Jak stworzyć skuteczną politykę kart kredytowych firmy i dlaczego to ma znaczenie

Polityka firmowej karty kredytowej chroni Twoją organizację, jej bezpieczeństwo finansowe i pracowników. Ale co powinna zawierać korporacyjna polityka kredytowa? Czy istnieją najlepsze praktyki dotyczące kart kredytowych firmy, z których możesz się uczyć?

Jeśli szukasz odpowiedzi na wszelkie pytania związane z korporacyjną polityką kredytową, jesteś we właściwym miejscu! Omówimy następujące kwestie:

• Co to jest korporacyjna polityka dotycząca kart kredytowych?
• Dlaczego polityka kredytowa firmy ma znaczenie?
• Jak stworzyć korporacyjną politykę kredytową?
• W jaki sposób nadzorujecie używanie firmowych kart kredytowych przez pracowników?
• Jak rozpocząć zapoznawanie się z polityką Twojej firmy dotyczącą kart kredytowych?

Gotowy do nurkowania? Chodźmy!

Co to jest polityka firmowej karty kredytowej?

Polityka firmowych kart kredytowych to zbiór wytycznych, które pomagają menedżerom i pracownikom zrozumieć zasady prawidłowego korzystania z firmowych kart kredytowych. Korzystanie z najlepszych praktyk polityki kart kredytowych firmy zapewnia równe traktowanie wszystkich pracowników i chroni Twoją organizację przed niewłaściwym użyciem kart kredytowych i nieporozumieniami.

Krótko mówiąc, jeśli wydajesz korporacyjne karty kredytowe na nazwiska pracowników, potrzebujesz korporacyjnych zasad dotyczących kart kredytowych, aby chronić swoją organizację i pracowników. Przejdź do następnej sekcji, aby dowiedzieć się, dlaczego.

Dlaczego korporacyjna polityka dotycząca kart kredytowych ma znaczenie

Firmowa karta kredytowa różni się od własnej karty pracownika. Rachunek za firmową kartę kredytową trafia do Ciebie (właściciela/kierownika) lub do kierownika księgowości w Twojej organizacji. Niektóre wydatki pracownicze mogą podlegać odliczeniu od podatku, a inne wydatki, które potencjalnie mogą ponieść, mogą nie być przeznaczone na zakupy, które Twoja firma jest skłonna zapłacić. Musisz więc bardzo jasno określić, co kwalifikuje się jako uzasadniony wydatek biznesowy, za który pracownicy mogą płacić swoimi kartami. Stanowi to podstawę dobrej polityki kredytowej przedsiębiorstwa.

Istnieje wiele korzyści płynących z posiadania solidnej korporacyjnej polityki dotyczącej kart kredytowych. Tu jest kilka:

