Jak zaplanować pomyślne wdrożenie HubSpot

Właściwe planowanie ma kluczowe znaczenie dla pomyślnego wdrożenia HubSpot.

Poświęcając czas na dokładne zaplanowanie procesu wdrażania i dostosowanie go do swoich celów, firmy mogą mieć pewność, że w pełni wykorzystają zaawansowane funkcje i funkcjonalności oferowane przez HubSpot.

Ta faza planowania obejmuje zdefiniowanie jasnych celów i założeń, identyfikację kluczowych interesariuszy, zaplanowanie przepływów pracy i ustalenie harmonogramu wdrożenia.

Dobrze przemyślany plan pozwala firmom zmaksymalizować korzyści z HubSpot i usprawnić działania marketingowe, sprzedażowe i związane z obsługą klienta.

W tym poście przedstawimy plan działania, który pomoże nowym klientom HubSpot odnieść sukces w procesie wdrażania.

Dlaczego HubSpot to kompletne rozwiązanie front-and-back-office

HubSpot służy jako scentralizowane centrum marketingu, sprzedaży, usług i operacji. Umożliwia zarządzanie i optymalizację każdego aspektu zaangażowania klienta. Oferując szeroki zakres funkcjonalności, stał się niezbędny dla firm poszukujących ujednoliconego podejścia.

Wyróżniającą się cechą jest zdolność do harmonizowania systemów i aplikacji, tworząc spójny ekosystem operacyjny. Jest to szczególnie cenne dla przedsiębiorstw, które chcą scentralizować swoją strategię, zapewniając wydajność i jednolitość działów.

W obszarze front office HubSpot wyróżnia się możliwościami CRM, zautomatyzowaną opieką, zarządzaniem treścią, generowaniem leadów (poprzez formularze i wyskakujące okienka), mediami społecznościowymi, narzędziami SEO i chatbotami. Komponenty te poprawiają relacje z klientami oraz optymalizują konwersję leadów i generowanie przychodów.

Dzięki funkcjonalnościom HubSpot zaplecze back-office ma takie same możliwości.

Analitykę danych wzbogacono o konfigurowalne funkcje raportowania, a automatyzacja przepływu pracy jest bardziej inteligentna dzięki rozgałęzionej logice i systemom scoringowym. Inne narzędzia back-office obejmują analitykę, CPQ, zaawansowane modelowanie atrybucji przychodów i płynne zarządzanie rurociągami.

Ta wszechstronna platforma zapewnia Twojej firmie elastyczność operacyjną, zapewniając płynną obsługę klientów we wszystkich punktach kontaktu. Ujednolicenie funkcjonalności front-office i back-office w przyjaznej dla użytkownika platformie oferuje znaczącą przewagę w dzisiejszym złożonym krajobrazie biznesowym.

Znaczenie strategii przy wdrażaniu HubSpot

Aby zapewnić pomyślne wdrożenie HubSpot, ustal priorytety strategii, wyznaczając jasne cele.

Formułuj kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) przy użyciu celów SMART – konkretnych, mierzalnych, osiągalnych, istotnych i określonych w czasie. Dzięki takiemu podejściu cele opierają się na osiągalnych wynikach. Ustaw punkty odniesienia oparte na danych, aby podejmować świadome decyzje i odpowiednio dostosowywać strategie.

Równie istotne jest planowanie zorientowane na klienta. Dostosuj funkcje HubSpot do potrzeb i oczekiwań klientów. Maksymalizuje to wpływ platformy jako rozszerzenie strategii zaangażowania klientów.

Połączenie wskaźników KPI opartych na danych i wykorzystania funkcji dostosowanych do potrzeb klienta tworzy solidną podstawę do owocnego wdrożenia HubSpot, wspierając trwały wzrost i rentowność.

Źródło: SmartBug Media

Alokacja zasobów: zespół i budżet

Przy alokacji zasobów na wdrożenie HubSpot kluczowa jest ocena kompetencji Twojego zespołu. Nie chodzi tylko o liczbę ludzi, ale także o ich unikalne umiejętności.

Czy są biegli w analizie danych? Czy rozumieją mapowanie podróży klienta lub mają wiedzę w tworzeniu treści? Ta szczegółowa ocena umiejętności pomoże Ci skutecznie przydzielać role, zapewniając doskonałość, a nie tylko obsadzanie stanowisk.

