Najlepsze oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy [+Przykłady]

Narzędzia do automatyzacji przepływu pracy to doskonały sposób na automatyzację przyziemnych zadań , takich jak wprowadzanie danych, księgowanie, generowanie leadów i pielęgnacja leadów.

Automatyzacja przepływu pracy pozwala skupić się na pracy twórczej i podejmować strategiczne decyzje biznesowe.

Ten blog jest idealny dla Ciebie, jeśli nigdy nie słyszałeś o oprogramowaniu do zarządzania przepływem pracy. Tutaj omówimy:

• Najlepsze platformy do automatyzacji przepływu pracy
• Korzyści płynące z oprogramowania do przepływu pracy w sprzedaży i marketingu
• Wskazówki i porady dotyczące wyboru idealnej platformy zautomatyzowanego przepływu pracy

Wskoczmy!

Co to jest oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy?

Automatyzacja przepływu pracy umożliwia firmom zastępowanie procesów papierowych i ręcznych za pomocą narzędzi cyfrowych. Zazwyczaj użytkownicy instalują pojedynczą platformę, która usprawnia przepływ zadań, dokumentów i informacji w działaniach związanych z pracą.

Celem taktycznym integracji oprogramowania do automatyzacji jest zapewnienie pracownikom wykonywania priorytetowych zadań we właściwym czasie.

Odpowiednio wdrożone oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy pomaga zwiększyć produktywność, standaryzować pracę, eliminuje błędy ludzkie, ułatwia widoczność i zapewnia przestrzeganie przez pracowników zasad zgodności.

Jak działa automatyzacja przepływu pracy?

Automatyzacja przepływu pracy to projektowanie, wykonywanie i automatyzacja żmudnych i czasochłonnych zadań. W ten sposób firmy mogą zaoszczędzić koszty i czas oraz zmniejszyć liczbę błędów.

Automatyzacja przepływu pracy ma dwa podstawowe typy: przepływ pracy procesów biznesowych i procesów robotycznych.

Zarządzanie procesami biznesowymi

BPM odnosi się do sposobu, w jaki firmy organizują różne procesy w celu zaspokojenia potrzeb klientów.

Większość automatyzacji przepływu pracy jest zgodna z tą metodologią, aby zwiększyć wydajność i osiągnąć krytyczne cele biznesowe.

Oprogramowanie automatyzuje przepływy pracy procesów biznesowych, aby zaoszczędzić czas i zoptymalizować zadania , które pracownicy zwykle wykonują ręcznie.

Przepływ pracy w procesie robotyzacji

Procesy zrobotyzowane automatyzują procesy zrobotyzowane, naśladując styl ludzi. W większości przypadków zespoły IT wykorzystują RPA do obsługi procedur administracyjnych.

Za pomocą robotów pracownicy mogą identyfikować najbardziej odpowiednie rozwiązania w celu rozwiązywania błędów przetwarzania, łagodzenia zapytań pomocy technicznej i interweniowania w przypadku błędów przetwarzania.

Dlaczego potrzebujesz narzędzi do automatyzacji przepływu pracy?

Badania pokazują, że ponad 25% prezesów poświęca czas na żmudne zadania , które maszyny mogą wykonywać szybciej i wydajniej.

Ponadto badania pokazują, że około 60% pracowników może zaoszczędzić 30% swojego czasu dzięki wykorzystaniu narzędzia do automatyzacji przepływu pracy.

Dlatego coraz więcej organizacji korzysta dziś z narzędzi automatyzacji z następujących powodów:

• Aby zwiększyć produktywność
• Aby zwiększyć wydajność
• Aby zmniejszyć błędy ludzkie
• Aby przyspieszyć procesy
• Aby poprawić dokładność i zmniejszyć odchylenia
• Aby zapewnić odpowiedzialność na poziomie indywidualnym
• Aby ograniczyć stosowanie założeń i zastąpić je wykorzystaniem faktów

Teraz, gdy znasz już podstawowe zalety narzędzi do automatyzacji przepływu pracy , omówmy je szczegółowo:

Pozwala pracować nad zadaniami o dużej wartości

Narzędzie do automatyzacji przepływu pracy odciąża Twoich pracowników z czasochłonnych i mało wartościowych zadań. Zamiast tego mogą skupić się na niezautomatyzowanych zadaniach o wyższej wartości, które wymagają ludzkiej kreatywności.

Pozwala zaoszczędzić koszty

Jedną z doskonałych zalet oprogramowania do automatyzacji jest to, że zwiększa ono produktywność w celu uzyskania większych oszczędności kosztów.

