Jak zarządzać skrzynką odbiorczą na Instagramie jak profesjonalista?

Instagram Marketing to potężne narzędzie do budowania relacji, obsługi klienta, a nawet sprzedaży. Ale jako firma, prawdziwym marketingowym złotem jest umiejętność rozmawiania z klientami bezpośrednio za pośrednictwem DM na Instagramie.

Większość ludzi sprawdza skrzynkę odbiorczą na Instagramie nawet częściej niż skrzynkę odbiorczą e-mail. Jeśli chodzi o obsługę klienta, Twoje rozmowy DM są Twoją największą okazją do pozostawienia trwałego, pozytywnego wrażenia Twojej marki. Kluczem do sukcesu jest efektywne zarządzanie skrzynką odbiorczą, aby klienci nie wpadli w szczeliny.

Większość menedżerów mediów społecznościowych może prawdopodobnie odnosić się do utknięcia w odpowiadaniu na wiadomości od klientów w wieczory i weekendy. W Sked naszym celem jest ułatwienie Ci życia i usprawnienie przepływu pracy, abyś mógł cieszyć się Happy Hour bez rozpraszającego „pingu” skrzynki odbiorczej IG.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak zarządzać skrzynką odbiorczą na Instagramie i zwolnić godziny w tygodniu pracy! Oto, co odkryjemy:

1. Tworzenie przepływów pracy w skrzynce odbiorczej, które działają z Tobą, a nie przeciwko Tobie.
2. Angażowanie odbiorców dzięki wbudowanym funkcjom przesyłania wiadomości na Instagramie.
3. Odkrywanie sposobów na poprawę efektywności przesyłania wiadomości i wykorzystanie pełnego potencjału skrzynki odbiorczej na Instagramie.

Jak uzyskać dostęp do wiadomości DM na Instagramie?

Jako marketingowiec w mediach społecznościowych, bezpośrednia skrzynka odbiorcza na Instagramie jest darem niebios. Pozwala organizować wiadomości bardziej efektywnie i kontrolować powiadomienia, dzięki czemu nie będziesz bombardowany wiadomościami przez cały czas.

Aby uzyskać dostęp do profesjonalnej skrzynki odbiorczej, potrzebujesz konta biznesowego na Instagramie lub konta twórcy w aplikacji mobilnej Instagram.

Oto, jak możesz wykorzystać profesjonalną skrzynkę odbiorczą, aby lepiej organizować swoje bezpośrednie wiadomości na Instagramie w profilu swojej firmy:

Karty głównej i ogólnej skrzynki odbiorczej

Jeśli ktoś, kogo obserwujesz, wyśle ​​Ci wiadomość, zwykle pojawi się ona w folderze głównym. W przypadku większości osób są to wiadomości, które chcesz zobaczyć jako pierwsze . Jeśli wolisz zachować go na później, przesuń palcem w lewo, aby przenieść go na kartę Ogólne.

Powiadomienia o nieprzeczytanych wiadomościach są automatycznie włączane na karcie Główne i wyłączane na karcie Ogólne. Jeśli wychodzisz z biura i chcesz zmienić ustawienia powiadomień, możesz je włączać i wyłączać w Ustawieniach – więcej na ten temat poniżej!

Żądania wiadomości

Prośby to bezpośrednie wiadomości z kont na Instagramie, których nie obserwujesz. Możesz je zaakceptować lub odrzucić, ale wiadomości z prośbami nie będą oznaczane jako „widoczne”, chyba że je zaakceptujesz.

W aplikacji Instagram na Androida i iPhone'a możesz dotknąć Wszystkie prośby , a następnie wybrać Najpopularniejsze prośby , aby zobaczyć prośby uporządkowane według ważnych kont. Zobaczysz także folder o nazwie Inne żądania. Ostrożnie podchodź do tego folderu — zazwyczaj zawiera on konta, które Instagram oznaczył jako potencjalny spam lub niechciane nagabywanie.

Gdy zezwolisz na żądanie wiadomości od kogoś, jego przyszłe wiadomości będą trafiać bezpośrednio do Twojej listy czatów na karcie Główne. Od tego momentu wszystkie przyszłe wiadomości od nich będą trafiać bezpośrednio do Organizacji Podstawowej.

Gdzie znaleźć swoje ustawienia Instagram DM

Aby dostosować ustawienia wiadomości bezpośrednich, przejdź do prawego górnego rogu swojego profilu na Instagramie i otwórz kartę Ustawienia. Kliknij w Powiadomienia , a następnie wybierz z menu Wiadomości i połączenia . Umożliwi to dostosowanie ustawień dla różnych kart skrzynki odbiorczej i żądań wiadomości.

