Co to jest zarządzanie danymi i dlaczego jest ważne dla Twojej firmy?

Firmy bardziej niż kiedykolwiek polegają na danych, aby usprawniać procesy, zwiększać przychody i podejmować strategiczne decyzje. Ale z większą zależnością wiąże się większe ryzyko.

Słaba organizacja danych, dane niskiej jakości i brak bezpieczeństwa danych mogą zrównoważyć możliwości, jakie niesie ze sobą gromadzenie danych. Co więcej, nie ma sensu zbierać dużych zbiorów danych, jeśli nie są one wykorzystywane do działania.

Jak więc upewnić się, że Twoje dane działają dla Ciebie, a nie przeciwko Tobie?

Tu właśnie pojawia się zarządzanie danymi.

Co to jest zarządzanie danymi?

Zarządzanie danymi to praktyczne zarządzanie danymi firmy, od momentu ich utworzenia do momentu usunięcia. Ta praktyka sprawia, że ​​dane są dostępne, użyteczne i bezpieczne, zgodnie z firmowymi zasadami zarządzania danymi.

Zarządzanie danymi a zarządzanie danymi

Zarządzanie danymi odnosi się do zasad, które firma sama sobie ustala w zakresie dostępu, użytkowania i manipulacji danymi, podczas gdy zarządzanie danymi nadzoruje i wymusza praktyczne stosowanie tych zasad. Osoba odpowiedzialna za nadzorowanie i egzekwowanie tych zasad nazywana jest stewardem danych.

Kim jest administrator danych?

Zarządca danych zapewnia, że ​​wszystkie dane są przetwarzane zgodnie z polityką zarządzania danymi firmy. Nadzorują i dokumentują:

• Jakie dane są tworzone lub przechwytywane
• Gdzie i jak te dane są przechowywane
• Kto ma do niego dostęp
• Jak jest używany i manipulowany

Oni też:

• Zidentyfikuj i rozwiąż problemy z jakością danych
• Egzekwuj zasady dotyczące danych
• Edukuj inne osoby w firmie na temat najlepszych praktyk dotyczących danych
• Znajdź sposoby, w jakie firma może wykorzystać swoje dane do uzyskania przewagi konkurencyjnej

Ze względu na swoje obowiązki administratorzy danych często działają jako pośrednicy między działem IT a innymi działami. Muszą być wykwalifikowani technicznie, a także muszą być świetnymi komunikatorami.

Mniejsze firmy często nie mają dedykowanego stewarda danych. W takim przypadku zarządzanie danymi jest często dzielone między wiele osób i/lub (częściowo) zlecane na zewnątrz.

Wręcz przeciwnie, większe firmy mogą mieć wielu administratorów danych. Można je przypisać do określonego typu danych (zarządzanie wertykalne) lub do określonej jednostki biznesowej lub działu (zarządzanie poziome).

Dlaczego zarządzanie danymi jest ważne?

Gromadzenie danych stało się dla firm łatwiejsze niż kiedykolwiek. Ta łatwość wiąże się z taką samą odpowiedzialnością, jak z możliwościami. Aby dane były użyteczne, muszą być sprawdzane pod względem jakości, porządkowane, analizowane, udostępniane i łatwe do wykorzystania.

Oprócz solidnego planu zarządzania danymi , firmy muszą dbać o bezpieczeństwo swoich danych. Bezpieczeństwo danych jest ważniejsze niż kiedykolwiek, a nieprzestrzeganie przepisów dotyczących danych może wpędzić firmy w poważne kłopoty.

Zarządzanie danymi uwzględnia wszystkie te kwestie i nie tylko. Spójrzmy.

Dane wyższej jakości

Zarządcy danych mają oko na rodowód danych. Śledzą, skąd pochodzi każdy element danych, gdzie są przechowywane i jak są używane. Dzięki temu mogą prześledzić problemy z danymi od momentu ich powstania, co może być pomocne, gdy pojawią się problemy.

Zarządzanie danymi obejmuje również ustalanie i śledzenie mierników jakości danych, sprawdzanie poprawności danych i wprowadzanie poprawek w razie potrzeby, a także usuwanie ewentualnych duplikatów.

Wszystkie te działania prowadzą do wyższej jakości danych, co oznacza mniejsze ryzyko błędnych decyzji i błędów w całej firmie, ponieważ wszyscy pracują na lepszych danych.

Dane CRM to dobry przykład danych, które mogą szybko ulec pogorszeniu pod względem jakości. Ludzie przeprowadzają się, rejestrują przy użyciu adresów e-mail, których prawie nie używają, lub mają różne konta z różnymi adresami e-mail. Dobre zarządzanie danymi wykryje te problemy i rozwiąże je, aby na przykład zespół marketingowy nie wysyłał dwukrotnie tej samej kampanii e-mailowej do tego samego klienta.

