Jak napisać formularz zamówienia zakupu

Prowadząc działalność gospodarczą, konieczne jest dokumentowanie wszystkich transakcji. Jest to szczególnie ważne, jeśli jesteś sprzedawcą towarów, ponieważ dokumentacja transakcji określa kondycję i dobrą pozycję firmy w przyszłości. Gdy ktoś chce dokonać zakupu, potrzebny jest formularz zamówienia, aby ustalić, jaki produkt jest kupowany i za jaką cenę. Tak więc ten dokument jest niezbędny nie tylko dla kupującego, ale także dla sprzedającego i jego dokumentacji. Chociaż łatwo jest wyjaśnić potrzebę formularza zamówienia, następne pytanie brzmi: jak go napisać? Na szczęście istnieje wiele odpowiedzi na to pytanie.

Powiązany post: Co warto wiedzieć o faktoringu faktur

Zanim zaczniesz mówić o tym, jak utworzyć formularz zamówienia zakupu, ważne jest, aby zrozumieć, co to jest. Różnice między zamówieniem a fakturą są często mylone. Jak wspomniano, formularz zamówienia jest dokumentem powiadamiającym sprzedawcę o chęci zakupu za przyrzeczoną zapłatę. Z drugiej strony faktura to rachunek wystawiany przez sprzedającego na rzecz kupującego w celu poinformowania go, ile jest winien za towary i / lub usługi.

Mając to na uwadze, niektórzy z tych, którzy mogą potrzebować formularza zamówienia zakupu lub z niego skorzystać, to właściciele firm, którzy mogą potrzebować go utworzyć, aby kupować od innych firm w transakcjach B2B (business to business). Ponieważ transakcje między firmami mogą być duże i skomplikowane i często wiążą się z zakupami na dużą skalę, potrzebne jest coś bardziej szczegółowego i to jest prawdziwe zastosowanie formularza zamówienia, ponieważ oferuje miejsce na dodanie dużej ilości informacji o charakterze zakupu, takie jak nazwa produktu, cena, dostawa itd. W przeciwnym razie wiele innych podmiotów mogłoby korzystać z formularza zamówienia, ponieważ każdy jest zaangażowany w handel na pewnym poziomie w zglobalizowanej gospodarce.

Teraz, gdy ich użycie i cel zostały wyjaśnione, następne pytanie brzmi: jak ktoś tworzy formularz zamówienia? Jak stwierdzono, ich odpowiedzi są liczne i sprowadzają się do kwestii wyboru. Większa firma często ma własny styl formularza zamówienia, którego lubi używać. Firmy internetowe często przygotowują je dla klientów w ramach procesu lejka sprzedaży, a niektóre inne mogą zdecydować się na pobranie szablonu zamówienia w formacie PDF.

Jeśli firma lub osoba prywatna zdecyduje się utworzyć zamówienie w formacie PDF do wypełnienia, gdzie może to zrobić? W rzeczywistości istnieje kilka doskonałych zasobów internetowych, z których można pobrać formularz zamówienia jako gotowy dokument PDF do wypełnienia. Plik PDF zamówienia zakupu często zawiera szereg pól do wypełnienia, które zawierają zapytania o konkretne informacje dotyczące zakupu, które zostaną szczegółowo opisane w dalszej części. Chociaż możliwe jest utworzenie własnego formularza zamówienia, zaleca się użycie gotowego formularza, ponieważ jest on już przygotowany i zmniejsza ryzyko pominięcia niektórych istotnych informacji.

Przeczytaj także: Stres związany z pracą jest poważny: oto jak sobie z nim radzić

Tworzenie formularza zamówienia zakupu

Istnieje kilka sposobów na utworzenie formularza zamówienia online, a jednym z nich jest znalezienie wysokiej jakości edytora PDF online. Internetowe edytory PDF, takie jak LuminPDF, oferują własny formularz zamówienia, który można pobrać; jeśli jednak potrzebny jest niestandardowy, pusty plik PDF można edytować za pomocą ich rozwiązania zgodnie z żądanymi specyfikacjami. Tworząc formularz zamówienia, pamiętaj jednak o wszystkim, co należy podać w dokumencie. Brak niektórych informacji może spowodować opóźnienie lub, co gorsza, nieudany zakup, co może zaszkodzić interesom Twojej firmy.

Główne elementy zamówienia

Podczas wypełniania gotowego lub utworzonego przez siebie szablonu zamówienia zakupu należy podać kilka niezbędnych informacji. Oczywistym jest oczywiście nazwa pożądanego produktu, ile lub ile potrzebujesz, a także kwota do zapłaty za te produkty lub usługi. Oprócz tego istnieją inne ważne rzeczy, które należy uwzględnić, aby otrzymać to, co chcesz kupić.

Kolejnym oczywistym dodatkiem jest imię i nazwisko oraz adres, na który chcesz go wysłać. Formularz zamówienia jest bezużyteczny, jeśli nie trafi do właściwej osoby lub firmy. Ponadto podaj nie tylko ich adres, ale także swój. Nie byłoby tak pomocne, gdybyś próbował coś kupić, a firma, od której kupujesz, nie wiedziała, dokąd wysłać produkt.

Również wtedy, gdy zamawiasz konkretny produkt, a nie usługę typu doradztwo, potrzebny jest sposób wysyłki. Gdzie go wysłać, z jakiej usługi skorzystać i tak dalej. Chociaż wybór tego, kto należy do Ciebie, często wymaga uwzględnienia ceny wysyłki, którą będziesz musiał zapłacić, aby produkt został wysłany na wybrany przez Ciebie adres.

Są to niektóre z podstawowych rzeczy, które należy uwzględnić w zamówieniu, są oczywiście inne rzeczy, które należy uwzględnić, a jeśli korzystasz z gotowego zamówienia w formacie PDF, będzie ono określać, co jest potrzebne i gdzie umieścić informacje w polu do wypełnienia dokumentu, eliminując w ten sposób potencjalne błędy. Jeśli jednak nie używasz dokumentu PDF do wypełnienia, musisz go utworzyć i upewnić się, że zawiera wszystkie informacje.

Przeczytaj także: 5 filarów udanego outsourcingu procesów biznesowych

Jak złożyć zamówienie w formacie PDF

Aby utworzyć zamówienie w formacie PDF, musisz najpierw użyć edytora PDF (jest ich wiele do wyboru) i wykonać następujące czynności: Dodaj tytuł, utwórz puste miejsca na potrzebne informacje, takie jak informacje rozliczeniowe i nazwa produktu , a także informacje o sprzedawcy i nabywcy (ciebie) w dokumencie. Po utworzeniu tego wszystkiego wystarczy wypełnić wszystkie wymagane informacje i wysłać je do dostawcy.

W biznesie zawsze umieszczaj wszystkie istotne informacje przy zakupie produktu lub usługi za pomocą formularza zamówienia. Podczas tworzenia formularza zamówienia lub pobierania gotowego szablonu PDF z internetowej witryny do edycji plików PDF należy pamiętać o zwróceniu uwagi na szczegóły, aby upewnić się, że nie wystąpią żadne komplikacje. Jeśli wszystkie informacje są zawarte, ostatnim krokiem jest wysłanie go i oczekiwanie na Twój produkt lub usługę.