Budżetowanie jest równie istotne przy alokacji zasobów. Plan finansowy powinien wykraczać poza początkowe koszty licencji. W miarę ewolucji platformy należy również wziąć pod uwagę koszt szkolenia swojego zespołu, zarówno początkowego, jak i dalszego kształcenia.

Ponadto należy przewidzieć integrację dodatkowych narzędzi lub usług, które mogą wiązać się z własnymi opłatami abonamentowymi i wymagać specjalistycznych umiejętności do wdrożenia.

Efektywna alokacja zasobów jest wynikiem planowania strategicznego, biorąc pod uwagę poziom umiejętności Twojego zespołu i wymagane inwestycje finansowe.

To kompleksowe podejście nie tylko zapewnia pomyślne wdrożenie HubSpot, ale także ułatwia skalowalny rozwój i maksymalizuje zwrot z inwestycji.

Audyt techniczny i sprawdzenie kompatybilności przed wdrożeniem HubSpot

Przed rozpoczęciem wdrożenia HubSpot istotne jest przeprowadzenie audytu technicznego. Audyt ten służy jako punkt kontrolny umożliwiający przegląd aktualnego stosu technologii.

Utwórz listę wszystkich używanych narzędzi programowych i porównaj ją z listą kompatybilnych platform HubSpot. Narzędzia takie jak Salesforce, WordPress i Google Analytics płynnie integrują się z HubSpot. W tej chwili setki aplikacji mają gotowe integracje, do których będziesz mieć dostęp za pośrednictwem Operations Hub Data Sync.

Należy jednak mieć świadomość potencjalnych niezgodności. Przestarzałe lub niestandardowe systemy mogą nie działać dobrze z HubSpot. Zidentyfikowanie tych przeszkód z wyprzedzeniem pozwoli zaoszczędzić czas i zasoby. Niekompatybilności mogą skutkować błędami migracji danych, lukami w funkcjonalności lub zakłóceniami w codziennych operacjach.

Po zidentyfikowaniu tych wyzwań należy opracować strategię dotyczącą rozwiązań. Może to obejmować aktualizację starszych systemów lub wykorzystanie zewnętrznych integratorów w celu wypełnienia luki. API HubSpot zapewnia możliwości niestandardowych integracji, dzięki czemu możesz dostosować platformę do swoich unikalnych potrzeb.

Poświęcając należytą uwagę audytowi technicznemu i kompatybilności, minimalizujesz ryzyko i zapewniasz płynne wdrożenie HubSpot, umożliwiając w pełni wykorzystanie możliwości platformy od samego początku.

Tworzenie harmonogramu wdrożenia

Planując wdrożenie HubSpot, jedną z pierwszych decyzji, przed którymi staniesz, będzie to, czy zastosować podejście etapowe, czy od razu zastosować strategię kompleksową. Każde podejście ma swoje zalety i wady.

Dzięki podejściu etapowemu możesz stopniowo wdrażać funkcje HubSpot. Zacznij od wdrożenia podstawowych funkcjonalności niezbędnych dla Twojej firmy, a następnie stopniowo wprowadzaj bardziej zaawansowane funkcje.

Takie podejście minimalizuje zakłócenia i pozwala Twojemu zespołowi z czasem dostosować się do nowego systemu. Jednak pełne wykorzystanie zalet HubSpot może zająć więcej czasu, a zarządzanie wieloma fazami wdrożenia może skomplikować zarządzanie projektem.

Z drugiej strony podejście „wszystko na raz” polega na jednoczesnym wdrażaniu wszystkich funkcji. Często jest to szybsze i pozwala szybciej wykorzystać pełne możliwości HubSpot. Jednakże może to być ryzykowne, jeśli Twój zespół nie jest odpowiednio przygotowany, co może prowadzić do niepowodzeń i dłuższych przestojów.

Biorąc pod uwagę te zalety i wady, należy odpowiednio dostosować harmonogram wdrożenia.

Dzięki dokładnemu opracowaniu strategii tych kamieni milowych można opracować plan działania zgodny z dostępnymi zasobami i celami biznesowymi. Gwarantuje to, że każdy członek zespołu jest dobrze poinformowany o tym, czego się spodziewać i jakie są jego obowiązki na każdym etapie.

