Dochód kalkulacyjny i świadczenia dodatkowe: szczegółowy przewodnik

Lwia część wynagrodzeń pracowniczych ma formę wypłaty, ale nie wszystkie. Firmy często starają się zachęcić pracowników za pomocą środków niefinansowych, takich jak samochody służbowe, bony upominkowe lub bezpłatne korzystanie z lokalnych siłowni.

Te korzyści są często określane jako dochód kalkulacyjny i świadczenia dodatkowe. Są to dodatkowe gadżety oprócz podstawowego wynagrodzenia, które sprawiają, że praca jest bardziej atrakcyjna. Istnieją również pewne różnice między tymi dwoma, o których powinieneś wiedzieć.

W tym poście przyjrzymy się zarówno korzyściom dodatkowym, jak i przychodom kalkulacyjnym, i porozmawiamy o tym, co jest uwzględnione i wyłączone z każdego z nich. Pokażemy Ci również, jak obliczyć dochód kalkulacyjny i podamy kilka przykładów niepodlegających opodatkowaniu świadczeń dodatkowych.

Co to jest dochód kalkulacyjny?

Zdefiniowanie dochodu kalkulacyjnego jest proste: to pieniądze, które otrzymują pracownicy, które nie są częścią ich pensji ani zarobków, ale nadal stanowią dochód podlegający opodatkowaniu. Pracownik nie płaci bezpośrednio, aby otrzymać świadczenia – robi to firma – ale nadal musi zadeklarować tę wartość do IRS.

Przykłady dochodu kalkulacyjnego

Istnieje wiele przykładów pozycji wynagrodzenia, które IRS uważa za dochód kalkulacyjny. Obejmują one:

• Grupowa polisa terminowego ubezpieczenia zdrowotnego, jeśli jej wartość przekracza 50 000 USD
• Pieniądze na opiekę dla każdego pracodawcy przekraczające kwotę wolną od podatku
• Zachęty wellness (takie jak opłacanie karnetów na siłownię)
• Do użytku osobistego pojazdów służbowych (nie tylko używanych do pracy)
• Zniżki pracownicze
• Wydatki na szkolenia, rozwój i edukację przekraczające zwolnioną z podatku ulgę pracowniczą
• Zwroty kosztów relokacji nie podlegających odliczeniu.

Co jest wyłączone z dochodu kalkulacyjnego?

Niektóre kalkulacyjne świadczenia nie są uwzględniane w kalkulacyjnym dochodzie. Na przykład ubezpieczenie zdrowotne dla osób pozostających na utrzymaniu, konta oszczędnościowe zdrowotne i pomoc w zakresie opieki na utrzymaniu poniżej 5000 USD są wolne od podatku. Terminowe ubezpieczenie grupowe na życie jest również wolne od podatku poniżej 50 000 USD, podobnie jak pomoc edukacyjna poniżej 5 250 USD rocznie.

Jakie są świadczenia dodatkowe?

Świadczenia dodatkowe to świadczenia, które pracownicy otrzymują oprócz normalnego wynagrodzenia. Mogą przybierać formę premii, polis ubezpieczeniowych, towarów i usług opłacanych przez pracodawcę w ramach pracowniczego pakietu kompensacyjnego.

Różnica między świadczeniami dodatkowymi a dochodem imputowanym jest semantyczna. Świadczenia dodatkowe odnoszą się do samych rzeczywistych korzyści, takich jak posiadanie samochodu służbowego lub bezpłatne członkostwo w siłowni, podczas gdy dochód kalkulacyjny odnosi się do techniki użytej do opisania wartości pieniężnej tych korzyści.

Przy obliczaniu dochodu podlegającego opodatkowaniu brutto liczy się to drugie, podczas gdy to pierwsze jest przedmiotem zainteresowania przede wszystkim osoby podejmującej pracę.

Prawnie wymagane świadczenia dodatkowe

Świadczenia dodatkowe, które firmy mają zapewnić swoim pracownikom, zależą od wielkości firmy i liczby jej pełnoetatowych pracowników. Zasady różnią się w zależności od stanu, ale praktycznie wszystkie firmy muszą zapewniać odszkodowanie pracownicze, ubezpieczenie zdrowotne, ubezpieczenie na wypadek bezrobocia oraz urlopy rodzinne i zdrowotne.

Jeśli nie masz pewności, czy musisz zapewnić te dodatkowe świadczenia, skonsultuj się z profesjonalistą lub spójrz na przepisy obowiązujące w Twoim stanie. Upewnij się, że sprawdzasz zarówno przepisy lokalne, jak i stanowe, na wypadek gdyby w Twojej okolicy istniały szczególne wymagania.

Dochód kalkulacyjny i podatki

W większości przypadków pracodawcy będą musieli dodać świadczenia pracownicze (oprócz wszelkich ulg wolnych od podatku) do wynagrodzenia lub rekompensaty podlegającej opodatkowaniu brutto. Dochód kalkulowany nie jest dodawany do dochodu netto, ponieważ sugerowałoby to, że został już opodatkowany, a nie został opodatkowany.

