Koszmar na ulicy danych: 5 nawiedzonych historii horrorów CRM

CRM, który podwaja się jako House of Horrors, może wyssać zabawę z upiornego sezonu.

Jeśli nie nadałeś priorytetu jakości danych, Twoje przerażające praktyki zarządzania danymi nieuchronnie powrócą, aby Cię prześladować, a Twoja firma poniesie mrożące krew w żyłach konsekwencje.

Przyjdź (jeśli się odważysz) na pięć opowieści grozy opowiadanych przez użytkowników CRM* i lekcje, których wyciągnęli z tych koszmarów.

#1: „Przewidziałem miliony dolarów!” – Ryan, kierownik sprzedaży

Jako osoba, która przez całą swoją karierę pracowała w sprzedaży, Ryan wie, jak ważna jest dokładna prognoza sprzedaży.

„Dokładna prognoza sprzedaży to wszystko”, powiedział. „Jeżeli jest nawet odrobinę skrócony, zwiększa się prawdopodobieństwo, że zespół sprzedaży nie osiągnie swoich celów. Nie tylko to, ale może wpłynąć na rozwój firmy, planowanie strategiczne i zdolność do usprawnienia przepływów pieniężnych”.

Ryan mówi, że do tworzenia prognoz sprzedaży opiera się na danych CRM. (Osiemdziesiąt sześć procent użytkowników CRM twierdzi, że ich firmy robią to samo).

„Kiedy dane są dokładne i aktualne, nie ma się czym martwić” – powiedział. – Ale tym razem tak nie było.

Okazuje się, że dane CRM, na których oparł się Ryan, tworząc swoją roczną prognozę sprzedaży, nie były aktualne. Ludzie z jego zespołu regularnie zapominali o aktualizacji danych CRM, co oznaczało, że wiele transakcji zostało błędnie zgłoszonych.

„Opierałem się na fałszywych informacjach, aby stworzyć prognozę sprzedaży, która okazała się zbyt wysoka. Ale wtedy o tym nie wiedziałem, więc budżety wielu działów na ten rok były zawyżone” – powiedział. „Na przykład zespół marketingowy sponsorował dwa razy więcej wydarzeń niż w poprzednim roku i zatrudnił nowych członków zespołu z większym budżetem. Zanim zdałem sobie sprawę, że prognoza była zbyt wysoka i nie udało nam się osiągnąć celu przychodów, pieniądze zostały już wydane – i było za późno. Skończyło się na tym, że zostałem zwolniony!”

Porozmawiaj o koszmarze.

Wyciągnięta lekcja:

Członkowie zespołu sprzedaży poruszają się szybko i nie zawsze dokonują niezbędnych aktualizacji, aby poinformować resztę firmy o postępach w realizacji transakcji.

Aby zachować dokładność lejka sprzedaży i prognoz, rozważ wdrożenie narzędzia z formatowaniem warunkowym, które pokazuje członkom zespołu sprzedaży, kiedy muszą zaktualizować otwarte oferty. W ten sposób będą bardziej skłonni do aktualizowania informacji w CRM, a liderzy sprzedaży mogą tworzyć dokładne prognozy.

#2: „Straciłem mojego współpracownika z firmą ich klienta!” – Emma, ​​przedstawiciel handlowy

Jako przedstawiciel handlowy Emma wie, jak ważne jest rozsądne zarządzanie czasem.

„W sprzedaży czas to pieniądz” – powiedziała. „Staram się pracować jak najefektywniej. Ale dochowanie należytej staranności jest równie ważne, a rezygnacja z tego kroku to jeden błąd, którego nigdy więcej nie popełnię”.

Emma jak zwykle zajmowała się swoim dniem, przeglądając tropy, które były w jej kolejce i kontaktując się z nimi jeden po drugim. Rozmowy szły dobrze… dopóki nie skontaktowała się z potencjalnym klientem, nie wiedząc, że są już istniejącym klientem.

„Kiedy odebrali telefon, traktowałem ich jak obcego. Byłem w połowie mojego wprowadzenia, kiedy przerwali mi i powiedzieli, że są już jednym z naszych klientów. Natychmiast zrobiłem się biały jak duch. Byłam upokorzona – powiedziała. „Nie trzeba dodawać, że ten klient nie odnowił z nami umowy”.