Poprawia widoczność przepływu pracy

Automatyzacja przepływu pracy obejmuje mapowanie przepływu pracy, które zapewnia dogłębny wgląd w zadania i procesy, które automatyzujesz.

W ten sposób organizacje uzyskują całościowy obraz przepływów pracy, aby identyfikować przestarzałe i zbędne zadania oraz znajdować innowacyjne rozwiązania.

Poprawia komunikację

Narzędzia do automatyzacji przepływu pracy poprawiają widoczność, co z kolei poprawia komunikację z pracownikami i między działami.

Ostatecznie pomaga zidentyfikować wąskie gardła i poprawić produktywność w miejscu pracy.

Ulepszona odpowiedzialność

Automatyzacja przepływu pracy pozwala definiować różne zadania i przypisywać poszczególne kroki odpowiedniemu pracownikowi.

W ten sposób firmy mogą zwiększyć odpowiedzialność pracowników w poszczególnych procesach.

Kto potrzebuje narzędzia do automatyzacji przepływu pracy?

Najlepsze w automatyzacji przepływu pracy jest to, że każdy może z nich korzystać. Oto, kto najbardziej korzysta z narzędzi do automatyzacji przepływu pracy:

Biznes

Firmy korzystają z automatyzacji przepływu pracy z następujących powodów:

• Tworzenie procesów obniżających koszty
• Aby usprawnić zarządzanie zadaniami
• Aby zmniejszyć liczbę błędów wynikających z wpisów ręcznych lub przeoczeń
• Aby zautomatyzować przepływy zatwierdzania
• Aby usprawnić trasy dokumentów

DevOps

DevOps zazwyczaj używa oprogramowania do automatyzacji, aby:

• Ułatwienie komunikacji między programistami a operatorami
• Pokonać wąskie gardła i działania następcze

Administratorzy IT

Wreszcie administratorzy IT używają narzędzi do automatyzacji przepływu pracy z następujących powodów:

• Tworzenie nadzoru w sieci Cloud
• Aby dodać warstwę wizualizacji
• Aby nadzorować i analizować stan sieci i jej braki

Kiedy powinienem używać narzędzia do automatyzacji przepływu pracy?

Zazwyczaj firmy i przedsiębiorcy korzystają z narzędzi do automatyzacji przepływu pracy, gdy:

• Twoje zadanie jest powtarzalne
• Musisz wykonać swoje zadanie szybko i bez błędów ludzkich
• Chcesz usprawnić przepływ pracy, aby poprawić wydajność
• Chcesz podjąć strategiczną decyzję biznesową opartą na faktach

12 najlepszych narzędzi do automatyzacji przepływu pracy

Badania przeprowadzone przez McKinsey pokazują, że ponad 45% działań, na które przedsiębiorstwa wydają pieniądze, można wykonać szybciej i wydajniej, dostosowując obecną technologię.

Tak więc, korzystając z idealnego narzędzia do automatyzacji przepływu pracy, możesz zwiększyć produktywność, obniżyć koszty i osiągnąć cele biznesowe. Ale pytanie brzmi, które narzędzie jest właściwe ?

Aby pomóc Ci dokonać właściwego wyboru, stworzyliśmy obszerną listę dwunastu najlepszych narzędzi do automatyzacji przepływu pracy :

Ośmiornica CRM

Octopus CRM to idealne, kompleksowe oprogramowanie do automatyzacji LinkedIn do budowania lejka marketingowego. Nasza najnowocześniejsza platforma do marketingu przepływu pracy pozwala zautomatyzować i uprościć codzienne zadania LinkedIn.

Dzięki temu innowacyjnemu narzędziu możesz zautomatyzować czasochłonne zadania, takie jak wysyłanie spersonalizowanych próśb o połączenie do ponad 100 użytkowników LinkedIn, zatwierdzanie różnych profili i odwiedzanie docelowych odbiorców.

Nie tylko to, ale Octopus CRM oferuje całościowy obraz Twojej wydajności. Możesz uzyskać dostęp do szczegółowych danych analitycznych, w tym liczby wyświetleń profilu, występów w wyszukiwarce, indeksu sprzedaży społecznościowej i skuteczności kampanii.

Dodatkowym atutem integracji Octopus CRM z bieżącym przepływem biznesowym jest to, że możesz bezpiecznie ominąć tygodniowy limit zaproszeń LinkedIn. Możesz także użyć Octopus CRM do kontrolowania swojej aktywności na dowolnym typie konta LinkedIn.

Najlepsza część? CRM Octopus jest oszczędny!

Kto potrzebuje CRM Octopus?