Bezpieczeństwo danych i prywatność

Gwarantowanie jakości danych to jedno. Dbanie o bezpieczeństwo to inna sprawa. Rzadko zdarza się, aby ktoś wymagał dostępu do całej bazy danych firmy. Tak więc jednym z obowiązków zarządzania danymi jest kontrola dostępu do danych.

Zapewnia to nie tylko jak największą poufność danych, ale także ogranicza ryzyko niewłaściwego obchodzenia się z danymi i ich uszkodzenia.

Wreszcie, administratorzy danych monitorują, czy wszystkie niezbędne procedury są wdrożone i przestrzegane, aby zachować dane w firmie. W ten sposób mogą zapobiegać naruszeniom bezpieczeństwa i unikać incydentów, w których dane zostały skradzione lub – mniej dotkliwe, ale nadal niepożądane – udostępnione niewłaściwym osobom.

Załóżmy, że Twój menedżer ds. marketingu zatrudnia niezależnego specjalistę ds. marketingu e-mailowego, który usprawni Twoje ścieżki e-mailowe. Ten freelancer będzie potrzebował dostępu do istniejących lejków marketingowych, ale nie powinien być w stanie wyeksportować całej listy e-mailowej i wszystkich zawartych w niej danych o potencjalnych klientach, które można zidentyfikować.

Zgodność z prawem

Z posiadaniem danych wiąże się ryzyko prawne. Dobre zarządzanie danymi chroni przed tymi zagrożeniami. Administratorzy danych nie tylko upewniają się, że ich firma przestrzega wszystkich odpowiednich przepisów dotyczących danych, takich jak RODO i CCPA , ale także szkolą inne osoby w firmie, aby robiły to samo.

Ponadto zarządzanie danymi może pomóc w prowadzeniu rozmów dotyczących zgodności poprzez otwarte komunikowanie się z organami regulacyjnymi na temat praktyk i wyzwań związanych z danymi.

Ulepszone procesy i podejmowanie decyzji

Ponieważ administratorzy danych mają zarówno wiedzę techniczną na temat tworzenia, przechowywania i manipulowania danymi, jak i solidną wiedzę na temat funkcjonowania firmy, mogą pomóc różnym działom w jak najlepszym wykorzystaniu dostępnych danych.

Obejmuje to pomaganie zespołom w usprawnianiu procesów, ulepszaniu przepływów pracy i podejmowaniu lepszych decyzji strategicznych. Często spostrzeżenia uzyskane dzięki zarządzaniu danymi mogą nawet prowadzić do przewagi konkurencyjnej, ponieważ firmy zdobywają głębszą wiedzę o swoich rynkach i docelowych grupach odbiorców poprzez analizę danych.

Załóżmy, że prowadzisz firmę SaaS, a Twój zespół marketingowy regularnie przeprowadza ankiety, aby ocenić, w jakim stopniu Twoi klienci są zadowoleni z funkcji Twojego produktu w skali od 1 do 10. Te informacje są bardzo cenne również dla Twojego zespołu programistów, ponieważ mogą im pomóc określ priorytety. Jednak Twój zespół programistów może nie zwracać uwagi na ankiety, które przeprowadzają Twoi marketerzy.

W takim przypadku administrator danych może zbudować pomost między dwoma działami i zasugerować programistom włączenie tego nowego typu danych w ramach procesu ustalania priorytetów zadań.

Zarządzanie danymi, nie podlega negocjacjom

Nie można przecenić znaczenia zarządzania danymi. Ta praktyka nadzoruje wszystkie sposoby przetwarzania danych w Twojej firmie (w tym CRM) i zapewnia najwyższą możliwą jakość danych.

Dzięki temu firmy mogą unikać błędów, optymalizować procesy, być innowacyjne i uzyskiwać przewagi konkurencyjne. Pomaga także firmom usprawnić ich strategiczne decyzje, zapobiegać problemom z bezpieczeństwem danych i pozostać po właściwej stronie prawa.

Niezależnie od wielkości firmy i podziałów ról ważne jest, aby zarządzanie danymi nie było tylko funkcją, ale wartością firmy, która jest rozumiana i wspierana przez wszystkich. Zarządzanie, monitorowanie i zabezpieczanie danych staje się znacznie łatwiejsze, gdy wszyscy postępują zgodnie z najlepszymi praktykami.

Ochrona higieny danych jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania danymi. Aby uzyskać przewodnik krok po kroku dotyczący czyszczenia danych CRM, zapoznaj się z naszym e-bookiem: „ Brud w jakości danych ”.