To największy strach każdego organizatora wydarzeń: spędzasz miesiące organizując prelegentów lub występy i zapewniając idealne miejsce. W końcu nadchodzi dzień i nikt się nie pojawia.

Ale nie martw się, dzięki odpowiedniej kampanii e-mail marketingowej możesz to zrobić i upewnić się, że zaproszenie dotrze do właściwych osób, które zajmą Twoje miejsca.

Podobnie jak sam wielki dzień, marketing e-mailowy na temat wydarzeń wymaga dużo planowania strategicznego. Kluczem jest wiedza, jak uporządkować wiadomości e-mail dotyczące nadchodzących wydarzeń i jakich typowych błędów należy unikać.

Stawiając zainteresowania czytelników na pierwszym miejscu dzięki tym wskazówkom, możesz uniknąć słabszej frekwencji i sprawić, że subskrybenci będą wracać.

8 wskazówek dotyczących właściwego marketingu e-mailowego na temat wydarzeń

Marketing e-mailowy dotyczący wydarzeń jest na innym polu niż tradycyjny e-mail marketing.

Jednak ostatecznie nadal obowiązują niektóre z tych samych ogólnych koncepcji: chcesz dotrzeć do właściwych odbiorców, wzbudzić ich zainteresowanie i skłonić ich do działania.

Jedyną prawdziwą różnicą jest to, że musisz rozbudzić ich ciekawość na tyle, aby podjęli działania we właściwym czasie.

W szybko zmieniającym się świecie, w którym zmniejsza się koncentracja uwagi, równie dobrze możesz przenosić górę, prosząc ludzi, aby pojawili się w określonym miejscu i czasie – nawet w przypadku wydarzeń online, takich jak webinary.

Ale jeśli opracujesz odpowiednią strategię marketingu e-mailowego na temat wydarzeń, możesz nie tylko zachęcić swoich docelowych odbiorców do pojawienia się, ale także przyprowadzić ze sobą kilku znajomych.

1. Opracuj serię e-maili.

Jak w przypadku każdej innej kampanii e-mailowej, chcesz, aby przekaz był jasny i prosty. Jednocześnie masz bardzo dużo informacji na temat rejestracji na wydarzenie.

Najpierw będziesz chciał opracować strukturę swojej serii. Ta struktura będzie zależeć od charakteru Twojego wydarzenia. Czy jest to wydarzenie online czy osobiście? Czy ma cel rozrywkowy lub biznesowy?

Możesz zacząć od wprowadzającego ogłoszenia e-mail, które zawiera podsumowanie wydarzenia i wezwanie do wcześniejszej rejestracji. Następnie wysyłasz dodatkowe e-maile podkreślające różne aspekty wydarzenia, takie jak prelegenci czy występy muzyczne.

Upewnij się, że uruchamiasz automatyczne kampanie uzupełniające w oparciu o zaangażowanie subskrybentów. Zautomatyzuj różne sekwencje wiadomości e-mail dla osób, które nie otworzyły początkowej wiadomości e-mail, w porównaniu z tymi, które wykazują natychmiastowe i stałe zainteresowanie.

2. Przejdź od razu do sedna.

Każdy e-mail w Twojej sekwencji powinien służyć określonemu celowi. Czy podsumowujesz wydarzenie? Podświetlanie głośników? A może przypominasz subskrybentom, że wydarzenie się zbliża?

Upewnij się, że każdy e-mail zawiera również jedno wezwanie do działania. Jeśli podasz swoim subskrybentom za dużo informacji i za dużo linków do kliknięcia, mogą w ogóle nie podjąć żadnych działań.

Ten e-mail z ogłoszeniem od Freda Perry'ego zapewnia czytelnikom szybkie podsumowanie i szczegóły z wysokiej jakości grafiką w łatwym do odczytania formacie.

Źródło: Monitor kampanii

3. Obejmij wideo i multimedia.

Według badania przeprowadzonego przez EyeView, dołączenie wideo może zwiększyć współczynniki konwersji e-mail marketingu o oszałamiającym poziomie 80%. Jeśli film nie wchodzi w grę, wybierz GIF-y i obrazy wysokiej jakości.

