Jak skutecznie tworzyć dokumenty biznesowe i zarządzać nimi jako freelancer

Więc znudziłeś się swojemu szefowi, prawda? Cóż, nie jesteś sam. Ludzie ze wszystkich branż i przedziałów wiekowych decydują się na wytyczenie swojej ścieżki kariery. Według Zippii w samych Stanach Zjednoczonych jest obecnie ponad 70 milionów aktywnych freelancerów . A do 2029 roku będzie ich 90 milionów.

Zatem przyszłość należy do niezależnych pracowników. Biorąc pod uwagę elastyczne godziny pracy, niezależność i lepsze wynagrodzenie, łatwo zrozumieć, dlaczego. Ale jak w przypadku większości dobrych rzeczy, jest pewien haczyk. Bycie swoim własnym szefem oznacza, że ​​musisz uporać się ze wszystkimi formalnościami związanymi z prowadzeniem firmy.

Ale nie martw się, jesteśmy tutaj, aby Ci pomóc. Poniżej znajdziesz wszystko, co musisz wiedzieć o tworzeniu dokumentów zewnętrznych i zarządzaniu nimi .

Nadal kopiujesz zawartość do WordPressa?

Robisz to źle… pożegnaj się na zawsze z:

• ❌ Czyszczenie kodu HTML, usuwanie znaczników zakresu, podziałów wierszy itp.
• ❌ Ręczne tworzenie linków do identyfikatora zakotwiczenia spisu treści dla wszystkich nagłówków,
• ❌ Zmiana rozmiaru i kompresja obrazów jeden po drugim przed ponownym przesłaniem do treści,
• ❌ Optymalizacja obrazów za pomocą opisowych nazw plików i atrybutów tekstu alternatywnego,
• ❌ Ręczne wklejanie atrybutów target=„_blank” i/lub „nofollow” do każdego linku

Zdobądź 5 darmowych eksportów

Jakich jest 6 dokumentów prawnych niezbędnych do rozpoczęcia niezależnej działalności gospodarczej?

Jak zawsze powinno tak być, zacznijmy od początku. Zakładanie własnej firmy jest jednym z najważniejszych i najbardziej wymagających dokumentów etapów Twojej kariery. Dlatego należy podejść do tego z należytą uwagą.

Aby dowiedzieć się, jak zostać niezależnym pisarzem, przeczytaj poniższy artykuł. Poniżej znajdziesz sześć dokumentów prawnych niezbędnych do prawidłowego rozpoczęcia niezależnej działalności.

1. Rejestracja firmy

Pierwszym dokumentem biznesowym, z którym będziesz pracować, jest wniosek o rejestrację firmy. Różnią się one w zależności od kraju, ale informacje, które zawsze będziesz musiał przesłać, obejmują:

• Dane osobowe wszystkich zaangażowanych stron (Ty)
• Fizyczna lokalizacja siedziby głównej firmy
• Struktura organizacyjna Spółki

Jedyny punkt, z którym możesz mieć problem, omówmy więc dostępne opcje. Freelancer może zarejestrować swoją działalność jako:

a) Samozatrudnienie / jednoosobowa działalność gospodarcza

Obydwa terminy opisują umowę, w ramach której Ty, osoba prywatna, działasz jako podmiot publiczny (tj. firma). W tym przypadku prawo nie rozróżnia dochodów osobistych i firmowych. Zatem podatek trzeba zapłacić tylko raz.

Rejestracja tego rodzaju działalności jest również bardzo szybka, łatwa i niedroga. Wiąże się to jednak ze znaczącym minusem. Musisz zabezpieczyć swoją firmę całym swoim majątkiem osobistym. Oznacza to, że możesz stracić więcej, niż zarobiłeś, jeśli popadniesz w kłopoty prawne.

b) LLC, S-Corp. i C-Corp

Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC) i korporacje znacznie się od siebie różnią. Ale nie mamy całego dnia, aby omówić ich wyjątkowe aspekty, więc zamiast tego przedstawiamy wersję TL; DR.

Jak sama nazwa wskazuje, tego typu spółki oferują ograniczoną odpowiedzialność. Oznacza to, że sądy mogą dotykać wyłącznie majątku firmy, a nie Twojego. Ich konfiguracja jest jednak znacznie droższa, a rejestracja zajmuje trochę czasu.

2. Licencja biznesowa

Ten dokument prawny określa Twoją zdolność i zdolność do działania w określonym kraju , regionie i branży . Różni się to w zależności od miejsca, dlatego zawsze najlepiej jest zapoznać się z lokalnymi przepisami.

Potrzebujesz jedynie licencji na prowadzenie działalności w określonych branżach (opieka zdrowotna, finanse, usługi gastronomiczne itp.). Inne to tak zwane „wolne gałęzie przemysłu” i pozwalają każdemu rozpocząć działalność gospodarczą.

