Umowy ubezpieczeniowe: wszystko, co musisz wiedzieć o digitalizacji zgodnej z przepisami

W 2022 r. zjawisko Insurtech odnotowało inwestycje w wysokości 200 mln, czyli o 230% więcej niż w 2021 r., a pod koniec tego roku przewiduje się, że osiągnie 500 mln. Rynek nieustannie się zmienia, a innowacje i projekty badawczo-rozwojowe są coraz częściej zachęcane. Branża ubezpieczeniowa od dawna aktywnie reaguje na ten trend rynkowy, przedstawiając „Ubezpieczenia przyszłości”, świat, o którym często będziemy słyszeć.

Rynek włoski wydaje się być jeszcze przedwczesny w obszarze cyfryzacji sektora ubezpieczeniowego, wynika z Insurtech Investment Index, który postrzega Włochy jako kraj, który wciąż nie zdaje sobie sprawy z potrzeby inwestowania, aby nie zostać w tyle lub utonąć przez konkurencję w obecnym scenariuszu.

Niska penetracja rynku ubezpieczeniowego w połączeniu z niskim poziomem cyfryzacji sprawia, że ​​Włochy są atrakcyjnym rynkiem dla zagranicznych graczy, którzy inwestują zdecydowanie duże sumy, a potem osiągają większy zysk w dłuższej perspektywie.

Mówiąc o innowacjach, nie można wykluczyć tematu cyfryzacji , który obecnie przenika wszystkie sektory, ponieważ użytkownik końcowy oczekuje korzystania z cyfrowych doświadczeń 360 stopni. Dotyczy to również sektora Insurtech i krok po kroku zobaczymy, w jaki sposób ten sektor staje przed koniecznością tworzenia prawnie wiążących umów cyfrowych w scenariuszu, który jest coraz bardziej regulowany, aby uzyskać rozwiązania, które koordynują zgodność z przepisami i efektywność procesów.

Jakie wydarzenia zapoczątkowały rewolucję Insurtech?

Droga do cyfryzacji branży ubezpieczeniowej , podobnie jak bankowości, była początkowo hamowana przez problemy biurokratyczne, co skutkowało powolnymi i trudnymi wynikami. Ale sytuacja uległa zmianie w wyniku nowego trendu insurtech, godnej uwagi nowej szansy, którą wykorzystują gracze z branży.

Mówimy tutaj o prawdziwej rewolucji, którą wywołuje kilka czynników, w tym:

1. Transformacja cyfrowa wpłynęła na wszystkie branże w szeroki i głęboki sposób, a branża ubezpieczeniowa nie jest wyjątkiem; w rzeczywistości zmiany te są bardzo ważne dla branży;
2. Zwiększona konkurencja, wywołana wyraźną tendencją do otwierania rynku, wraz z pojawieniem się nowych graczy i bezprecedensowym wyborem użytkowników. Krótko mówiąc, konkurencja jest coraz bardziej złożonym wyzwaniem, ale jest to dziedzina obfitująca w możliwości dla firm, które nie mogą już sobie pozwolić na sztywność i przywiązanie do dynamiki, która jest już nieaktualna.

Te dwa tematy faktycznie wzmacniają i stymulują proces ciągłych innowacji, który jest ważnym tematem w dziedzinie insurtech.

Aby właściwie sprostać nowym potrzebom rynku, priorytetem jest optymalizacja etapów dematerializacji, procesów podpisywania dokumentów i umów oraz elektronicznego przechowywania dokumentacji biznesowej, w tym w celach referencyjnych i badawczych.

Branża musi być w stanie zdematerializować dokumenty i zautomatyzować zarządzanie przepływem pracy, aby móc podpisywać umowy i kontrakty o wartości prawnej, w tym za pomocą narzędzi takich jak podpisy cyfrowe, jednocześnie spełniając wymagania regulacyjne.

Dematerializacja dokumentów

Obecnie archiwa nie składają się już tylko z dokumentów papierowych, a powód jest bardzo prosty: dokument cyfrowy ma ogromną przewagę nad swoim fizycznym odpowiednikiem. Te zalety to:

• Ekonomiczny : związany z produkcją i przechowywaniem dokumentów papierowych;
• Temporal : pod względem czasu i wydajności; pomyśl tylko o złożoności ręcznego wyszukiwania pośród stosów papierów w porównaniu z prostotą wyszukiwania słów kluczowych w dobrze zindeksowanym dokumencie cyfrowym;
• Poprawność : cyfrowe zarządzanie, poprzez dobrze ustrukturyzowane i tam, gdzie to możliwe, zautomatyzowane standardowe procesy, oferuje znaczną redukcję błędów, co skutkuje zwiększonym bezpieczeństwem.

