Jak samodzielnie wykonać listę płac w 7 krokach

Płace nie są najbardziej ekscytującą częścią prowadzenia firmy. I chociaż outsourcing tego rodzaju pracy jest bardziej praktyczny, wiedza na temat samodzielnego rozliczania wynagrodzeń pozwala zaoszczędzić pieniądze i zapewnia terminowe wypłaty wszystkich pracowników.

Przetwarzanie listy płac to złożone zadanie, nie tylko ze względu na obowiązki prawne. Jednak przy odpowiedniej strategii i systemach płacowych nie musisz się martwić, że wystawisz swoją firmę na ryzyko potencjalnych zobowiązań i/lub opłat karnych.

Ten przewodnik zawiera niezbędne informacje na temat obsługi listy płac, ale nadal możesz potrzebować profesjonalnej pomocy ze strony usług płacowych w celu uzyskania szczegółowych informacji dotyczących Twojej firmy.

Znaczenie silnych systemów płacowych

Każdy właściciel firmy wie, że dobry system płacowy jest krytycznym aspektem zarządzania jego firmą. Oczywiście chodzi o coś więcej niż tylko o to, aby wszyscy otrzymywali zapłatę na czas.

Dobry system płac stanowi istotną część kultury firmy i wpływa na praktycznie każdy aspekt firmy, w tym przepływy pieniężne i produktywność. Oprócz HR, płace są prawdopodobnie kluczem do skutecznego zarządzania siłą roboczą.

Płace obejmują świadczenia, wynagrodzenia i szereg korzyści, aby osiągnąć lepsze wykorzystanie zasobów przy jednoczesnej poprawie zaangażowania i postępów pracowników. Twoje rejestry płac pomagają również w spełnieniu przepisów stanowych i krajowych.

Innymi słowy, system płac służy do śledzenia godzin pracy, płac, potrąceń i płatności, a także do porządkowania wszystkich istotnych dokumentów. Poniższe statystyki dotyczące listy płac dodatkowo podkreślają jej znaczenie w biznesie:

• Prawie połowa wszystkich pracowników zaczyna szukać nowej pracy po zaledwie dwóch błędach płacowych ze strony pracodawcy.
• Od 10% do 30% pracodawców błędnie klasyfikuje pracowników, aby pozbawić ich ochrony wynikającej z przepisów prawa pracy.
• Ponad 54% amerykańskich pracowników doświadczyło problemów z przetwarzaniem listy płac.

Krótko mówiąc, prawidłowe przetwarzanie listy płac przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i firmie. Ale nawet gdy płace są zlecane na zewnątrz, nadal jest to jedno z głównych źródeł sporów między pracownikami a właścicielami firm. W związku z tym ręczne kontrolowanie listy płac może być korzystne dla całej operacji.

Siedem kroków do przetwarzania listy płac

Przed rozważeniem oprogramowania do obsługi płac ważne jest, aby wiedzieć, jak ręcznie przetwarzać listy płac. Chociaż jest to z pewnością trudne, proces można uprościć do zaledwie siedmiu kroków.

Jeśli wykonasz każdy z poniższych kroków, będziesz mógł w mgnieniu oka zgłosić podatki od wynagrodzeń.

Krok 1: Uzyskaj numer identyfikacyjny pracodawcy

Zanim zaczniesz przetwarzać wypłaty, musisz skonfigurować numer identyfikacyjny pracodawcy lub EIN, który jest używany przez rząd w celu zapewnienia, że ​​firmy płacą podatki do Urzędu Skarbowego i spełniają inne wymogi prawne. Bez numeru EIN nie możesz przetwarzać płatności płacowych dla swoich pracowników.

Numer EIN jest używany przez IRS do identyfikacji Twojej firmy i rejestrowania wszystkich złożonych dokumentów podatkowych za każdy rok obrotowy. Nowe firmy mogą zarejestrować się w celu uzyskania numeru EIN, wypełniając wniosek online na stronie IRS. Jeśli chcesz po raz pierwszy ręcznie przetworzyć listę płac, musisz dowiedzieć się, jaki jest Twój numer EIN.

