Zarządzanie relacjami między wewnętrznym działem IT a dostawcą zewnętrznym

Wiele firm uważa, że ​​wybór między utrzymaniem wsparcia IT we własnym zakresie a outsourcingiem do zewnętrznego dostawcy jest prosty. W tej sytuacji łańcuch dowodzenia, zestaw podstawowych wspólnych wartości i struktura raportowania są takie same w całym zespole i pozostają krystalicznie czyste.

Jednak rzadko tak jest w przypadku rozwiązań informatycznych. Zespoły wewnętrzne są atrakcyjną perspektywą, ale ich koszty mogą być astronomiczne; poleganie na zespołach zewnętrznych może zapewnić Ci większe bogactwo doświadczenia, ale stracisz podejście „praktyczne”, które może zapewnić tylko zespół fizycznie umieszczony w Twoich biurach.

Powiązany post: Jak podejmować skuteczne decyzje biznesowe

Firmy coraz częściej decydują się na zrównoważenie tych dwóch opcji, mając nadzieję na to, co najlepsze z obu światów, ale nie zawsze jest to takie proste. Jeśli chcesz, aby Twoje dwa zespoły miały pozytywne relacje, które przynoszą korzyści Twojej firmie, musisz zadać sobie kilka ważnych pytań – i ustalić, co dzieje się w firmie, a co powinno zostać zlecone na zewnątrz.

Czy oba zespoły mają ten sam cel?

Istnieje prawdopodobieństwo, że Twoja firma ma podstawowy zestaw wartości i ideałów, które dyktują sposób, w jaki codziennie prowadzisz swoją działalność. Chociaż jest to świetny sposób na zjednoczenie pracowników, czasami można odnieść wrażenie, że zespoły IT nie działają w ramach tych celów — ale dlaczego tak jest?

Zasadniczo sprowadza się to do roli, jaką pełnią w Twojej firmie. Oczywiście Twoi pracownicy ds. marketingu, księgowości i sprzedaży nie byliby w stanie wykonywać swojej pracy bez działających systemów informatycznych, ale może to spowodować przepaść między nimi a resztą zespołu. Czy są tylko sługami pracującymi dla tych, którzy wykonują „właściwą” pracę? A może same napędzają biznes?

Twój zespół IT powinien być postrzegany przez Twoją firmę jako tak samo wartościowy, jak każdy inny obszar Twojej siły roboczej; dlatego twoi pracownicy i dostawca zewnętrzny również powinni pasować do tego modelu myślenia. Chociaż możesz w dużej mierze zobaczyć swoje wsparcie IT, gdy coś nie działa dobrze, nadal ważne jest stworzenie atmosfery wspólnoty, w której wszyscy pracujecie na rzecz wspólnego celu.

Takie podejście może oznaczać, że angażujesz swojego zewnętrznego dostawcę w sytuacje, które nie są w pełni istotne, ale jeśli to zapewni, że będą traktowani jako wartościowi członkowie Twojej społeczności, możesz uniknąć przyszłych nieporozumień co do kierunku i priorytetów Twojej firmy.

Przeczytaj także: 3 proste wskazówki, jak utrzymać budżet

Kto podejmuje decyzje dla Twojej firmy?

Mimo to ważne jest, aby wszyscy czuli się, jakby byli częścią zespołu, ale równie ważne jest upewnienie się, że zarządza nimi silne, skuteczne przywództwo. Kiedy angażujesz zewnętrznych dostawców, te linie poleceń mogą stać się trochę mgliste, więc musisz wszystko wyjaśnić i upewnić się, że nie napotkasz żadnych problemów wynikających z zamieszania.

Kiedy podejmowana jest decyzja oparta na IT, powinieneś upewnić się, że cały zespół wie, kto podjął tę decyzję, a także dlaczego został podjęty i kto będzie kierował innymi żądaniami. Dobrze jest mieć inicjatywę, ale nie chcesz zakłócać większego biznesu, zmuszając ludzi do podejmowania decyzji, które nie są zgodne z szerszymi, długoterminowymi celami.