• Zapewnij zrozumienie: dlaczego Twoja firma daje pracownikom karty firmowe? Zwykle karty firmowe są używane tylko do określonych celów (choć mogą się one nieznacznie różnić w zależności od pracownika lub działu). Jednym z oczywistych przykładów są podróże pracowników. Kiedy Twoi pracownicy podróżują służbowo, mogą używać firmowych kart do płacenia za przelot, transport naziemny, posiłki, hotele i tym podobne. Pracownicy, którzy pracują głównie w biurze, mogą płacić kartą firmową za posiłki z klientami, abonamenty i materiały na uroczystości zespołowe. Wydatki te mogą podlegać ograniczeniom wydatków lub innym ograniczeniom. Niezależnie od tego, jak wyobrażasz sobie pracowników korzystających z ich kart firmowych, powinieneś to przeliterować w jasnej polityce.
• Zarys kwalifikowalności: Karta korporacyjna powinna być wydawana pracownikom, którzy udowodnili jej zastosowanie. Zwykle sensowne jest wydawanie kart grupom lub klasom pracowników. Można to określić na podstawie opisu stanowiska, na przykład sprzedawcy, lub odpowiedzialności, na przykład sprzedawcy, którzy często podróżują samotnie. Wiele dzisiejszych kart korporacyjnych oferuje również karty fizyczne lub wirtualne, które można wydawać tymczasowo, na przykład gdy pracownik biurowy planuje jednorazową podróż służbową lub gdy kierownik musi kupić sprzęt lub materiały do ​​nowego projektu.
• Opisz obowiązki posiadacza karty: Nie pozostawiaj tego przypadkowi. Pracownicy posiadający karty firmowe mają pozwolenie na wydawanie pieniędzy firmowych. Upewnij się, że rozumieją zasady dotyczące kart korporacyjnych oraz przywileje i obowiązki, jakie niosą ze sobą te karty. Obejmuje to przestrzeganie wszystkich wytycznych dotyczących prawidłowego użytkowania, bezpiecznego przechowywania i zgłaszania zagubionych lub zagubionych kart.
• Wyjaśnij własność nagród: Wiele kart firmowych gromadzi „punkty” w miarę ich używania, a zwrot gotówki lub nagrody podróżne są dostępne z wymianą punktów. Upewnij się, że pracownicy rozumieją, czy oni, czy firma będą rościć sobie prawa do tych nagród.
• Wyjaśnij wymagania dotyczące raportowania: Korzystanie z firmowej karty kredytowej to wygoda dla pracowników, która zastępuje konieczność wydawania środków osobistych i oczekiwania na zwrot kosztów. Mimo to wydatki za pośrednictwem karty firmowej muszą być śledzone i kategoryzowane. Poinformuj pracowników, czy chcesz, aby zbierali i przesyłali każdy rachunek, czy muszą składać formalne raporty z wydatków, a jeśli tak, to jak często powinni to robić.
• Opisz zastosowania awaryjne, jeśli występują: Karty firmowe są zwykle używane do wstępnie zatwierdzonych uzasadnionych wydatków biznesowych. (Pracownicy prawdopodobnie nie będą musieli prosić o pozwolenie na każde użycie, o ile wydatki mieszczą się w ogólnie przyjętych kategoriach, takich jak bilety lotnicze lub hotele). Czasami jednak pracownicy podróżujący służbowo mogą napotkać nietypową sytuację, na przykład zagubiony lub skradziony bagaż lub laptopy. Twoja firmowa polityka dotycząca kart kredytowych powinna określać, jakie wydatki awaryjne są ogólnie akceptowalne, w tym, czy iw jaki sposób wydatki te powinny zostać zwrócone po powrocie pracownika do domu.
• Określ konsekwencje niewłaściwego użycia: Wręczanie pracownikom kart firmowych jest oznaką wielkiego zaufania i nie można tego wystarczająco podkreślić. W przypadku wydawania firmowych kart kredytowych na nazwiska pracowników, posiadacze kart są odpowiedzialni za odpowiednie wydatkowanie środków firmowych. Ważne jest, aby chronić swoją organizację, upewniając się, że zasady dotyczące kart firmowych określają również niewłaściwe użycie i wszelkie konsekwencje niewłaściwego użycia.

Wiele omówiliśmy w tej sekcji i być może zastanawiasz się, jak uwzględnić wszystkie wymagane elementy w zasadach dotyczących kart firmowych. W następnej sekcji podzielimy ten złożony proces na proste kroki, które możesz podjąć, aby stworzyć solidne zasady firmowej karty kredytowej dla swojej organizacji.

Jak stworzyć korporacyjną politykę dotyczącą kart kredytowych

Twoja firma potrzebuje korporacyjnych zasad dotyczących kart kredytowych, aby wyjaśnić pracownikom, jak, dlaczego i gdzie mogą korzystać z firmowych kart kredytowych, które zostały wydane na ich nazwisko. Brzmi to prosto i może takie być, o ile dołożysz starań, aby stworzyć jasny zestaw wytycznych dla pracowników korzystających z karty firmowej.

Twoja firmowa polityka dotycząca kart kredytowych musi być sporządzona na piśmie, a kierownik lub przedstawiciel działu kadr powinien zapoznać się z nią z pracownikami, zanim ją podpiszą i otrzymają kartę firmową.

Oto kilka konkretnych kroków, które możesz wykorzystać jako próbkę firmowej polityki dotyczącej kart kredytowych:

Krok 1: Określ cel korporacyjnych kart kredytowych dla Twojej firmy

Chociaż może się to wydawać oczywiste dla Ciebie, może nie być dla wszystkich innych, więc poświęć trochę czasu na wyjaśnienie, dlaczego Twoja firma wydaje pracownikom karty firmowe. Nie ma nic prostszego.

