Najlepsze narzędzia do czyszczenia danych w celu poprawy jakości danych klientów

Twoje oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami (CRM) może zawierać tysiące kontaktów. Ale te informacje nie pomogą Ci w pozyskiwaniu leadów sprzedażowych i marketingowych, jeśli nie możesz im zaufać. Każdy odesłany e-mail, nieodebrane połączenie i błędnie zaadresowana wiadomość szkodzi Twoim wysiłkom w zakresie docierania do odbiorców, a w ostatecznym rozrachunku wpływa na Twoje wyniki finansowe.

Biorąc to pod uwagę, nie jest niespodzianką, że niektóre firmy szacują, że tracą ponad 10 procent swoich rocznych przychodów z powodu niskiej jakości danych — i to nawet nie uwzględnia stresu, jaki powodują złe dane w ich zespołach. Twoje dane CRM wymagają regularnych kontroli, a czyszczenie danych jest niezbędnym procesem, aby zapewnić, że dane klientów są dokładne, spójne i wykonalne. Ale staje się to coraz cięższe, ponieważ twoja lista kontaktów rośnie, a twoi przedstawiciele mają trudności ze żonglowaniem wszystkim na swoich listach rzeczy do zrobienia.

Mówiąc prosto: Twoje zespoły marketingowe i sprzedażowe nie są w stanie samodzielnie skutecznie zarządzać utrzymaniem danych . Potrzebują narzędzia, które im pomoże. Na szczęście istnieje wiele opłacalnych lub bezpłatnych rozwiązań do czyszczenia danych, które ułatwiają ten proces i pozwalają skupić się Twojemu zespołowi na angażowaniu klientów i potencjalnych klientów.

Przyjrzyjmy się typowym potrzebom w zakresie czyszczenia danych i najlepszym dostępnym narzędziom do czyszczenia danych, które pomogą Ci usprawnić wyszukiwanie.

Jak możesz wyczyścić swoje dane?

Higiena danych ma znaczenie na każdym etapie cyklu życia klienta, od momentu, gdy klient po raz pierwszy udostępnia swoje informacje za pośrednictwem formularza internetowego, do momentu, gdy przedstawiciele aktualizują ten profil na podstawie bieżących interakcji z klientem. Problem ze wszystkimi danymi klientów polega na tym, że ich jakość szybko się pogarsza.

To tylko kilka powodów, dla których dane klientów stają się nieaktualne:

• Ludzie się poruszają
• Klienci zmieniają adresy e-mail — zwłaszcza gdy zmieniają pracę
• Ktoś przypadkowo podaje ci błędne informacje
• Twój zespół nieprawidłowo wprowadza informacje o kliencie do Twojego CRM (ups!)

Zbyt często Twoi przedstawiciele nie wiedzą, czy dane są nieprawidłowe lub nieaktualne, dopóki nie spróbują się z nimi skontaktować. Jeśli im się poszczęści, otrzymają zwrot lub potwierdzenie, że nie udało im się dotrzeć do zamierzonego odbiorcy. Ale często Twoi przedstawiciele nie będą wiedzieć, że kontakt jest nieaktualny — i będą kontaktować się ze starym adresem e-mail lub numerem telefonu bez odpowiedzi.

Sprytni liderzy marketingu i sprzedaży starają się zaszczepić wszystkim w organizacji znaczenie jakości danych i umożliwić przedstawicielom wychwytywanie złych danych, zanim doprowadzą one do złych decyzji. Ale łatwiej to powiedzieć niż zrobić.

Jak działa czyszczenie danych?

U podstaw czyszczenia danych leży utrzymanie ich dokładności i gotowości do wykorzystania w sprzedaży i marketingu.

Czyszczenie danych wymaga od zespołu ciągłego przeglądania rekordów klientów, dodawania brakujących pól, identyfikowania potencjalnie niedokładnych danych, scalania zduplikowanych rekordów i wykonywania kilku innych zadań, które omówimy poniżej.

Niezależnie od tego, ile rekordów zawiera Twój CRM, istnieją dwa główne sposoby czyszczenia danych:

1. Ręczny, ludzki wysiłek
2. Narzędzia do czyszczenia danych

Ręczne przeglądy mogą być wystarczające, gdy Twoja firma jest mała, a Twój CRM zawiera ograniczoną liczbę rekordów, ale cokolwiek większego staje się zbyt duże, aby skutecznie sobie z tym poradzić.

Większość zespołów potrzebuje odpowiedniej technologii, aby skutecznie utrzymać jakość danych. Zbadajmy dlaczego.

Co dokładnie robią narzędzia do czyszczenia danych?

Narzędzia do czyszczenia danych — zwane również narzędziami do czyszczenia danych lub czyszczenia danych — przeglądają zestawy danych, identyfikują problemy z jakością danych i oznaczają problemy do sprawdzenia lub automatycznie je poprawiają. Narzędzia te mogą analizować ogromne ilości danych znacznie szybciej niż człowiek.

