5 świetnych sposobów na obniżenie kosztów operacyjnych outsourcingu biznesowego

W biznesie każdy grosz ma znaczenie, ponieważ w ostatecznym rozrachunku liczy się Twój dochód. Jeśli zajmujesz się biznesem na dużą skalę, za każdym razem starasz się ciąć wydatki. Próbujesz wprowadzać nowe sposoby, szukać rozwiązań optymalizujących budżet i uciekać się do nowych metod, których nigdy wcześniej nie próbowałeś.

Jako start-up biegacz prawdopodobnie nie możesz sobie pozwolić na znaczne wydatki, a także starasz się je zmniejszyć. Nawet jeśli jest to młoda firma z zewnętrznym personelem i wydaje się, że maksymalnie zoptymalizowałeś wydatki, każdego dnia pojawiają się nowe rozwiązania, więc musisz starać się je dogonić!

Innymi słowy, zawsze jest coś do poprawienia – to samo dotyczy doświadczonego lidera biznesu i nowicjusza w tej dziedzinie.

Z drugiej strony niemądre jest koncentrowanie się wyłącznie na obniżaniu kosztów działalności biznesowej. Jeśli je wytniesz, to ma to większy cel. Twoje cele powinny być jasno określone, a Twoje działania powinny do nich dążyć. Większość odnoszących sukcesy traderów oszczędza koszty, aby działały i mnożyły się we właściwym miejscu.

Jakie dokładnie są koszty operacyjne firmy outsourcingowej?

Koszty operacyjne mają związek z utrzymaniem i zarządzaniem każdą rutyną biznesową, niezależnie od tego, czy jest to outsourcing, czy nie. Obejmuje to płace, czynsz, rachunki, podatki, ubezpieczenie, narzędzia i sprzęt, surowce używane do produkcji towarów itp.

Obejmuje to również mikrowydatki, takie jak bilety dla pracowników, naprawa sprzętu i pojazdów oraz opłaty bankowe. Są dość przewidywalne i są obliczane na podstawie dnia na dzień. Z reguły definiuje się je, przeglądając rachunek zysków i strat firmy. Dzięki temu niniejszy dokument jest cennym źródłem danych dotyczących rozchodów i rozchodów budżetu.

Oto 2 punkty, o których warto pomyśleć, zanim podzielimy się pomysłami:

1. Identyfikacja właściwych sfer

Po znalezieniu odpowiedniego obszaru do obniżenia kosztów operacyjnych firma może zmaksymalizować zysk.

Nie bądź jednak zbyt naiwny, by sądzić, że każde miejsce, w którym można je wyciąć, sprawdzi się. Czasami zrobienie tego w niewłaściwym obszarze przyniesie efekt przeciwny do zamierzonego, nieuchronnie tracąc zyski.

2. Pamiętanie o dłuższej perspektywie

Jeśli twoje obliczenia mówią ci, że zyski wzrosłyby, gdybyś ograniczył koszty, spróbuj spojrzeć nie tylko na pierwsze kilka miesięcy. Co stanie się w przyszłości? Ponownie, musisz myśleć przyszłościowo, aby nie zaszkodzić dochodom firmy przez coś, co wygląda na krótkotrwałą zmianę na lepsze.

No dobrze, ale co dokładnie zrobić, żeby przestać wydawać pieniądze na rzeczy, których nikt nie potrzebuje lub po prostu nie są priorytetem? Czytaj dalej, aby się tego dowiedzieć.

Polecane dla Ciebie: 20 najlepszych sposobów na badanie rynku i analizę firmy.

Świetne pomysły na obniżenie kosztów operacyjnych Twojej firmy outsourcingowej

Tysiące rzeczy może należeć do kategorii wydatków na przycinanie. Zdecydowaliśmy się jednak na najistotniejsze z nich i najbardziej aktualne w obecnych czasach w odniesieniu do rynków i ekonomii na całym świecie.