Krok 2: Zdefiniuj uprawnionych pracowników

Prawdopodobnie nie będziesz dawał karty firmowej każdemu pracownikowi (choć z pewnością dobrze jest to zrobić, jeśli odpowiada to Twoim potrzebom biznesowym!). Najlepiej dokładnie wyjaśnić, komu pozwolisz używać karty firmowej iw jakich okolicznościach.

Krok 3: Opisz dopuszczalne zastosowania i ograniczenia

Większość pracowników prawdopodobnie automatycznie zrozumie, że firmowe karty kredytowe służą wyłącznie do uzasadnionych wydatków służbowych. Dla niewielkiej mniejszości, która może tego nie robić, wyraź jasno oczekiwania. Oprócz określenia, w jaki sposób pracownicy mogą korzystać z kart firmowych, należy jasno określić, czego nie mogą kupować za pomocą swoich kart.

Dobrym pomysłem jest również ustalenie wszelkich zasad dotyczących nagłych wydatków podczas podróży. Pracownicy mogą być zmuszeni do wymiany sprzętu osobistego lub technicznego na drodze. Czy potrzebują uprzedniej zgody, jeśli ich bagaż zostanie zgubiony przed ważną prezentacją lub jeśli ich laptop zostanie skradziony? Jeśli muszą zapłacić za opiekę medyczną lub kupić rzeczy osobiste, czy mogą? I czy będą oczekiwać zwrotu firmie tych nakładów? Pomyśl o możliwościach i określ oczekiwania.

Krok 4: Wyjaśnij wymagania dotyczące raportowania

Jedną z korzyści płynących z używania kart firmowych jest to, że pracownicy nie będą musieli zapisywać paragonów i przesyłać szczegółowych zestawień wydatków w celu uzyskania zwrotu kosztów. Twoja firma nie będzie musiała skanować i zapisywać stron paragonów, ponieważ co miesiąc zobaczysz wszystkie wydatki na wyciągu. Ale to niekoniecznie oznacza, że ​​możesz całkowicie wyeliminować papierową ścieżkę paragonów. Jeśli oczekujesz, że pracownicy będą przesyłać rachunki, kodować wydatki i sporządzać raporty, poinformuj ich, jak to zrobić.

Krok 5: Porozmawiaj o najgorszych scenariuszach

Masz nadzieję, że wszystko pójdzie gładko, pracownicy będą odpowiedzialnie używać swoich kart i nigdy nie pojawią się żadne niestosowne obciążenia. To wspaniała postawa, ale nie jest to dobra polityka korporacyjna. Musisz omówić niektóre typowe problemy, które mogą pojawić się podczas korzystania z kart korporacyjnych i wyjaśnić, jak zareaguje Twoja firma. Poniższy przykład nie jest wyczerpującą listą. Pomyśl o tym, w jaki sposób przewidujesz, że pracownicy będą używać kart i co może pójść nie tak. Jeśli przewidujesz szereg potencjalnych działań dyscyplinarnych, przedstaw je jasno, aby nikt nie był zaskoczony, a Ty nie musiałeś obawiać się wyzwań prawnych.

PRZYKŁAD: Każda karta firmowa [Nazwa firmy] jest własnością firmy i nie należy do pracownika, który ją posiada. Karty firmowe mogą zostać unieważnione w przypadku wystąpienia problemów lub niewłaściwego użycia. Na przykład pracownicy muszą dołożyć wszelkich starań, aby ich karty były bezpieczne. Nieupoważnieni użytkownicy, w tym rodzina i przyjaciele, nie powinni mieć dostępu do kart firmowych. Jeśli karta zostanie zgubiona lub skradziona, pracownik musi powiadomić firmę/podjąć kroki w celu unieważnienia karty, gdy tylko odkryje utratę. Niezłożenie raportów wydatków zgodnie z wymaganiami, nieautoryzowane użycie lub nieodpowiednie zakupy mogą skutkować cofnięciem przywilejów karty korporacyjnej. Dostęp pracownika do kart firmowych zostanie zakończony, gdy pracownik dobrowolnie odejdzie z firmy lub zostanie rozwiązany.