Poczta e-mail jest już intymną metodą kontaktu, ale dodanie wiadomości wideo od jednego z prelegentów lub nagrania z zeszłorocznej imprezy może nadać osobisty charakter i przenieść subskrybentów na wydarzenie z ich urządzeń.

Ten e-mail od Wista ma ładny, prosty układ, który pozwala na wideo:

Źródło: Naprawdę dobre e-maile

4. Wyróżnij głównych prelegentów lub główne wydarzenia.

Rozważ poświęcenie jednego e-maila głównym prelegentom lub nagłówkom. W końcu Twoje wydarzenie nie istniałoby bez nich, prawda?

Daj czytelnikom przedsmak tego, czego doświadczą na wydarzeniu i jeśli to możliwe, podawaj cytaty. Bądź osobisty. Może to również zachęcić subskrybentów do udostępnienia wiadomości e-mail swoim znajomym.

Ten e-mail od Dreamforce znakomicie radzi sobie z wyróżnieniem zarówno głównych prelegentów, jak i sponsorów.

Źródło: Naprawdę dobre e-maile

5. Oferuj zniżki na wczesne ptaki.

Każdy kocha oszczędzać. Oferowanie wczesnych zniżek pomoże stworzyć poczucie pilności, dzięki czemu abonenci poczują się zmuszeni zarejestrować się tak szybko, jak to możliwe. Możesz nawet oferować prezenty lub torby z łupami dla tych, którzy zarejestrują się za pomocą przycisku CTA w początkowej wiadomości e-mail.

6. Wykrzykuj swoich sponsorów.

Twoi subskrybenci poczują się pewniej rejestrując się, gdy zobaczą listę sponsorów z Twojego e-mail marketingu. Dzięki temu uzyskają również informacje o przydatnych stoiskach lub informacje, które będą mogli znaleźć na samym wydarzeniu.

Ponadto twoi sponsorzy docenią zadedykowanie im e-maila i mogą poczuć się zmuszeni do sponsorowania twoich wydarzeń w przyszłości.

7. Podaj referencje od uczestników.

Jeśli organizujesz coroczne wydarzenie, skontaktuj się z zeszłorocznymi uczestnikami, aby uzyskać referencje. Referencje zdziałają cuda w budowaniu zaufania wśród nowych subskrybentów, podobnie jak spersonalizowane filmy.

8. Ułatw sobie rejestrację.

Daj swoim subskrybentom ładny, duży przycisk rejestracji, aby klikali w widocznym miejscu w każdym e-mailu, i użyj odważnego, ale nie przytłaczającego schematu kolorów. Dzięki temu Twoi czytelnicy będą mogli szybko i przy minimalnym wysiłku zarejestrować się w każdej wiadomości e-mail.

Jeśli chcesz, aby w Twoim wydarzeniu brali udział osoby spoza miasta, ułatw im zarówno rejestrację na wydarzenie, jak i rezerwację miejsca ze zniżką na pobyt w tym samym e-mailu.

Źródło: Naprawdę dobre e-maile

6 błędów w e-mail marketingu, których należy unikać

Chociaż ważne jest, aby wziąć pod uwagę powyższe wskazówki, z pewnością nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania do e-mail marketingu. Jednak ważne jest również unikanie typowych błędów.

Kluczem do sukcesu jest opracowanie strategii, która sprawdzi się w przypadku konkretnego wydarzenia i rodzaju odbiorców, których chcesz przyciągnąć.

1. Pozwalanie na gnicie listy subskrybentów.

To naturalne, że interesy ludzi zmieniają się z biegiem lat. Jeśli organizujesz coroczne wydarzenie, musisz regularnie czyścić swoją listę e-mailową, aby mieć pewność, że każdego roku nadal docierasz do właściwych osób.

Prostym sposobem na to jest wysłanie wiadomości e-mail z prośbą do czytelników o wyrażenie zgody na otrzymywanie dodatkowych wiadomości e-mail. Stamtąd możesz usunąć nieaktywnych subskrybentów.