Wyciągnięta lekcja:

Ta upiorna sytuacja może przydarzyć się każdemu — ale nie musi. Zastanów się nad wdrożeniem narzędzia, które pomoże Ci porównywać bazy danych potencjalnych klientów i klientów, aby zachować ich dokładność. W ten sposób, gdy zobaczysz potencjalnego klienta w kolejce, możesz mieć pewność, że nie robił on już interesów z Twoją firmą.

#3: „Straciłem dane podczas migracji!” – Taylor, administrator CRM

Jako doświadczony administrator CRM Taylor brał udział w jego sprawiedliwym udziale w projektach migracji danych. Ale jest jedno szczególne doświadczenie, które prześladuje go do dziś.

„Migracja danych to nie żart”, powiedział. „Zanim zaczniesz, musisz mieć solidną strategię migracji danych, aby mieć pewność, że żadne dane nie zostaną utracone lub zmanipulowane”.

Migracja danych składa się z wielu etapów. Pomiń nawet jeden krok, a ryzykujesz, że będziesz musiał powiedzieć RIP do swoich danych CRM. Z tego powodu Taylor stara się uniknąć pośpiechu przez cały proces, ale czasami jest to po prostu niemożliwe.

„Kiedy nabyliśmy nową firmę, byłem pod presją, aby jak najszybciej przejść do przodu z migracją danych. Więc ruszyłem szybko” – powiedział. „Kiedy zajmowałem się procesem, sprawdziłem każde pole. Planowanie? Sprawdzać. Audyt i profilowanie? Sprawdzać. Backup danych? Sprawdź… a przynajmniej tak myślałem.

Taylor wiedział, że narzędzie migracji jego firmy ma funkcję tworzenia kopii zapasowych, więc nie zastanawiał się dwa razy nad tym etapem procesu. Był tylko jeden problem: nie przetestował wcześniej funkcji tworzenia kopii zapasowych. Konsekwencje tego błędu były bardziej przerażające, niż mógł sobie wyobrazić.

„Kopia zapasowa nie powiodła się podczas migracji i straciliśmy ponad połowę danych!” powiedział. „Myślałem, że zostanę zwolniony! Na szczęście tak się nie stało. Ale niezbyt miłe słowa, które mój szef skierował do mnie tamtego dnia, na zawsze wypaliły się w moim umyśle.

Wyciągnięta lekcja:

Utrata cennych, ciężko zarobionych danych z lat wystarczy, aby przyprawić o dreszcze. Aby temu zapobiec, zainwestuj w rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych, ustaw harmonogram tworzenia kopii zapasowych i regularnie testuj kopie zapasowe, aby sprawdzić, czy dane zostały dokładnie przechwycone, a pliki są nienaruszone.

#4: „Moja firma znalazła się na liście zablokowanych!” – Shayla, kierownik ds. marketingu e-mailowego

Większość sprzedawców e-maili ma omówione podstawy. Twórz atrakcyjną kopię, stwórz zabójczy projekt, dodaj przyciągający wzrok temat, naciśnij wyślij.

Zespół Shayli nie różnił się. Jednak na krótko przed krytycznym dla biznesu okresem świątecznym napotkała przeszkodę, która prawie zniszczyła jej program pocztowy (i uświadomiła jej, że wciąż musi się wiele nauczyć o e-mail marketingu).

„Przez jakiś czas wysyłaliśmy kampanie promocyjne i z tego, co wiedzieliśmy, wszystkie zostały dostarczone. Więc nie sądziliśmy, że mamy się czym martwić” – powiedziała. „Ale na początku czwartego kwartału dowiedzieliśmy się, że Gmail umieścił nas na liście zablokowanych! Wtedy dowiedziałem się, że ogromna część naszych e-maili jest filtrowana do folderu ze spamem, a nie do skrzynki odbiorczej”.

Shayla trochę kopała. Okazuje się, że ich CRM był wypełniony zduplikowanymi rekordami zawierającymi stare, nieaktywne adresy e-mail. Shayla i jej zespół nie byli świadomi istnienia duplikatów, więc nadal wysyłali kampanie na te adresy. Zostało to zarejestrowane jako zachowanie podobne do spamu w Gmailu, co spowodowało umieszczenie ich w folderze spamu – i ostatecznie na liście zablokowanych.

