6 najczęstszych błędów, których należy unikać podczas organizacji imprezy firmowej

Wszystko musi się zgadzać, jeśli impreza firmowa ma się zakończyć sukcesem i wszyscy wychodzą zadowoleni, że dobrze spędzili dzień, ale to nie jest przypadek.

Jest dużo planowania i przemyśleń, które muszą iść w celu zapewnienia sprawnego przebiegu wydarzenia, a także pomaga, jeśli możesz uniknąć niektórych klasycznych błędów, które mogą łatwo wyrzucić wszystko z toru.

POWIĄZANY POST: ZAPLANUJ NIESAMOWITE WYDARZENIE FIRMOWE W PRINCETON, NJ

PRZECZYTAJ TAKŻE: ROZPOCZĘCIE MAŁEGO BIZNESU: WSKAZÓWKI, KTÓRE WARTO ZNAĆ

Oto spojrzenie na niektóre typowe błędy, które mogą zepsuć dzień, jeśli nie będziesz ostrożny, abyś mógł upewnić się, że nie spotka cię podobny los podczas własnego wydarzenia firmowego.

1. Jaki jest cel twojego wydarzenia?

Jeśli Twoja impreza firmowa jest zorganizowana bez jasno określonego celu, istnieje ryzyko, że nie będzie to prawdziwa impreza.

Bardzo ważne jest, abyś wiedział, co chcesz uzyskać z wydarzenia i miał jasne cele.

Dokładna wiedza o tym, co chcesz uzyskać z wydarzenia, pomoże ukształtować proces planowania i zapewni najlepszą okazję do umieszczenia wszystkiego na miejscu, aby osiągnąć te cele.

PRZECZYTAJ TAKŻE: PODĄŻAJĄC ZA TRENDAMI W BRANŻY: JAKIE JEST 5 NAJPOPULARNIEJSZYCH TYPÓW ŻURAWÓW MOBILNYCH?

Oprócz jasnego zdefiniowania celów w odniesieniu do samego wydarzenia, dobrym pomysłem jest wyznaczenie kilku mierzalnych celów, które pozwolą Ci ocenić, jak udane było później wydarzenie.

PRZECZYTAJ TAKŻE: NAJWIĘKSZE PROBLEMY ZDROWOTNE PROFESJONALISTÓW IT

2. Wybór niewłaściwego miejsca

Jednym z największych błędów, jakie możesz popełnić, jest wybór nieodpowiedniego miejsca na wydarzenie.

Istnieje wiele sposobów popełnienia błędu, na przykład wybór miejsca, które jest zbyt duże w stosunku do liczby obecnych delegatów lub wybranie miejsca, które nie ma dobrej sieci transportowej, co oznacza, że ​​frekwencja ucierpi, jeśli trudno będzie dostać się do.

Możesz sprawdzić tę witrynę internetową, aby dowiedzieć się, jakie są najlepsze miejsca korporacyjne i dlaczego działają.

Utwórz listę kontrolną funkcji i opcji, które chcesz mieć w swoim obiekcie i użyj tej listy jako planu wyboru miejsca, które spełnia jak najwięcej kryteriów.

Rzeczy, których prawdopodobnie będziesz chciał szukać, to dobre zaplecze cateringowe, odpowiednie nagłośnienie i konfiguracja mediów cyfrowych, które pozwolą Ci sprawić, by Twoja prezentacja zapadła w pamięć ze wszystkich właściwych powodów, a także sprawdzenie, czy wielkość Twojego miejsca jest odpowiednia na przewidywaną liczbę osób.

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ: CZY TWÓJ INTERNET BĘDZIE SZYBSZY PO PODŁĄCZENIU DO VPN?

3. Odpowiedni numer w twoim zespole

Nie chcesz, aby delegaci narzekali, że nie mogą się napić lub czuli, że zostali pozostawieni samym sobie, ponieważ nie ma wystarczającej liczby pracowników do obejścia.

Jeśli na imprezie firmowej brakuje personelu, może to być potencjalna katastrofa i łatwo zepsuć dobre wrażenie, jakie zrobisz prezentacją lub wprowadzeniem produktu.

