wydarzenia.

Na przykład otrzymuję e-mail z informacją: „Younas, widziałem, że uczestniczyłeś w sesjach A, B i C, ale nie mogłeś uczestniczyć w sesjach X, Y i Z, które były powiązanymi tematami. Oto nagrania tych sesji na żądanie, dzięki czemu możesz je obejrzeć w dowolnym momencie.”

Jestem zapracowaną osobą, więc złapanie wszystkiego na imprezie może nie wchodzić w grę. E-mail pełen tego typu wartości przyciąga moją uwagę i szacunek.

Wiedzieć, co mierzyć

Aby ocenić sukces wydarzenia, skoncentruj się na następujących kluczowych wskaźnikach:

• Frekwencja: oceń zdolność swojego wydarzenia do przyciągnięcia odpowiedniej publiczności, śledząc frekwencję.
• Zaangażowanie: wskaźniki takie jak czas trwania sesji, współczynnik interakcji i frekwencja na sesjach pokazują, jak mierzona jest trafność Twoich treści i zaangażowanie odbiorców.
• Popularne treści: dowiedz się, co przyciąga najwięcej uwagi. Sprawdź pobieranie treści, wizyty na stoisku i w obszarze wirtualnym oraz wyświetlenia webinarów.
• Generowanie leadów : Oceń skuteczność wydarzenia, analizując jakość pozyskanych leadów i ich zgodność z Twoimi celami.
• Współczynnik konwersji : ten wskaźnik zapewnia wgląd w to, jak dobrze treść wydarzenia i interakcje przełożyły się na praktyczne wyniki.
• ROI : porównaj koszty i przychody, aby ustalić, czy wydarzenie osiągnęło zamierzone wyniki i zapewniło korzystny zwrot z inwestycji.

Maksymalizuj możliwości gromadzenia danych

W dynamicznej sferze wydarzeń dane to nie tylko zasób. To potężne narzędzie, które umożliwia firmom zwiększanie zwrotu z inwestycji, kształtowanie skutecznych strategii i skuteczne angażowanie odbiorców.

Ale czy istnieje prosty sposób pomiaru sukcesu? Pięć lat temu wydarzenia nie opierały się na technologii, ale teraz organizatorzy są bardziej otwarci. Atrybucja zawsze staje się mniej bolesna, jeśli można wykorzystać technologię zdarzeń do śledzenia aktywności przed, w trakcie i po wydarzeniu.

Jakie cele marketingowe mogą pomóc osiągnąć Twojej firmie wydarzenia?

Jeśli chodzi o marketing, jeśli nie korzystasz z wydarzeń, to już jesteś w tyle. Stanowią jedno z najskuteczniejszych narzędzi do realizacji celów marketingowych. Od budowania świadomości marki po wspieranie przemyślanego przywództwa – wydarzenia oferują dynamiczną platformę, dzięki której możesz trafić do docelowej grupy odbiorców.

Zdobądź nowe źródła przychodów dzięki partnerom korporacyjnym

Wydarzenia otwierają firmom wyjątkową drogę do nawiązania lukratywnej współpracy z nowymi sponsorami. Współpraca z partnerami korporacyjnymi wzbogaca ofertę wartości wydarzenia i odblokowuje możliwości wspólnego sukcesu.

Od 2018 roku Krajowa Liga Miejska współpracuje z vFairs w celu organizacji corocznej konferencji. Podczas ich ostatniego wydarzenia frekwencja wzrosła o 200%, co ostatecznie zapewniło im nowe źródła przychodów. Absolutnie każda firma i branża może odnieść korzyści z wydarzeń, pod warunkiem, że ma jasną wizję.

Ulepsz połączenia z klientami

Relacje z klientami są siłą napędową Twojej firmy, a wydarzenia katalizują sposoby pielęgnowania nowych relacji i budowania społeczności. Wystarczy spojrzeć na coroczne wydarzenie Grupy Użytkowników Mitel. Podczas ostatniego wydarzenia opowiedzieli, jak udało im się poprawić relacje z klientami, wzmocnić lojalność wobec marki i umocnić swoją pozycję lidera branży zorientowanego na klienta.