Dzięki dematerializacji dokumentów i cyfryzacji procesów całkowicie zmienia się zarządzanie relacjami z klientami. Wydobywając dane z dokumentów cyfrowych, firma ma możliwość prawdziwego „poznania” swoich klientów, dzielenia ich na coraz bardziej szczegółowe klastry w oparciu o jednorodne cechy i prowadzenia coraz bardziej dopasowanego dialogu aż do personalizacji .

Chociaż prawdą jest, że dokument elektroniczny ma znaczną przewagę nad dokumentem papierowym, prawdą jest również, że należy podjąć pewne środki ostrożności i spełnić szczegółowe wymagania, aby zapewnić jego pełną ważność. Mówiąc o dokumentach i umowach związanych z sektorem ubezpieczeniowym, należy pamiętać nie tylko o zasadach, które generalnie regulują wszystkie dokumenty informatyczne – np. podpisy elektroniczne oraz wszelkie postanowienia przepisów branżowych, takich jak rozporządzenie IVASS.

Ponadto, jak zobaczymy za chwilę, musimy rozróżnić dwa możliwe scenariusze:

• Dematerializacja dokumentów , tj. skanowanie rodzimych papierowych umów z odręcznymi podpisami;
• Digitalizacja procesów , z wykorzystaniem dokumentów, które są natywnie cyfrowe i podpisane podpisami elektronicznymi lub cyfrowymi.

Przechodząc od zarządzania analogowego do cyfrowego, jest wysoce prawdopodobne, że spotkamy się z obiema sytuacjami, z których każda, jak zobaczymy za chwilę, zasługuje na odpowiednie rozważenie.

Podpis cyfrowy: narzędzie służące rewolucji Insurtech

Jak informowaliśmy wcześniej, istnieje kilka narzędzi, które odpowiadają na potrzeby rynku w zakresie wspierania nowego trendu insurtech .

Na przykład podpis cyfrowy jest specjalnym rodzajem kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydawanego przez upoważniony Urząd Certyfikacji i służy do podpisywania umów z administracją publiczną w formie pisemnej (np. w zamówieniach publicznych), a także między osobami prywatnymi ( przedsiębiorstwa i profesjonaliści), gdy na zakończenie negocjacji biznesowych lepiej jest mieć umowy cyfrowe, które są prawnie ważne (i unikać wymiany podpisanych kopii papierowych). Podpisanie podpisem cyfrowym, czyli FEQ, daje najwyższy stopień bezpieczeństwa co do wartości dowodowej samej umowy. Podpis cyfrowy i zaawansowany podpis elektroniczny bowiem, zgodnie z art. 20 ud, czynią dokument komputerowy spełniający wymogi formy pisemnej z art. 2702 kc. Ponadto art. 21 CAD określa rodzaje umów, w przypadku których wymagany jest podpis cyfrowy lub kwalifikowany podpis elektroniczny pod rygorem nieważności, oraz rodzaje, w przypadku których należy zastosować co najmniej FEA lub podpis cyfrowy lub FEQ dla ich ważności.

W kontekście umów i dokumentów, które są podpisywane np. przy zawieraniu polisy ubezpieczeniowej, zawsze konieczne jest zapewnienie stosowania zaawansowanego podpisu elektronicznego.

Ponadto przydatne może być umieszczenie znacznika czasu na umowie podpisanej cyfrowo, aby powiązać z podpisem i samą umową odniesienie czasowe, które jest pewne i możliwe do wyegzekwowania wobec osób trzecich. Alternatywnie, do realizacji tego celu przyczynia się również znacznik czasu, który jest umieszczany na opakowaniu do przechowywania w momencie powierzenia cyfrowych umów ubezpieczenia konserwatorowi.

Cyfrowa ochrona umów ubezpieczeniowych

Przechowywanie dokumentów jest kluczową kwestią dla firm z branży ubezpieczeniowej , podobnie jak w każdej innej branży, nie tylko pod względem zgodności, ale także wartości dodanej dla biznesu. Wykorzystanie dokumentów cyfrowych wspomaga cały cykl zarządzania dokumentami, począwszy od ich pozyskania.

Dlatego nawet dokumenty i umowy ubezpieczeniowe, jeśli zostały sporządzone w formie dokumentów skomputeryzowanych, muszą zostać objęte ochroną cyfrową zgodnie z przepisami w celu ochrony ich integralności i wartości. Konserwację cyfrową należy przeprowadzić zgodnie z postanowieniami CAD i odpowiednimi wytycznymi AgID. Najłatwiejszym i najbezpieczniejszym sposobem jest zwrócenie się do zewnętrznego konserwatora dysponującego odpowiednimi umiejętnościami, polityką i infrastrukturą, który jest w stanie zapewnić zgodną z wymogami ochronę cyfrową zgodnie z wymogami określonymi przez prawo.