Octopus CRM jest idealny dla firm każdej wielkości, które chcą wzmocnić swoją strategię marketingu cyfrowego i skupić się na generowaniu i pielęgnowaniu leadów na LinkedIn.

Zapier

Zapier to kolejne doskonałe narzędzie do automatyzacji przepływu pracy, które pozwala łączyć się z istniejącymi narzędziami. Platforma umożliwia zautomatyzowanie dowolnego procesu biznesowego dzięki połączeniu z ponad 1000 aplikacji internetowych, takich jak Dysk Google, Facebook i Insta.

Po zbudowaniu idealnego przepływu pracy i wybraniu aplikacji potrzebnych w przepływie pracy narzędzie pomoże Ci współpracować między folderami i urządzeniami.

Kto potrzebuje Zapiera?

Zapier jest idealny dla małych i średnich firm oraz freelancerów, którzy korzystają z wielu narzędzi, ale nie potrafią odpowiednio współpracować.

HubSpot

HubSpot to idealne rozwiązanie dla wszystkich Twoich potrzeb związanych z marketingiem, sprzedażą i automatyzacją operacji.

Kompleksowe narzędzie do automatyzacji przepływu pracy umożliwia łączenie operacji biznesowych, usprawnianie zadań i dostosowywanie procesów zespołowych.

Ponadto ta przyjazna dla użytkownika platforma pozwala połączyć zgłoszenie serwisowe z istniejącym rekordem, usunąć bałagan z danych klientów i poprowadzić potencjalnych klientów od marketingu do sprzedaży.

Kto potrzebuje HubSpota?

HubSpot jest idealny dla rozwijających się firm i przedsiębiorców, którzy chcą zautomatyzować codzienne zadania. Ponadto narzędzie jest idealne dla zespołów marketingowych, sprzedażowych, serwisowych i operacyjnych.

Łącznik.io

Coupler.io to rozwiązanie do integracji bez kodu, które automatyzuje przepływ danych z wielu źródeł do Arkuszy Google, Excela lub Google BigQuery. Wystarczy kilka kliknięć, aby połączyć się z potrzebną aplikacją i zaplanować transfer danych do arkusza kalkulacyjnego lub tabeli BigQuery.

Coupler.io pozwala zautomatyzować eksport surowych danych z różnych aplikacji, takich jak Airtable, Xero, HubSpot, Salesforce i wielu innych. Możesz dostosować częstotliwość automatycznego przepływu danych, zaczynając od co 15 minut. Jaka jest korzyść?

Załóżmy, że chcesz podzielić się z interesariuszami cennymi spostrzeżeniami z pulpitu Tableau. Zamiast zajmować się złożonymi opcjami udostępniania w Tableau, możesz połączyć Tableau z Excelem za pomocą Coupler.io i udostępnić samoaktualizujący się skoroszyt współpracownikom.

Kto potrzebuje Coupler.io?

Coupler.io to zautomatyzowane narzędzie przepływu pracy do raportowania, analiz i tworzenia kopii zapasowych. Ma szeroki zakres wdrożeń i jest wyborem różnych przedsiębiorców i ekspertów, w tym księgowych, analityków danych, handlowców itp.

IFTTT

If This Then That to futurystyczna aplikacja do przepływu pracy, która pozwala zautomatyzować każdy aspekt Twojej działalności. IFTTT zachęca do połączeń internetowych w celu usprawnienia przepływów pracy i życia.

Możesz zintegrować IFTTT z biurem i domem, ponieważ narzędzie jest kompatybilne z aplikacjami biurowymi, inteligentnymi lodówkami i inteligentnymi urządzeniami.

Dzięki ponad 700 dostępnym integracjom, IFTTT działa jako kanał dla zadań i informacji przepływających przez określoną trasę. Najlepszą częścią wyboru tego zautomatyzowanego narzędzia przepływu pracy jest to, że możesz cieszyć się jego wysoce zautomatyzowanymi funkcjami bez znajomości ani jednego słowa kodu.

Kto potrzebuje IFTTT?

IFTTT jest idealny dla wszystkich wielkości firm i przedsiębiorców ze względu na elastyczne plany cenowe i innowacyjne funkcje automatyzacji.

Gorąco polecamy to narzędzie działom IT i HR.

Jira

Jira to idealne narzędzie do zarządzania projektami i automatyzacji dla firm, które preferują metodologię „If This Then That”.

Dzięki temu zwinnemu oprogramowaniu do automatyzacji użytkownicy mogą zautomatyzować dowolne zadanie lub proces za pomocą kilku kliknięć. Ponadto możesz uzyskać dostęp do ponad stu szablonów automatyzacji, aby przyspieszyć swoje zadania.