Pracodawcy muszą zatem wypełnić formularz W-2 dla celów podatkowych. Oznacza to, że świadczenia dodatkowe są obliczane jako dochód kalkulacyjny. Dochód kalkulacyjny jest zwykle opodatkowany podatkami Medicare i Social Security, ale nie federalnym podatkiem dochodowym.

Jak obliczyć dochód kalkulacyjny

Kiedy firmy oferują pracownikom świadczenia dodatkowe, muszą obliczyć dochód imputowany pracowników. W tym celu firmy powinny stosować „godziwą wartość rynkową”. Mogą to zrobić, sprawdzając, ile zapłacili za świadczenia oferowane pracownikom.

Dla celów IRS „godziwa wartość rynkowa” odnosi się do tego, co chętny nabywca zapłaciłby za przedmiot o równej wartości. Na przykład, jeśli otrzymasz członkostwo w siłowni dla swoich pracowników za 50 USD miesięcznie, wartość godziwa będzie taka sama, ponieważ zapłaciliby to również inni członkowie społeczeństwa.

Jeśli utkniesz, IRS zapewnia informacje na temat godziwej wartości rynkowej w swoim Przewodniku po świadczeniach pozapłacowych. Tutaj możesz zobaczyć, ile według urzędu skarbowego są warte różne przedmioty.

W niektórych przypadkach możesz być w stanie negocjować niższe ceny z dostawcami zewnętrznymi, zamawiając usługi zbiorcze dla wszystkich swoich pracowników. Na przykład indywidualne członkostwo w siłowni może kosztować 50 USD miesięcznie, ale jeśli masz dwudziestu kwalifikujących się pracowników, może to spaść do 40 USD miesięcznie.

Aby obliczyć dochód dodatkowy, wykonaj następujące kroki:

Znajdź dodatkowe korzyści De Minimis i wyklucz je

Znalezienie i wyeliminowanie korzyści de minimis (minimalnych) jest pierwszym krokiem dla większości marek. Polega ona na wykluczeniu wszystkich drobnych świadczeń, które pracownicy otrzymują od Twojej firmy, takich jak bezpłatna kawa w pracy, których IRS nie uważa za podlegające opodatkowaniu.

Aby sprawdzić, czy musisz dodać jakąś konkretną pozycję jako dodatkową korzyść, sprawdź Publikację IRS 15-B. Wymienia wiele pozycji, których nie trzeba uwzględniać w opodatkowaniu brutto.

Oto kilka przykładów świadczeń niepodlegających opodatkowaniu, które nie mają żadnego wpływu na dochód kalkulacyjny:

• Prezenty urodzinowe lub świąteczne o wartości poniżej 100
• Towary firmowe, takie jak plecaki, butelki, długopisy i T-shirty
• Bezpłatne jedzenie firmowe, takie jak pikniki firmowe
• Kwiaty i kosze z owocami na specjalne okazje
• Korzystanie z firmowych kserokopiarek do celów osobistych
• Okazjonalne bilety na wydarzenia sportowe, koncerty i wystawy sztuki.

W wielu przypadkach możesz użyć własnego osądu. Jeśli urząd skarbowy nie wspomina o pozycji w Publikacji 15-B, a jest ona warta mniej niż 100 USD, jest mało prawdopodobne, że będziesz musiał uwzględnić ją w szacunkach dochodów kalkulacyjnych.

Oblicz wartość dodatkowych świadczeń pracowniczych

Większość firm korzysta z ogólnej reguły wyceny przy przetwarzaniu świadczeń dodatkowych. Przypisuje to godziwą wartość rynkową każdej pozycji dodanej do pakietu wynagrodzeń pracownika, oprócz wynagrodzenia podstawowego.

Gdy masz już wszystkie uczciwe wartości rynkowe, po prostu je zsumuj. Daje to całkowitą wartość korzyści dodatkowych w całej firmie.

Oblicz procent wykorzystania biznesowego

Następnym krokiem jest obliczenie, jaki procent świadczeń dodatkowych pracownik zużywa na własny użytek.

Załóżmy, że dałeś pracownikowi laptopa, kiedy dołączył do Twojej firmy, aby wykonywać swoją pracę. Jeśli używają sprzętu wyłącznie w pracy, możesz odjąć wydatek od ich przypisanego dochodu. Dzieje się tak, ponieważ nie zapewnia pracownikowi żadnej prywatnej korzyści. Jeśli jednak pracownik podzieli korzystanie z laptopa po równo między pracę i wypoczynek, wówczas od przypisanego mu dochodu można odjąć tylko połowę jego wartości. Reszta musi być opodatkowana.

Odejmij ulgi i zwolnienia

Jak omówiono powyżej, niektóre rodzaje świadczeń dodatkowych są zwolnione z podatków do określonej kwoty – wszystko powyżej zostanie opodatkowane. Jeżeli dochód kalkulacyjny jest niższy niż próg podatkowy dla każdej kategorii, pracownik nie płaci dodatkowego podatku. Jeśli jest ich więcej, zapłacą podatek tylko od nadwyżki powyżej progu.

