Każda impreza związana ze zbieraniem funduszy, zwłaszcza internetowa lub hybrydowa, wiąże się z wieloma kwestiami logistycznymi. Organizacje non-profit mają oczywiście wiele pytań dotyczących tego, jak najlepiej je wykorzystać. Z tego powodu organizacje non-profit powinny zapytać swoje platformy zbierania funduszy i dostawców usług o to, w jaki sposób będą ewoluować ich możliwości organizowania imprez.
Oto niektóre z najczęstszych pytań dotyczących wydarzeń związanych ze zbieraniem funduszy, które otrzymaliśmy od liderów organizacji non-profit, takich jak Ty, wraz z kilkoma spostrzeżeniami, które pomogą Ci w procesie podejmowania decyzji.
1. Jak mogę stworzyć interaktywną i ukierunkowaną sieć wśród uczestników?
Networking to ogromna korzyść z wydarzeń osobistych, które po prostu nie były takie same, gdy wydarzenia były w 100% wirtualne. Na szczęście nauczyliśmy się kilku alternatywnych sposobów maksymalizacji zaangażowania i tworzenia możliwości nawiązywania kontaktów, gdy komponent wirtualny jest połączony z wydarzeniem na żywo.
4 kroki, aby zachęcić do networkingu
- Pozwól uczestnikom zobaczyć, kto jeszcze uczestniczy, i skontaktować się z nimi i porozmawiać z nimi (podobnie jak w przypadku wydarzenia osobistego).
- Śledź zainteresowania i pytania uczestników po ich przybyciu i przekaż im rekomendacje innych podobnie myślących uczestników, z którymi mogą chcieć nawiązać kontakty.
- Stwórz zabawny, nieoczekiwany, szybki salon sieciowy, który pozwoli uczestnikom spotykać się i budować relacje. Na platformie takiej jak Classy Live możesz ustawić liczbę spotkań i czas trwania spotkania online, aby rozmowa wszystkich była świeża i nowa.
- Pozwól uczestnikom tworzyć własne okrągłe stoły w Twoim miejscu online, aby prowadzić dyskusje twarzą w twarz z małą grupą osób.
2. Jak mogę przesyłać strumieniowo moje treści do większej liczby widzów?
Platforma eventowa, taka jak Classy Live, jest wyposażona w natywną transmisję strumieniową na żywo, ale umożliwia także strumieniowanie z preferowanej technologii. Możesz ankietować swoich odbiorców podczas transmisji na żywo, zadawać pytania na żywo i zachęcać uczestników do czatowania między sobą lub bezpośrednio z Tobą. Uczestnicy mogą wyświetlić narzędzie do śledzenia aktywności, aby zobaczyć darowizny na żywo, a także tabele wyników działań związanych ze zbieraniem funduszy, aby zachęcić do większej ilości darowizn.
Istnieje również wiele opcji platform typu simulcast, z których mogą korzystać organizacje non-profit, jeśli chodzi o transmisję strumieniową wydarzenia wirtualnego lub hybrydowego. Facebook Live , Twitch i YouTube Live to tylko niektóre z najpopularniejszych opcji.
W idealnej sytuacji platforma do przesyłania strumieniowego powinna umożliwiać nadawanie prelegentów, organizowanie pokojów podgrup i śledzenie uczestników wchodzących do wirtualnego miejsca. Platformy te stosują podobne zasady do wideokonferencji, takich jak Zoom. Większość oferuje opcję udostępniania ekranu lub odtwarzania nagranego wideo pomiędzy treściami na żywo.
Jeśli chcesz przełączać się między treściami na żywo i nagranymi wcześniej, zalecamy użycie narzędzia takiego jak Restream lub Streamyard jako „panelu sterowania” do przełączania między filmami i transmisjami na żywo. Ta opcja zapewnia większą elastyczność w dodawaniu nakładek wideo i planowaniu zawartości programu.
Transmisje na żywo w pełni wirtualne a wydarzenia hybrydowe
Transmisja na żywo w pełni wirtualne wydarzenie ma miejsce zazwyczaj wtedy, gdy zapraszasz prelegentów z dowolnego miejsca na świecie do przyłączenia się za pośrednictwem transmisji na żywo. W Classy Live mówcy mogą dołączyć do cyfrowego zaplecza, aby ćwiczyć przed „na żywo”.
Transmisja na żywo w przypadku wydarzenia hybrydowego ma miejsce zazwyczaj wtedy, gdy transmitujesz fragmenty fizycznego wydarzenia, takie jak występ, dzięki czemu wirtualni uczestnicy mogą uczestniczyć bez konieczności fizycznej obecności.
3. Jakiego sprzętu będę potrzebować?
Celem tych wydarzeń jest zebranie pieniędzy na swoją sprawę, a nie wydawanie całego budżetu na drogi sprzęt. Na szczęście organizacja wydarzenia hybrydowego nie wymaga automatycznie mnóstwa specjalnego sprzętu.