Ponadto możliwości uczenia maszynowego zwiększają ich możliwości, im dłużej analizują i aktualizują dane.

Większość rozwiązań do czyszczenia danych zapewnia takie możliwości, jak profilowanie, standaryzacja, deduplikacja, weryfikacja oraz ciągła automatyzacja i monitorowanie. Zaawansowane rozwiązania mogą nawet uzyskiwać dostęp do zbiorów danych innych firm w celu weryfikacji adresów e-mail lub adresów domowych.

Przyjrzyjmy się kilku typowym zadaniom związanym z czyszczeniem danych i temu, jak narzędzie do czyszczenia danych pomaga:

• Profilowanie danych to pierwszy krok w czyszczeniu danych. Twoje narzędzie lub zespół przeanalizuje Twój zestaw danych, aby rozpoznać wzorce i wyciągnąć wnioski. To profilowanie służy jako podstawa do zrozumienia, jakie luki istnieją w Twoich danych i gdzie dane mogą być niespójne. Rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji mogą skanować tysiące kontaktów w ciągu kilku sekund, zamiast dni lub tygodni, które zajęłoby to człowiekowi.
• Standaryzacja to kolejny ciężki krok w czyszczeniu danych. Dzieje się tak, gdy stosujesz spójny format do swoich danych. Na przykład, jeśli standaryzujesz daty urodzin klientów, Twoje narzędzie do czyszczenia danych może zastosować spójny format MM/DD/RR. Możesz też ujednolicić amerykańskie kody pocztowe do formatu pięcio- lub dziewięciocyfrowego. Ponownie, rozwiązanie programowe może sprawić, że zadanie to będzie łatwe dla twojego zespołu, zamiast wymagać od nich ręcznego ponownego formatowania danych (i potencjalnego wprowadzania nowych błędów podczas wykonywania tej czynności).
• Deduplikacja danych to główna siła narzędzi do czyszczenia danych, ponieważ zamiast wymagać od użytkowników ręcznego wyszukiwania i scalania duplikatów, narzędzia te ostrzegają przedstawicieli w ramach ich przepływów pracy, gdy profil klienta może być zduplikowany. Większość narzędzi do czyszczenia danych umożliwia również tworzenie reguł, które kierują łączeniem rekordów, zapewniając, że Twój zespół nie przypadkowo wielokrotnie kontaktuje się z tą samą osobą kontaktową.
• Funkcje weryfikacji łączą się z zestawami danych innych firm, aby potwierdzić, czy adresy e-mail, numery telefonów i adresy domowe Twoich klientów są prawidłowe. Wbudowane funkcje weryfikacji oszczędzają Twojemu zespołowi znaczną ilość czasu docierania do nieprawidłowych adresów.

Ile kosztują narzędzia do czyszczenia danych?

Wysokiej jakości narzędzia do czyszczenia danych mogą kosztować od kilkuset do tysięcy dolarów rocznie, ale szybko się zwracają. Kosztów złej jakości danych można całkowicie uniknąć, a narzędzie oparte na sztucznej inteligencji może poprawić Twoje zbiory danych znacznie szybciej niż człowiek. Pamiętaj: każdy wykryty błąd to oszczędność czasu dla Twojego zespołu.

Możliwości automatyzacji są szczególnie potężną funkcją większości narzędzi do czyszczenia danych, co oznacza, że ​​Twój zespół może przestać marnować czas na rutynowe, czasochłonne zadania i skupić się na tym, co ważne: pomaganiu przedstawicielom w pozyskiwaniu nowych klientów i zapewnianiu lepszej obsługi obecnych.

Najważniejsze sposoby, w jakie narzędzia do czyszczenia danych usprawniają procesy biznesowe

Znalezienie najlepszego narzędzia do czyszczenia danych dla potrzeb Twojej firmy może przynieść natychmiastowe korzyści i znacząco pomóc Twojemu zespołowi w osiągnięciu jego celów. Oceniając uzasadnienie biznesowe przyjęcia rozwiązania do czyszczenia danych, weź pod uwagę następujące korzyści dla zespołu:

Obsługa klienta

Kiedy Twoi klienci potrzebują pomocy Twojego zespołu, ważne jest, abyś angażował ich w wysoce spersonalizowany i dokładny sposób.

Twój zespół obsługi klienta musi zrozumieć historię kontaktu klienta z Twoją marką, jeśli w przeszłości szukali pomocy w przypadku podobnych problemów, oraz wszelkie informacje, które mogą pomóc im zamienić potencjalnie nijaką interakcję w okazję do budowania relacji.

Wszystko, od tego, jak zwracasz się do klienta, po to, kiedy i jak się z nim kontaktujesz, to ważne informacje, które należy przechowywać w swoim CRM. Jednak zduplikowane profile mogą utrudniać uzyskanie pełnego obrazu klienta, gdy ma to największe znaczenie.

