Dokładność inwentaryzacji: 5 najlepszych praktyk, aby ją poprawić

Dokładność inwentaryzacji mierzy różnicę w zapasach między dokumentacją elektroniczną a zapasami fizycznymi. Zwykle porównujesz zarejestrowany numer inwentarza w swoim systemie zarządzania zapasami z tym, co faktycznie jest dostępne w Twoim magazynie lub sklepie.

Na przykład, jeśli rejestrujesz 100 pozycji w swoim oprogramowaniu, ale liczysz tylko 80 jednostek w swoim magazynie, dokładność inwentaryzacji wynosi 80%.

Dokładność inwentaryzacji jest kluczowym wskaźnikiem dla firm detalicznych. Jeśli jest dobrze zarządzany, może kontrolować jakość zapasów, zapobiegając wyczerpaniu zapasów, niedoborom i kurczeniu się, a także zapewniać pozytywne doświadczenia klientów.

Przyjrzyjmy się jego zaletom dla Twojej firmy:

Zapewnij lepsze zrozumienie swojej firmy

Dokładny stan zapasów daje głębszą wiedzę o tym, jakie i ile produktów potrzebujesz pod ręką, aby sprostać wymaganiom klientów. Pomaga to uniknąć przeładowania lub niedoboru zapasów. Dzięki prawidłowej liczbie dostępności produktów możesz mieć pewność, że Twoi klienci będą mogli odpowiednio składać i otrzymywać zamówienia. Będzie mniej zmartwień o braki lub wieszanie zbyt wielu martwych zapasów na półkach.

Oszczędzaj czas i pieniądze

Dokładność inwentaryzacji pomaga zminimalizować czas liczenia i wyszukiwania produktów. Gdy Twoje zapasy są prawidłowo śledzone, w tym to, co zostało zamówione i co pozostało w magazynie, będziesz potrzebować mniej ponownego przeliczania zapasów. Oprogramowanie do zarządzania zapasami może aktualizować zapasy w czasie rzeczywistym i pokazuje dokładnie, co aktualnie posiadasz, bez ręcznego sprawdzania.

Ponadto dokładne inwentaryzacje informują o produktach, które dobrze się sprzedają, a które nie. Dlatego możesz zdecydować o zaprzestaniu uzupełniania zapasów wolno sprzedających się przedmiotów i zwiększyć sprzedaż pozostałych. Pomaga zaoszczędzić cenną przestrzeń w magazynie i obniżyć koszty utrzymania zapasów. Co więcej, znajomość najlepiej sprzedających się produktów daje wgląd w dalszy plan magazynowania lub produkcji tych artykułów.

Zwiększ efektywność i produktywność

Posiadanie dokładnej inwentaryzacji pozwala pracownikom wykonywać swoją pracę łatwiej i szybciej. Dzięki skanerom kodów kreskowych i systemowi zarządzania zapasami dokładnie wiedzą, gdzie znaleźć produkt w magazynie. Twoi pracownicy mogą zeskanować kod kreskowy produktu podczas pobierania, zamiast ręcznie go zapisywać. Przyspiesza to ich pracę i sprawia, że ​​proces jest bardziej wydajny. Ograniczając pracę ręczną, minimalizujesz również błędy ludzkie i przydzielasz personelowi skupienie się na ważniejszych zadaniach.

Popraw doświadczenie i lojalność klientów

Dokładność inwentaryzacji może przyczynić się do zadowolenia i lojalności klientów. Jeśli możesz wyświetlić prawidłową dostępność produktu, klienci nie będą na przykład zamawiać produktów, których nie mają w magazynie. Proces realizacji zamówienia będzie przebiegał sprawniej, a także dzięki szybszej wysyłce. Pozostawia to dobre wrażenie na klientach i zwiększa liczbę ponownych zakupów. Wręcz przeciwnie, niedokładne zapasy mogą prowadzić do niezrealizowanych zamówień lub utraconych możliwości sprzedaży, jeśli klienci nie wiedzą, że nadal masz produkt, którego szukają.

Oto formuła procentowej dokładności do obliczenia dla twojego towaru:

Dokładność inwentaryzacji = (pozycje zliczone / pozycje w ewidencji) * 100

Zacznij od policzenia jednostek SKU, które masz w magazynie. Następnie podziel tę liczbę przez liczbę zapisaną w systemie zarządzania zapasami tego samego SKU i pomnóż przez 100.