Dodatkowe funkcje obejmują globalną automatyzację, mapy drogowe, informacje dla administratorów, kluczowe metryki i piaskownicę. Narzędzie umożliwia integrację z platformami takimi jak Zoom, GitHub i Zendesk.

Kto potrzebuje Jira?

Jira jest idealna dla firm każdej wielkości ze względu na przystępne plany i futurystyczne funkcje.

Nintex

Nintex to rewolucyjna platforma automatyzacji przepływu pracy, która pomaga ponad 8000 klientów korporacyjnych uzyskać dostęp do 3 milionów aplikacji przepływu pracy. Dzięki temu innowacyjnemu narzędziu możesz szybko i wydajnie zarządzać, automatyzować i optymalizować swoje procesy biznesowe.

Ponadto Nintex oferuje różne narzędzia do automatyzacji przepływu pracy, takie jak mapowanie procesów, inteligencja procesów i zaawansowane przepływy pracy. Możesz mapować, monitorować i wykonywać różne procesy.

Kto potrzebuje Nintex?

Nintex jest idealnym rozwiązaniem dla przedsiębiorstw i freelancerów z ustalonymi procesami, które chcą połączyć wiele aplikacji.

Pocałunek

Kissflow, rozwiązanie do automatyzacji oparte na chmurze, umożliwia firmom automatyzację procesów biznesowych i dostęp do analiz.

Zaprojektowany z myślą o ludziach z zerowymi umiejętnościami kodowania na czele, Kissflow umożliwia tworzenie osobistych i zespołowych przepływów pracy. Ponadto platforma umożliwia efektywne budowanie i wykonywanie wspólnych przepływów pracy.

Kissflow umożliwia również integrację kilku przepływów pracy obejmujących wiele procesów na jednej platformie. Zachęca do prostego śledzenia, śledzenia wydajności i łatwej zgodności.

Co więcej, to narzędzie do automatyzacji umożliwia szczegółową analizę raportów w celu zidentyfikowania wąskich gardeł oraz pokonania wyzwań i rozwiązań w ciągu kilku sekund.

Dzięki ponad 50 wstępnie zainstalowanym aplikacjom do obsługi procesów biznesowych, Kissflow umożliwia usprawnienie wszystkich procesów biznesowych.

Kto potrzebuje Kissflow?

Kissflow jest idealny dla małych firm i freelancerów, którzy nie korzystali z automatyzacji przepływu pracy. Dzięki łatwości obsługi narzędzia użytkownicy mogą zautomatyzować procesy bez żadnych wyzwań.

Integromat

Integromat to futurystyczna i solidna platforma integracyjna, która umożliwia wizualizację, niestandardowe tworzenie i automatyzację przepływów pracy.

Dzięki interfejsowi „przeciągnij i upuść” możesz cieszyć się łączeniem z wieloma aplikacjami bez wpisywania ani jednej linii kodu. Ponadto możesz użyć routerów do dzielenia zadań na różne trasy. Możesz także filtrować dane przechodzące przez różne trasy.

Ponadto Integromat umożliwia użytkownikom integrację z ponad 1000 aplikacji i usług, w tym JSON i API. Zaletą korzystania z tego narzędzia do automatyzacji jest to, że możesz uzyskać dostęp do jego bezpłatnego planu, aby cieszyć się korzystaniem z tysięcy operacji.

Dlaczego potrzebny jest Integromat?

Integromat jest idealnym rozwiązaniem dla małych i średnich firm korzystających po raz pierwszy z automatycznych narzędzi przepływu pracy.

Zintegruj

Integrify to kolejne innowacyjne oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy, które umożliwia tworzenie dostosowanych przepływów pracy i uruchamianie przepływów równoległych/sekwencyjnych.

Narzędzie pozwala usprawnić procesy biznesowe i zautomatyzować ręczne zadania poprzez współpracę zadań i wniosków oraz konfigurowanie przypomnień.

Ponadto Integrify zapewnia przykłady przepływów pracy, bazę wiedzy użytkowników, otwarty interfejs API oparty na resztkach oraz możliwość importowania i eksportowania danych.

Kto potrzebuje integracji?

Zalecamy małym i średnim firmom korzystanie z tego innowacyjnego oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy. Dzięki narzędziu do tworzenia procesów typu „przeciągnij i upuść” możesz szybko i wydajnie zautomatyzować codzienne zadania.