Na przykład IRS obecnie pozwala firmom na zwolnienie z podatku do 5250 USD na pracownika na cele edukacyjne. W związku z tym, jeśli pracownik otrzyma 7 000 USD z tytułu świadczeń dodatkowych związanych z edukacją, jego dochód kalkulacyjny (od którego musi zapłacić podatek) wyniesie 1750 USD.

Zapisz wszystkie świadczenia dodatkowe na liście płac

Aby uzyskać dochód brutto, Twój pracownik musiałby płacić podatki od Ciebie, dodając do ich wynagrodzenia świadczenia dodatkowe lub dochód kalkulacyjny. Na przykład możesz zapewnić wynagrodzenie w wysokości 3000 USD miesięcznie i dodatkowy dochód kalkulacyjny netto w wysokości 750 USD miesięcznie.

W związku z tym dochód brutto pracownika z tytułu podatków federalnych i stanowych, potrąceń na ubezpieczenie zdrowotne i ubezpieczenie społeczne wyniósłby 3750 USD.

Aby pracownicy nie musieli składać i płacić podatków od świadczeń dodatkowych z własnej kieszeni, należy co miesiąc wysyłać IRS trochę pieniędzy z ich wypłaty, aby uzyskać dodatnie saldo. Aby obliczyć wysokość składki, należy pomnożyć podlegającą opodatkowaniu wartość świadczeń pozapłacowych przez stawkę podatkową i podzielić ją przez stawkę potrąceń.

Umieść dochód kalkulacyjny na swoich odcinkach wypłat

Niektórzy pracownicy zignorują wpis dotyczący przypisanego dochodu na odcinku wypłaty, ale wielu będzie chciało zobaczyć, jakie wynagrodzenie otrzymują w formie świadczeń dodatkowych.

Dlatego dobrym pomysłem jest umieszczenie wszystkich korzyści wynikających z przypisywanego dochodu na odcinkach wypłat. W ten sposób pracownicy mogą zobaczyć, co im dajesz, i łatwiej obliczyć zaliczki na podatek.

Jeśli utkniesz, eksperci zalecają korzystanie z oprogramowania do obsługi listy płac pracowników i kalkulacji dochodów kalkulacyjnych. Programiści regularnie aktualizują swoje rozwiązania o najnowsze zasady i wytyczne z IRS, co pozwala zautomatyzować wiele żmudnych operacji księgowych.

Czy należy korzystać z zarządzania wydatkami na podróże i rozrywkę w celu uzyskania dodatkowych świadczeń?

Firmy mogą podchodzić do świadczeń dodatkowych na dwa sposoby. Albo mogą za nie zapłacić bezpośrednio w imieniu pracowników, albo mogą skłonić pracowników do zapłaty w pierwszej kolejności, a następnie zwrócić im później.

Jeśli firmy wybierają tę drugą opcję (najpierw płacą pracownicy), często polegają na zarządzaniu wydatkami na podróże i rozrywkę (T & E). Z punktu widzenia IRS, wszelkie dochody uzyskiwane przez pracowników ze zwrotów kosztów T&E są dokładnie takie same, jak wynagrodzenie podlegające opodatkowaniu, a zatem podlegają opodatkowaniu.

To, co jest miłe w T & E, to to, że wstępnie określa wartość korzyści. W momencie, gdy pracownik za to zapłaci, ujawnia się „wartość godziwa” przedmiotu.

Na przykład, jeśli pracownik skorzysta z profitu firmy, dołączając do siłowni za 50 USD miesięcznie, a następnie otrzyma zwrot pieniędzy od pracodawcy, firma nie musi obliczać wartości godziwej. Zamiast tego dodaje po prostu kwotę miesięcznego kosztu członkostwa w dolarach do przychodu pracownika.

Podejście T&E oferuje również inne korzyści dla pracodawców. Na przykład system umożliwia sprawdzenie przestrzegania polityki firmy. Jeśli pracownik przekroczy limit, możesz po prostu odmówić mu dostępu do większej liczby świadczeń.

Możesz chcieć pokryć wiele korzyści w ramach T & E. Niektóre podlegają opodatkowaniu, a inne nie. Na przykład zwrot kosztów przeprowadzki poniżej 50 mil podlega opodatkowaniu, podczas gdy te powyżej 50 mil nie. Osobiste korzystanie z samochodu służbowego w podróży służbowej jest kosztem podlegającym opodatkowaniu, ale korzyści związane z dojazdami, do ustalonego limitu IRS, już nie.

Dolna linia

Dochód kalkulacyjny i świadczenia dodatkowe są ważną częścią współczesnego rynku pracy. Często pozwalają one firmom zrekompensować swoim pracownikom czas i wysiłek ponad to, co byłoby możliwe w postaci regularnego wynagrodzenia finansowego.

Pracownicy również uwielbiają świadczenia dodatkowe. Sprawia, że ​​czują się bardziej częścią społeczności i daje im coś ekstra w nagrodę za ich ciężką pracę. Warto się nad nimi zastanowić, ale musisz zrozumieć, w jaki sposób IRS radzi sobie z nimi, aby uniknąć kłopotów podatkowych dla siebie lub swoich pracowników.