Jak stworzyć bazę wiedzy do zarządzania pracą marketingową

Narzędzia do zarządzania pracą marketingową mogą przynieść Twojej organizacji wiele korzyści, w tym zwiększyć produktywność i wydajność. Pomagają również zarządzać zespołami pracującymi zdalnie. Ale przy wszystkich tych możliwościach ważne jest, aby członkowie zespołu wiedzieli, jak z nich korzystać.

Zbudowanie bazy wiedzy dla systemu zarządzania pracą marketingową jest niezbędne, aby upewnić się, że wszyscy użytkownicy są na tej samej stronie. Oto kilka wskazówek, co należy uwzględnić w swojej bazie wiedzy dotyczącej zarządzania pracą marketingową.

Wytyczne, kiedy używać narzędzia do zarządzania pracą marketingową, a kiedy innego narzędzia

„Baza wiedzy… jest przeznaczona dla Twojego zespołu i wszystkich współpracowników narzędzia, dzięki czemu mogą oni w każdej chwili zapoznać się z instrukcjami i wskazówkami dotyczącymi najlepszego korzystania z narzędzia” — powiedziała Brianna Miller, dyrektor ds. marketingu i generowania popytu w firmie zajmującej się analizą zgodności z przepisami dotyczącymi opieki zdrowotnej Protenus na konferencji MarTech.

Narzędzie do zarządzania pracami marketingowymi jest ważne przy dodawaniu projektów, przesyłaniu ich do zatwierdzenia i udostępnianiu innych ważnych aktualizacji. Komunikacja związana z projektami powinna odbywać się w większości przypadków w ramach narzędzia do zarządzania pracą.

Jeśli wniosek o projekt lub inna aktualizacja związana z projektem przychodzi innym kanałem, powinny istnieć wytyczne dotyczące tego, kiedy pozostawić te aktualizacje tam, gdzie są, a kiedy dodać je do narzędzia do zarządzania pracą marketingową.

Oto przykład wskazówek, których należy przestrzegać. Twoja organizacja może inaczej korzystać z aplikacji poczty e-mail lub komunikatorów, takich jak Slack, ale przynajmniej od tego warto zacząć.

Wytyczne dotyczące sposobu inicjowania zadania lub projektu

Powinieneś także mieć szczegółowe wytyczne dotyczące sposobu inicjowania projektu. Wytyczne te należy podzielić według kanałów.

Podaj przykłady, w jaki sposób należy obsługiwać prośby, które przychodzą za pośrednictwem:

• E-mail.
• Slack/Teams i inne aplikacje do przesyłania wiadomości.
• Spotkanie (wirtualne lub osobiste).
• Formularze wniosków.

Kop głębiej: jak zdecydować, czy powinieneś otrzymać platformę do zarządzania wydajnością marketingową

Wytyczne dotyczące tego, kto może tworzyć projekt i zmieniać kluczowe informacje o projekcie

„Miej wytyczne dotyczące tego, kto może tworzyć projekty i zmieniać kluczowe informacje o projekcie” — powiedział Miller. „Ta mała rzecz może mieć duże znaczenie, ponieważ wtedy jest jeden właściciel i jedna osoba, która wie, kiedy upływają terminy i kiedy projekt może ulec zmianie”.

Skonfiguruj konwencje nazewnictwa dla projektów i zadań

Przejrzyste tytuły pomagają członkom zespołu zrozumieć rodzaj zadania, na które patrzą w narzędziu do zarządzania pracą marketingową. Oszczędza to czas i pomaga uniknąć błędów.

„Niezależnie od tego, jaka jest funkcja wyszukiwania i każde narzędzie, tworzenie przejrzystych tytułów pozwoli Twojemu zespołowi zaoszczędzić mnóstwo czasu” — powiedział Miller.

Konwencja nazewnictwa obowiązująca w Twojej organizacji może rozważyć użycie metody „drill down”, która przechodzi od bardziej ogólnych terminów do bardziej szczegółowych słów dotyczących poszczególnych projektów.

Oto kilka innych zasad, które warto rozważyć w przypadku konwencji nazewnictwa zespołu:

• Użyj liczb i dat w tytule.
• Dodaj kontekst, nazywając dział i typ projektu.
• Krótszy jest lepszy.
• Używaj czasowników do określania działań związanych z zadaniami (pisanie, projektowanie, szkic, recenzja itp.).

Wytyczne dotyczące procesów w systemie

Dołącz wytyczne dotyczące procesów do swojej bazy wiedzy, aby członkowie zespołu wiedzieli, jak wykonywać zadania i projekty.

Ponadto jasno zdefiniuj różnicę między zadaniami a projektami i określ, jakie procesy mają zastosowanie na poziomie zadania, a jakie na poziomie projektu.

Oto kilka przykładów wytycznych dotyczących procesów:

• Wszystkie prace powinny być udokumentowane w opisie zadania.
• Sekcja komentarzy powinna być używana, jeśli trzeba omówić coś specyficznego dla zadania. Komentarze na poziomie projektu powinny być zamieszczane tylko wtedy, gdy pytanie dotyczy projektu jako całości.
• Gdy praca będzie gotowa do przeglądu w zadaniu z przesłanymi załącznikami, wspomnij o członkach zespołu, którzy mają zostać przejrzeni, i zmień stan zadania na „W trakcie przeglądania”.
• Po zakończeniu procesu recenzji właściciel zadania zmieni status zadania na „Zakończono”.
• Po zakończeniu projektu Właściciel Projektu powinien przenieść projekt do odpowiedniego folderu „Zarchiwizowane”.

Zarejestruj się i oglądaj Konferencję MarTech tutaj.

Zdobądź MarTech! Codziennie. Bezpłatny. W Twojej skrzynce odbiorczej.

Firmowy adres e-mail

Subskrybuj Przetwarzanie...

Zobacz warunki.