Najlepsze praktyki dotyczące efektywnego zarządzania należnościami

Zakładając firmę, masz nadzieję, że zdobędziesz jak najwięcej klientów. Im więcej klientów, tym szybciej Twoja firma będzie się rozwijać. Jednak nie każdy klient, z którym współpracujesz, jest zawsze w stanie od razu zapłacić za produkty lub usługi.

Powiązany post: Przewodnik, który pomoże Ci podzielić konta emerytalne bez kłopotów podczas rozwodu

Jako przedsiębiorca masz prawo decydować, w jaki sposób możesz pomóc tym klientom. Na przykład możesz zarezerwować produkty, które chcesz, i dać im, gdy całkowicie za nie zapłacą. Z drugiej strony możesz zdecydować się zaoferować im pomoc poprzez opcję należności. Ale sukces należności zależy od tego, jak nimi zarządzasz.

Ten post definiuje zarządzanie należnościami i omawia niektóre praktyki, które możesz zastosować, aby poprawić jego wydajność. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej.

Co to jest zarządzanie należnościami

Przed określeniem, czym jest zarządzanie należnościami, lepiej jest zrozumieć, czym jest należności.

Należności to pieniądze, które Twoi klienci są Ci winni po zakupie Twoich produktów lub usług w ramach planu płatności lub kredytu biznesowego. Jako przedsiębiorca musisz śledzić te pieniądze, aby uniknąć strat. Proces kontrolowania pieniędzy, które są ci winni klienci, nazywa się zarządzaniem należnościami.

Oprócz unikania strat, należności pomagają w:

• Tworzenie szczęśliwych relacji z klientami;
• Terminowe płatności; oraz
• Wysoka płynność w Twojej firmie.

Korzyści te są osiągane dzięki właściwemu zarządzaniu należnościami. Złe zarządzanie należnościami może skutkować:

• Utrata dochodów;
• Marnowanie czasu personelu;
• Słaby przepływ środków pieniężnych; oraz
• Błędy księgowe.

Przeczytaj także: Jak ulepszyć swój biznes i sprawić, by był bardziej zabawny

Najlepsze praktyki skutecznego zarządzania należnościami firmy

Poniżej przedstawiamy kilka praktyk, które możesz zastosować, aby zapewnić efektywne zarządzanie należnościami:

1. Oceń historię kredytową swoich klientów

Nie możesz ufać nikomu, komu sprzedajesz swoje produkty lub usługi w biznesie. Niestety oznacza to, że nie każdy kwalifikuje się do należności. Możesz więc zastanawiać się, jak wybrać klientów, którym chcesz zaufać, a którym nie. Jednym ze sposobów pomocy w podjęciu decyzji jest sprawdzenie historii kredytowej i finansowej klienta.

Zaleca się oferowanie opcji rozrachunków z odbiorcami klientom w dobrej sytuacji finansowej. Oznacza to, że ci klienci mają stałe źródło dochodu, więc nie byłoby dla nich problemem dokonywanie miesięcznych lub tygodniowych płatności. Tymczasem ich historia kredytowa pokaże Ci, czy spłacają swoje długi na czas, czy nie.

2. Przejdź na elektroniczne rozliczenia i płatności

Wraz z rozwojem, który ma miejsce, zużycie papieru znacznie się zmniejszyło. Na przykład wysyłanie listów rozwinęło się w wysyłanie e-maili. Ponadto firmy wolą teraz przechowywać swoje dane w postaci cyfrowej w przestrzeniach takich jak chmura, zamiast przechowywać je w plikach papierowych. Dlatego najlepiej byłoby, gdybyś rozważył również zrobienie tego drogą elektroniczną w zakresie zarządzania należnościami.

Elektroniczne rozliczenia i płatności są korzystne dla Twojej firmy, ponieważ:

• Ułatwia prowadzenie ewidencji pod względem kwot, które klienci są ci winni;
• Śledzenie dokumentacji finansowej klientów pod kątem tego, czy dokonują płatności zgodnie z oczekiwaniami, jest łatwe; oraz
• Minimalizuje ryzyko błędu ludzkiego.

Co więcej, robienie rzeczy drogą elektroniczną ułatwia pracę Twoim klientom. Na przykład możesz wysyłać faktury swoim klientom. Faktury te mogą zawierać linki, za pomocą których klienci mogą dokonywać płatności. W zamian ten system automatycznie zaktualizuje rekordy płatności w Twoim imieniu.

