Co to jest list potwierdzający darowiznę?

Darczyńcy z pasją umożliwiają realizację inicjatyw non-profit. I chociaż wspierający mogą nie prosić o nic w zamian, jest jedna rzecz, którą zawsze możesz zapewnić swoim darczyńcom: list potwierdzający darowiznę. Dzisiaj pokażemy Ci, jak je złożyć.

Listy z potwierdzeniem darowizny wykraczają poza potwierdzenie i wdzięczność — Urząd Skarbowy (IRS) wymaga ich prawnie. Ale nie martw się — wyjaśnimy wszystko, co musisz wiedzieć o listach z potwierdzeniem darowizny, aby Twoi darczyńcy poczuli się docenieni, jednocześnie wypełniając swoje zobowiązania prawne.

Najpierw ustalmy, czym jest list z potwierdzeniem darowizny, zanim przejdziemy do terminów, wymaganych informacji i najlepszych praktyk.

Co to jest list potwierdzający darowiznę?

Zrozumienie, jak zdobywać darowizny, jest ważne, ale wiedza o tym, jak okazać darczyńcom swoją wdzięczność, jest równie ważna dla powodzenia kampanii zbierania funduszy. List potwierdzający darowiznę (czasami nazywany pokwitowaniem darowizny lub listem z podziękowaniami) to e-mail lub dokument potwierdzający darowiznę na cele charytatywne. Jako absolutne minimum jest to potwierdzenie dla darczyńców, że otrzymałeś ich darowiznę.

Jednak listy z potwierdzeniem darowizny powinny zawierać więcej niż tylko potwierdzenie darowizn charytatywnych . Skorzystaj z okazji, aby okazać swoją wdzięczność i poinformować darczyńcę o wartości jego darowizny na cele charytatywne. Spraw, by poczuły się wyjątkowe i zauważone.

Z naszego najnowszego raportu Why America Gives wynika, że ​​48% darczyńców jest najbardziej zachęcanych do powtórzenia darowizny po tym, jak organizacja dostarczy aktualnych informacji o tym, gdzie ich pieniądze mają wpływ. Twoje listy potwierdzające darowizny są doskonałym miejscem, aby pokazać darczyńcom, w jaki sposób odgrywają rolę w twoich większych celach i misji. Wykorzystaj historie, zdjęcia i filmy, aby zilustrować wpływ, jaki pomogły wywrzeć.

I chociaż jednorazowe darowizny są świetne, chcesz zrobić wszystko, co w Twojej mocy, aby zmienić swojego darczyńcę w powracającego dawcę — a list potwierdzający odgrywa dużą rolę w tym procesie.

Listy z potwierdzeniem darowizny nie służą jednak tylko do mówienia „dziękuję”. Twoi darczyńcy potrzebują dokumentacji podczas składania odliczeń podatkowych, a IRS ma surowe wymagania dotyczące tego, co powinny zawierać listy (więcej na ten temat później).

Będziesz także chciał wysłać listy z podziękowaniami do swoich darczyńców, niezależnie od tego, w jaki sposób podarowali Twojej organizacji non-profit:

• Darowizny pieniężne
• Darowizny internetowe
• Darowane towary
• Darowane usługi
• Karty podarunkowe
• Darowizny giełdowe
• Darowizny spadkowe

Czy musisz potwierdzać każdą darowiznę?

Legalnie, nie. Wystarczy wysłać listy z podziękowaniami do darczyńców, którzy przekazali darowiznę w wysokości 250 USD lub więcej. I to od Ciebie zależy, czy chcesz potwierdzić darowiznę darowizną, czy pojedynczym listem potwierdzającym na koniec roku, który podsumowuje wszystkie datki darczyńcy. Zalecamy wysłanie obu.

Podziękowanie za każdą darowiznę daje dodatkową możliwość okazania wdzięczności darczyńcom. Służy również jako natychmiastowe potwierdzenie. Jednocześnie list z podziękowaniem na koniec roku jest doskonałą okazją do podsumowania datków darczyńcy i podkreślenia, co pomogło osiągnąć. Posiadanie jednego dokumentu do przedłożenia w celu odliczenia podatku zamiast przeszukiwania ich poczty lub kont e-mail w celu znalezienia poszczególnych paragonów jest również pomocne dla darczyńców.

Ale co z wszystkimi innymi darczyńcami, którzy przekazali mniej niż 250 dolarów? Czy powinieneś wysłać im listy z potwierdzeniem darowizny?

Absolutnie.

Spełniając wymóg prawny, listy z potwierdzeniem są również doskonałą okazją do okazania wdzięczności darczyńcom i potwierdzenia, że ​​otrzymałeś ich darowiznę. Liczy się każda darowizna, więc nie pozwól, aby dobre uczynki Twoich darczyńców pozostały niezauważone.

Jaki jest ostateczny termin wysłania potwierdzenia darowizny?

Nie ma formalnego wymogu terminu, ale najlepszą praktyką jest wysyłanie podziękowań za darowizny na koniec roku przed 31 stycznia roku następującego po dacie. Trzymanie się tych ram czasowych daje darczyńcom wystarczająco dużo czasu na złożenie deklaracji podatkowych zgodnie z ich harmonogramem.