Jak wygląda struktura raportowania?

Jeśli współpracujesz z zewnętrznym dostawcą wsparcia IT, musisz upewnić się, że stosuje on podobną strukturę raportowania do tej, z którą pracuje Twój zespół wewnętrzny. IT działa najpłynniej, gdy wszystko działa razem jako jedno — myśl o tym jak o całej sieci, a nie tylko o poszczególnych urządzeniach.

Aby zjednoczyć swoje zespoły, stwórz strukturę raportowania i upewnij się, że oba zespoły zgodzą się jej przestrzegać – zmniejsza to ryzyko luk i błędów, a także straconych szans.

Czy jest jasne, kto wykonuje każde zadanie?

Dzięki narzędziom do zarządzania projektami w chmurze przypisanie określonych zadań do określonych użytkowników może być proste. Jeśli jednak pracujesz z zewnętrznym zespołem, który nie mieści się w Twojej zwykłej strukturze zarządzania, możesz zauważyć, że zaczynają pojawiać się pewne problemy.

Aby tego uniknąć, należy upewnić się, że każde wymagane zadanie lub zespół wewnętrzny lub zewnętrzny są przydzielane konsekwentnie w ten sam sposób, nawet jeśli dostawca zewnętrzny podwaja je własnymi metodami. W ten sposób możesz szybko rzucić okiem na swoje plany i dokładnie wiedzieć, kto będzie zajmował się Twoim zadaniem, a dokładniej, czy będzie to zlecone na zewnątrz, czy wykonane wewnętrznie.

Przeczytaj także: 10 najlepszych darmowych narzędzi biznesowych dla startupów

Czy komunikacja jest jasna?

To pytanie nie jest zbyt „techniczne” i jest kluczowym elementem sukcesu każdej firmy: upewnij się, że oba zespoły komunikują się jasno, spójnie i skutecznie.

Może się to wydawać oczywiste, ale komunikacja z czasem łatwo się wyślizguje, zwłaszcza jeśli praca się piętrzy lub Twoja firma przeżywa szczególnie pracowity okres. Jeśli wszyscy realizują przydzielone im zadania, regularna komunikacja może nie wydawać się konieczna, ale zawsze warto upewnić się, że wszyscy wiedzą, na czym stoją i jak inni radzą sobie z pracą.

Możesz ułatwić komunikację, konfigurując narzędzia do współpracy, takie jak wykresy Slack lub ogniska Basecamp, aby mieć miejsce, w którym pracownicy mogą po prostu porozmawiać!

Czy wasze zespoły rozumieją się nawzajem?

Możesz zakładać, że dogłębnie rozumiesz role poszczególnych osób w Twoich zespołach i to, czym mogą zajmować się na co dzień, ale jeśli nie jesteś na bieżąco, możesz spotkać się z niechęcią lub napięciem między dwiema stronami twojego wsparcia.

Jasne ustalenie, za co każdy zespół jest odpowiedzialny na wczesnym etapie procesu rekrutacji, ma kluczowe znaczenie dla zrozumienia, czym każdy zespół zajmuje się na co dzień. Nie powinieneś też wahać się przed połączeniem obu drużyn, aby wzajemnie się obserwować, jeśli chcesz stworzyć solidny fundament lub jeszcze bardziej wzmocnić relacje. Systemy informatyczne mogą się znacznie różnić w zależności od firmy i nie ma lepszego sposobu na wyjaśnienie zawiłości niż zrozumienie przez każdy zespół rutynowych obowiązków drugiego zespołu. Chociaż niekoniecznie skutkuje to wymiennymi członkami, oznacza to, że mogą oni mieć względem siebie odpowiednie oczekiwania i będą wiedzieć, gdzie się zwrócić o wsparcie, jeśli będą potrzebować dodatkowego doświadczenia.