Co to jest rachunkowość podwójnego zapisu?

Rachunkowość podwójnego zapisu lub księgowość podwójnego zapisu to metoda księgowa często stosowana przez firmy w celu zmniejszenia ryzyka błędów i zwiększenia dokładności rachunkowości firmy. W tym artykule informacyjnym omówimy, jak działa rachunkowość podwójnego księgowania, dlaczego jest to korzystne i przyjrzymy się kilku przykładom.

Co to jest rachunkowość podwójnego zapisu i jak to działa?

Podstawowa koncepcja księgowania podwójnego księgowania opiera się na ewidencjonowaniu transakcji na dwóch rachunkach. Każda transakcja jest zarówno obciążana z jednego konta, jak i uznawana na innym w celu utrzymania dokładnych bilansów.

Ponieważ obciążenie na jednym koncie odzwierciedla kredyt na innym, korzystanie z systemu podwójnego wpisu umożliwia łatwe sprawdzenie brakujących lub nieprawidłowych wpisów, zapewniając w ten sposób dodatkową ochronę przed błędami dla firm i organizacji.

Korzystając z podwójnych wpisów, księgowi i firmy śledzą transakcje, dostarczając informacje o każdej transakcji w celu zbilansowania kont firmy.

Transakcje to zdarzenia finansowe: dokonywanie lub otrzymywanie płatności do i od klientów lub dostawców. Transakcje biznesowe są zwykle klasyfikowane według siedmiu rodzajów kont:

• Aktywa
• Zadłużenie
• Akcje
• Przychód
• Wydatki
• Zyski
• Straty

Celem prowadzenia ksiąg rachunkowych jest monitorowanie i rejestrowanie zmian na kontach.

Rachunkowość jednorazowa a rachunkowość dwustanowiskowa

Analizując metody księgowania i badając zalety systemów z podwójnym księgowaniem, korzystne jest porównanie księgowania z podwójnym księgowaniem z systemem z jednym księgowaniem. Oto kluczowe różnice.

• Śledzenie : księgowość z jednym wpisem śledzi przychody i wydatki. Rachunkowość z podwójnym zapisem śledzi przychody, wydatki, aktywa, pasywa i kapitał własny.
• Wpisy : Pojedynczy wpis polega na dokonaniu jednego wpisu na transakcję. Podwójny wpis oznacza dokonanie dwóch wpisów na transakcję.
• Błędy : Księgowość z podwójnym zapisem służy do obniżenia ryzyka błędów i jest uważana za proces dokładniejszy niż księgowość z jednym zapisem.
• Procedura : Pojedyncze wpisy można wykonać za pomocą arkuszy kalkulacyjnych lub pióra i papieru. Oprogramowanie księgowe jest generalnie zalecane do księgowania podwójnego zapisu.
• Zakres : Rachunkowość jednorazowa dostarcza informacji o zyskach i stratach. Podwójne wpisy zawierają więcej informacji o kondycji finansowej firmy.
• Przydatność : systemy z jednym wejściem mogą być najlepsze dla freelancerów, przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i firm o bardzo ograniczonych aktywach i zobowiązaniach. Rachunkowość z podwójnym zapisem jest korzystna dla wszystkich firm posiadających znaczące aktywa, pasywa i zapasy.

Przykład księgowania jednokrotnego księgowania

Aby podkreślić różnicę między księgowością jednorazową a księgową z dwoma księgami, opracowaliśmy ten przykład księgowania z jednym księgowaniem. W przypadku firmy, która korzysta z systemu jednokrotnego wpisu, konta mogą wyglądać tak:

• Saldo początkowe na początku okresu rozliczeniowego: 30 000 zł
• Otrzymana spłata kredytu bankowego: 5000 USD, nowe saldo = 35 000 USD
• Czynsz zapłacony 2000 USD, saldo końcowe = 33 000 USD

Na pozór wydaje się, że firma zwiększyła swoje saldo o 3000 USD w okresie rozliczeniowym, ale w przypadku systemu z jednym wpisem brakuje informacji. Firma może mieć zobowiązania, które nie są uwzględnione, a księgi nie mówią, skąd wziąłeś 2000 dolarów na czynsz.

Przykład księgowania podwójnego zapisu

Przyjrzyjmy się teraz przykładowi księgowania z podwójnym zapisem.

Chcesz kupić nowy komputer dla swojej firmy za 1000 USD. W systemie podwójnego wpisu zaksięgujesz debet na koncie wydatków i kredyt na koncie gotówkowym. Oznacza to, że suma 1000 dolarów ma wyraźne pochodzenie i przeznaczenie.