Jak w pełni wykorzystać swoją skrzynkę odbiorczą na Instagramie?

1. Stwórz plan uporządkowania swoich bezpośrednich wiadomości na Instagramie

Nie ma nic lepszego niż trafienie w skrzynkę odbiorczą zero. Ale żeby się tam dostać, potrzebujesz odpowiedniego systemu do zarządzania wiadomościami.

Załóżmy, że nagle jeden z Twoich rolek staje się wirusowy i trafiasz na falę @wzmianek w swojej skrzynce odbiorczej. Albo broń Boże, że masz problem z produktem lub usługą i otrzymujesz powódź skarg klientów. Właściwy system zarządzania skrzynkami odbiorczymi może wiele zmienić.

Upewnij się, że Twój zespół ma możliwość kategoryzowania przychodzących wiadomości. Na przykład możesz oznaczać wiadomości, przesuwając palcem w lewo i klikając „Zgłoś” lub przenosząc je do głównej skrzynki odbiorczej, aby upewnić się, że są widoczne w odpowiednim czasie. Określ, kto w Twoim zespole będzie odpowiadał na jakie rodzaje wiadomości i jaki będzie oczekiwany czas odpowiedzi.

2. Wykorzystaj wbudowane funkcje Instagrama, aby lepiej nawiązać kontakt z odbiorcami

Zobacz, kiedy Twoi odbiorcy są online i połącz się z nimi natychmiast

Zdjęcie dzięki uprzejmości Facebooka

Zgodnie z obietnicami, że jego skrzynka odbiorcza DM zostanie znacznie ulepszona w 2022 r., Instagram wprowadził kilka ulepszeń, aby pomóc kontom firmowym łączyć się, udostępniać i odpowiadać odbiorcom za pośrednictwem wiadomości bezpośrednich. Zawierają:

• Odpowiadaj podczas przeglądania : otrzymałeś nową wiadomość podczas przewijania swojego kanału? Teraz możesz odpowiadać bez wchodzenia do skrzynki odbiorczej i utraty miejsca. Dzięki temu rozmowa z publicznością jest łatwiejsza i wygodniejsza. Możesz także przesunąć palcem w górę na Instagram Stories, aby natychmiast rozpocząć rozmowę z innym użytkownikiem.

• Szybkie wysyłanie do znajomych: dotykając i przytrzymując przycisk udostępniania, możesz udostępnić członkom zespołu zabawny mem o kotach lub intrygującą historię wiadomości bez przerywania korzystania z Instagrama.

• Zobacz, kto jest online: u góry skrzynki odbiorczej zobaczysz, kto jest online i może rozmawiać na czacie. Jeśli są online, obok ich nazwy zobaczysz małą zieloną kropkę. Jest to przydatne, jeśli prowadzisz sprzedaż za pośrednictwem czatów, ponieważ będziesz w stanie zobaczyć, kto jest online i najlepszy czas na kontakt.

Nowe doświadczenia dla wątków wiadomości

Instagram nieustannie pracuje nad tym, aby wątki wiadomości były ciekawsze i bardziej angażujące. Oto niektóre z nowych funkcji, które wprowadzili dla wątków w 2022 roku:

Zdjęcie dzięki uprzejmości Facebooka

• Ciche wysyłanie wiadomości: „Sliding into the DMs” nabiera zupełnie nowego znaczenia dzięki cichym wiadomościom na Instagramie. Jeśli piszesz do klientów późno w nocy, dodaj „@silent” w swojej wiadomości. Dzięki temu Twoja wiadomość może zostać wysłana bez niechcianego powiadomienia. Zaufaj nam: Twoi klienci Ci podziękują.
• Niewysyłane wiadomości: czy jest coś gorszego niż wpisanie idealnej odpowiedzi na wiadomość na Instagramie tylko po to, by zdać sobie sprawę, że popełniłeś literówkę lub poważny błąd? Instagram cię wspiera. Dzięki funkcji Unsend wszystko, co musisz zrobić, to dotknąć wiadomości i przytrzymać, aż zobaczysz monit, który umożliwia cofnięcie wysłania. Voila! To tak, jakby twoja wiadomość nigdy nie istniała.
• Utwórz ankietę: Chcesz wybrać idealny czas na następne wydarzenie na żywo? Zbierz uczestników w wątek grupowy i utwórz ankietę bezpośrednio na czacie grupowym, aby znaleźć czas, który pasuje do harmonogramów wszystkich. Możesz także przeprowadzić badania odbiorców, pytając grupę o ich preferencje lub poproś o opinię na temat produktu lub usługi.