PRZECZYTAJ TAKŻE: 7 KROKÓW DO ZAPROJEKTOWANIA I KONSTRUKCJI PŁYTEK DRUKOWANYCH

Jeśli masz tylko mały zespół ludzi pracujących dla ciebie, może się zdarzyć, że będziesz musiał zatrudnić kilku dodatkowych pracowników na jeden dzień.

Koszty personelu mogą być obciążeniem finansowym i kuszące może być ograniczanie liczby w celu zaoszczędzenia pieniędzy, ale może to okazać się fałszywą oszczędnością, jeśli Twój zespół ma trudności z radzeniem sobie ze wszystkimi rzeczami, które mają do zrobienia w ciągu dnia.

4. Przygotowany na każdą ewentualność

Zawsze będziesz miał nadzieję, że Twoje wydarzenie zakończy się wielkim sukcesem i wszystko pójdzie zgodnie z planem w ciągu dnia, ale nierzadko zdarza się, że pewne rzeczy pójdą nie tak, a nieprzewidziane okoliczności mogą szybko pogrążyć wszystko w chaosie.

Nie musi tak być, a mądrze jest zaakceptować, że coś może nie pójść zgodnie z planem i porozmawiać o potencjalnych scenariuszach przed samym wydarzeniem.

Jeśli Twój zespół jest przygotowany na nieoczekiwane i wszyscy wiedzą, jak może wyglądać plan B, może to ułatwić reagowanie na negatywne i trudne scenariusze.

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ: 5 SEKRETÓW OSIĄGNIĘCIA SZYBKIEGO SUKCESU W TWOIM STARTUPIE ONLINE

Nakreśl wykonalny plan awaryjny i upewnij się, że Twój zespół jest dobrze przeszkolony, co robić dalej, gdy coś nie pójdzie zgodnie z planem.

5. Dobra linia komunikacji

Podobnie jak w przypadku planu awaryjnego, innym ważnym aspektem planowania wydarzenia, który jest często pomijany, jest potrzeba jasnej komunikacji między wszystkimi stronami zaangażowanymi w organizację wydarzenia.

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ: JAK ROZPOCZĄĆ MAŁĄ DZIAŁALNOŚĆ SALONOWĄ DETALICZNĄ

Wydarzenie firmowe wymaga otwartego dialogu i regularnej komunikacji ze wszystkimi odpowiednimi osobami i firmami zewnętrznymi, które są częścią procesu.

Jeśli na przykład korzystasz z zewnętrznego cateringu lub polegasz na zewnętrznych dostawcach, ważne jest, aby Twój zespół planistów był w regularnej komunikacji z wszelkimi zewnętrznymi źródłami, aby wszyscy dokładnie wiedzieli, czego się od nich oczekuje i w jakim czasie pracują.

6. Zdezorientowani delegaci

Pozostając w temacie dobrych linii komunikacyjnych, nie zapominaj, że Twoi delegaci potrzebują wskazówek dotyczących wydarzenia i chcesz, aby łatwo odnaleźli Twoje wydarzenie po przybyciu do budynku.

Celem powinno być przekazanie uczestnikom wielu informacji o tym, jak dostać się na samo wydarzenie i czego nie chcesz cierpieć, gdy tam dotrą, czyli brak wyraźnego oznakowania.

Wejdź do budynku tak, jakbyś sam był delegatem i upewnij się, że umieściłeś odpowiednie oznakowanie, które pomoże każdemu dotrzeć tam, gdzie powinien, przy minimalnym zamieszaniu.

PRZECZYTAJ TAKŻE: 5 KORZYŚCI WYMIANY WALUTY W ZAUFANEJ GIEŁDZIE

Bądź jednak ostrożny, ponieważ naprawdę nie chcesz bombardować ludzi zbyt dużą ilością informacji, a zbyt wiele znaków i instrukcji wokół budynku może łatwo zmylić i sfrustrować ludzi.

Jeśli wcielisz się w rolę event managera, z pewnością docenisz, że jest to praca, która wiąże się z dużą odpowiedzialnością, ale jeśli dokładnie zaplanujesz i unikniesz niektórych z najczęstszych błędów, nie ma powodu, dla którego nie mógłbyś cieszyć się udany dzień.

Daj sobie dużo czasu na zorganizowanie imprezy firmowej i stwórz listę kontrolną oraz plan, z którymi możesz pracować i dzielić się nimi z innymi.