Jeśli jest to Twój pierwszy raz, jednym z najskuteczniejszych sposobów zapewnienia udanego wdrożenia jest współpraca z jednym z wielu doświadczonych partnerów HubSpot, dysponujących specjalistyczną wiedzą, lokalną wiedzą i wieloletnim doświadczeniem we wdrażaniu HubSpot.

Stworzenie skutecznego harmonogramu wdrożenia wymaga równowagi pomiędzy strategią i zdolnościami adaptacyjnymi. Twój wybór między podejściem etapowym a strategią kompleksową będzie miał znaczący wpływ na to, jak szybko będziesz mógł wykorzystać możliwości HubSpot i jak płynnie przejdziesz przez zespół.

Oto przykładowy plan:

Źródło: SmartBug Media

Migracja i integralność danych

Pierwszym krokiem zapewniającym pomyślną migrację danych do HubSpot jest przyjęcie podejścia opartego na danych w celu oceny istniejących danych.

Przed migracją przeprowadź dokładny audyt swoich bieżących zasobów danych. Zidentyfikuj, które zbiory danych są niezbędne dla operacji biznesowych, w tym informacje o klientach, historyczne dane dotyczące sprzedaży, procesy automatyzacji i analizy marketingowe.

Upewnij się, że te dane zostały wyczyszczone i zorganizowane w formatach zgodnych z HubSpot. Celem jest zapewnienie migracji danych wysokiej jakości, tworząc w ten sposób solidny fundament pod przyszłe analizy i podejmowanie decyzji.

Innym ważnym aspektem jest określenie, w jaki sposób istniejące pola danych będą zgodne ze strukturą danych HubSpot. HubSpot oferuje wiele pól niestandardowych, dlatego istotne jest zmapowanie istniejących pól danych na te pola niestandardowe.

Ten krok jest szczególnie ważny dla utrzymania integralności danych, ponieważ źle zmapowane dane mogą skutkować błędami funkcjonalnymi i wprowadzającymi w błąd analizami.

Jeśli masz brudne dane, rozważ ich wyczyszczenie za pomocą usługi takiej jak Incycle, Dedupely lub Import2. Rozważ także uruchomienie wszystkich wiadomości e-mail za pośrednictwem usługi sprawdzania poprawności poczty e-mail, aby uniknąć umieszczania niepotrzebnych danych w systemie.

Porozmawiajmy teraz o rzeczywistym procesie migracji. Niezależnie od tego, czy robisz to ręcznie, czy korzystasz z usługi strony trzeciej, ważne jest, aby wziąć pod uwagę następujące kwestie, aby zapewnić integralność danych:

• Utwórz kopię zapasową swoich danych : Zawsze twórz kopię zapasową istniejących danych, aby ograniczyć ryzyko związane z utratą danych podczas procesu migracji.
• Uruchomienie testowe : przed pełną migracją uruchom małą partię danych, aby upewnić się, że wszystko zostanie przesłane prawidłowo i działa zgodnie z oczekiwaniami. Ten krok pomaga zidentyfikować wszelkie problemy, zanim staną się poważnymi problemami.
• Walidacja i weryfikacja : Po migracji należy przeprowadzić kompleksową kontrolę w celu sprawdzenia, czy wszystkie dane zostały przesłane poprawnie i całkowicie. Jest to także czas na skorygowanie wszelkich rozbieżności i błędów, które mogły pojawić się podczas migracji.
• Monitoruj spójność : po migracji zachowaj czujność, stale monitorując dane, aby zapewnić ich spójność i dokładność. Wszelkie rozbieżności należy natychmiast zgłosić i rozwiązać, aby zapewnić niezawodność systemu HubSpot.
• Kontrola dostępu : Wprowadź odpowiednią kontrolę dostępu, aby ograniczyć liczbę osób, które mogą edytować lub zmieniać zestawy danych. Dzięki temu Twoje dane są bezpieczne i zachowują ich integralność, ograniczając ryzyko przypadkowej zmiany lub usunięcia.

Przestrzegając tych najlepszych praktyk, masz pewność, że Twoje dane nie tylko zostaną bezpiecznie przeniesione, ale także pozostaną integralne, co stanowi podstawę do niezawodnych analiz i podejmowania świadomych decyzji.

Przepływy pracy związane z marketingiem, sprzedażą i sukcesem klienta

Po pierwsze, kluczem do skutecznych przepływów pracy jest ich dokładne dostosowanie do celów.