• Uwagi: Wszyscy wiemy, jak Instagram uwielbia „inspirować się” innymi platformami (patrząc na Ciebie, TikTok). Tym razem Instagram usuwa stronę z książki Twittera, z wyjątkiem tego, że zamiast pozwalać pisarzom na publikowanie długich treści, pozwala markom na publikowanie szybkich notatek lub ogłoszeń dla swoich obserwujących na Instagramie.

Kredyty obrazkowe: Ahmed Ghanem

Notatki mogą mieć długość do 60 znaków i są widoczne w aplikacji tylko przez 24 godziny. Twoi obserwatorzy mogą również odpowiadać na Twoje Notatki za pośrednictwem komunikatora, dzięki czemu stanowią świetną okazję do zaangażowania odbiorców i zainicjowania rozmowy.

Prywatne wiadomości: niezależnie od tego, czy prowadzisz serwisy społecznościowe dla klienta, czy jesteś częścią agencji, najprawdopodobniej Twoje konta będą miały do ​​nich dostęp przez cały dzień. W przypadku otrzymania wiadomości, którą chcesz zachować jako prywatną lub ograniczyć się do niektórych członków zespołu, tryb znikania na Instagramie jest idealnym rozwiązaniem.

Tryb znikania umożliwia prowadzenie prywatnych czatów, które znikają po przeczytaniu, chroniąc prywatność zarówno Ciebie, jak i Twojego klienta. Aby włączyć tryb Vanish, rozpocznij czat, a następnie przesuń palcem w górę. Ekran powinien stać się ciemny, podobnie jak na poniższym obrazku:

Aby wyłączyć tryb znikania, naciśnij przycisk u góry ekranu lub ponownie przesuń palcem w górę, a wiadomości powrócą do normy.

3. Poznaj sposoby na poprawę skuteczności wiadomości

Po zapoznaniu się ze sposobami, w jakie firmy korzystają z aplikacji, Instagram dodał kilka przydatnych funkcji, które ułatwią Ci pracę jako menedżera mediów społecznościowych lub menedżera społeczności. Zawierają:

Zapisane/szybkie odpowiedzi

Masz dość wpisywania tej samej wiadomości powitalnej do każdego nowego obserwatora? Co powiesz na odpowiadanie na te same często zadawane pytania 10 razy dziennie?

Przejdź do funkcji Zapisane odpowiedzi. Zamiast wpisywać za każdym razem tę samą odpowiedź, masz teraz w swoim arsenale wybór odpowiedzi, które możesz wysłać natychmiast.

Aby utworzyć zapisaną odpowiedź, przytrzymaj wysłaną wiadomość, stuknij w Więcej, a następnie stuknij w Zachowaj. Możesz także utworzyć je od podstaw, przechodząc do dowolnej wiadomości bezpośredniej, dotykając znaku „ + ” i naciskając pole, które wygląda jak dymek z trzema kropkami w środku. Aby wyświetlić zapisaną wiadomość, wpisz skrót klawiaturowy i dotknij ikony czatu, aby automatycznie wypełnić zapisaną odpowiedź.

Sugestie podczas pisania

Z biegiem lat sztuczna inteligencja na Instagramie stawała się coraz bardziej intuicyjna. Teraz, gdy wpiszesz nową wiadomość, możesz zobaczyć sugestie wiadomości oparte na dopasowaniach do istniejących zapisanych odpowiedzi.

Aby wysłać sugestię, po prostu wybierz tę, którą chcesz wysłać. To wszystko – możesz skupić swoją twórczą energię gdzie indziej!

Gotowy, aby przestać logować się na Instagram w wieczory i weekendy?

Teraz, gdy masz już pełną kontrolę nad skrzynką odbiorczą, porozmawiajmy o publikowaniu. Funkcja automatycznego publikowania w Sked Social pozwala zaplanować zawartość z tygodniowym wyprzedzeniem i nie musisz się martwić o możliwość publikowania w wieczory i weekendy.
Daj swojemu zespołowi ds. mediów społecznościowych możliwość „ustawienia i zapomnienia” za pomocą wszechstronnego narzędzia do zarządzania mediami społecznościowymi, takiego jak Sked Social. Wypróbuj bezpłatny 7-dniowy okres próbny już dziś!