3. Regulamin Spółki/Umowa Operacyjna

W zależności od struktury Twojej firmy, możesz być prawnie zobowiązany do napisania regulaminu. Dokumenty te szczegółowo opisują Twoją działalność biznesową, warunki korzystania z usług i inne informacje.

Przykład: Jako copywriter możesz zachować wszelkie prawa do swojej własności intelektualnej. Oznacza to, że w przyszłości możesz z nich korzystać do woli. Przeczytaj poniższy artykuł, aby dowiedzieć się, jak odnieść sukces jako niezależny pisarz .

Firmy jednoosobowe nie wymagają regulaminu ani umów operacyjnych. Jednak nadal dobrym pomysłem jest ich spisanie. Dzięki temu będziesz mógł jasno komunikować się z klientami i szybciej osiągać porozumienia.

4. Umowa własności/spółki

Jeśli chcesz rozpocząć działalność gospodarczą z przyjacielem lub członkiem rodziny, musisz napisać umowę partnerską. Ten dokument określa warunki Twojego partnerstwa i sposób podziału firmy. Z tego powodu większość ludzi zatrudnia prawników, którzy piszą za nich umowy. Powinny one obejmować:

• Udział własnościowy dla każdej ze stron,
• Role, obowiązki i zdolności decyzyjne,
• Podział zysków i strat,
• Strategie rozwiązywania sporów wewnętrznych,
• Proces wykupu w przypadku odejścia jednej ze stron.

Naturalnie może to być niewygodne, jeśli jesteś szczególnie blisko swojego partnera. Ale każdy związek może się zepsuć, więc biznesowa wersja intercyzy nigdy nie jest zła.

5. Umowa Sprzedawcy

Każda firma to niemal nieskończony cykl wejść i wyjść. Dlatego prawdopodobnie będziesz zarówno dostawcą, jak i odbiorcą w różnych momentach. W obu przypadkach dobrze jest mieć umowę z dostawcą.

Są to wiążące dokumenty, które określają warunki świadczenia usług dla obu stron. Obejmują one takie informacje jak:

• Rodzaje towarów/usług,
• Wymagana ilość/jakość,
• Terminy dostaw,
• Terminy płatności,
• i więcej.

6. Umowa o zachowaniu poufności

Umowy NDA to dokumenty prawne ograniczające zdolność stron do ujawniania informacji poufnych. Może to obejmować szczegóły transakcji, operacje biznesowe i nie tylko. Złamanie umowy NDA często wiąże się ze znaczną karą grzywny.

Te dokumenty prawne są pomocne dla firm każdej wielkości – nawet dla freelancerów. Możesz ich używać do zabezpieczania cen, usług i innych informacji.

Jakich jest 6 ważnych przykładów dokumentów dla freelancerów?

Zarejestrowałeś więc swoją firmę i prawnie zdefiniowałeś wszystkie ważne relacje. Dobra robota. Teraz możesz przejść do – zgadłeś – więcej formalności!

Na szczęście dzięki odpowiednim narzędziom i szablonom będzie to bardziej „papier” niż „praca”. Jest to absolutnie niezbędne, ponieważ obecnie 78% firm polega na freelancerach. Przyjrzyjmy się więc sześciu ważnym przykładom dokumentów, których potrzebuje każdy freelancer.

1. Propozycja projektu

Niestety większość freelancerów nie zawraca sobie głowy propozycjami projektów. Ale popełniają błąd. Te dokumenty biznesowe świetnie nadają się do zaprezentowania Twojego profesjonalizmu i inicjatywy.

Propozycje określają zakres, cele, harmonogram i budżet projektu i najlepiej nadają się do większych inicjatyw. I choć mogą wydawać się czasochłonne, po przygotowaniu konspektu staną się proste.

(Źródło obrazu: Smartsheet)

2. Oferta cenowa

Cytat to jeden z dokumentów finansowych, z którym najczęściej spotykasz się jako freelancer. Służy jako oferta i zawiera szczegółowe informacje biznesowe obu stron, listę produktów/usług, cenę, ważność i inne informacje.

Należy zauważyć, że nie jest on wiążący . Oznacza to, że odbiorca może zaakceptować lub odrzucić wiadomość. Co więcej, możesz dowolnie zmieniać wycenę po upływie jej ważności. Aby szybko i prosto tworzyć wyceny, skorzystaj z generatora ofert.

(Źródło obrazu: Billdu)

3. Umowa

Umowy służą kilku celom. Po pierwsze, zmuszają Ciebie i Twoich klientów do dotrzymania warunków umowy. Chronią Cię również przed możliwymi sporami sądowymi i pomagają zwiększyć satysfakcję klientów.