Na przykład, jeśli Twoim głównym celem jest utrzymanie klienta, skup się na zautomatyzowanych sekwencjach e-maili, które wspierają istniejących klientów, dostarczają spersonalizowanych rekomendacji i zbierają opinie po zakupie.

W przypadku generowania leadów przepływy pracy mogą być uruchamiane przez określone działania w Twojej witrynie, takie jak pobranie białej księgi lub wypełnienie formularza kontaktowego. Te przepływy pracy mogą następnie poprowadzić potencjalnych klientów przez lejek sprzedaży za pomocą informacyjnych wiadomości e-mail.

Przepływy pracy automatyzacji HubSpot oferują elastyczność dzięki warunkowym wyzwalaczom opartym na zachowaniach użytkowników, wypełnionych formularzach lub zaangażowaniu w mediach społecznościowych. Przepływy pracy można również aktywować w określonych momentach, aby dotrzeć do potencjalnych klientów i klientów wtedy, gdy są oni najbardziej skłonni do zaangażowania.

Zbadajmy wpływ na efektywność operacyjną. Zautomatyzowane przepływy pracy wykraczają poza wysyłanie e-maili; mogą między innymi przypisywać potencjalnych klientów przedstawicielom handlowym, aktualizować informacje kontaktowe i oceniać potencjalnych klientów.

Ta automatyzacja eliminuje pracę ręczną, usprawnia procesy biznesowe i pozwala Twojemu zespołowi skupić się na bardziej strategicznych zadaniach. Umożliwia zespołom sprzedaży, marketingu i obsługi klienta zrobić więcej za mniej, skalując wysiłki bez potrzeby proporcjonalnego zwiększania zasobów.

Co więcej, wbudowane narzędzia analityczne HubSpot umożliwiają śledzenie wydajności przepływu pracy w czasie rzeczywistym. Umożliwia to natychmiastowe dostosowania i gwarantuje, że wysiłki w zakresie automatyzacji będą zawsze dostosowane do Twoich KPI. W ten sposób nie tylko oszczędzasz czas i zasoby, ale także zyskujesz praktyczne spostrzeżenia, które napędzają ciągłe doskonalenie Twoich procesów.

Podsumowując, przepływy pracy w HubSpot to nie tylko funkcja, ale istotny atut zapewniający efektywność operacyjną. Dostosowując je do Twoich celów i stale monitorując ich działanie, tworzysz dynamiczny, responsywny system, który osiąga Twoje cele i dostosowuje się do Twoich zmieniających się potrzeb.

Szkolenie i adaptacja

Akademia HubSpot oferuje kompleksowe kursy szkoleniowe obejmujące wszystkie aspekty HubSpot, od marketingu przychodzącego i strategii sprzedaży po wykorzystanie konkretnych funkcji. Kursy obejmują poziomy od początkującego do zaawansowanego i często obejmują certyfikaty dla Twojego profilu lub CV na LinkedIn.

Treść akademii jest regularnie aktualizowana, aby odzwierciedlać najlepsze praktyki branżowe i poszerzający się zestaw funkcji HubSpot.

Oprócz akademii seminaria internetowe, fora społeczności użytkowników i specjalistyczne kursy organizowane przez strony trzecie zapewniają dalsze możliwości poszerzania wiedzy HubSpot. Korzystanie z tych zasobów utrzymuje umiejętności Twojego zespołu na wysokim poziomie i maksymalizuje inwestycję w HubSpot.

Ciągłe szkolenia i adaptacja mają kluczowe znaczenie w stale zmieniającym się krajobrazie marketingu cyfrowego i sprzedaży. HubSpot konsekwentnie wprowadza nowe funkcje i aktualizacje, aby nadążać za tym dynamicznym środowiskiem.

Zespoły, które pozostają na bieżąco, unikają niedostatecznego wykorzystania platformy i pogarszania wydajności operacyjnej. Dlatego ciągłe szkolenie jest niezbędne, a nie opcjonalne.

Oprócz opanowania funkcjonalności HubSpot, niezbędne jest rozwijanie umiejętności w zakresie analizy danych w celu pomiaru sukcesu kampanii i zrozumienia marketingu treści.

Biegłość w zarządzaniu relacjami z klientami (CRM) ma kluczowe znaczenie dla osób mających bezpośredni kontakt z funkcjami sprzedaży i usług. Umiejętności techniczne, takie jak HTML i CSS, mogą również zwiększyć wykorzystanie opcji dostosowywania HubSpot.

