5-etapowy przewodnik dotyczący wycofywania narzędzi martech bez zakłócania działalności

Regularne audyty stosu martech muszą być częścią procesu Twojej organizacji. Podczas audytu prawdopodobnie zidentyfikujesz kilka narzędzi, które można wycofać z różnych powodów.

Być może Twoja firma przeszła fuzję lub przejęcie i masz zduplikowane narzędzia, które pełnią tę samą funkcję. Być może inne narzędzia w twoim stosie mogą mieć dodatkową funkcjonalność, czyniąc narzędzie zbędnym. Lub narzędzie po prostu nie jest wystarczająco wykorzystywane, aby uzasadnić koszty.

Kop głębiej: czy maksymalnie wykorzystujesz swój stos? Weź udział w ankiecie MarTech dotyczącej wymiany w 2023 r

Bez względu na przyczynę, określenie narzędzi, które można wycofać, jest kluczową częścią audytu martech. Ale co się dzieje po podjęciu tej decyzji? Jak wycofać narzędzie, nie wywołując zamieszania wśród użytkowników ani nie psując automatyzacji?

Wycofanie oprogramowania martech wymaga dokładnego procesu planowania i czystego wykonania. Oto pięć kroków, które należy wykonać.

Krok 1: Zidentyfikuj integracje systemowe i zależności procesowe

Aby uniknąć zakłóceń w działalności, bardzo ważne jest określenie, jakie inne systemy i procesy zależą od narzędzia, które planujesz wycofać. Jeśli pracujesz w dużej organizacji, a narzędzie działa od wielu lat, może to być trudniejsze niż się wydaje. Jeśli Twoja organizacja nie zadbała dokładnie o dokumentację, inne systemy mogą używać wywołań interfejsu API lub eksportować dane z narzędzia bez Twojej wiedzy.

Jeszcze większym wyzwaniem niż identyfikacja integracji systemowych jest określenie ręcznych procesów, które istnieją poza narzędziem, ale są od niego zależne. Na przykład z narzędzia wysyłany jest raport, że inny zespół ręcznie kopiuje/wkleja do innego systemu. Tego rodzaju ręczne obejścia zdarzają się częściej, niż mogłoby się wydawać.

Zacznij rozmawiać ze wszystkimi osobami w organizacji, które mają połączenie z narzędziem. Jeśli to możliwe, znajdź osoby zaangażowane we wstępne wdrożenie narzędzia. Mogą mieć wiedzę instytucjonalną potrzebną do pełnego zrozumienia dalszych skutków wycofania narzędzia.

Kop głębiej: dlaczego marketerzy zastępują podstawowe martech

Krok 2: Oceń potrzeby związane z migracją danych

W ramach procesu wycofywania może być konieczne uwzględnienie znacznej migracji danych. Silnie regulowane branże, takie jak usługi finansowe lub opieka zdrowotna, mają obowiązkowe okresy przechowywania danych (czasem nawet siedem lat!).

Udokumentuj, jakie dane należy przenieść i określ, dokąd te dane mają trafić. Jeśli przenosisz się z jednej podobnej platformy na inną, np. system do automatyzacji marketingu, możesz przeprowadzić migrację danych ze starego narzędzia do nowego. Zapytaj swojego nowego dostawcę, jak inni klienci poradzili sobie z potrzebami migracji danych. Mogą być w stanie zaoferować profesjonalne usługi lub wskazać Twojemu zespołowi IT solidną dokumentację najlepszych praktyk, które widzieli u innych klientów.

Ale co się stanie, jeśli wycofujesz narzędzie i nie zamierzasz go wymieniać? Gdzie powinny trafić te dane? Współpracuj z partnerami IT, aby opracować plan. Dane mogą być przechowywane w witrynie SharePoint lub w nowej bazie danych. Najlepsze rozwiązanie rozważy, jak dostępne muszą być te dane i kto musi mieć do nich dostęp.

Jeśli dostęp do danych wymaga rzadkiego dostępu, może wystarczyć przechowywanie ich w bazie danych, którą ktoś z zespołu technologicznego może wyodrębnić raz na jakiś czas. Jeśli jednak użytkownicy nietechniczni, tacy jak marketerzy lub handlowcy, potrzebują regularnego dostępu do danych historycznych, potrzebne będzie rozwiązanie bardziej przyjazne dla użytkownika.