Marketing

Czysta baza danych klientów pomoże Twojemu zespołowi marketingowemu dokładnie segregować listy klientów i lepiej zrozumieć, jak skuteczne są Twoje kampanie marketingowe.

Dzięki upewnieniu się, że każdy indywidualny profil klienta jest kompletny i prawidłowy, Twoi przedstawiciele mogą z ufnością zwracać się do osób kontaktowych z odpowiednimi ofertami i dokładnie śledzić powodzenie tych działań.

Jeśli Twoja baza danych jest przepełniona duplikatami lub nieprawidłowymi adresami, Twój zespół może pomyśleć, że Twoja strategia jest mniej skuteczna niż jest w rzeczywistości, co znacznie utrudni ustalenie strategii marketingowej.

Obroty

Twój CRM jest niezbędnym narzędziem dla zespołów sprzedaży do śledzenia potencjalnych klientów i zrozumienia, gdzie znajdują się Twoi klienci na ścieżce. Na przykład, czy dopiero teraz poznają Twoją markę? Czy rozważają zakup? A może są wiernymi fanami, którzy regularnie robią zakupy?

Czyste i wiarygodne dane zapewniają, że przedstawiciele handlowi zawsze docierają z właściwą wiadomością we właściwy sposób, co ma kluczowe znaczenie dla zachowania relacji z klientami. Korzystanie z narzędzia do czyszczenia danych usprawni również Twoją pracę i zagwarantuje, że Twoi przedstawiciele nie będą pracować nad tym samym leadem w tandemie, co jest poważnym marnotrawstwem zasobów zespołu, które mogłoby zniechęcić kogoś do zakupów z Twoją marką.

Przychód

Zespoły ds. przychodów analizują Twoją pracę w zakresie sprzedaży, marketingu i sukcesu klientów, aby określić sposoby zwiększenia sprzedaży i zwiększenia rentowności.

Tak jak czysty CRM pomoże zespołom ds. sprzedaży i marketingu dokładniej docierać do potencjalnych klientów i przekształcać ich w klientów, tak zespoły ds. przychodów mogą generować raporty w CRM, aby zrozumieć trendy w potoku klientów i sposoby optymalizacji wyników.

Gdy wszyscy pracują na spójnym zbiorze danych, możesz testować nowe strategie i dostosowywać swoje podejście znacznie szybciej iz większą pewnością.

Jak badać narzędzia do czyszczenia danych

Teraz, gdy masz już solidną wiedzę na temat tego, co może zrobić narzędzie do czyszczenia danych, nadszedł czas, aby zapoznać się z dostępnymi opcjami i dokonać wyboru.

Dostępnych jest wiele narzędzi do czyszczenia danych, z których każde oferuje inne funkcje lub opcje cenowe, które odpowiadają określonym potrzebom. Zalecamy zbadanie opcji czyszczenia danych i poproszenie o demonstrację, jeśli to możliwe, aby zobaczyć każde narzędzie w akcji.

Przygotowując się do zbadania dostępnych opcji, zalecamy zadanie następujących pytań:

• Do jakich źródeł danych (takich jak CRM) potrzebujesz narzędzia do czyszczenia danych, aby mieć do nich dostęp?
• Czy wiesz, ile czasu poświęca się na radzenie sobie z niedokładnymi danymi? (Może to pomóc w uzasadnieniu kosztów nowej platformy).
• Jakie są najważniejsze problemy związane z jakością danych, które chcesz rozwiązać za pomocą swojego rozwiązania?

Jesteśmy stronniczy, ale wierzymy, że nasze rozwiązanie do czyszczenia danych, Validity DemandTools , jest jednym z najbardziej wszechstronnych i bezpiecznych sposobów czyszczenia i konserwacji danych CRM. DemandTools jest używany przez ponad 16 000 organizacji Salesforce, które polegają na funkcjach takich jak zbiorcza weryfikacja wiadomości e-mail na żądanie, powtarzająca się automatyzacja procedur jakości danych, zapobieganie duplikacjom w czasie rzeczywistym oraz możliwości zarządzania danymi na masową skalę.

Wysokiej jakości dane pomagają firmom odnieść sukces

Praca z zaufanymi danymi to najskuteczniejszy sposób dotarcia Twojej firmy do nowych kupujących i zapewnienia niezwykłych wrażeń obecnym klientom. Chociaż większość rozwiązań do obsługi danych będzie kosztować tysiące dolarów rocznie, łatwo się zwrócą dzięki zaoszczędzonemu czasowi, większej dokładności w docieraniu do klientów i bogatszemu doświadczeniu pracowników.

Szukasz więcej zasobów, aby lepiej zrozumieć znaczenie konserwacji danych i sposobów poprawy ich jakości? Pobierz nasz ebook Zanieczyszczenia dotyczące jakości danych już dziś.