4 elementy wyposażenia, których będziesz potrzebować
- Słuchawki : najlepiej, jeśli wszystkie głośniki używają podstawowych słuchawek, aby ograniczyć możliwość rozpraszania przez hałas otoczenia lub sprzężenia dźwiękowego.
- Kamera: kamera HD zapewnia lepszą jakość wideo, zwłaszcza jeśli transmitujesz wydarzenie na żywo. Nawet jeśli ich nie kupisz, często można je wypożyczyć na dzień lub tydzień.
- Mikrofon: rozważ zakup mikrofonu kalibru do podcastów, aby uzyskać lepszą jakość dźwięku.
- Oprogramowanie. Oprogramowanie do transmisji na żywo może być jednym z największych wyróżników. Classy Live obejmie większość podstaw, ale możesz również zintegrować system innej firmy, taki jak StreamYard , aby uzyskać więcej kreatywności dzięki nakładkom wideo i embedom podczas transmisji.
4. Jak mogę zachęcić do datków na moim wydarzeniu?
Minimalizacja wydatków to jedno, ale jak zmaksymalizować środki, które jesteś w stanie wygenerować z tych wydarzeń? Oto niektóre ze sprawdzonych metod pozyskiwania większej liczby darowizn podczas następnego wydarzenia online.
5 wskazówek, jak zdobyć więcej darowizn na wydarzenia wirtualne
- Przypomnij wszystkim, na co dają. Przesłanie to powinno być wzmocnione udostępnianymi treściami, w tym prelegentami lub nagranymi wcześniej filmami.
- Pozwól uczestnikom na dawanie na różne sposoby — albo poprzez bezpośrednią apelację, taką jak podwyżka wiosła lub fundusze na potrzeby, albo poprzez aukcję na żywo lub cichą aukcję, albo poprzez sprzedaż towarów podczas wydarzenia. Wymaga to wcześniejszego przechwycenia informacji o płatnościach, podobnie jak w przypadku wydarzenia osobistego. Udostępniaj te doświadczenia osobom wspierającym za pośrednictwem ich urządzeń mobilnych i przesyłania SMS-ów .
- Podziel się tabelą wyników, pokazującą, ile pieniędzy udało się zebrać i kto wpłacił darowizny bezpośrednio w wirtualnym miejscu lub stwórz cyfrowe wyświetlacze pokazujące łączne postępy w zbieraniu funduszy lub widok termometru podczas fizycznej imprezy. .
- Jeśli włączysz cichą aukcję do swojego wydarzenia online, wybierz platformę, która będzie informować użytkowników o ich statusie oferty. Co najważniejsze, licytant jest powiadamiany, gdy jego oferta została przebita i ma możliwość dodania wyższej oferty.
- Generuj automatyczne rachunki w miarę przekazywania darowizn lub wygranych lub przegranych przedmiotów na aukcji. Służy to jako powiadomienie dla uczestników, a także zapis ich prezentów. Ponadto uczestnicy mogą przejść przez proces samodzielnego wymeldowania, aby zrealizować swój prezent lub zapłacić za przedmiot aukcji.
Zobacz, co wolą uczestnicy wydarzenia w 2022 r.
5. Czy moje wydarzenie hybrydowe powinno mieć moderatora?
Zachęcamy, aby wszystkie wydarzenia hybrydowe miały moderatora lub wielu moderatorów — tak jak wydarzenia osobiste mają gospodarza (lub gospodarzy). Moderator nadaje Twojemu wydarzeniu pojedynczą twarz, zarówno online, jak i osobiście, śledzi wydarzenie i pomaga przechodzić z jednego segmentu do drugiego.
W ramach Classy Live moderatorzy mogą udostępniać łącze za kulisami każdemu prelegentowi, który występuje na scenie. Pozwala to mówcy, wszystkim gościom i moderatorowi przygotować się przed rozpoczęciem transmisji na żywo. Moderator jest wtedy zazwyczaj tym, który zabiera ich do pokoju na żywo i przedstawia wszystkich.
Organizacje mogą również rozważyć posiadanie kogoś, kto będzie zarządzał pytaniami i odpowiedziami podczas każdej sesji, a także kogoś, kto ułatwi technologię transmisji na żywo. Dobrym pomysłem jest zaplanowanie przebiegu pokazu przed wydarzeniem i upewnienie się, że są dostępne zasoby wspierające uczestników podczas całego programu.
6. Jak mogę upewnić się, że moje wydarzenie jest dostępne dla wszystkich gości?
Ułatwienia dostępu to ważny element wydarzenia online , ale często jest on pomijany. Szacuje się, że 15% światowej populacji cierpi na niepełnosprawność, która może mieć wpływ na sposób przeglądania Internetu. Zapominanie o dostępności online byłoby jak zaniedbanie uwzględnienia ramp utrudniających wejście na osobiste wydarzenie. Zaniedbanie tego może uniemożliwić niektórym osobom uczestnictwo.