Czy istnieją jakieś specjalne środki ostrożności, których należy przestrzegać podczas przechowywania umów ubezpieczenia w formacie cyfrowym?

Jak już powiedzieliśmy, ogólnie należy przestrzegać postanowień wytycznych CAD i AgID, na przykład dotyczących stosowanych formatów i metadanych.

Jeśli chodzi o terminy konserwacji, należy rozróżnić terminy składania umów i dokumentów tego typu konserwatorowi od minimalnego okresu, przez jaki muszą być one przechowywane w ochronie cyfrowej.

Po podpisaniu umów lub zasad można je również natychmiast przesłać do konserwacji cyfrowej. Właściwie zaleca się jak najszybsze rozpoczęcie i zakończenie procesu konserwacji. Pamiętaj, że proces ochrony cyfrowej jest powiązany z pakietami do przechowywania, a tym samym z komputerowymi dokumentami, które je zawierają, znacznikiem czasu, a tym samym odniesieniem, które jest wykonalne wobec osób trzecich.

Raz oddane do przechowywania umowy, dla celów cywilnoprawnych, muszą być przechowywane przez co najmniej 10 lat , licząc od momentu ustania skutków prawnych samej umowy, a Wreszcie, musisz być świadomy rodzaju danych osobowych w umowach i ewentualnej obecności danych specjalnych lub sądowych (art. 9 i 10 rozporządzenia UE 679/2010, lepiej znanego jako RODO). Ponieważ odpowiedzialność za przetwarzanie danych osobowych zawsze spoczywa na administratorze danych, czyli na firmie lub ubezpieczycielu, dobrą praktyką jest przeprowadzenie odpowiedniej oceny ryzyka w celu określenia polityki przetwarzania i bezpieczeństwa, które należy przyjąć. Ponadto ocena może być również przydatna w celu najlepszego uzgodnienia terminów zatrzymywania z wszelkimi przepisami dotyczącymi zatrzymywania niektórych kategorii danych.

Od papieru do cyfry: jak zeskanować umowę analogową

Widzieliśmy, że umowa ubezpieczeniowa może powstać w formie cyfrowej i może zostać podpisana za pomocą zaawansowanego, kwalifikowanego lub cyfrowego rozwiązania do podpisu elektronicznego, a następnie podlegać cyfrowej ochronie zgodnie z przepisami — jest to więc proces całkowicie pozbawiony papieru.

Ale co się dzieje, gdy mamy do czynienia z natywnie analogowymi umowami z odręcznymi podpisami , które chcielibyśmy wprowadzić do pamięci cyfrowej?

W tym przypadku należy zwrócić szczególną uwagę na proces dematerializacji i niszczenia papierowego oryginału, właśnie ze względu na takie elementy, jak ręcznie składane podpisy.

Przede wszystkim pamiętaj, że komputerowe kopie dokumentów analogowych muszą być w każdym przypadku wykonane zgodnie z postanowieniami art. 22 CAD i Wytycznymi AgID. W szczególności zgodność kopii z papierowym oryginałem powinna być poświadczona przez notariusza lub funkcjonariusza publicznego poprzez bezpośrednie porównanie każdej pojedynczej kopii z odpowiednim oryginałem. Alternatywnie, należycie ustrukturyzowany i certyfikowany proces masowego skanowania może być wykorzystany poprzez certyfikację procesu , nowe narzędzie wprowadzone w Załączniku 3 do Wytycznych AgID.

Jednak w przypadku obecności odręcznych podpisów należy przedsięwziąć dodatkowe środki ostrożności przed wyrzuceniem papieru. W rzeczywistości w przypadku sporu dotyczącego autentyczności podpisu rzeczoznawca będzie musiał dysponować papierowym oryginałem w celu przeprowadzenia badania. Dlatego oryginalny dokument nie może zostać zniszczony, chyba że notariusz specjalnie interweniuje w celu uwierzytelnienia podpisu na zeskanowanym dokumencie, oczywiście zawsze przed zniszczeniem jego analogowego odpowiednika.

Nawet jeśli oryginały papierowe muszą zostać zachowane, dematerializacja oryginałów analogowych może nadal wspierać ujednolicone i cyfrowe zarządzanie korpusem dokumentów , ułatwiając dostęp i operacje konsultacyjne.