2. Niewysyłanie wystarczającej liczby e-maili związanych z wydarzeniami.

Wszystko jest dobrze z umiarem, prawda? Jeśli wyślesz tylko jeden lub dwa e-maile, Twoi subskrybenci mogą nie otrzymać wszystkich informacji potrzebnych do zarejestrowania się na Twoje wydarzenie.

Tymczasem wysyłanie zbyt wielu e-maili może przytłoczyć użytkowników. Opracuj strategię, która w zwięzły sposób przekazuje wszystkie ważne informacje.

3. Za dużo kolorów.

Dobrym pomysłem jest stworzenie określonej kolorystyki dla e-mail marketingu wydarzenia, która odzwierciedla logo i klimat wydarzenia. Tylko nie szalej z kolorami, bo poczujesz się przytłaczający. Psychologia kolorów odgrywa dużą rolę w zachęcaniu czytelników do działania, więc używaj jej mądrze.

Ten e-mail od NeoCon ma odważną kolorystykę, która odzwierciedla estetykę wydarzenia, nie dając przy tym poczucia przytłaczania.

Źródło: Naprawdę dobre e-maile

4. Brak kontynuacji z uczestnikami.

Trudziłeś się z harmonogramem e-maili poprzedzających wydarzenie, ale zapomniałeś o jednym kluczowym szczególe: działaniach następczych po wydarzeniu.

Twój e-mail uzupełniający może być po prostu jednym z najważniejszych e-maili, które wysyłasz w swojej sekwencji. Według HubSpot e-maile z podziękowaniami generują 42% otwarć i 12% CTR. Pomoże Ci to pozostać w kontakcie z subskrybentami i sprawi, że docenisz ich obecność.

Ten e-mail od EiQ zawiera odważną, ale prostą wiadomość osobistą od dyrektora generalnego, dziękującą czytelnikowi za udział w wydarzeniu.

Źródło: Naprawdę dobre e-maile

5. Ignorowanie dostępności mobilnej.

Może się to wydawać oczywiste, ale zbyt wielu organizatorów wydarzeń popełnia jeden wielki błąd: ich wysokiej jakości obrazy, filmy i układy nie wyświetlają się poprawnie na urządzeniach mobilnych.

Ponieważ ludzie spędzają na telefonie równowartość całego dnia każdego tygodnia, dostępność mobilna jest najważniejsza. Nie tylko Twoje e-maile powinny być poprawnie renderowane, ale również subskrybentom powinno być łatwo zarejestrować się na wydarzenie z ich telefonów.

6. Wysyłanie zbyt dużej ilości informacji w jednym e-mailu.

Pomyśl o swojej kampanii e-mail marketingowej jako o okazji do zbudowania zaufania wśród subskrybentów. Zamiast wysyłać jeden lub dwa e-maile pełne informacji o biletach na wczesną rezerwację, prelegentach i szczegółach po imprezie, zaplanuj kampanię na kilka tygodni.

Zakończyć

Jako planista wydarzeń już masz do czynienia z dużą presją, aby coś zrobić. Unikaj stresu, planując strategicznie sekwencję e-mail marketingu.

Zamiast martwić się o dotarcie do jak największej liczby osób, na pierwszym miejscu postaw zainteresowania i potrzeby swoich subskrybentów. Pomoże Ci to wyjaśnić, dlaczego Twoje wydarzenie może być dla nich przydatne i zachęcić ich do podjęcia działań.

Zrelaksuj się i rób wszystko krok po kroku. Daj swoim czytelnikom dużo informacji do pracy, ale też ich nie przytłaczaj. Zachowaj prostotę i ułatw im rejestrację lub udostępnienie wydarzenia swoim znajomym.

Jeśli zrobisz wszystko dobrze, mogą nawet przyprowadzić ze sobą kilku przyjaciół.

Potrzebujesz pomocy z sekwencją wiadomości e-mail dotyczących wydarzenia? Emma jest tutaj, aby pomóc.