Skryba

Scribe to narzędzie do automatyzacji przepływu pracy, które pozwala dokumentować przepływy pracy w firmie. Dzięki tej platformie możesz przechwytywać ekran i przekształcać kliknięcia i naciśnięcia klawiszy w pisemne instrukcje.

Scribe to bezpłatne rozszerzenie Chrome lub płatna aplikacja komputerowa, która umożliwia osobom i zespołom tworzenie nieograniczonej liczby procesów automatyzacji.

Ponadto możesz udostępniać Scribe za pośrednictwem łącza lub osadzić je w systemie CMS, wiki, narzędziu do zarządzania projektami lub centrum pomocy.

Najlepsza część? Możesz cieszyć się nieograniczonym użytkowaniem za darmo!

Kto potrzebuje skryba?

Scribe jest idealnym rozwiązaniem dla firm każdej wielkości, które chcą zautomatyzować przepływ pracy, jednocześnie śledząc wyniki biznesowe.

5 najlepszych przykładów automatyzacji przepływu pracy

Teraz, gdy omówiliśmy już typy narzędzi automatyzacji przepływu pracy , omówmy kilka przykładów:

Przykład nr 1: Tworzenie zadań

Korzystanie z automatycznego systemu tworzenia zadań umożliwia zbudowanie i skonfigurowanie zautomatyzowanego przepływu pracy z systemem zarządzania zadaniami.

Procesy przepływu pracy umożliwiają powiadamianie pracowników, którym przydzielono zadanie.

Przykład nr 2: Zarządzanie potencjalnymi klientami

Zautomatyzowane systemy przepływu pracy mogą przeszukiwać setki zapytań klientów, wypełniać CRM odpowiednimi informacjami i kierować potencjalnych klientów od marketingu do sprzedaży.

Przykład nr 3: Generowanie faktur

Zautomatyzowany przepływ pracy umożliwia firmom tworzenie i wysyłanie faktur zgodnie z ustalonym harmonogramem. W ten sposób uwolnisz pracowników do zadań wymagających kreatywności i podejmowania strategicznych decyzji.

Przykład nr 4: Zarządzanie biletami

Automatyzacja zgłoszeń usterek pomaga zespołom IT redukować błędy ludzkie i sprawnie obsługiwać prośby o pomoc techniczną.

Przykład nr 5: Łagodzenie „cienia” IT

Shadow IT odnosi się do technologii, z której pracownicy korzystają bez nadzoru działu IT. Podczas gdy pracownicy mogą korzystać z narzędzi samodzielnie, jeden zły krok może kosztować Twoją firmę dużo pieniędzy.

Zautomatyzowany przepływ pracy pomaga uniknąć tych problemów, instalując system alertów, który powiadamia administratorów, że dział IT nie zatwierdził.

Jaka jest różnica między RPA a automatyzacją przepływu pracy?

Podstawowym rozróżnieniem między Robotic Process Automation a Workflow Automation jest to, że ta pierwsza koncentruje się na automatyzacji poszczególnych czynności roboczych. Wręcz przeciwnie, automatyzacja przepływu pracy pomaga zautomatyzować przepływ pracy za pomocą dostosowanych procesów.

ZAP naśladuje kliknięcia myszą i naciśnięcia klawiatury w celu wykonania procesów biznesowych. Z drugiej strony automatyzacja przepływu pracy pomaga usprawnić współpracę, zwiększyć produktywność i uniknąć przerw w komunikacji.

Wybór odpowiedniego oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy

Tutaj zamieściliśmy obszerny przewodnik, który pomoże Ci znaleźć idealne oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy:

• Rozpoznaj swoje potrzeby biznesowe – Zastanów się, jakie zadania chcesz zautomatyzować i które procesy biznesowe chcesz usprawnić
• Korzyści i wykorzystanie oprogramowania — zanim zdecydujesz się na oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy, rozważ jego zalety i zastosowania. Na przykład Octopus CRM jest idealny dla marketerów cyfrowych, którzy chcą zaspokoić swoje potrzeby marketingowe na LinkedIn
• Koszt platformy – Określ swój budżet, zanim wybierzesz oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy
• Przyjazny dla użytkownika — najlepiej, jeśli chcesz wybrać oprogramowanie, które jest łatwe w nawigacji i przyjazne dla użytkownika

Wniosek

Wybór idealnego oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy może być wyzwaniem. Jeśli jednak wybierzesz jedno z dwunastu wymienionych powyżej narzędzi, możesz zwiększyć produktywność swojej firmy i skutecznie obniżyć koszty.

Rozważ wady i zalety każdego narzędzia przed podjęciem ostatecznej decyzji.