Oprócz krajowego numeru EIN możesz również potrzebować państwowego numeru EIN. Oba są bezpłatne dla wszystkich firm.

Krok 2: Niech wszyscy pracownicy wypełnią formularze płacowe

Zanim pracownicy będą mogli otrzymać wynagrodzenie, muszą dostarczyć Twojej firmie odpowiednie informacje podatkowe. Pracodawca powinien sprawdzić, czy wszystkie dane są dokładne. W przypadku każdego pracownika informacje powinny obejmować jego status pracy, potrącenia i inne szczegóły związane z jego zatrudnieniem i pakietami finansowymi.

Pracownicy powinni wypełnić formularz W-4, który zawiera szczegółowe informacje na temat ich statusu zgłoszenia i śledzi dodatki osobiste i inne dane podatkowe. Będą również musieli wypełnić formularz I-9, aby zweryfikować swoją tożsamość i uprawnienia do zatrudnienia. Dodatkowo dla wszystkich nowych pracowników należy złożyć nowy raport o zatrudnieniu.

Wykonawcy i pracownicy niezależni będą również musieli wypełnić 1099 formularzy płacowych. Chociaż większość odpowiedzialności za ich wypełnienie spoczywa na pracownikach, Twoja firma musi być gotowa do ich dystrybucji, zbierania i przesyłania. IRS obsługuje zgłoszenia do formularzy W-4, I-9 i 1099.

Krok 3: Wybierz swój harmonogram płac

Lista płac to nie tylko zapewnienie pracownikom terminowych wypłat. Jednak wypłata wynagrodzeń pracowników jest tutaj jednym z kluczowych celów. Dlatego ustalenie przejrzystego harmonogramu płac ma kluczowe znaczenie.

Zazwyczaj należy wziąć pod uwagę cztery rodzaje harmonogramów płac: płatności tygodniowe, płatności dwutygodniowe, płatności półtygodniowe i płatności miesięczne. W większości przypadków firmy będą chciały przyjąć ten sam harmonogram dla pracowników we wszystkich działach. Co więcej, podczas nauki samodzielnego rozliczania listy płac ta opcja pomaga zapobiegać błędom lub nieodebranym płatnościom. Dodatkowo tworzy kulturę, w której wszyscy pracownicy są traktowani jednakowo.

Po wybraniu terminów płatności dla pracowników musisz również potwierdzić terminy płatności podatku i terminy rozliczenia podatku.

Krok 4: Oblicz wynagrodzenie i potrącenia

Ręczne obliczanie wynagrodzenia brutto pracownika jest dość proste. Bierzesz ich stawkę godzinową i mnożysz ją przez liczbę godzin przepracowanych w określonym okresie. Oto najbardziej podstawowa formuła:

Stawka godzinowa x przepracowane godziny = wynagrodzenie brutto za ten okres

Należy jednak zauważyć, że może być konieczne rozbicie równania na dwie części, jeśli stawka godzinowa pracownika zostanie zwiększona za nadgodziny lub godziny nietowarzyskie. W takim przypadku po prostu wyliczasz wynagrodzenie brutto za zakontraktowane godziny i nadgodziny jako oddzielne części, zanim je zsumujesz. Jeśli pracujesz na liście płac w Excelu, program może wykonać obliczenia w Twoim imieniu.

Innym ważnym czynnikiem jest obliczanie dodatków pracowniczych (tzw. zwolnień) i potrąceń. Zasiłki są wypełniane na formularzu W-4, a potrącenia powinny być widoczne na formularzu pracownika 1040-EZ. Uzasadnione potrącenia z wynagrodzenia są tym, co pracownik może ubiegać się o zwrot swoich zarobków, aby skutecznie obniżyć podatki.

Jako pracodawca musisz upewnić się, że pracownicy wykonali ten krok we właściwy sposób. Konieczne może być również rozważenie innych elementów przetwarzania płac i potrąceń. Lista obejmuje składki 401(k), podatki stanowe i federalne, ubezpieczenie zdrowotne, ubezpieczenie społeczne oraz składki na odszkodowania dla pracowników.