Metoda outsourcingu talentów nie traci na popularności, głównie dlatego, że firmy nie muszą wydawać tak dużo na wdrożenie, szkolenie i utrzymanie pracowników. Pozwala także zachować konkurencyjność przy jednoczesnym zachowaniu skuteczności i jakości. Jednak outsourcing sam w sobie nie jest magiczną sztuczką i wiele nie zaoszczędzi, jeśli nie podejdzie się do niego z perspektywy optymalizacji kosztów.

1. Unikaj outsourcingu w odległych obszarach

Z pozoru mogłoby się wydawać, że zatrudnianie informatyków lub menedżerów HR na drugim końcu świata to dobry pomysł. Jednak nie jest to dla każdego handlu. Budowanie wyjątkowo długich łańcuchów dostaw lub wydawanie fortuny na szkolenie tych ludzi nie będzie się opłacać, dlatego lepiej jest znaleźć zewnętrznych pracowników bliżej domu.

Ta koncepcja we współczesnym poszukiwaniu talentów nazywana jest near-shoringiem. Weź pod uwagę, że sąsiednie kraje mają mniejsze trudności w budowaniu połączeń. Nearshoring pomoże Ci również obniżyć koszty podróży.

2. Dowiedz się, które funkcje biznesowe należy zlecić na zewnątrz

Ponownie, jeśli outsourcing, to tylko drugorzędne części Twojej firmy. Tylko w takim przypadku Twoja lista płac będzie szczupła, a podczas gdy zewnętrzne zespoły pracują nad drugorzędnymi zadaniami, Ty możesz skupić się na tym, co najważniejsze.

Usługi, które już udowodniły, że są obszarami udanego outsourcingu, to:

Usługi wsparcia klienta

Trudno się nie zgodzić, że utrzymanie zespołu obsługi klienta w biurze jest drogie. Standardowo będziesz musiał wydać pieniądze na ich szkolenie i rekrutację. Dzięki zdalnej obsłudze klienta koszty te spadają.

Usługi marketingowe

Zespoły zajmujące się reklamą i generowaniem nowych kierunków wpływu nie muszą być wewnętrzne. Zatrudnianie i rozwijanie nowych ekspertów specjalnie dla Twojego zespołu jest również kosztowne. W marketingu możesz dotrzeć do zagranicznych profesjonalistów, przeprowadzić z nimi wywiady i skorzystać z ich portfolio.

Usługi wspomagane przez IT

Nie każda firma potrzebuje zespołu 20 dostawców usług IT. Jeśli chodzi o małą lub średnią firmę, bardziej istotne jest posiadanie 3 osób, które pełnią różne role i mogą zdalnie rozwiązywać problemy z oprogramowaniem.

To samo dotyczy twórców stron internetowych, projektantów i podobnych sfer. To mądra decyzja, jeśli potrzebujesz ich na projekt. Inne sfery to copywriting, projektowanie graficzne i zarządzanie finansami.

„Podczas tworzenia dobrych treści posiadanie wynajętego zespołu pisarzy o dobrze uformowanych umiejętnościach i wiedzy jest tańsze i szybsze niż korzystanie z zespołu wewnętrznego. Wydaje się również, że zapewnia dodatkową elastyczność”. – cytuje Jegora Gusakowa, CEO i założyciela QIT Software, w jednym ze swoich ostatnich wpisów na blogu.

Co więcej, możesz cieszyć się dowolną ilością treści i dostosować się do napiętych harmonogramów. Zamawianie treści od freelancerów w zależności od obszaru i sfery, w której trzeba pisać posty, to kolejny wielki plus.