„Nie mogłem w to uwierzyć. Kto by pomyślał, że „dostarczono” może odnosić się do czegokolwiek innego niż skrzynka odbiorcza?” zapytała. „Wysiłek wart dwóch kwartałów przy tworzeniu najwyższej klasy kampanii był w zasadzie na nic, ponieważ większość z nich nigdy nie była widziana przez naszych docelowych odbiorców. Nie miałem pojęcia, że ​​duplikaty nagrań mogą mieć tak ogromny wpływ”.

Wyciągnięta lekcja:

Myślałeś, że bliźniaki z Lśnienia były przerażające? „Podwójny problem” nabiera zupełnie nowego znaczenia, jeśli chodzi o duplikaty. Pozbądź się tego koszmaru związanego z danymi, zanim się zacznie, wdrażając rozwiązanie do deduplikacji, które najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie. Właściwe rozwiązanie może należeć do jednej z następujących kategorii:

• Zapobiegawczo: użyj narzędzia do blokowania duplikatów, aby zarządzać duplikatami, które pochodzą z wpisu użytkownika końcowego, importu list, formularzy internetowych i integracji systemu.
• Zautomatyzowane: weź zaufane scenariusze deduplikacji i ustaw je tak, aby działały w rytmie.
• Na żądanie: Uruchom narzędzie danych, aby znaleźć i scalić wszelkie duplikaty danych.

Powinieneś również upewnić się, że rozumiesz różnicę między dostarczaniem wiadomości e-mail a dostarczalnością i postępujesz zgodnie z najlepszymi praktykami dotyczącymi poczty e-mail, aby uniknąć wylądowania na liście zablokowanych.

#5: „Zbyt długo przetrzymywaliśmy dane, co naruszyło RODO i skutkowało ogromną grzywną!” – Cory, Administrator CRM

„Dane są niezwykle cenne. Czasami trudno jest wiedzieć, które dane należy przechowywać, a których się pozbyć” — powiedział Cory, doświadczony administrator CRM. „Lubię przechowywać jak najwięcej danych, ponieważ nigdy nie wiesz, kiedy będziesz ich potrzebować! A przynajmniej tak robiłem…”

Pragnienie Cory'ego, aby zachować dane CRM, zaczęło się jako środek ostrożności, ale z czasem przekształciło się w coś znacznie bardziej złowrogiego: gromadzenie danych.

„Myślałem, że trzymanie danych było mądrym posunięciem, ale skończyło się na tym, że wróciło, by mnie prześladować!” powiedział. „Ilość przechowywanych przez nas danych przekroczyła ograniczenia pamięci i z czasem dane stały się nieaktualne. Obie te rzeczy naruszyły RODO, co skutkowało grzywną!”

Wyciągnięta lekcja:

Nie pozwól, aby Twój CRM stał się cmentarzyskiem nieaktualnych danych. Zamiast tego zapoznaj się z przepisami dotyczącymi danych, aby wiedzieć, jak długo możesz przechowywać swoje dane. Następnie stwórz i współpracuj z wielofunkcyjnym zespołem ds. zarządzania danymi, aby ocenić zapotrzebowanie na każdy punkt danych. Upewnij się również, że masz plan archiwizacji danych dla danych, które zdecydujesz się zachować.

Więc co to będzie: cukierek albo psikus?

Wysokiej jakości dane CRM to gratka dla każdej firmy. Ale kiedy jakość danych ucierpi, wtedy zaczyna cię oszukiwać — a ludzie w całej firmie zaczynają doświadczać takich przerażających historii, jak te powyżej. Nie padnij ofiarą demonów danych. Pamiętaj o tych pięciu lekcjach, aby uniknąć koszmarów związanych z CRM i jak najlepiej wykorzystać swoje dane.

Podczas gdy czwarty kwartał już trwa, nigdy nie jest za późno, aby nauczyć się, jak utrzymać swój CRM w szczytowej formie (szczególnie w okresach dużej sprzedaży). Aby uzyskać porady ekspertów, zapoznaj się z naszym przewodnikiem „6 kroków do przygotowania CRM na czwarty kwartał” .

*Są to fikcyjne relacje oparte na prawdziwych historiach, z którymi nasi eksperci ds. danych zetknęli się w terenie.