Stawiając na pierwszym miejscu ciągłe uczenie się i adaptację, masz pewność, że Twój zespół jest na bieżąco, dostosowuje się do najlepszych praktyk branżowych i spełnia zmieniające się potrzeby biznesowe.

Monitoring i analityka: pomiar sukcesu

Aby w pełni wykorzystać HubSpot, monitorowanie i analizy mają kluczowe znaczenie dla zrozumienia sukcesów i obszarów wymagających poprawy. Przyjrzyjmy się konfigurowaniu pulpitu nawigacyjnego HubSpot pod kątem śledzenia w czasie rzeczywistym i mierzenia wartości wdrożenia.

Najpierw utwórz konfigurowalne pulpity nawigacyjne w HubSpot, aby monitorować szeroki zakres wskaźników, takich jak sprzedaż, zaangażowanie klientów i wydajność witryny. Dostosuj każdy pulpit nawigacyjny do konkretnych zespołów, osób lub celów, włączając odpowiednie raporty danych.

To śledzenie w czasie rzeczywistym pozwala reagować na pojawiające się trendy, takie jak zwiększona liczba odwiedzin w witrynie lub zmniejszenie zaangażowania w pocztę e-mail.

Konfiguracja dashboardu jest prosta: przejdź do sekcji „Panel kontrolny”, kliknij „Utwórz panel kontrolny” i dodaj raporty dostosowane do Twoich KPI. Udostępnij panel swojemu zespołowi, aby wspierać podejmowanie decyzji w oparciu o dane.

HubSpot posiada bibliotekę gotowych raportów. Możesz także skorzystać z raportów niestandardowych i raportów atrybucji, jeśli masz konkretne pytania dotyczące danych lub wskaźniki KPI, które chcesz śledzić.

Omówmy teraz zwrot z inwestycji (ROI).

Określenie prawdziwej wartości wdrożenia HubSpot wymaga kompleksowego podejścia. Dopasuj wskaźniki HubSpot do ustalonych wskaźników KPI. Narzędzia analityczne HubSpot śledzą takie wskaźniki, jak koszt pozyskania klienta (CAC) i wartość życiowa (LTV), zapewniając dogłębne zrozumienie ROI.

Na przykład, jeśli celem jest poprawa utrzymania klientów, monitoruj wskaźniki, takie jak współczynnik rezygnacji i wyniki zadowolenia klientów. Jeśli koncentrujesz się na sprzedaży i generowaniu potencjalnych klientów, śledź współczynniki konwersji lead-to-klient i średnią wielkość transakcji.

Dodatkowo należy wziąć pod uwagę czynniki jakościowe, takie jak ulepszona współpraca w zespole, usprawnione procesy i lepsze zaangażowanie klientów. Chociaż mogą one nie mieć natychmiastowego wpływu na przychody, przyczyniają się do długoterminowej rentowności i wartości marki.

Strategicznie konfigurując pulpity nawigacyjne HubSpot dla każdego zespołu i dopasowując je do wskaźników KPI, zyskujesz wiedzę w czasie rzeczywistym i solidne ramy do pomiaru długoterminowego sukcesu.

Odblokuj pełny potencjał HubSpot

Podsumowując, wdrożenie HubSpot wymaga starannego planowania i wykonania, w tym zrozumienia możliwości platformy, stworzenia strategicznego planu działania zgodnego z celami zorientowanymi na klienta i wykonania niezbędnych kroków, takich jak audyty techniczne, migracja danych i planowanie harmonogramu.

Jednak podróż nie kończy się na wdrożeniu. Ciągłe szkolenia, monitorowanie i analizy mają kluczowe znaczenie dla optymalizacji Twojego podejścia i maksymalizacji inwestycji.

Teraz jest czas, aby działać. Zacznij od otwarcia bezpłatnego konta HubSpot; zyskujesz dostęp do szerokiej gamy narzędzi, które zwiększają sprzedaż, marketing, sukces klientów i efektywność operacyjną.

Uwolnij pełny potencjał HubSpot i pozwól, aby strategie oparte na danych i zorientowane na klienta poprowadziły Twoją drogę do niezrównanego sukcesu.

Który według recenzentów G2 jest najlepszym CRM w Indiach na rok 2023? Głębokie zagłębienie się w dane.