3. Omów koszty z dostawcami zewnętrznymi

Ten punkt dotyczy ponownego podejścia do rzeczy, za które już płacisz. Pomyśl w ten sposób: „Czy korzystam z najlepszych możliwych ofert usług, które otrzymuję?” Jeśli przegapiłeś to na starcie, nie blokuj teraz możliwości negocjacji. To działa świetnie, jeśli:

1. Masz status głównego klienta. Jeśli w przypadku usługi, którą zlecasz na zewnątrz, zamówienia Twojej firmy przynoszą prawie jedną dziesiątą zysku, a Ty możesz pochwalić się doskonałą historią płatności, uznaj to za świetną pozycję do dyskusji o cenach. Oczywiście mogą poprosić cię o coś w zamian. Jeśli metoda nie działa z jednym dostawcą i nie chce on obniżyć cen, masz prawo go zmienić.
2. Uzyskaj rabaty hurtowe. Chociaż jest to najbardziej odpowiednie dla firm specjalizujących się w rzeczywistej produkcji towarów, dlaczego nie spróbować tego z zewnętrznymi marketerami lub copywriterami? Może to być tak dobre, jak kupowanie surowców luzem. Staje się więc „rabatem ilościowym” i może mieć zastosowanie do wielu sfer.
3. Przejrzyj dostawców lub zaoferuj referencje. W przypadku usług, z których jesteś szczególnie zadowolony, przekaż pozytywną opinię, opublikuj ją za pośrednictwem swoich kanałów w mediach społecznościowych lub udostępnij ją na ich stronie. Wielu dostawców będzie skłonnych zapewnić tymczasową lub stałą zniżkę tylko dla Ciebie.

4. Dokonaj zmian niezwiązanych z ceną

Obejmuje to przeglądanie umów i sprawdzanie, gdzie można wynegocjować lepsze warunki świadczenia usług. Należą do nich lepsza i szybsza dostawa, dogodniejsze warunki płatności, długość współpracy i wiele więcej.

5. Wykorzystaj w pełni technologię

Jeśli nie masz do czynienia z technologią na co dzień, łatwo zapomnieć, jak ważna może być i jak może pomóc w obniżeniu kosztów operacyjnych Twojej firmy. Nie chodzi tylko o organizowanie konferencji online i uczestnictwo w seminariach internetowych w celu zwiększenia profesjonalizmu i kwalifikacji pracowników (chociaż wszystko to oszczędza czas i pieniądze).

Znajdź programy i narzędzia, które pomogą Ci obliczać rzeczy lub planować płatności, takie jak narzędzia do planowania finansowego i aplikacje do listy płac. Inne instrumenty, z których warto skorzystać, to aplikacje komunikacyjne dla zespołów i ich przełożonych lub trenerów.

Może Cię również zainteresować: 5 stylów przywództwa biznesowego najlepszych dla Twojej firmy – który z nich jest praktykowany w Twojej firmie?

Wniosek

Podsumowując, rozsądne zarządzanie wydatkami firmy to cała nauka. Decydując się na outsourcing określonych funkcji, nigdy nie należy zapominać o ocenie wyników w dłuższej perspektywie, koncentrowaniu się na kluczowych celach biznesowych i ograniczaniu kosztów operacyjnych tam, gdzie jest to konieczne (i możliwe). Nie wahaj się negocjować cen i warunków umowy. Chociaż wymaga to wysiłku i pewności siebie, wiele firm korzysta z tej metody i zyskuje więcej.

Praca dla zespołów offshore jest niezwykle wygodna i satysfakcjonująca, jeśli wiesz, które sfery zlecić na zewnątrz i gdzie szukać pracowników. Pamiętaj również, że musisz oprzeć się chęci masowego outsourcingu w tym samym czasie. Lepiej jest mieć jeden lub dwa oddziały skutecznie zlecone na zewnątrz i pracować na wyniki, niż zdecydować się na setkę pracowników, których nie potrzebujesz.

Na koniec pamiętaj, aby monitorować i analizować wydajność personelu zleconego na zewnątrz. Szczegółowa obserwacja połączona z analizą daje pełniejszy obraz i przybliża Cię do miejsca, w którym należy obniżyć koszty operacyjne.

Wykorzystaj i połącz te sztuczki, aby zoptymalizować koszty operacyjne swojej firmy w zależności od sytuacji, a na pewno na tym skorzystasz.