Być może najbardziej złożona kwestia, a przynajmniej najbardziej czasochłonna, wynika z tego, że tempo mnożenia odliczeń zależy od kategorii każdego pracownika. Po raz kolejny odpowiednie oprogramowanie płacowe wykona obliczenia w Twoim imieniu - wystarczy wprowadzić odpowiednie formuły.

Krok 5: Płać pracownikom

Po ukończeniu wszystkich etapów kroku czwartego możesz obliczyć wynagrodzenie netto pracownika. Proces ten można zautomatyzować za pomocą kalkulatora płacowego i jest on określany za pomocą następującego wzoru:

Wynagrodzenie brutto - potrącenia = wynagrodzenie netto

Wynagrodzenie netto to kwota, którą pracownik otrzymuje w swoim pakiecie wynagrodzenia na koniec okresu wypłaty. Po ustaleniu indywidualnego wynagrodzenia netto pracownika, możesz przetworzyć płatność za pomocą preferowanej przez niego metody, w tym przelewu bankowego, kart płacowych lub czeków.

Ponieważ przetwarzasz płatności dla wszystkich swoich pracowników, robienie tego ręcznie nie wchodzi w grę. Zamiast tego powinieneś skorzystać z automatycznego systemu, który pozwoli Ci zaoszczędzić cenny czas. Ponadto możesz przyspieszyć ten proces, przechowując odliczenia i potrącenia podatkowe pracowników w oprogramowaniu płacowym, co ułatwia terminowe i dokładne płatności dla wszystkich pracowników.

Oprócz przetwarzania płatności ważne jest utworzenie odcinka wypłaty pracownika, który umożliwia śledzenie tego, co potrącasz u źródła. Śledzenie potrąceń znacznie ułatwi życie, gdy przejdziesz do kolejnych kroków i powinno promować łatwiejsze planowanie podatkowe dla Twojej firmy i pracowników.

Krok 6: Uporządkuj swoje rekordy

Jest absolutnie niezbędne, aby informacje były zawsze dokładne. Kiedy dokumentujesz ewidencję płac, dane mogą być wykorzystywane w przypadku sporów z pracownikami lub IRS. Przejrzysty przegląd wszystkich płatności i obliczeń umożliwia w razie potrzeby przedstawienie dowodów i szybkie korygowanie błędów.

Płacenie regularnych podatków od wynagrodzeń jest również łatwiejsze, gdy masz przejrzystą dokumentację. Wspaniałą wiadomością jest to, że dobre rozwiązanie do obsługi płac zautomatyzuje ewidencję przy użyciu obliczonych wcześniej wynagrodzeń brutto, potrąceń i wynagrodzeń netto. Tak więc większość ciężkiej pracy jest wykonywana za Ciebie, pozwalając Twojemu zespołowi skupić się na prowadzeniu biznesu.

Krok 7: Zapłać podatki od wynagrodzeń

Każdy pracodawca zajmujący się listą płac musi zapewnić, że wszystkie podatki od wynagrodzeń są niezwłocznie opłacane. Twoje federalne formularze podatkowe należy przesyłać kwartalnie, a lokalne deklaracje powinny być zgodne z przepisami stanowymi. Należy również wziąć pod uwagę roczne zeznania podatkowe i formularze W-2.

Zatrzymanie odpowiedniej kwoty od każdego pracownika ma kluczowe znaczenie. Aby to zrobić, musisz rozliczać się z podatków dochodowych, ubezpieczeń społecznych i podatków Medicare, ręcznie lub za pośrednictwem niektórych rozwiązań oprogramowania podatkowego online. Jeśli potrąciłeś odpowiednie kwoty, pokrycie kolejnych podatków od wynagrodzeń powinno być łatwe. Z kolei unikniesz sporów, kar i problemów z pracownikami oraz zapewnisz płynne działanie przez cały czas.

W międzyczasie Twoja firma może również być zmuszona do pokrycia federalnych podatków od bezrobocia, stanowych podatków od bezrobocia, stanowego ubezpieczenia na wypadek bezrobocia lub SUI oraz podatków federalnych dotyczących składek ubezpieczeniowych. Nie są one potrącane bezpośrednio z pensji pracowników.