Krok 6: Poproś pracownika o przeczytanie i podpisanie zasad

Zasady firmowej karty kredytowej nie powinny przypominać jednej z tych „umów użytkownika”, których nikt tak naprawdę nie czyta przed kliknięciem pola, aby potwierdzić. Jest to wystarczająco ważne, aby poświęcić trochę czasu, aby to naprawić. Poproś każdego pracownika o spotkanie z kierownikiem lub przedstawicielem działu kadr. Przeczytajcie razem zasady, przedyskutujcie je, zachęćcie pracowników do zadawania pytań, gdy konieczne jest wyjaśnienie, i odpowiedzcie na te pytania.

Pracownik i przedstawiciel firmy powinni podpisać i opatrzyć datą politykę, potwierdzając, że została ona wspólnie przeczytana i zrozumiana. Przed włożeniem oryginału do akt pracowniczych należy przekazać pracownikowi kopię.

10 najlepszych praktyk w zakresie korporacyjnych zasad dotyczących kart kredytowych

Teraz, gdy rozumiesz podstawy tworzenia korporacyjnej polityki kredytowej, przyjrzyjmy się kilku najlepszym praktykom dotyczącym firmowych kart kredytowych. Praktyki te mogą pomóc upewnić się, że pracownicy właściwie używają kart i że ryzyko finansowe Twojej organizacji jest jak najniższe.

Trzymaj się swoich zasad

Po wprowadzeniu firmowych zasad dotyczących kart kredytowych trzymaj się ich. Osłabisz swoje zasady tylko wtedy, gdy ich nie egzekwujesz. Pamiętaj, że Twoja korporacyjna polityka kredytowa powinna zawierać informacje o wyjątkowych wyjątkach. Poza tym wszyscy pracownicy, nawet kadra kierownicza, muszą przestrzegać jasnych zasad, na które zgodzili się przed wydaniem im kart.

Dostosuj zasady według potrzeb

Rozsądnie jest okresowo przeglądać wszystkie zasady i procedury biznesowe, a polityka kredytowa Twojej firmy nie jest wyjątkiem. Nawyki i wzorce wydatków Twoich pracowników mogą się zmieniać wraz ze zmianami w Twojej firmie. Nie popełniaj błędu polegającego na sztywnym trzymaniu się przestarzałych zasad, które nie służą już dobrze Twojej firmie. Nie należy też ignorować ani omijać przestarzałych zasad. Poświęć trochę czasu na formalny przegląd i zaktualizuj korporacyjne zasady dotyczące kart kredytowych w razie potrzeby.

Przypisz rozsądne limity kredytowe i kontrolę wydatków

Każda karta pracownika może mieć swój własny limit, więc nie musisz się martwić, że nieuczciwy pracownik zmniejszy saldo kredytu. Limity te będą zależeć od tego, w jaki sposób Twoi pracownicy korzystają ze swoich kart. Pracownik, który regularnie wyjeżdża na dwa tygodnie lub dłużej, będzie potrzebował wyższego limitu kredytowego niż kierownik biurowy, który robi rzadkie zakupy. Jeśli korzystasz z karty firmowej, która oferuje kontrolę wydatków, przekonasz się, że możesz łatwo dostosować limity kredytowe na poszczególnych kartach. Możesz także ograniczyć kategorie wydatków, takie jak dostawcy materiałów biurowych lub tylko odnowienia oprogramowania.

Ogranicz numery posiadaczy kart

Wiele firm wydających karty firmowe obiecuje bezpłatną nieograniczoną liczbę kart pracowniczych. Ale ilu pracowników faktycznie będzie musiało go mieć? Upewnij się, że dajesz karty wszystkim pracownikom, którzy mają uzasadnioną, wykazaną potrzebę ich posiadania. Inni pracownicy mogą być w stanie zorganizować płatność za rzadkie wydatki w inny sposób.

Okresowo oceniaj ponownie

Zapotrzebowanie pracowników na dostęp do kredytów i ich wymagania dotyczące limitów kredytowych mogą zmieniać się w czasie. Gdy zmienią się opisy stanowisk pracowników lub jeśli mogą wykazać uzasadnioną potrzebę posiadania karty firmowej, bądź gotów rozważyć wprowadzenie zmian. W końcu kiedy pracownicy korzystają z kart firmowych, jest to łatwiejsze zarówno dla nich, jak i dla Twojej firmy. Nikt nie czerpie korzyści z konieczności ręcznego śledzenia paragonów i kodowania wydatków.