3. Spraw, aby proces rozliczeniowy był przejrzysty

Posiadanie prostego procesu nie jest korzystne dla Ciebie, ale także dla osób, z którymi pracujesz. Możesz to zrobić, dokumentując procesy związane z zarządzaniem należnościami.

Niektóre z czynników, które możesz chcieć uwzględnić w swoim procesie, to:

• Terminy wysyłania faktur. Powinny być wysyłane na czas, aby służyć jako przypomnienie dla klientów i dać im wystarczająco dużo czasu na przygotowanie się finansowo;
• Jakie informacje powinny znaleźć się na fakturach. Na przykład możesz podać numery zamówień dokonanych zakupów i adres;
• Kontakt rozliczeniowy dla Twoich klientów ;
• Szczegóły płatności dla każdego klienta ; oraz
• Procedura windykacji dla klientów, którzy mają zaległe płatności .

Przeczytaj także: Jak uzyskać umowę na raty częściowej płatności z IRS

4. Oferuj kary i zachęty

Jak to się mówi, ludzie są różni. Oznacza to, że klienci, z którymi masz do czynienia, nie mogą być tacy sami. Na przykład niektórzy traktują terminy poważnie i nie chcą cię urazić. Z drugiej strony niektórzy zawsze mają powód do opóźnionej płatności. W biznesie musisz znaleźć sposoby na uniknięcie radzenia sobie z tymi ostatnimi.

Jednym ze sposobów, w jaki możesz to zrobić, jest ustalanie zachęt i kar. Na przykład możesz rozważyć oferowanie zachęt klientom, którzy zawsze dokonują płatności na czas, udzielając im rabatu. To zachęci wielu klientów do dokonywania płatności przed terminem, ponieważ chcą wydać mniej.

Tymczasem kary nakładane są na klientów z zaległymi płatnościami. Na przykład możesz ustawić procent kwoty, którą klienci muszą zapłacić, gdy się spóźnią. Zmniejszy to opóźnienia w płatnościach, ponieważ nikt nie lubi płacić dodatkowych pieniędzy. Ponadto ta metoda jest lepsza, ponieważ kolejne połączenia i wiadomości e-mail nie zawsze działają za każdym razem.

5. Mieć wiele opcji płatności

W dzisiejszym świecie istnieje wiele opcji płatności, z których możesz korzystać w swojej firmie. Oferowanie klientom różnych opcji płatności jest lepsze z następujących powodów:

• Zmniejszysz szanse na opóźnione płatności, jeśli korzystasz z jednej opcji płatności, która kończy się niepowodzeniem, gdy Twoi klienci chcą z niej skorzystać.
• Ludzie mają różne preferencje. Wiele opcji płatności pozwoli klientom skorzystać z opcji, z którą czują się komfortowo. Niektórzy klienci preferują dokonywanie płatności metodą „bank-to-bank”. Innym natomiast łatwiej jest korzystać z opcji.

Jednak pomogłoby, gdybyś nie oferował żadnej opcji płatności. Przy wyborze opcji płatności, z których będą korzystać Twoi klienci, należy wziąć pod uwagę trzy główne czynniki. Są to:

• Bezpieczeństwo;
• Prędkość; oraz
• Wygoda

6. Harmonogram analizy należności

Analiza wyników firmy jest normalna, a należności nie są wyjątkiem. Możesz przeglądać swoje należności co tydzień, co dwa tygodnie lub co miesiąc. Dzięki tym przeglądom dowiesz się, które części działają dobrze, a które wymagają poprawy. Oprócz tego możesz zająć się innymi sprawami, takimi jak:

• Konta, które mają wiele dni i duże przeterminowane kwoty;
• Klienci, którzy są nieosiągalni i znajdują sposoby na poradzenie sobie z nimi;
• Czy dobrym pomysłem jest oferowanie klientom opcji rozrachunków z odbiorcami; oraz
• Wymyślanie decyzji zarządczych, które będą pomocne dla firmy.

Podsumowanie

Różni klienci wchodzą do Twojej firmy i oczekują, że będziesz z nimi współpracować. Niektórzy z tych klientów mogą nie mieć kwoty potrzebnej na zakup Twoich usług lub produktów. Jednym ze sposobów współpracy z tymi klientami jest korzystanie z rozrachunków z odbiorcami. Niemniej jednak należności będą w takiej sytuacji pomocne w zależności od tego, jak nimi zarządzasz.

Jeśli prowadzisz działalność i szukasz sposobów na zarządzanie należnościami, to jesteś we właściwym miejscu. Możesz użyć tej funkcji, aby poznać praktyki efektywnego zarządzania należnościami. Wszystkiego najlepszego dla Twojej firmy.