Zapytaj swoją platformę eventową, czy używa czegoś takiego jak accessiBe , aby upewnić się, że platforma jest zgodna z ADA i WCAG . W ten sposób możesz udostępnić widżet dostępności dla uczestników.
Lepszy dostęp do strony internetowej obejmuje takie rzeczy jak:
- Zapewnienie, że kontrast ekranu pomaga osobom z wadami wzroku
- Sprawdzanie tekstu alternatywnego dla wszystkich obrazów i zdjęć online
- Ułatwienie poruszania się po menu dla tych, którzy nie mogą używać myszy
7. Jaki poziom dostosowania powinienem uwzględnić w moim miejscu wydarzenia online?
Nie brakuje pozyskiwania funduszy ani wydarzeń online. Najlepszym sposobem na wyróżnienie się Twojej organizacji non-profit i stworzenie niezapomnianych wrażeń dla kibiców jest personalizacja. Platformy cyfrowe dają możliwość zautomatyzowania niektórych elementów, ale wymaga to również czasu i przemyśleń.
Przeprowadź burzę mózgów ze swoim zespołem, jak sprawić, by każde wydarzenie było wyjątkowym przeżyciem. Umieść na wydarzeniu wpływ swojej organizacji. Pozwól swojej marce zabłysnąć i spersonalizuj ją. Łatwiej było to zrobić na wydarzeniach osobistych, ale jest to również możliwe dzięki wirtualnym i hybrydowym zbiórkom funduszy.
Przykłady dostosowywania wirtualnego miejsca, które może zaoferować Twój dostawca wydarzeń, obejmują:
- Dostosuj logo i banery w wirtualnym środowisku
- Prześlij niestandardowe tło na scenę
- Określ kolor akcentu, aby przejść przez całe wydarzenie
- Zmień nazwy określonych etykiet i obszarów w produkcie
- Zapisz powszechnie używane szablony wiadomości e-mail do ponownego wykorzystania w ramach wydarzenia
8. Jak mam postępować z komunikacją uzupełniającą po moim wydarzeniu?
Wirtualne wydarzenia przychodzą i odchodzą — więc nie pozwól, aby darczyńcy zapomnieli o Tobie po zakończeniu wydarzenia. Użyj kilku z tych metod komunikacji, aby dalej wychowywać ich na lojalnych zwolenników. Spotykaj uczestników tam, gdzie się znajdują i potrzebujesz/potrzebujesz narzędzi komunikacyjnych, które napędzają konwersję.
E-maile to najbardziej bezpośredni i skuteczny sposób komunikowania się z uczestnikami po hybrydowej imprezie zbiórki funduszy. Użyj szablonów wiadomości e-mail na swojej platformie eventowej, aby pobrać odpowiednie informacje z wydarzenia, takie jak wysokość darowizn. Wykorzystaj znaczniki scalania w kopii wiadomości e-mail, aby po prostu kliknąć i wysłać spersonalizowane, odpowiednie wiadomości e-mail.
Zalecamy zaprojektowanie szablonów wiadomości e-mail dla różnych punktów kontaktu przed, w trakcie i po wydarzeniu. W ten sposób, bez względu na to, na jakim etapie jesteś Ty i Twój zespół, wydarzenie ma w pełni przygotowany plan komunikacji.
Wiadomości tekstowe to kolejna skuteczna metoda śledzenia uczestników po wydarzeniu. Możesz filtrować i grupować według różnych typów uczestników i/lub grup oraz wysyłać SMS-y do tych osób, które podczas rejestracji zgodziły się otrzymywać te powiadomienia.
9. Jakie wskaźniki powinienem śledzić, aby zmierzyć sukces mojego wydarzenia?
Podstawowe analizy wydarzeń zapewniają dostęp do podstawowych statystyk dotyczących uczestników, sesji, stoisk i sal spotkań. Możesz zobaczyć, kto był obecny, a kto nie, w których sesjach uczestniczyło najwięcej osób i jak wykonano różne kabiny lub pokoje podgrup.
Istnieją również różne widoki pulpitu dla licytantów, transakcji i przedmiotów aukcji. Wszystkie te elementy można filtrować, sortować i eksportować w celu utworzenia dowolnych raportów.
Przyszłość imprez fundraisingowych
Dwa lata temu profesjonaliści i organizacje non-profit były zupełnie nowe w wydarzeniach wirtualnych i hybrydowych. Teraz prawie każdy z nas ma doświadczenie z tymi nowymi metodami pozyskiwania funduszy opartymi na technologii. Nie oznacza to jednak, że musimy się jeszcze wiele nauczyć.
Istnieje wiele innych pytań, na które należy odpowiedzieć, jeśli chodzi o przyszłość imprez fundraisingowych. Tymczasem te wskazówki i spostrzeżenia powinny pomóc Twojej organizacji non-profit przenieść kolejne wirtualne doświadczenia na wyższy poziom.
Zobacz, co motywuje uczestników