źródło: vFairs

Przygotuj nowe leady i rozmroź zimne

Pozyskuj potencjalnych klientów dzięki interakcjom, rejestracjom i zaangażowaniu uczestników. Wydarzenia pozwalają nawet na ponowne wzbudzenie zainteresowania zimnych leadów, dostarczając im nowych, wartościowych treści i angażujących doświadczeń. Uśpione leady mogą się obudzić i ruszyć w dół lejka sprzedażowego.

Ekspansja na nowe rynki

Podczas wydarzeń możesz dywersyfikować odbiorców docelowych i bazy klientów. Firmy mogą wejść na nowe rynki i branże dzięki dostosowanemu podejściu, które odpowiada wyzwaniom stojącym przed nowymi odbiorcami. Zazwyczaj nasi klienci biorący udział w targach cenią sobie spotkania z potencjalnymi klientami twarzą w twarz, aby zrobić na nich niezapomniane wrażenie i pielęgnować je później poprzez działania następcze. Niechętnie organizują wydarzenia wirtualne, ponieważ nie uważają, że uzyskają taki sam poziom zaangażowania i zasięgu. Jednak klienci tacy jak OGC Global organizują targi nieruchomości wirtualnych i uzyskują 50% frekwencji w porównaniu do 30% w przypadku wydarzeń na miejscu.

Wzmocnij postrzeganie marki

Możesz pozycjonować swoją firmę jako lidera myśli, organizując panele eksperckie, warsztaty informacyjne i dyskusje branżowe. Tego typu wydarzenia wspierają wiarygodność i zaufanie marki. Znaczące interakcje kształtują sposób, w jaki uczestnicy postrzegają Twoją markę.

Wprowadź nowe produkty i usługi

Wydarzenia są idealnym miejscem do zaprezentowania nowych produktów i usług. Uczestnicy zdobywają doświadczenie z pierwszej ręki, zanim zrobi to ktokolwiek inny, co pozwala im na dynamiczne zrozumienie funkcji i korzyści. Najlepsze jest to, że podczas wydarzenia możesz natychmiast zbierać opinie na temat nowych prac, dzięki czemu możesz udoskonalać produkty w oparciu o spostrzeżenia w czasie rzeczywistym.

Typowe błędy, których należy unikać włączając wydarzenia do planu marketingowego

Nawet przy najlepszych metodach pułapki z pewnością utrudnią skuteczność Twojej strategii marketingowej związanej z wydarzeniami. Porozmawiajmy o tym, jak możesz zmniejszyć ryzyko popełnienia tych zbyt powszechnych błędów.

Niezgodność z celami firmy

Wydarzenia muszą służyć celowi wykraczającemu poza spektakl. Firmy uważają, że organizowanie wydarzeń to dobry pomysł, ale często nie inwestują czasu w ustalenie, w jaki sposób te wydarzenia wiążą się z ich biznesowymi KPI. Zidentyfikuj ten konkretny cel, a następnie skoncentruj wokół niego swoje wysiłki marketingowe. Jeśli wydarzenia nie przynoszą efektów, nie inwestuj w nie.

Oparcie się na tradycyjnych formatach wydarzeń

Krajobraz wydarzeń zmienia się dość często, a nowe innowacje czają się za każdym rogiem. Wraz z rozwojem technologii zmieniły się także oczekiwania uczestników wobec wydarzeń. Jako gospodarz musisz dostosować się i zaproponować kreatywne rozwiązania, aby zapewnić interaktywne i wciągające doświadczenie.

Organizatorzy wydarzeń trzymają się tradycyjnych formatów wydarzeń i nie wychodzi im to, ponieważ przyciągnięcie uwagi uczestników stało się większym wyzwaniem niż kiedykolwiek.