Zezwalaj na rozsądne wyjątki

Twoja firmowa polityka kart kredytowych powinna bardzo jasno określać konsekwencje niedopuszczalnego użycia. Zastosuj te konsekwencje sprawiedliwie, zachowując trochę łaski dla uczciwych błędów. Pracownik, który konsekwentnie lekceważy oczekiwania, bardzo różni się od pracownika, który popełnia uczciwy błąd lub nieczęste pomyłki. Czasami ostrzeżenie będzie rozsądną pierwszą reakcją, jeśli towarzyszyć mu będzie natychmiastowa spłata niewłaściwych wydatków.

Jednolite stosowanie zasad

Podobnie jak inne zasady, korporacyjna polityka kredytowa Twojej firmy powinna zapewniać przejrzystość, określać oczekiwania i chronić zarówno organizację, jak i pracowników przed ryzykiem. Cała twoja ciężka praca nad stworzeniem tej polityki pójdzie na marne, jeśli nie będziesz przestrzegać umów, które zawarłeś i które podpisałeś. O ile nie określono inaczej, zasady firmowej karty kredytowej muszą mieć zastosowanie do każdego pracownika korzystającego z firmowej karty kredytowej.

Przejdź wirtualnie, jeśli to możliwe

Wiele firm wydających karty firmowe wydaje karty wirtualne i karty jednorazowego użytku, których użycie może być ograniczone. Kartę jednorazową można na przykład przypisać do jednego konkretnego sprzedawcy. Wirtualna karta może mieć limit kredytowy, który pozwala pracownikowi zapłacić za konkretny zakup oraz datę ważności, która uniemożliwia dalsze użycie.

Wyeliminuj zgadywanie z limitów wydatków

Firmowa karta kredytowa nie jest czekiem in blanco. Pracownik mógłby użyć swojej karty, aby zapłacić za steka i homara na kolację, a także butelkę świetnego wina, ale nie musisz zaspokajać tego obfitego apetytu ani płacić za obiad. Stwórz oczekiwania dotyczące wydatków na diety, wycieczki lub posiłki, aby uniknąć tego typu scenariuszy. Dobrym miejscem do rozpoczęcia są stawki diet rządu federalnego dla podróżnych federalnych, które można dostosować w zależności od lokalizacji, aby odzwierciedlić rozsądne oczekiwania dotyczące wydatków.

Monitoruj wydatki

Tak jak przeglądasz rachunek z osobistej karty kredytowej, musisz mieć oko na saldo firmowej karty kredytowej i miesięczne opłaty. Ktoś w Twojej firmie musi wziąć odpowiedzialność za ten ważny krok. Kto podpisze miesięczne opłaty każdego pracownika? Kto będzie regularnie kontrolował rachunek karty kredytowej pod kątem podejrzanych wzorców i nieautoryzowanego użycia? To ważna odpowiedzialność, która powinna spoczywać na osobie z uprawnieniami do rozwiązywania wszelkich problemów, które mogą się pojawić.

Wprowadzenie do polityki firmowej karty kredytowej

Teraz, gdy rozumiesz cel korporacyjnej polityki kredytowej, widzisz korzyści, jakie ta polityka może przynieść, i rozumiesz kroki związane z tworzeniem i wdrażaniem korporacyjnej polityki kredytowej, możesz zacząć!

Jeśli dopiero zaczynasz odkrywać, w jaki sposób Twoja firma może skorzystać na korzystaniu z firmowych kart kredytowych, być może zastanawiasz się, która z wielu dostępnych firmowych kart będzie najlepiej pasować do Twojej firmy. Sprawdź naszą listę najlepszych firmowych kart kredytowych, aby znaleźć inspirację lub znaleźć dopasowanie.

Mamy nadzieję, że ten post pomógł ci w procesie tworzenia korporacyjnej polityki kredytowej. Jeśli podoba Ci się to, co przeczytałeś, być może spodobają Ci się również inne nasze zasoby dotyczące zasad biznesowych. Na przykład stworzyliśmy przewodnik dotyczący budowania budżetu małej firmy, a także kilka wskazówek dotyczących wdrażania nowych pracowników.

Jak zawsze zachęcamy do przeglądania witryny Merchant Maverick w poszukiwaniu wszelkiego rodzaju zasobów dla małych firm, z których można skorzystać.

Często zadawane pytania dotyczące zasad kart korporacyjnych