Wpływ ten można sprawdzić w ankiecie Net Promoter Score przesłanej za pośrednictwem narzędzia obsługi klienta detalicznego.

(Źródło obrazu: Jotform)

4. Faktura

Kolejnym rodzajem dokumentu biznesowego, który należy wziąć pod uwagę, są faktury. Te dokumenty finansowe służą zarówno jako dowód dostawy, jak i wezwanie do zapłaty. Ponadto są one również bardzo ważne w przypadku podatków, sporów z klientami i księgowości.

Będziesz tworzyć wiele z nich w swojej karierze freelancera. Ale na szczęście nie musisz już spędzać na nich zbyt wiele czasu. Rozwiązania takie jak bezpłatne generatory faktur online usprawniają proces tworzenia, zachowując jednocześnie profesjonalny wygląd.

(Źródło obrazu: Billdu)

Jeśli jednak potrzebujesz bardziej niezawodnego rozwiązania, istnieje wiele innych narzędzi i oprogramowania dostępnych dla freelancerów. Na przykład Refrens oferuje różne konfigurowalne szablony faktur, a także opcje płatności i inne usługi. Ma również wyjątkowe recenzje i oceny w G2 i Capterra.

(Źródło obrazu: Capterra)

Ta i inne opcje oprogramowania do fakturowania są wyposażone w zaawansowane funkcje, w tym:

• Automatyczne fakturowanie
• Śledzenie czasu
• Konfigurowalne szablony
• I więcej

(Źródło obrazu: Billdu)

5. Formularz opinii / opinii

Ponieważ ludzie są istotami społecznymi, myśli i opinie innych wpływają na nasze własne. Tak więc recenzje i referencje są bardzo przydatne dla freelancerów poszukujących nowych klientów.

Referencje pozwalają zbierać opinie, ulepszać produkty i budować zaufanie. Występują także w różnych formach, m.in.:

• Ankiety (np. Formularze Google)
• Rekomendacje LinkedIn
• Pisemne zeznania

Niestety uzyskanie informacji zwrotnej może być dość trudne. Nie zniechęcaj się więc, jeśli niektórzy klienci odmówią lub zignorują Twoją prośbę. Pamiętaj tylko, aby przygotować uprzejmy e-mail z pytaniem o zadowolenie tej osoby, poprosić o pozwolenie na wysłanie formularza i próbować dalej, aż do skutku.

(Źródło obrazu: Jotform)

6. Ustalacz

Niefortunna rzeczywistość freelancingu jest taka, że ​​czasami trudno jest znaleźć pracę. Projekty mają zazwyczaj charakter wysoce sezonowy, dlatego najlepszą praktyką jest zapewnienie regularnych dochodów przez cały rok dzięki pracownikom na utrzymaniu.

Działając jak umowy, te dokumenty prawne zobowiązują Ciebie i Twoich klientów do powtarzającej się pracy tygodniowej , miesięcznej lub kwartalnej . Tradycyjnie realizują większe projekty (np. tworzenie i utrzymanie stron internetowych), ale mogą również wdrożyć Cię jako nieoficjalną część zespołu firmy (np. copywriting, projektowanie graficzne itp.).

(Źródło obrazu: podpis)

Jakie są 4 ważniejsze szablony dokumentów dla freelancerów?

Teraz, gdy omówiliśmy najważniejsze dokumenty niezależne, z którymi będziesz musiał się uporać, możesz odetchnąć z ulgą. Jednak na wszelki wypadek warto dodać do swojego repertuaru jeszcze kilka dokumentów biznesowych. Obejmują one:

1. Rachunki dochodów

​​Te dokumenty finansowe są również znane jako sprawozdania z zysków i strat oraz sprawozdania z zysków. Śledzą przychody, wydatki i całkowity dochód/stratę netto Twojej niezależnej firmy w czasie.

Większe firmy wykorzystują rachunki zysków i strat do celów analizy porównawczej, planowania i podejmowania decyzji. Jednak w przypadku freelancerów są one najbardziej przydatne w zakresie przestrzegania przepisów podatkowych.

​​

(Źródło obrazu: Zervant)

2. Bilanse

Bilanse pod wieloma względami przypominają rachunki zysków i strat. Dają migawkę stanu finansowego Twojej firmy w określonym czasie. Są one również ważne z tych samych powodów, które wyjaśniono powyżej.

Jednak ich koncentracja na aktywach , pasywach i kapitałach akcjonariuszy Twojej firmy jest różna . Jest to szczególnie przydatne przy zakładaniu spółki LLC lub korporacji z partnerem.