Ręczne opcje płacowe: Excel i więcej

Po potwierdzeniu, że ręczne przetwarzanie płac jest właściwym rozwiązaniem dla Twojej firmy, kluczowe będzie znalezienie odpowiedniego systemu lub oprogramowania do wykonania zadania. Właściwe rozwiązanie powinno sprawić, że proces będzie szybszy i mniej stresujący. Co więcej, dokonanie właściwego wyboru na wczesnym etapie oszczędzi Ci kłopotów z koniecznością późniejszego szukania zastępczego pakietu lub szablonu.

Na rynku jest wiele opcji, ale chyba najlepiej wybrać Excela. Oto kilka powodów, dla których warto wybrać oprogramowanie:

• Brak obaw o legalność
• Dostępnych jest wiele informacji, które pomogą Ci w pełni je wykorzystać.
• Są zbudowane z myślą o wymaganiach IRS.
• Pracownicy o nich słyszeli, co dodaje im pewności siebie.
• Oferuj opłacalne rozwiązania

Korzystanie z programu Excel do obsługi płac

Jedną z największych zalet korzystania z programu Excel do obsługi płac jest to, że szablony płac firmy Microsoft można bezpłatnie pobrać i wprowadzić na ścieżce do sprawnego zarządzania płacami. Spersonalizowanie kolumn i dodanie funkcji dopasowanych do indywidualnych wymagań Twojej firmy może zająć trochę czasu, ale proces ten nie powinien być zbyt trudny.

W zakładce „informacje o pracowniku” możesz dodać wszystkie istotne dane, od stawek godzinowych po odliczenia podatkowe. Wszystkie równania są uzupełniane automatycznie, ponieważ formuły są już wstawione. Zakładka „Kalkulator płac” będzie przechowywać dane pracowników, aby zautomatyzować naliczanie wynagrodzeń netto.

W tej części arkusza kalkulacyjnego możesz wstawić ich godziny, zwolnienia lekarskie, nadgodziny i inne. Po zakończeniu możesz utworzyć odcinki wypłaty, aby określić, ile pracownik otrzymuje wynagrodzenie w tym okresie. Kwota ta będzie następnie wykorzystywana do ręcznych lub automatycznych wypłat wynagrodzeń.

Arkusz kalkulacyjny można zaprojektować tak, aby zawierał strony dla poszczególnych pracowników lub zarządzał wszystkimi pracownikami na jednej stronie za pomocą różnych wierszy. Chociaż Excel nie jest jedyną opcją (szybkie książki to kolejny bardzo popularny wybór), jest jedną z najłatwiejszych do opanowania. Jeśli zdecydujesz się na Quickbooks, proces ten trwa nieco dłużej, ale to oprogramowanie do obsługi płac oferuje przewodnik krok po kroku dla każdego szczegółu.

Niezależnie od wybranej opcji, sugerujemy zapisywanie wszystkiego w chmurze, a także w swoich systemach. Pomoże to uniknąć stresujących sytuacji w przypadku utraty lub uszkodzenia danych.

Wniosek

Jeśli chcesz ręcznie przetworzyć listę płac, nie musisz nagle samodzielnie wykonywać wszystkich obliczeń. Niezależnie od tego, czy używasz szablonu kalkulatora płac firmy Microsoft, czy innej automatycznej usługi, wystarczy wprowadzić odpowiednie dane dla każdego pracownika dotyczące przepracowanych godzin, wynagrodzenia godzinowego i potrąceń. Od tego momentu obliczanie wszystkiego, od wynagrodzenia brutto po wynagrodzenie netto i wymagania podatkowe, powinno być łatwym zadaniem. Krótko mówiąc, dokładność jest gwarantowana.

Niektóre firmy nadal będą wybierać inne opcje płacowe, takie jak dedykowany dostawca usług płacowych lub po prostu skorzystanie z usług księgowego. I to jest w porządku. Jeśli jednak chcesz stale śledzić każdy aspekt swojej działalności, opcja ręczna jest łatwiejsza niż kiedykolwiek wcześniej.