Najlepsze praktyki efektywnego zarządzania należnościami

Kiedy zakładasz firmę, masz nadzieję, że zdobędziesz jak najwięcej klientów. Im więcej klientów, tym szybciej Twoja firma będzie się rozwijać. Jednak nie każdy klient, z którym współpracujesz, jest w stanie od razu zapłacić za produkty lub usługi.

Powiązany post: Przewodnik, który pomoże Ci podzielić konta emerytalne bez kłopotów podczas rozwodu

Jako przedsiębiorca masz prawo decydować, w jaki sposób możesz pomóc tym patronom. Na przykład możesz zarezerwować produkty, których chcą, i dać im, gdy całkowicie za nie zapłacą. Z drugiej strony możesz zdecydować się na zaoferowanie im pomocy poprzez opcję należności. Ale sukces należności zależy od tego, jak nimi zarządzasz.

W tym poście zdefiniowano zarządzanie należnościami i omówiono niektóre praktyki, które można zastosować, aby poprawić jego efektywność. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej.

Co to jest zarządzanie należnościami

Przed zdefiniowaniem, czym jest zarządzanie należnościami, lepiej zrozumieć, czym są należności.

Należności to pieniądze, które Twoi klienci są Ci winni po zakupie Twoich produktów lub usług w ramach planu płatności lub kredytu biznesowego. Jako przedsiębiorca musisz śledzić te pieniądze, aby uniknąć strat. Proces śledzenia pieniędzy, które są ci winni klienci, nazywa się zarządzaniem należnościami.

Oprócz unikania strat, należności pomagają w:

• Tworzenie szczęśliwych relacji z klientami;
• Terminowe płatności; I
• Wysoka płynność w Twojej firmie.

Korzyści te są osiągane przy odpowiednim zarządzaniu należnościami. Złe zarządzanie należnościami może skutkować:

• Utrata dochodów;
• Marnowanie czasu personelu;
• Słaby przepływ gotówki; I
• Błędy rachunkowe.

Przeczytaj także: Jak ulepszyć swój biznes i sprawić, by był przyjemniejszy

Najlepsze praktyki efektywnego zarządzania należnościami Twojej firmy

Poniżej przedstawiono kilka praktyk, które można zastosować, aby zapewnić efektywne zarządzanie należnościami:

1. Oceń historię kredytową swoich klientów

Nie możesz ufać nikomu, komu sprzedajesz swoje produkty lub usługi w biznesie. Niestety oznacza to, że nie każdy kwalifikuje się do należności. Możesz więc zastanawiać się, w jaki sposób wybierzesz klientów, którym będziesz ufać, a którym nie. Jednym ze sposobów pomocy w podjęciu decyzji jest sprawdzenie historii kredytowej i finansowej klienta.

Zaleca się oferowanie opcji należności klientom w dobrej sytuacji finansowej. Oznacza to, że ci klienci mają stałe źródło dochodu, więc nie byłoby dla nich problemem dokonywanie miesięcznych lub tygodniowych płatności. Tymczasem ich historia kredytowa pokaże, czy spłacają swoje długi w terminie, czy nie.

2. Przejdź na elektroniczne rozliczenia i płatności

Wraz z rozwojem, który ma miejsce, zużycie papieru znacznie się zmniejszyło. Na przykład wysyłanie listów przeszło do wysyłania e-maili. Ponadto firmy wolą teraz przechowywać swoje dane cyfrowo w przestrzeniach takich jak chmura, zamiast przechowywać je w plikach papierowych. Dlatego najlepiej byłoby, gdybyś rozważył zrobienie tego również drogą elektroniczną w zakresie zarządzania należnościami.

Elektroniczne rozliczenia i płatności są korzystne dla Twojej firmy, ponieważ:

• Ułatwia prowadzenie dokumentacji w zakresie kwot, które klienci są ci winni;
• Śledzenie dokumentacji finansowej klientów pod kątem tego, czy dokonują płatności zgodnie z oczekiwaniami, jest łatwe; I
• Minimalizuje ryzyko błędu ludzkiego.

Co więcej, załatwianie spraw drogą elektroniczną ułatwia pracę Twoim klientom. Na przykład możesz wysyłać faktury do swoich klientów. Faktury te mogą zawierać łącza, za pomocą których klienci mogą dokonywać płatności. W zamian ten system automatycznie zaktualizuje rekordy płatności w Twoim imieniu.