Na przykład naliczyłeś 1000 jednostek w swoim magazynie. Twoje elektroniczne akta wskazują, że masz 1200. Oznacza to, że Twój wskaźnik dokładności zapasów wynosi: (1000/1200)*100 = 83,33%.

Pamiętaj, że formuła jest poprawna tylko wtedy, gdy masz wiarygodną liczbę zapasów. Istnieją 2 metody inwentaryzacji, które zapewniają dane wejściowe do obliczeń: inwentaryzacja fizyczna lub wycena inwentarza.

Inwentaryzacja fizyczna

Inwentaryzacja fizyczna odnosi się do ręcznego liczenia zapasów. Aby uniknąć błędów ludzkich, powinieneś mieć 2 oddzielne zespoły do ​​liczenia każdego SKU i porównywania ich wyników. Podziel swój magazyn na wyznaczone strefy. Każda drużyna będzie na zmianę liczyć zapasy znajdujące się tylko w tej strefie. Jeśli 2 drużyny podają ten sam numer, zapisz go. Jeśli nie, zrób ponowne przeliczenie, aż osiągną konsensus.

Inwentaryzacja fizyczna sprawdza się najlepiej w przypadku marek z mniejszą liczbą jednostek SKU, ponieważ liczenie dużych ilości zapasów zajmuje znacznie więcej czasu.

Wycena zapasów

Innym podejściem do pomiaru dokładności inwentaryzacji jest wykorzystanie wyceny inwentarza. Jest to wartość pieniężna niesprzedanych zasobów reklamowych w momencie raportowania.

W przypadku tej metody przyjmujesz wartość rzeczywistych zapasów. Możesz użyć skanerów kodów kreskowych, aby szybko zsumować wartość dostępnych zapasów. Następnie podziel to przez wartość zapasów wyświetlaną w systemie zarządzania zapasami, a otrzymasz ten sam wynik.

Kontynuuj z tym samym przykładem, jeśli policzysz 1000 jednostek w magazynie o wartości 5 USD za każdą, Twój całkowity zapas jest wart 5000 USD. Twój system zarządzania zapasami rejestruje 1200 jednostek, co oznacza wartość 6000 USD. Biorąc pod uwagę podział, twój wskaźnik dokładności inwentaryzacji wynosi (5000/6000)*100 = 83,33%.

Metoda wyceny zapasów jest najbardziej użyteczna dla dużych firm z dużymi wolumenami zapasów. Ponieważ nie mogą korzystać z ręcznego liczenia, które jest mniej praktyczne lub czasochłonne w przypadku dużych magazynów.

Rozbieżności w zapasach mogą powodować wiele problemów w łańcuchu dostaw. Twoja witryna może pokazywać nieprawidłowy stan dostępności produktu, a klienci mogą zamówić produkt, którego nie ma w magazynie.

Zanim przejdziesz do rozwiązań, powinieneś przede wszystkim poznać czynniki, które powodują te nieścisłości.

Nieudokumentowana utrata zapasów

Utrata zapasów lub zmniejszenie zapasów ma miejsce, gdy w magazynie jest mniej produktów niż w zarejestrowanym saldzie. Istnieje wiele przyczyn takiego stanu rzeczy, takich jak kradzieże i błędy rachunkowe lub uszkodzenia podczas dostawy.

Jeśli masz uszkodzony przedmiot, którego nie można sprzedać, wyklucz go z fizycznego liczenia i odpisz w swoim oprogramowaniu. W przeciwnym razie, jeśli te straty nie zostaną udokumentowane, Twoja liczba fizyczna nie będzie zgodna z zarejestrowanymi zapasami.

Najlepszym sposobem na uniknięcie tego typu rozbieżności jest dokumentowanie strat natychmiast po ich wystąpieniu. Dlatego możesz śledzić swoje zapasy i szukać rozwiązań dla tych strat.

Błędy przy realizacji zamówień od dostawców

Kiedy składasz zamówienie zakupu (PO) od dostawcy, wszelkie błędy powstałe podczas realizacji mogą spowodować niedokładność zapasów. Na przykład możesz zarejestrować swoje zapasy przed otrzymaniem przesyłki. Jeśli dostawca ma opóźnienie, Twoi klienci nie mogą otrzymać produktów na czas, a Ty musisz naprawić te kosztowne błędy.