Zrozumienie kredytów i debetów

Zrozumienie kredytów i debetów ma kluczowe znaczenie dla opanowania podstaw podwójnego wejścia. Każda transakcja biznesowa powoduje uznanie na jednym koncie i obciążenie na innym.

Jeśli otrzymujesz pieniądze z banku np. w formie pożyczki, zwiększy to saldo aktywów, ale jednocześnie zwiększy również Twoje zobowiązania o tę samą wartość. Transakcja, która powoduje wzrost Twoich aktywów, spowoduje upadek innego konta.

Kredyty zwiększą Twoje przychody, zobowiązania i rachunki kapitałowe.

Obciążenia zwiększą Twoje rachunki aktywów i wydatków.

Kiedy korzystasz z systemu księgowego z podwójnym zapisem, obciążenia są rejestrowane po lewej stronie strony, a kredyty są rejestrowane po prawej stronie.

Rachunkowość podwójnego zapisu pomaga firmom spełnić uznane równanie księgowe:

Aktywa = Zobowiązania + Kapitał

Korzyści z systemu księgowego podwójnego księgowania

Korzystanie z podwójnego systemu księgowania daje korzyści dla szerokiego grona przedsiębiorstw. Podstawowymi zaletami systemu podwójnego księgowania nad księgowaniem jednostanowiskowym są:

Zwiększona dokładność

Prowadzenie dokładnych ksiąg ma kluczowe znaczenie dla sukcesu w biznesie. Systemy podwójnego wprowadzania są dokładniejsze, ponieważ sygnalizują błędy wprowadzania danych. Korygowanie i identyfikowanie błędów na jak najwcześniejszym etapie zmniejsza ryzyko podejmowania planów lub decyzji na podstawie niedokładnych lub niekompletnych danych.

Konta szczegółowe

Podwójne wpisy zapewniają pełny zapis transakcji, dając dokładny i pomocny przegląd sytuacji finansowej firmy.

Ewidencja aktywów i zobowiązań

Podstawowe metody rachunkowości dadzą właścicielom firm wyobrażenie o zyskach i stratach, ale nie śledzą aktywów i pasywów za pomocą pojedynczych transakcji.

Dzięki podwójnej księgowości właściciele firm i dyrektorzy firm mogą zobaczyć zarówno swoje aktywa, jak i pasywa, co zapewnia bardziej przejrzysty obraz finansów firmy.

Podejmowanie świadomych decyzji

Planowanie finansowe jest niezbędne dla firm działających we wszystkich sektorach. Od małych firm, które próbują utrzymać się na powierzchni, po duże firmy, które chcą się rozwijać i rozwijać, dostęp do dokładnych rachunków, dochodów i bilansów jest niezbędny, aby podejmować świadome decyzje.

Właściciele firm muszą być w stanie sprawdzić, czy stać ich na przykład na inwestowanie pieniędzy, dokonywanie zakupów, zatrudnianie dodatkowych pracowników lub pożyczanie pieniędzy.

Jeśli w rachunkach brakuje szczegółów lub zawierają tylko informacje o aktywach, istnieje ryzyko popadnięcia w kłopoty finansowe.

Oprogramowanie do rozliczania podwójnych wpisów

Rachunkowość z podwójnym zapisem może wydawać się bardziej złożona i czasochłonna niż rachunkowość z pojedynczym zapisem, ale istnieją sposoby na jej uproszczenie i zaoszczędzenie czasu, jednocześnie czerpiąc korzyści z bardziej szczegółowego i dokładnego systemu księgowego.

Oprogramowanie do rozliczania podwójnych zapisów sprawia, że ​​korzystanie z rozliczania podwójnych zapisów jest szybkie i łatwe. W większości przypadków, gdy korzystasz z takiego oprogramowania, wystarczy wprowadzić informacje o transakcji, a oprogramowanie będzie już szukać drugiej części.

Oprócz korzystania z oprogramowania księgowego do podwójnego księgowania do bilansowania swoich ksiąg, możesz również skorzystać z możliwości tworzenia dodatkowych raportów dla swojej firmy, w tym bilansów i zestawień dochodów oraz bilansu próbnego.

Bilans próbny zawiera listę wszystkich kont z zarejestrowaną aktywnością i kontami etykiet, które mają regularne salda debetowe i kredytowe. Bilans próbny powinien wynosić zero, ponieważ całkowita wartość kredytów powinna być równa całkowitej liczbie debetów.