Pięć lat temu konferencja skupiająca się wyłącznie na rozpowszechnianiu treści odniosłaby sukces, ale ludzie mieli już w pracy wiele możliwości nawiązywania kontaktów. Ponieważ coraz więcej profesjonalistów pracuje zdalnie, szukają oni możliwości nawiązania kontaktów podczas wydarzeń. Skorzystaj z ich wyszukiwania, aby zaprojektować wydarzenia, których chcą Twoi uczestnicy.

Brak integracji z innymi kanałami marketingowymi

Historycznie rzecz biorąc, komunikat prasowy był głównym środkiem ogłaszania wydarzenia, ale nie jest to już jedyna ścieżka dostępna dla marketerów zajmujących się wydarzeniami. W dobie wielokanałowego zaangażowania zastosuj metodę holistyczną. Wykorzystaj e-mail marketing, LinkedIn i TikTok, aby promować swoje wydarzenie wśród szerszej publiczności.

Nieprawidłowe wskaźniki wydajności zdarzenia

Jako organizator masz możliwość wykorzystania mocy gromadzenia danych na swoją korzyść – nie zmarnuj tego.

Zaniedbywanie przebiegu zdarzenia i jego analizy jest błędem. Skutkuje to marnotrawstwem zasobów i brakiem możliwości zidentyfikowania obszarów wymagających poprawy. Skorzystaj z technologii eventowej, aby zmierzyć swoje wyniki.

Przywiązanie do starych, kolejnych klapsów

To, co napiszesz w dalszej komunikacji, ma znaczenie. Przestarzałe i ogólne wiadomości z potencjalnymi klientami niweczą pozytywne wrażenia z wydarzenia.

Kontaktując się z uczestnikami, odwołaj się do interakcji, jakie miałeś z nimi podczas wydarzenia. Pomaga im to zapamiętać, kim jesteś, więc nie muszą łączyć kropek. Twoi potencjalni klienci również doceniają wysiłek, jaki podejmujesz, aby spersonalizować zasięg, zamiast po prostu wysyłać szablon.

Dołącz do swoich e-maili zasoby zgodne z zainteresowaniami i wyzwaniami, o których wspomniałeś podczas wydarzenia. To dostosowane podejście wzmacnia wartość networkingu z Twoją firmą.

Twórz doświadczenia, które przynoszą rezultaty

Dzięki skrupulatnemu planowaniu i innowacyjnej realizacji możesz tworzyć wydarzenia, które wzmacniają tożsamość Twojej marki, osiągają nowe cele w zakresie przychodów i zapewniają informacje potrzebne do podejmowania mądrych decyzji dla Twojej firmy.

Sukces wygląda inaczej w przypadku każdego rodzaju wydarzenia, które organizujesz. Dla organizatorów konferencji wygrana może obejmować zwiększenie zasięgu i zwiększenie zaangażowania. Gospodarz targów może dążyć do wyższej sprzedaży, podczas gdy komisja ds. targów pracy może skupiać się na znajdowaniu nowych talentów.

Pomimo różnorodnych wskaźników dla każdego przypadku użycia, gospodarze muszą zagwarantować, że uczestnicy będą zanurzeni w dostosowanym do ich potrzeb doświadczeniu, które dla nich przygotowałeś. Im więcej możliwości zaangażowania i nawiązania kontaktu, tym bardziej Twoje wydarzenia będą rezonować z potencjalnymi klientami. Zapamiętają efekt znacznie dłużej niż czas trwania wydarzenia, będą z niecierpliwością czekać na dalsze działania i z otwartym umysłem dołączą do rozmów demonstracyjnych.

Dobra wiadomość jest taka, że ​​dzięki technologii eventowej, takiej jak vFairs, możesz osiągnąć to wszystko w przypadku swoich wydarzeń, niezależnie od ich wielkości, rodzaju i miejsca.

Ten post jest częścią serii Industry Insights G2. Wyrażone poglądy i opinie są poglądami autora i niekoniecznie odzwierciedlają oficjalne stanowisko G2 lub jego personelu.