Krok 3: Określ odpowiedni czas na przejście na emeryturę i zbuduj plan projektu

Po dokonaniu oceny stosu martech musisz określić odpowiedni czas na wycofanie narzędzia. Może to być oparte na kilku czynnikach, takich jak koniec umowy, zakończenie projektu lub koniec roku podatkowego. Niezależnie od przyczyny, upewnij się, że czas nie zakłóci Twojej działalności.

Po ustaleniu docelowej daty przejścia na emeryturę nadszedł czas na zbudowanie planu projektu. Biorąc pod uwagę wszystkie systemy podrzędne, których to dotyczy, oraz potrzeby migracji danych z kroków 1 i 2. Powinieneś mieć wszystkie informacje potrzebne do zbudowania planu projektu działającego wstecz od docelowej daty wycofania.

Co się stanie, jeśli prace projektowe mające na celu oddzielenie systemów lub migrację danych przesuną Cię poza datę docelową? Jeśli data docelowa była oparta na umowie, negocjuj z dostawcą, aby sprawdzić, czy możesz przedłużać umowę z miesiąca na miesiąc, aby dać sobie czas potrzebny na pełną realizację planu, zamiast zamykać się w odnawianiu na cały rok.

Kop głębiej: 4 kroki, które należy wykonać, zanim zaczniesz korzystać z nowej platformy martech

Krok 4: Opracuj plan komunikacji

Komunikacja ma kluczowe znaczenie, gdy wycofujesz narzędzie martech. Zidentyfikuj wszystkich, których należy włączyć, takich jak pracownicy, partnerzy agencyjni, a czasem klienci zewnętrzni. Poinformuj ich z wystarczającym wyprzedzeniem i wyjaśnij w przejrzysty sposób powody wycofania narzędzia. Powinieneś również poinformować o swoim planie migracji danych do nowego narzędzia oraz o tym, jakie wsparcie będzie dostępne podczas przejścia.

Jeśli wycofujesz jedno narzędzie i zastępujesz je innym, skoncentruj swoją komunikację na korzyściach, jakie zapewnia nowe narzędzie. Udostępnij plan szkolenia, aby użytkownicy wiedzieli, że otrzymają wsparcie w nauce nowego narzędzia.

Postaraj się, aby narzędzia nakładały się na siebie przez określony czas, aby użytkownicy otrzymali miękkie lądowanie, w którym mogą zacząć uczyć się nowego narzędzia, a jednocześnie mieć pewność, że będą robić rzeczy po staremu, jeśli mają napięty termin i zmagają się z nowe narzędzie.

Wycofując narzędzie, które nie zostanie zastąpione, porozmawiaj z użytkownikami, aby zrozumieć funkcje i funkcje, od których są one zależne, i pracuj nad stworzeniem planu uwzględniającego sposób zaspokojenia tych potrzeb za pomocą innych narzędzi lub procesów.

Krok 5: Wycofaj narzędzie martech i sprzedaj wygrane

Po migracji danych ze starego narzędzia i przeszkoleniu pracowników w zakresie korzystania z nowego narzędzia nadszedł czas na emeryturę. Okres po wycofaniu narzędzia jest kluczowy dla komunikacji. Pamiętaj, aby informować interesariuszy o „wygranych” z przejścia na emeryturę.

Jaki jest wskaźnik adopcji nowego narzędzia przez użytkowników? Jakie wygrane w sprzedaży lub pozytywne opinie klientów słyszałeś o nowym narzędziu? Po ilu dniach od wycofania narzędzia nie wystąpiły żadne błędy ani zakłócenia w działaniu? Jakie nowe inwestycje zostały poczynione dzięki oszczędnościom wynikającym z wycofania narzędzia?

Są to wszystkie kluczowe pytania, które można wykorzystać jako punkt wyjścia, aby przypomnieć interesariuszom, dlaczego narzędzie zostało wycofane.

Wycofanie starych narzędzi w celu uzyskania bardziej efektywnego stosu martech

Badania wykazały, że organizacje marketingowe korzystają z aż 91 marketingowych usług w chmurze, a nadmiar narzędzi może obniżać produktywność. Dla wielu marketerów zasada „mniej znaczy więcej” i wycofywanie powielających się lub niedostatecznie wykorzystywanych narzędzi może być tajną bronią zespołu.

Jeśli zostanie to zrobione właściwie z mocnym planem, wycofujące się rozwiązania zaowocują szczuplejszym, tańszym i bardziej efektywnym stosem martech.