(Źródło obrazu: Vertex42)

3. Dokumentacja własności intelektualnej

Dokumenty biznesowe dotyczące własności intelektualnej są szczególnie ważne dla freelancerów z branż kreatywnych. Te dokumenty biznesowe mogą chronić Twoje prawa własności intelektualnej i ograniczać wykorzystanie własności intelektualnej przez inne strony.

Własność intelektualna dotyczy przede wszystkim artykułów, tekstów marketingowych, projektów i innych wartości niematerialnych i prawnych. Dokumentacja własności intelektualnej jest ważna z kilku innych powodów, w tym:

• Ochrona przed kradzieżą,
• Monetyzacja,
• Rozpoznawalność marki,
• i więcej.

(Źródło obrazu: podpis)

4. CV / CV / Portfolio

Na koniec porozmawiajmy o marketingu. Chociaż CV ani portfolio nie są wymagane do znalezienia pracy, posiadanie ich może pomóc Ci w zdobywaniu lepszych, prestiżowych występów.

W zależności od branży możesz wybrać format i treść dokumentu, która najlepiej pozwoli zaprezentować Twoją wartość. Mogą to być studia przypadków, fragmenty, zrzuty ekranu, wyniki, referencje, a nawet próbki pełnych prac.

(Źródło obrazu: Kickresume)

Jakie są 4 skuteczne sposoby zarządzania ważnymi dokumentami jako freelancer?

Na koniec, zanim cię opuścimy, najlepiej zwróćmy się do słonia w pokoju – jak masz śledzić wszystkie te dokumenty?!

Może się to wydawać trudne, ale nie martw się. Do przechowywania nie musisz już polegać na teczkach i szufladach biurka. Oto cztery najlepsze praktyki, które pomogą Ci zarządzać dokumentami niezależnymi .

1. Zachowaj cyfrowość

Jak wspomniano powyżej, papier nie jest sposobem na utrzymanie porządku w biurze i dobrej kondycji psychicznej. Zalecamy digitalizację wszystkich starych dokumentów i w przyszłości korzystanie z usług twórców dokumentów, aby uzyskać maksymalną wydajność.

2. Scentralizuj przechowywanie dokumentów

Freelancerzy nie są zwykle najlepiej zorganizowanymi ludźmi – pracujesz, kiedy i gdzie chcesz/potrzebujesz, a o resztę martwisz się później. Jednak upewnienie się, że zawsze przechowujesz dokumenty związane z Twoją niezależną działalnością w jednym miejscu, na dłuższą metę pozwoli Ci zaoszczędzić wiele stresu.

Wybierz swoją ulubioną usługę przechowywania w chmurze (Google Drive, iCloud, Dropbox itp.). Następnie umieść tam wszystkie swoje dokumenty i przekonaj się, że te kilka chwil zaoszczędziło Ci kilku godzin gorączkowych poszukiwań.

3. Ustal jasną politykę nazewnictwa i etykietowania

Do tej pory zauważyłeś, że istnieje zbyt wiele typów dokumentów, aby samodzielnie je śledzić, nawet bez wszystkich plików związanych z projektem. Na szczęście możesz ułatwić sobie życie dzięki dokładnemu nazewnictwu i etykietowaniu.

Pamiętaj, aby uwzględnić:

• typ dokumentu
• Temat/przypadek użycia
• Nazwa klienta

4. Wdrażaj kopie zapasowe/odzyskiwanie po awarii

W końcu nie chcesz stracić wszystkich swoich postępów, prawda? Dlatego utworzenie kopii zapasowej leży w Twoim najlepszym interesie – na wszelki wypadek.

Pobierz swoje dane związane z pracą na dysk twardy. Przechowuj fizyczne kopie najważniejszych dokumentów. Utwórz kopię w innym rozwiązaniu do przechowywania w chmurze.

Wybór nalezy do ciebie. Tylko pamiętaj, żeby coś zrobić.

Wniosek: Czy otrzymałeś przegląd ważnych dokumentów dla freelancerów?

Widzieć? Nie kłamaliśmy, gdy powiedzieliśmy, że freelancer to coś więcej, niż na pierwszy rzut oka wydawało się. Mimo to nie należy się zniechęcać. Miliony ludzi sprawiły, że niezależny styl życia był dla nich odpowiedni, więc nie ma powodu, żebyś Ty miał być inny.

Najważniejsze jest to, że poważnie podchodzisz do zakładania firmy. Bądź celowy w zarządzaniu dokumentami i nie zostawiaj niczego przypadkowi. Weź sobie do serca informacje zawarte w tym artykule, a na pewno będziesz prosperować, a nie tylko przetrwać.

Życzymy Ci wszystkiego najlepszego i mamy nadzieję, że do zobaczenia w kolejnym z naszych artykułów. Szczęśliwego freelancingu!