3. Zadbaj o przejrzystość procesu rozliczeniowego

Posiadanie prostego procesu nie jest korzystne dla Ciebie, ale także dla osób, z którymi pracujesz. Możesz to zrobić, dokumentując procesy związane z zarządzaniem należnościami.

Niektóre z czynników, które możesz chcieć uwzględnić w swoim procesie, to:

• Daty wysyłania faktur. Powinny być wysyłane na czas, aby służyły jako przypomnienie dla klientów i dawały im wystarczająco dużo czasu na przygotowanie się finansowe;
• Jakie informacje powinny znaleźć się na fakturach. Na przykład możesz dołączyć numery zamówień dla dokonanych zakupów i adres;
• Osoba kontaktowa ds. rozliczeń dla Twoich klientów ;
• Szczegóły płatności dla każdego klienta ; I
• Procedura windykacyjna dla klientów, którzy mają zaległe płatności .

Przeczytaj także: Jak uzyskać umowę o częściową ratę płatności z IRS

4. Oferuj kary i zachęty

Jak to się mówi, ludzie są różni. Oznacza to, że klienci, z którymi masz do czynienia, nie mogą być tacy sami. Na przykład niektórzy traktują terminy poważnie i nie chcą cię urazić. Z drugiej strony, niektórzy zawsze mają powód do opóźnionej płatności. W biznesie musisz znaleźć sposób na uniknięcie kontaktu z tym drugim.

Jednym ze sposobów, w jaki możesz to zrobić, jest ustanowienie zachęt i kar. Na przykład możesz rozważyć oferowanie zachęt klientom, którzy zawsze dokonują płatności na czas, poprzez przyznanie im rabatu. To zachęci wielu klientów do dokonywania płatności przed upływem terminu, ponieważ chcą wydawać mniej.

Tymczasem wobec klientów zalegających z płatnościami stosowane są kary. Na przykład możesz ustawić procent kwoty, którą klienci muszą zapłacić, gdy się spóźnią. Zmniejszy to opóźnienia w płatnościach, ponieważ nikt nie lubi płacić dodatkowych pieniędzy. Ponadto ta metoda jest lepsza, ponieważ kolejne połączenia i e-maile nie zawsze działają za każdym razem.

5. Miej wiele opcji płatności

W dzisiejszym świecie istnieje wiele opcji płatności, z których możesz skorzystać w swojej firmie. Oferowanie klientom różnych opcji płatności jest lepsze z następujących powodów:

• Zmniejszysz ryzyko opóźnionych płatności, jeśli korzystasz z jednej opcji płatności, która zawiedzie, gdy Twoi klienci będą chcieli z niej skorzystać.
• Ludzie mają różne preferencje. Wiele opcji płatności pozwoli klientom skorzystać z opcji, z którą czują się komfortowo. Niektórzy klienci preferują dokonywanie płatności metodą bank-to-bank. Z kolei innym łatwiej jest korzystać z opcji.

Jednak pomogłoby, gdybyś nie oferował żadnej opcji płatności. Wybierając opcje płatności, z których będą korzystać Twoi klienci, powinieneś wziąć pod uwagę trzy główne czynniki. oni są:

• Bezpieczeństwo;
• Prędkość; I
• Wygoda

6. Harmonogram analizy należności

To normalne, że analizujesz wyniki swojej firmy, a należności nie są wyjątkiem. Możesz przeglądać swoje należności co tydzień, co dwa tygodnie lub co miesiąc. Dzięki tym recenzjom dowiesz się, które części działają dobrze, a które wymagają poprawy. Oprócz tego możesz zająć się innymi sprawami, takimi jak:

• Konta, które mają wiele dni i duże kwoty zaległych płatności;
• Klienci, którzy są nieosiągalni i znajdź sposoby, aby sobie z nimi poradzić;
• Czy dobrym pomysłem jest oferowanie klientom opcji należności; I
• Wymyślanie decyzji zarządczych, które będą pomocne dla firmy.

Podsumowując

Różni klienci przychodzą do Twojej firmy i oczekują, że będziesz z nimi współpracować. Niektórzy z tych klientów mogą nie mieć kwoty potrzebnej do zakupu Twoich usług lub produktów. Jednym ze sposobów pracy z tymi klientami są należności. Niemniej jednak należności będą pomocne w takiej sytuacji, w zależności od tego, jak sobie z tym poradzisz.

Jeśli prowadzisz działalność i szukasz sposobów zarządzania należnościami, to jesteś we właściwym miejscu. Możesz użyć tej funkcji, aby poznać praktyki efektywnego zarządzania należnościami. Wszystko co najlepsze dla Twojej firmy.