Dlatego powinieneś współpracować z renomowanymi dostawcami, którym możesz zaufać, że wezmą odpowiedzialność za ich błędy. Ponadto możesz poprosić o wiadomość e-mail z potwierdzeniem realizacji, aby dokładnie sprawdzić, czy nie ma błędów, zanim dostawca wyśle ​​Twoje zamówienie.

Zdezorganizowane magazyny

Wiele magazynów ma ten sam problem dezorganizacji. Gdy masz dużą liczbę przedmiotów, łatwiej jest je zgubić bez systemu zarządzania zapasami do przechowywania. Zdezorganizowany magazyn powoduje, że produkty są gubione lub niewłaściwie śledzone.

Jeśli element zostanie umieszczony w niewłaściwym miejscu lub ma nieprawidłową etykietę, spowoduje to niespójność między inwentaryzacją fizyczną a ewidencją inwentaryzacyjną. To kosztuje cię sprzedaż, ponieważ produkty, których nie można znaleźć, będą zalegać na półkach i staną się przestarzałe.

Dlatego tak ważne jest uporządkowanie magazynów i lokalizacji kompletacji. Uporządkuj jednolite pojemniki i palety oraz skonfiguruj standard etykietowania zapasów, którego będą przestrzegać Twoi zbieracze i zespoły liczące.

Źle zarządzane zwroty

Kolejnym wyzwaniem, które powoduje powstawanie niedokładnych zapasów, są źle zarządzane zwroty. Zwracany towar może być nieprawidłowo zakodowany i powodować fałszywe zapisy inwentaryzacyjne, gdy zostanie przywrócony do magazynu. Na przykład uszkodzony produkt jest błędnie oznaczony jako „dostępny” i staje się „widmem zapasów”. Oznacza to, że Twój system inwentaryzacji pokazuje, że określony towar jest dostępny, podczas gdy tak nie jest.

Aby rozwiązać problem nieprawidłowo zarządzanych zwrotów, należy zastosować płynniejszy proces zwrotu i zautomatyzować zadania tam, gdzie to możliwe, aby zmniejszyć liczbę błędów ludzkich w ewidencji zapasów. Ponadto przeszkol swoich pracowników w zakresie prawidłowej obsługi zwrotów: zastosuj odpowiednie kody przed ponownym wprowadzeniem produktów do magazynu.

Badania przeprowadzone przez Auburn University RFID Lab wykazały, że średnia dokładność inwentaryzacji sprzedawców detalicznych w USA wynosi 65%. Oznacza to, że w ponad jednej trzeciej przypadków przeciętny sprzedawca nie wie, gdzie znajduje się dany produkt ani czy jest on dostępny w magazynie.
Jednak 65% nie jest dobrym punktem odniesienia. Optymalna stawka wynosi 100%, co pozostawia wiele miejsca na poprawę. Zbliżając się do tej liczby, ograniczysz stratę czasu na uzgadnianie inwentaryzacji z ewidencją inwentaryzacyjną.

Zwykle im większa sprzedaż, tym większe prawdopodobieństwo rozbieżności w zapasach. Dlatego, aby efektywnie prowadzić sklep, musisz opracować metody, które dokładnie kontrolują zapasy, co jest szczególnie ważne w miarę rozwoju firmy.

Teraz, gdy znasz miernik dokładności zapasów, jego znaczenie i wyzwania, przyjrzyjmy się, jak poprawić dokładność zapasów dla Twojej marki.

1. Zainwestuj w system zarządzania zapasami

Zaawansowany technologicznie system zarządzania zapasami ma automatyzację i wiele funkcji zapewniających dokładne rejestrowanie zapasów:

• Ułatw inwentaryzację fizyczną dzięki skanowaniu kodów kreskowych: kod kreskowy pomaga śledzić pozycje wśród tysięcy SKU. Możesz tworzyć etykiety z kodami kreskowymi z dostosowanymi atrybutami, zarządzać listą kodów kreskowych w jednym widoku i uzyskiwać informacje o produkcie poprzez skanowanie kodu kreskowego. Pomaga to Twoim pracownikom w łatwiejszym sortowaniu, znajdowaniu lokalizacji i liczeniu produktów.
• Wgląd w przesunięcia magazynowe w czasie rzeczywistym: Wraz z etykietami produktów, ruch zapasów może być aktualizowany w czasie rzeczywistym po ich zeskanowaniu. Możesz dokładnie wiedzieć, gdzie znajdują się Twoje produkty na wszystkich etapach łańcucha dostaw. Dzięki temu możesz śledzić SKU w całym cyklu życia produktu, niezależnie od tego, czy jest on właśnie dostarczony od dostawcy, umieszczony w magazynie, przeniesiony do sklepu, czy sprzedany. Ta widoczność pozwala śledzić stany magazynowe z dokładnością do każdej jednostki, zapewniając w ten sposób, że stany magazynowe są zawsze dokładne.
• Niezawodny system zarządzania zapasami pomoże Ci skalować w sposób zrównoważony. Upewnij się, że Twoje oprogramowanie może obsłużyć duży zakres działalności dzięki bardziej zaawansowanym funkcjom, jeśli chcesz się rozwijać. W przeciwnym razie powinieneś poszukać lepszego, lepiej połączonego systemu zarządzania zapasami lub systemu ERP.

2. Ustandaryzuj rozmiary pojemników i palet do przechowywania

Jak wspomniano powyżej, zorganizowany magazyn jest istotnym czynnikiem wpływającym na dokładność stanów magazynowych. Standaryzowane pojemniki i palety to najważniejsze elementy dobrze zorganizowanego magazynu. Dzięki standardowym wymiarom możesz usprawnić przepływy pracy w magazynie dzięki wydajnemu procesowi przemieszczania zapasów.

Ponadto optymalizacja przechowywania w magazynie pomaga również dokładniej rejestrować zapasy. Gdy Twoje produkty są ułożone w standardowych pojemnikach lub paletach, znacznie łatwiej jest je sortować, liczyć i śledzić. W związku z tym Twoje raporty są również dokładniejsze i bardziej zgodne z rejestrami inwentaryzacyjnymi.

3. Współpracuj z partnerem realizacyjnym

Zamiast przechowywać własne zapasy, możesz współpracować z firmą 3PL, która zajmie się magazynowaniem i realizacją zamówień. Firma zajmująca się realizacją zamówień może przechowywać Twoje zapasy w swoim magazynie i zarządzać nimi za Ciebie. Zajmują się również kompletacją, pakowaniem i wysyłką produktów do klientów.

Dzięki kompletnemu systemowi zarządzania zapasami, 3PL może zaoszczędzić więcej czasu i zasobów, niż robisz to sam. Zlecając logistykę profesjonalistom, możesz skupić się na innych zadaniach, aby rozwijać swój biznes.

4. Zliczanie cykli osprzętu

Inwentaryzacja cykliczna to ciągła procedura kontroli zapasów, w ramach której każdego dnia liczysz niewielką część zapasów. Cały Twój inwentarz będzie liczony rotacyjnie.

Przyjmując program zliczania cykli, możesz cieszyć się wyższą dokładnością. W ten sposób wszelkie błędy wykryte podczas tych małych obliczeń pomogą zawęzić zakres sprawdzania rozbieżności. W ten sposób można szybko wykryć i natychmiast rozwiązać problemy, aby odpowiednio dostosować zapisy inwentaryzacyjne.

5. Przeprowadzaj regularne audyty inwentarza

Audyty inwentaryzacyjne porównują fizyczne stany magazynowe z bieżącymi dokumentami finansowymi, aby potwierdzić poprawność księgowości. Jeśli masz dużą ilość zapasów, możesz zatrudnić zewnętrznego audytora.

W przeciwieństwie do liczenia cykli, które odbywa się w sposób ciągły iw czasie rzeczywistym, audyty okresowe odbywają się w określonych porach, na przykład co miesiąc, co kwartał lub co rok. Im częściej przeprowadzasz audyt, tym większą dokładnością będziesz się cieszyć. Regularne audyty pomagają zidentyfikować kurczenie się zapasów, takie jak zagubione lub uszkodzone produkty, zanim spowoduje to problemy.

Dokładne zapasy mają kluczowe znaczenie dla usprawnienia procesu zarządzania zapasami. Pomaga zapobiegać brakom i nadmiernym zapasom oraz zmniejszać koszty operacyjne. Mamy nadzieję, że dzięki 5 najlepszym praktykom dotyczącym dokładności inwentaryzacji uzyskałeś odpowiednią wiedzę, która usprawni procesy zarządzania inwentarzem. Bardzo dokładne inwentaryzacje zapewnią Ci lepsze prognozy popytu i przyczynią się do większego zadowolenia klientów.