Jeśli chodzi o darowizny indywidualne, zalecamy jak najszybsze wysłanie listów potwierdzających. To natychmiastowa okazja, aby zakończyć pętlę informacji zwrotnych i okazać wdzięczność darczyńcom. Ale pozwala im to również wiedzieć, że otrzymałeś ich darowiznę, zamiast zagubić się w cyberprzestrzeni.

Chociaż nie ma żadnych kar dla organizacji non-profit za niewysłanie potwierdzenia darowizny, wyrządza to darczyńcom niedźwiedzią przysługę. Bez tego pisemnego potwierdzenia nie mogą ubiegać się o zarobione odliczenia podatkowe. Niektórzy darczyńcy mogą nie przejmować się tym dodatkiem, ale prawdopodobnie stracisz przyszłych darczyńców, jeśli nie zapewnisz im podziękowania, którego potrzebują (i na które zasługują).

Dlaczego Twoja organizacja non-profit powinna wysyłać listy z potwierdzeniem

Pomyśl o listach z potwierdzeniem jako o cennej części Twojej strategii komunikacyjnej. Twoje listy z podziękowaniami mogą mieć większy wpływ niż jakakolwiek kampania marketingowa organizacji non-profit — pod warunkiem, że poświęcisz im czas, miłość i troskę, na jaką zasługują te listy.

Oto kilka powodów, dla których powinieneś nadać priorytet pisemnym potwierdzeniom:

• Powody prawne: Wypełnij swój prawny obowiązek wysyłania listów z podziękowaniami do osób, które przekazały darowizny na cele charytatywne w wysokości co najmniej 250 USD w ciągu roku kalendarzowego.
• Potwierdzenie: daj swoim darczyńcom spokój ducha, informując ich, że otrzymałeś ich darowiznę.
• Wdzięczność: okaż wdzięczność darczyńcom i daj im znać, ile to znaczy dla Twojej organizacji non-profit i jej wyborców.
• Wpływ: Poinformuj darczyńców, w jaki sposób wykorzystujesz ich wkład i jaki wpływ ma to na jednostki i społeczności.
• Przypomnienie: Pod koniec roku przypomnij darczyńcom, że przekazali darowiznę, co zachęci ich do zastanowienia się nad Twoją organizacją non-profit i potencjalnego zaplanowania ponownej wpłaty.
• Świadomość: Zachęć darczyńców do podzielenia się z przyjaciółmi i rodziną wspieraną przez nich sprawą.

Rzeczy, które powinny zawierać listy z potwierdzeniem

Zgodnie z IRS list potwierdzający musi zawierać następujące elementy:

• Nazwa Twojej organizacji
• Kwota wkładu
• Opis (niekoniecznie wartość) wkładu niepieniężnego
• Oświadczenie o braku wymiany towaru/usługi (jeśli dotyczy)
• Opis i wycena w dobrej wierze dostarczonych towarów/usług (jeśli dotyczy)

Ponadto, chociaż IRS tego nie wymaga, warto spersonalizować wiadomość, podając imię i nazwisko dawcy oraz datę otrzymania darowizny na cele charytatywne. Informacje te potwierdzają tożsamość odbiorcy i mogą pomóc w prowadzeniu jego dokumentacji.

To już wszystkie informacje, których podanie jest prawnie wymagane. Jednak nauczenie się, jak utworzyć pokwitowanie darowizny, w którym priorytetem jest personalizacja, wymaga kilku dodatkowych szczegółów. Na przykład możesz poinformować darczyńców, w jaki sposób wykorzystałeś fundusze (lub planujesz je wykorzystać) oraz o nadchodzących zbiórkach pieniędzy lub możliwościach wolontariatu. Innymi słowy, spraw, aby listy z potwierdzeniem były czymś więcej niż potwierdzeniem darowizny.

Zalecamy również dodanie odrobiny personalizacji do listów poprzez segmentację. Twoi stali darczyńcy i wielcy darczyńcy powinni otrzymać specjalną notatkę z podziękowaniami za specjalne darowizny. Poinformuj ich, że cenisz ich za przekraczanie granic, dodając wyjątkowy akcent do listu potwierdzającego darczyńcę:

• Uwaga osobista: wyślij darczyńcy spersonalizowaną wiadomość, aby potwierdzić, że przekazuje darowiznę przez określoną liczbę lat lub przekazał znaczną jednorazową darowiznę.
• Wiadomość od lidera: poproś jednego z liderów Twojej organizacji non-profit o napisanie spersonalizowanej wiadomości, w której poinformujesz darczyńcę, ile znaczą dla organizacji jego datki.
• Uznanie: Rozważ ogłoszenie swoich stałych darczyńców lub dużych darczyńców (oczywiście za ich zgodą – i być może bez dokładnych liczb) za pośrednictwem biuletynu e-mailowego lub mediów społecznościowych.

Przykłady listów potwierdzających darowizny

Oto kilka przykładów listów potwierdzających darowizny. Obejmują one zakres od absolutnego minimum do czegoś bardziej osobistego. Znajdź to, co działa najlepiej dla Ciebie.

Możesz je skopiować/wkleić, aby wypełnić swój obowiązek prawny, ale sugerujemy spersonalizowanie ich, aby pasowały do ​​charakteru Twojej marki.

Przykład 1: Indywidualne potwierdzenie odbioru

Cześć [imię darczyńcy],

Dziękujemy za darowiznę w wysokości 500 USD na rzecz [nazwa organizacji non-profit], którą otrzymaliśmy [data otrzymania]. Nie dostarczyliśmy żadnych towarów ani usług w zamian za Twój wkład.

Przykład 2: Indywidualne potwierdzenie odbioru

Cześć [imię darczyńcy],

Jesteśmy bardzo wdzięczni za przekazanie 250 USD na rzecz [nazwa organizacji non-profit] w dniu [data otrzymania]. W ramach podziękowania wysłaliśmy Ci koszulkę o szacunkowej wartości rynkowej 25 USD w zamian za Twój wkład. Mamy nadzieję, że zobaczymy się (w nowej koszulce) na nadchodzącym wydarzeniu wolontariackim [data wydarzenia]. Jeszcze raz dziękujemy za hojną darowiznę — nie bylibyśmy w stanie pomóc społeczności bez darczyńców takich jak Ty.

Dziękuję,

[Nazwa]

Przykład 3: List potwierdzający zakończenie roku

Drogi [imię darczyńcy],

Dziękujemy za wsparcie naszej organizacji w zeszłym roku. Dzięki darczyńcom takim jak Ty mogliśmy pomóc 500 zwierzętom znaleźć nowe domy z kochającymi rodzinami. Każda darowizna się liczy i jesteśmy wdzięczni za Twoje datki.

W zeszłym roku wpłaciłeś łącznie 1000 USD na rzecz [nazwa organizacji non-profit], a my nie dostarczyliśmy Ci żadnych towarów ani usług w zamian. Serdecznie dziękujemy za pomoc i mamy nadzieję, że w przyszłym roku będziemy mogli liczyć na pomoc jeszcze większej liczbie potrzebujących zwierząt.

Zapisz się do naszego biuletynu e-mail, aby być na bieżąco ze wszystkimi nadchodzącymi zbiórkami pieniędzy i wydarzeniami wolontariatu. Podziel się nim ze swoimi przyjaciółmi i rodziną, aby również ich zaangażować.

Dziękuję za wszystko co robisz!

z wdzięcznością,

[Nazwa]

Wyjdź poza uznanie

Możesz wysłać list z potwierdzeniem otrzymania darowizny, ale nie pozwól, aby to był koniec Twojej komunikacji. Kluczem do zatrzymania wolontariuszy non-profit jest późniejszy kontakt i poinformowanie darczyńców, w jaki sposób wydałeś ich datki. A jeśli zgodzili się otrzymywać Twoje e-maile, poinformuj ich o innych możliwościach zbierania funduszy lub wolontariatu .

Możesz także poinformować darczyńców o innych sposobach, w jakie mogą pomóc Twojej organizacji non-profit, na przykład o zarejestrowaniu się w projekcie społecznościowym lub udostępnieniu łącza na swoim koncie LinkedIn.

Ostatecznie chcesz zamienić jednorazowe darowizny w relacje na całe życie – a list potwierdzający jest ważną częścią tego procesu. Unikaj więc pokusy, by zrobić minimum, przedstawiając paragon . Zrób więcej dla swoich darczyńców — miejmy nadzieję, że zrobią to samo dla Twojej organizacji non-profit.

Pomyśl o wyjątkowych sposobach, w jakie możesz pokazać darczyńcom, że Ci na nich zależy. Możesz na przykład wykonać jedną z następujących czynności:

• Zadzwoń: Zadzwoń, aby osobiście podziękować darczyńcom za ich wkład.
• Napisz odręczny list: pokaż darczyńcom, ile znaczy ich darowizna, za pomocą odręcznie napisanego listu z podziękowaniami.
• Udostępnij zdjęcie: pozwól darczyńcom zobaczyć, komu lub czemu pomogli, przekazując darowiznę.

Zautomatyzuj listy potwierdzające

Umieść listy potwierdzające darowiznę na autopilocie dzięki internetowemu oprogramowaniu do zarządzania darczyńcami . Platforma Classy może pomóc Ci zautomatyzować podziękowania, śledzić wyniki kampanii, zarządzać zwolennikami, edytować powtarzające się darowizny i nie tylko.

Czy wiesz, kto daje największe datki? A kto daje najczęściej? Classy Manager może pomóc Ci wyszukiwać, filtrować i segmentować Twoich zwolenników, aby tworzyć bardziej ukierunkowane wiadomości.

Chcesz zobaczyć platformę w akcji? Poproś o prezentację, aby dowiedzieć się, jak Twoja organizacja non-profit może wykorzystywać Classy do zarządzania zbiórkami pieniędzy, przyciągania nowych darczyńców, odblokowywania intuicyjnych opcji płatności, wysyłania listów z potwierdzeniem i nie tylko.